Conceptnota. ERP-MIS afdeling Documentbeheer stad Gent CDG000925

Transcriptie

1 Conceptnota ERP-MIS afdeling Documentbeheer stad Gent CDG Pagina 1 van 6

2 Inhoudsopgave 1 Doelstelling conceptnota De opdracht Digipolis Opdrachtgevend bestuur, wijze van gunning, motivering, procedure Opdrachtgevend bestuur Wijze van gunnen Motivatie van de procedure Procedure die zal gevolgd worden Omschrijving van de opdracht Deelnemers Doelstelling van hoofdklanten Beschrijving van de opdracht Duurtijd van de opdracht Achtergrondinformatie Huidige situatie Toekomstige situatie Concept en uit te werken oplossing Functionele vereisten Gevraagde koppelingen Technische vereisten SLA Bijlagen... 6 Pagina 2 van 6

3 1 Doelstelling conceptnota Via deze conceptnota wil Digipolis aan de kandidaten voldoende informatie over de opdracht meegeven zodat zij kunnen inschatten of zij zich voor deze opdracht wensen in te schrijven en meer concreet of zij zich in de eerste fase van deze opdracht willen kandidaat stellen. 1 Deze conceptnota is louter indicatief en kan het opdrachtgevend bestuur niet verbinden. Het uiteindelijke bestek dat aan de geselecteerde kandidaten zal bezorgd worden zal de definitieve bepalingen omtrent deze opdracht bevatten. 1.1 De opdracht Om de verwerking en opvolging van intern/extern drukwerk en afwerking een stuk efficiënter en doorzichtiger te maken, wil de afdeling Documentbeheer overstappen naar een volledig geïntegreerde toepassing, losgekoppeld van het printerpark. Deze toepassing moet de administratieve processen van de afdeling Documentbeheer ondersteunen teneinde een betere operationele ondersteuning en een betere managementinformatie te voorzien. 1.2 Digipolis De Steden en OCMW's van Antwerpen en Gent werken voor wat betreft hun telematica-behoeften sinds 1 oktober 2003 samen in de opdrachthoudende vereniging Digipolis. Digipolis levert diensten op het gebied van informatie- en communicatietechnologie. Dit houdt niet enkel hard- en software in, maar ook geïntegreerde totaaloplossingen in verschillende vakgebieden, waarmee de basistaken zo veel mogelijk geautomatiseerd worden. Digipolis verleent deze diensten aan de Stad Antwerpen en Gent, de lokale politie en het OCMW van de steden Antwerpen en Gent. 2 Opdrachtgevend bestuur, wijze van gunning, motivering, procedure 2.1 Opdrachtgevend bestuur Digipolis (opdrachthoudende vereniging) Generaal Armstrongweg Antwerpen Tel. (09) Fax. (09) De projectleider voor de opdracht ERP-MIS : Didier Lybaert Tel: +32 (0) Wijze van gunnen De opdracht is een opdracht voor diensten in de klassieke sector waarvoor de onderhandelingsprocedure met bekendmaking wordt gehanteerd ten behoeve van het opdrachtgevend bestuur Digipolis. 1 Voor de voorwaarden waaronder men zich kandidaat kan stellen: zie de gepubliceerde aankondiging op Pagina 3 van 6

4 2.3 Motivatie van de procedure De aanbestedende dienst opteert voor het toewijzen van een opdracht van diensten voor de onderhandelingsprocedure met bekendmaking krachtens art. 17, 3,4 van de wet van 24 december 1993 De aanbestedende overheid is immers van mening dat de gunning van onderhavige opdracht niet mogelijk is door aanbesteding noch door offerteaanvraag omdat de technische specificaties van de opdracht op voorhand niet met voldoende nauwkeurigheid kunnen worden bepaald 2.4 Procedure die zal gevolgd worden De procedure van beoordeling van de inschrijvers zal verlopen in 2 onderhandelingsrondes, zoals hieronder beschreven. Ronde 1 Kandidaatstelling In deze ronde vindt er een oproep tot kandidaatstelling plaats in het Bulletin der Aanbestedingen. De voorwaarden om zich kandidaat te kunnen stellen worden gespecificeerd in het selectiedocument dat gepubliceerd wordt in het Bulletin der Aanbestedingen. - Verzending naar het Bulletin der Aanbestedingen : Openbare Zittingsdag voor Ontvangst van Kandidaatstelling : Ronde 2 Selectie van de dienstverlener In deze ronde wordt het bestek gestuurd naar de geselecteerde kandidaten. Er wordt onderhandeld over de offertes van deze kandidaten, om uiteindelijk de opdracht te gunnen. - Verzending getekend bestek (samen met brief van selectie) : april Beperkte zittingsdag voor ontvangst van de offertes: : mei Onderhandelingen : mei 2013 De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om, in het licht van de concrete noden van het onderhandelingsproces, het verloop van deze onderhandelingen te wijzigen. 3 Omschrijving van de opdracht 3.1 Deelnemers Deze opdracht wordt door Digipolis uitgevoerd in opdracht van de Stad Gent en departement Facility Management. 3.2 Doelstelling van hoofdklanten Ondersteuning van de administratieve processen van de afdeling Documentbeheer teneinde een betere operationele ondersteuning en een betere management-informatie te voorzien. 3.3 Beschrijving van de opdracht De afdeling Documentbeheer van de Dienst Service en Logistiek verwerkt jaarlijks een tal druk- en afwerkingsopdrachten. Deze opdrachten worden besteld door de verschillende stadsdiensten en enkele vzw s. Hiervoor is de afdeling Documentbeheer op zoek naar een digitale toepassing die een oplossing biedt voor volgende noden: Web to Print voor intern en extern drukwerk en afwerking o Standaardproducten o Eigen te configureren producten Orderbegeleiding, orderbeheer Pagina 4 van 6

5 Opmaak van standaardsjablonen voor geautomatiseerde montage. Planning Voor- en nacalculatie Voorraadbeheer (verbruiksgoederen & afgewerkt product) Automatiseren productieworkflow: o Geautomatiseerd impositievoorstel o Workflow met preflight-controle o Te drukken file (pdf) moet op eenvoudige manier naar printers doorgestuurd worden o Informatieverkeer tussen orderbegeleiding en printers (heen en weer) Rapportering Archiveren van de orders (met bijgevoegd bestand) Het beheer van het ontvangst-magazijn van het stadsbreed besteld papier valt buiten de scope van deze opdracht. Het beperkt voorraadbeheer van papier bestemd voor de afdeling Documentbeheer behoort wel tot de scope Transportplanning (> logistiek) Workflow met preflight-controle Verwerking en opvolging van uitbesteed druk- en afwerkingsopdrachten Digitale tijd- en statusregistratie 3.4 Duurtijd van de opdracht De duurtijd van deze opdracht wordt, richtinggevend, geraamd op 5 maanden: Start van het project & bouw van de oplossingen: 01/08/2013 Start acceptatietesten : 01/10/2013 Voorlopige oplevering: 01/01/ Achtergrondinformatie 4.1 Huidige situatie Momenteel heeft de afdeling Documentbeheer een webtoepassing draaien van Canon/EFI met webshop (om orders te plaatsen) en workflow van pdf-controle tot impositie. Daarnaast wordt de pdf met metadata- via een directe link doorgestuurd naar de printers. Deze toepassing werd aangekocht in combinatie met het huidige printerpark van Canon. Dit contract loopt eind november 2014 af wat impliceert dat deze toepassing mee verdwijnt. 4.2 Toekomstige situatie In kader van de toekomstige samenwerking met de nieuwe Dienst Communicatie ( maart 2012) zal er in de toekomst (vanaf 2013) besteld worden door de Dienst Communicatie, scholen van het Departement Onderwijs en Opvoeding, musea en door vzw s met toelating van het College. De afdeling Documentbeheer zal dan ook niet enkel meer instaan voor productie van intern druken afwerkingswerk, maar zal ook het bestellen van drukwerk bij externe toeleveranciers op zich nemen. Om de verwerking en opvolging van intern/extern drukwerk en afwerking een stuk efficiënter en doorzichtiger te maken, wil de afdeling Documentbeheer overstappen naar een volledig geïntegreerde toepassing, losgekoppeld van het printerpark, waarvan de algemene noden opgesomd werden in punt 3.3. beschrijving van de opdracht. Pagina 5 van 6

6 5 Concept en uit te werken oplossing Digipolis streeft er naar om voor de afdeling Documentbeheer van stad Gent een volledig geïntegreerde oplossing aan te bieden. In bijlage 1 vindt u de workflow welke deze toepassing moet ondersteunen. 6 Functionele vereisten De functionele vereisten worden beschreven in bijlage 2 : ERP/MIS specifieke functionaliteiten 7 Gevraagde koppelingen Het web-to-print systeem moet volledig geïntegreerd zijn met het ERP/MIS systeem. Verder wordt gevraagd of een interface van het web-to-print systeem met eventuele andere informatiesystemen mogelijk is. Deze mogelijke interfaces maken geen deel uit van de scope van dit project. 8 Technische vereisten Wij zijn op zoek naar een webapplicatie. Deze applicatie moet ook toegankelijk zijn voor gebruikers die niet tot het domein van Stad Gent behoren, zoals externe leveranciers of klanten. Om het de gebruikers zo aangenaam mogelijk te maken, is het van belang dat de onderstaande responstijden gegarandeerd worden : Voor de gebruikers buiten het domein van Stad Gent (met een basis breedbandverbinding) is de maximale responstijd 2 seconden. Voor de interne medewerkers wordt er eveneens naar gestreefd om een maximale responstijd van 2 seconden na te streven in optimale omstandigheden. De onderliggende database van de webapplicatie moet toegankelijk en inzichtelijk zijn voor de (applicatie)beheerders van Stad Gent en Digipolis. De ERD met bijhorende documentatie moet ter beschikking gesteld worden van beide vermelde partijen. Volgende vereisten moeten vervuld worden : Operating systeem Op de afdeling Documentbeheer van de dienst Service & Logistiek wordt gewerkt met PC en MAC. De toepassing moet draaien onder Windows en MACOS. Voor Mac is de minimum versie OS X 10.6; voor Windows is dat Windows XP. Wij wensen met single sign-on te werken. 9 SLA Voor deze opdracht wordt een voorstel voor een onderhoudscontract voor de volgende 4 jaar gevraagd voor de ondersteuning van de toepassing die het onderwerp is van deze opdracht. 10 Bijlagen Bijlage 1 : ERP-MIS _workflow Bijlage 2 : ERP/MIS specifieke functionaliteiten Bijlage 3 : infrastructuurstandaard stad Gent Pagina 6 van 6