Procedureregeling functiebeschrijving en functiewaardering gemeente Helmond

Transcriptie

1 GEMEENTEBLAD Officiële uitgave van de gemeente Helmond Nr maart 2017 Procedureregeling functiebeschrijving en functiewaardering gemeente Helmond Burgemeester en wethouders van de gemeente Helmond; voorstel Overwegende: Dat bij besluit van 10 mei 2016 is vastgelegd dat de gemeente Helmond per 1 juli 2016 voor het beschrijven en waarderen van functies aansluiting zoekt bij het sectorale functiewaarderingssysteem HR 21 en terzake een licentieovereenkomst heeft gesloten; Dat het noodzakelijk is dat in lijn met de uitgangspunten van HR 21 een nieuwe procedureregeling, afgestemd op een generieke wijze van beschrijven en waarderen, wordt vastgesteld; Gelet op: het bepaalde in de Beleidsregels Beloningsbeleid 2016 van de gemeente Helmond; de bereikte overeenstemming in de Commissie voor Georganiseerd Overleg van 22 februari 2017 terzake de inhoud van deze regeling; besluiten: vast te stellen de: Procedureregeling functiebeschrijving en functiewaardering gemeente Helmond Artikel 1: Definities Functie: Het samenstel van taken en of werkzaamheden dat, afgeleid uit de taakstelling van de organisatie, is opgedragen aan een functiehouder. Functiebeschrijving: De normbeschrijving dan wel de lokale functiebeschrijving die een resultaatgerichte weergave is van aard, overwegend karakter, niveau en complexiteit van taken. Normbeschrijving: De generieke functiebeschrijving zoals opgenomen in het normbestand van HR21. De normbeschrijving is voorzien van een vaste waardering (puntenreeks). Lokale functiebeschrijving: De volgens het format van HR21 lokaal gewijzigde normbeschrijving of toegevoegde (nieuwe) functiebeschrijving. Functiehouder: de ambtenaar in de zin van de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling en uitwerkingsovereenkomst (CAR/UWO) van de gemeente Helmond of de werknemer met wie een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht, als bedoeld in artikel 2:5 van de CAR, is aangegaan. Functiewaardering: Het bepalen van de relatieve functiewaarde van een functiebeschrijving aan de hand van de in HR21 vastgelegde waarderingsmethode. Functieboek: Het overzicht van alle bij het veranderingstraject betrokken functies in de oude en nieuwe situatie. Algemeen verbindend voorschrift: Een regel die voor eenieder verbindend is. Het college: Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Helmond. 1

2 Bestuurder: De bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR). Directie: Het directieteam van de gemeente Helmond. Externe deskundige: Een door de systeemhouder (VNG) erkend deskundige inzake de ontwikkeling, toepassing en werking van HR21. Gecertificeerde gebruiker: De volgens de normering van de extern deskundige opgeleid lokale gebruiker die geautoriseerd is om te werken met HR21. Externe indelingscommissie: De commissie als bedoeld in artikel 5 lid 2 van deze regeling. De commissie toetst de indelingen van de huidige functies van de gemeente Helmond in de functiebeschrijvingen van HR21 bij de implementatie van het nieuwe functiewaarderingssysteem. De commissie adviseert het college over de uitgebrachte indelingsadviezen en over de door een medewerker ingediende zienswijze. Interne indelingscommissie: De commissie als bedoeld in artikel 6 van deze regeling. De commissie adviseert het college over de te nemen indelingsbesluiten.de commissie als bedoeld in artikel 6 van deze regeling. De commissie adviseert het college over de te nemen indelingsbesluiten. Bezwarencommissie voor personele aangelegenheden: De commissie die tot taak heeft aan het college advies uit te brengen over de bezwaren die de medewerker heeft geuit tegen het definitieve indelingsbesluit. Artikel 2 Vaststelling functiebeschrijvingen 1. De afdeling Arbeid, Organisatie en Gezondheid (AOG) selecteert in samenspraak met een extern deskundige en/of een gecertificeerde gebruiker, per functie een normbeschrijving uit HR21. Indien de normbeschrijving voor de functie onvolledig is, dan wel een voor de functie dekkende normbeschrijving niet beschikbaar is, wordt een lokale functiebeschrijving opgesteld. 2. De geselecteerde normbeschrijving(en) en/of lokale functiebeschrijving(en), wordt/worden voorgelegd aan de directie die advies uitbrengt aan het college. Het college stelt de beschrijving(en) voorlopig vast. De voorlopig vastgestelde functiebeschrijving(en) wordt/worden door de bestuurder ter informatie aangeboden aan de Ondernemingsraad (OR). 3. Indien sprake is van een organisatiebrede functiebeschrijvingsronde, of indien sprake is van een organisatorische verandering zoals bedoeld in artikel 25 lid 1 van de WOR, dan stelt de bestuurder de OR in de gelegenheid advies uit te brengen over de voorgenomen vaststelling van de normbeschrijvingen en/of lokale functiebeschrijving(en) Met inachtneming van het bepaalde in lid 2 of lid 3, legt de bestuurder de functiebeschrijvingen ter vaststelling voor aan het college. Het college stelt de aldus voor de gemeentelijke functies tot stand gekomen (norm- en lokale) functiebeschrijvingen bij algemeen verbindend voorschrift vast. Artikel 3 Vaststelling functiewaarderingen 2 1. In opdracht van het college worden alle lokale functiebeschrijvingen gewaardeerd door de gecertificeerde gebruiker en de extern deskundige aan de hand van de in HR21 vastgelegde functiewaarderingsmethode. 2. De waarderingsresultaten van de lokale functiebeschrijvingen worden ter toetsing aangeboden aan de directie. 3. De waarderingsresultaten worden opgenomen in een eindadvies functiewaardering aan het college. Het waarderingsadvies bevat in ieder geval: a. een motivering, gerubriceerd per invalshoek en dimensie, van de sub scores en de totaalscore per lokale functiebeschrijving; b. een overzicht van de functiewaarderingsresultaten van alle lokale functiebeschrijvingen; c. een gecombineerd overzicht van de functiewaarderingsresultaten van alle geselecteerde normbeschrijvingen en lokale functiebeschrijvingen; 1 ) Dit betreft advies op het functieboek. 2 ) Dit artikel is alleen van toepassing als er geen normbeschrijving HR21 van beschikbaar is: er wordt dan een lokale functiebeschrijving opgesteld en gewaardeerd. 2

3 d. een verslag van de toetsing als bedoeld in lid 2 van dit artikel. 4. Het college stelt de waarderingen vast met inachtneming van het eindadvies functiewaardering. Afwijking van het advies kan slechts plaatsvinden op basis van zwaarwegende argumenten. Het college stelt de waarderingen van de lokale functiebeschrijvingen en normbeschrijvingen bij algemeen verbindend voorschrift vast. Artikel 4 Conversietabel 1. Het college stelt op basis van de vastgestelde gemeentelijke salarisstructuur, na verkregen overeenstemming binnen de commissie voor Georganiseerd Overleg, een conversietabel vast. Wijziging van de gemeentelijke salarisstructuur vindt niet plaats zonder overeenstemming binnen de commissie voor Georganiseerd Overleg. 2. De conversietabel wordt vastgesteld binnen 2 jaar na aanvang van het organisch verandertraject, doch uiterlijk per 1 juli Tot vaststelling van de conversietabel wordt aan de HR21-functiebeschrijvingen een indicatieve functiewaardering toegekend. 3. Door middel van toepassing van de vastgestelde conversietabel worden de waarderingen van alle geselecteerde normbeschrijvingen en lokale functiebeschrijvingen omgezet naar functionele schalen. Artikel 5 Voorbereiding indelingsadvies, indelingsbesluit, bezwaar en beroep 1. De interne indelingscommissie adviseert het college over de indeling van de functies in normen/of lokale functiebeschrijvingen. 2. In geval van een organisatiebrede functiebeschrijvingsronde, of indien sprake is van een ingrijpende organisatorische verandering, wordt het indelingsadvies ter toetsing voorgelegd aan een externe indelingscommissie. De gecertificeerde gebruiker en extern deskundige zijn als adviseurs aanwezig bij de vergaderingen van de externe indelingscommissie. De externe indelingscommissie bestaat uit: a. een lid aan te wijzen door het college, niet zijnde een bestuurder van de gemeente of anderszins werkzaam voor of bij de gemeente; b. een lid aan te wijzen door de werknemersdelegatie vanuit de commissie voor Georganiseerd Overleg, niet werkzaam bij of voor de gemeente of vaste adviseur van de werknemersdelegatie in de commissie voor Georganiseerd Overleg; c. een voorzitter, aan te wijzen door de leden onder a en b. 3. De externe indelingscommissie adviseert het college over de uitgebrachte indelingsadviezen en over de zienswijze van een medewerker over de indeling van zijn functie. 4. Het college maakt aan de functiehouder schriftelijk bekend welke (norm- of lokale) functiebeschrijving hij voornemens is op de functie van toepassing te verklaren (voorgenomen indelingsbesluit). In het voorgenomen indelingsbesluit zijn tevens de gevolgen opgenomen voor de inschaling en het salaris. 5. De functiehouder wordt in de gelegenheid gesteld zijn/haar zienswijze over de indeling in de norm- of lokale functiebeschrijving kenbaar te maken. De termijn voor het kenbaar maken van de zienswijze bedraagt twee weken na dagtekening van het voorgenomen indelingsbesluit. De zienswijze wordt schriftelijk en gemotiveerd kenbaar gemaakt aan het college. Het college legt de zienswijze ter advisering voor aan de externe indelingscommissie. 6. De externe indelingscommissie brengt 4 weken na het verstrijken van de termijn bedoeld in lid 4 een advies uit aan het college. 7. Het college neemt, met in achtneming van de eventuele ingediende zienswijzen en het advies van de externe indelingscommissie, binnen 4 weken een definitief indelingsbesluit. Afwijking van het advies van de externe indelingscommissie kan slechts plaatsvinden op basis van zwaarwegende argumenten. 8. Het college maakt aan de functiehouder schriftelijk en gemotiveerd bekend in welke functiebeschrijving de functiehouder is ingedeeld en welke de gevolgen zijn voor de inschaling en het salaris. Deze mededeling is een besluit als bedoeld in artikel 1:3 van de Algemene Wet Bestuursrecht (Awb). Tegen dit besluit kan de functiehouder schriftelijk en gemotiveerd bezwaar maken bij het college. Artikel 6 Nieuwe en gewijzigde taken 1. Indien aan een functiehouder, door of namens het college nieuwe of gewijzigde taken worden opgedragen, dan heroverweegt het college, na en met in achtneming van het advies van de interne indelingscommissie, de indeling in de functiebeschrijving. 2. De interne indelingscommissie bestaat uit: a. Een lid aangewezen door de directie b. Het afdelingshoofd AOG c. Een gecertificeerd gebruiker en/of extern deskundige 3

4 3. Indien de heroverweging leidt tot een nieuw indelingsbesluit, dan is het bepaalde in artikel 5 (met uitzondering van lid 2) van overeenkomstige toepassing. In het geval dat de heroverweging niet leidt tot een nieuw indelingsbesluit, dan wordt de functiehouder hiervan onverwijld in kennis gesteld. Artikel 7 Wijziging functiebeschrijvingen 1. Bij wijziging van de structuur, taken of doelstellingen van de organisatie wordt, onder verantwoordelijkheid van het college, door of namens de directie bezien of de vastgestelde functiebeschrijvingen volledig en toereikend zijn. Het selecteren, wijzigen of opstellen van nieuwe functiebeschrijvingen verloopt volgens de procedure als beschreven in artikel Een verzoek tot heroverweging van de bestaande functiebeschrijvingen kan ook worden ingediend door de OR. Artikel 8 Overgangs- en slotbepalingen 1. Het college kan nadere regels stellen omtrent hetgeen in deze procedureregeling is neergelegd voor zover aard en strekking van deze regeling zich daartegen niet verzet. Indien en voor zover bij nadere regels van deze regeling wordt afgeweken, dient hierover overeenstemming te worden verkregen in de commissie voor Georganiseerd Overleg. 2. Deze regeling, welke kan worden aangehaald als Procedureregeling functiebeschrijving en - waardering gemeente Helmond treedt in werking de dag na bekendmaking en werkt terug tot 1 juli 2016 en vervangt het Functiewaarderingssysteem Besloten in de vergadering van 7 maart Burgemeester en wethouders van Helmond, de burgemeester, mevr. P.J.M.G. Blanksma-van den Heuvel de secretaris, mr. drs. A.P.M. ter Voert 4

5 Toelichting algemeen: De artikelen in de procedureregeling staan niet in de volgorde waarin het proces bij de implementatie verloopt. De implementatie zal afhankelijk van het tempo van het organisch verandertraject per organisatieonderdeel, gefaseerd plaatsvinden. Uiterlijk 2 jaar na aanvang van het organisch verandertraject dient de implementatie geheel te zijn afgerond en de conversietabel te zijn vastgesteld. Na afronding van het implementatieproces zal er sprake zijn van onderhoud. Dit staat beschreven in de artikelen 6 en 7 van deze regeling. Toelichting artikelsgewijs: Artikel 2: Dit artikel beschrijft de selectieprocedure van de HR21 normfuncties (functieprofielen). Alle normfuncties samen vormen het functieboek van de gemeente Helmond (lid 1). Bij een organisatiebrede functiebeschrijvingsronde of een belangrijke organisatieverandering wordt dit functieboek ter advisering aan de OR voorgelegd (lid 3) waarna het functieboek door het college wordt vastgesteld. Tijdens het jaarlijkse onderhoud kan blijken dat er nieuwe normfuncties aan het functieboek moeten worden toegevoegd. Als dat van toepassing is, geeft lid 2 aan dat de OR hierover geïnformeerd moet worden. Artikel 3: Dit artikel beschrijft de procedure als uit HR21 geen normfunctie kan worden geselecteerd en er dus een lokale functiebeschrijving opgesteld en gewaardeerd moet worden. Als er dus geen lokale functies worden beschreven, is dit artikel niet van toepassing. Artikel 4: Alle HR21-normfuncties zijn voorzien van een vast puntenaantal. Dit puntenaantal wordt vertaald naar een conversietabel. Deze tabel wordt éénmalig na bereikte overeenstemming in het Georganiseerd Overleg door het college vastgesteld. De medewerker kan geen bezwaar maken tegen de waardering van de functie. Artikel 5: Dit artikel gaat over de vertaling van de oude functieprofielen naar de normfuncties van HR21. Dit betekent dat per functie wordt aangegeven in welke HR21-normfunctie deze is ingedeeld. De medewerker ontvangt eerst een voorgenomen indelingsbesluit van zijn functie en kan binnen 2 weken een zienswijze indienen als hij het niet eens is met dit besluit. Binnen 4 weken na ontvangst van het voorgenomen besluit, neemt het college een definitief indelingsbesluit waartegen de medewerker schriftelijk en gemotiveerd bezwaar kan maken. Artikel 6: Nadat HR21 is geïmplementeerd in de gemeente Helmond, wordt er periodiek onderhoud gepleegd. Indien aan een medewerker nieuwe of gewijzigde taken worden opgedragen, kan dat tot gevolg hebben dat een andere normfunctie van toepassing is. De manager doet hiertoe een verzoek aan de afdeling AOG. De interne indelingscommissie adviseert het college over het al dan niet toewijzen van een andere normfunctie HR21. Artikel 7: HR21 bevat 105 normfuncties. De gemeente Helmond zal naar verwachting normfuncties opnemen in haar functieboek. Het is mogelijk dat door diverse ontwikkelingen de vastgestelde normfunctie niet meer aansluit. Als de interne indelingscommissie tot het advies komt om een andere HR21-normfunctie toe te wijzen die niet in het functieboek is opgenomen, dan moet de procedure in artikel 2 worden gevolgd. Lid 2 geeft aan dat de OR een verzoek kan doen tot heroverweging als hij van mening is dat wijziging in structuur, taken en/of doelstelling op organisatorisch niveau daartoe aanleiding geven. Dit is dus niet van toepassing op functie- en/of individueel niveau. Hierin voorziet artikel 6. Implementatieproces Wat Selectie normbeschrijvingen en eventueel opstellen lokale functiebeschrijvingen Bespreken geselecteerde normfuncties en eventueel opgestelde lokale functiebeschrijvingen Wie AOG Gecertificeerd gebruiker Extern deskundige Directie Gecertificeerd gebruiker Waar Art. 2 lid 1 Art. 2 lid 2 Art. 3 lid 1 5

6 van lokale functiebeschrijvingen (indien van toepassing) Toetsing lokale functiewaarderingen (indien van toepassing) Vaststelling lokale waarderingen Indelen oude functieprofielen naar HR21- normfuncties Toets indelingsadvies bij organisatiebrede functiebeschrijvingsronde of ingrijpende organisatieverandering Bij organisatiebrede functiebeschrijvingsronde / ingrijpende organisatie verandering: Normbeschrijvingen en eventueel lokaal op gestelde beschrijvingen (samen functieboek) ter advies voorleggen aan de OR Extern deskundige Directie Interne indelingscommissie Externe Indelingscommissie WOR-bestuurder OR Vaststelling van de normbeschrijvingen en lokale functiebeschrijvingen Vaststellen normwaarderingen en lokale waarderingen Vaststelling conversietabel Bekendmaking voorgenomen indelingsbesluit en gevolgen voor inschaling en salaris Zienswijze Bekendmaking definitief indelingsbesluit en gevolgen voor inschaling en salaris. Bekendmaking definitieve functionele schaal na vaststelling van de conversietabel, indien bij het definitieve indelingsbesluit een indicatieve functionele schaal is gehanteerd. Bezwarenprocedure Onderhoud: nieuwe indeling Onderhoud: nieuwe functiebeschrijvingen selecteren of maken Overeenstemming GO Medewerker Medewerker Bezwarencommissie Personele aangelegenheden Interne indelingscommissie Interne indelingscommissie Art. 3 lid 2 Art. 3 lid 3 Art. 5 lid 1 Art. 5 lid 2 Art. 2 lid 3 Art. 2 lid 4 Art. 3 lid 4 Art. 4 Art. 5 lid 4 Art. 5 lid 5 Art. 5 lid 8 Art. 5 lid 8 Art. 5 lid 8 Art.6 Art.7 6