Samen Beter Zorgen...2

Transcriptie

1 Inhoudsopgave Samen Beter Zorgen Doelstelling vrijwilligerswerk Visie op Vrijwilligerswerk Grenzen aan vrijwilligerswerk Basisprofiel Waardering en Attenties Declaraties...8 Een nieuw beleid, wat betekent dit voor mij?...9 Wanneer gaan we van start?...12 Meer informatie...12 Vrijwilligersreglement...13

2 Samen Beter Zorgen. Dat is de titel van ons nieuwe vrijwilligersbeleid. Vrijwilligers bieden onze bewoners de extra s die niet betaald kunnen worden uit het reguliere budget, maar heel belangrijk zijn om je thuis te voelen bij Vilente. Zonder vrijwilligers krijgen cliënten niet die aandacht die zo belangrijk is. Dit vrijwilligersbeleid geeft de kaders aan waarbinnen vrijwilligers bij ons aan de slag kunnen. Daarnaast geeft het aan hoe wij goed voor onze vrijwilligers kunnen zorgen. Wat houdt dit nieuwe beleid in en wat betekent dat voor het dagelijkse werk? Wat is er nieuw? Met de komst van Samen Beter Zorgen is er een einde gekomen aan de verscheidenheid aan werkwijzen en afspraken rondom vrijwilligerswerk binnen Vilente. In dit nieuwe beleid spreken we één taal voor alle locaties. Daarnaast is het invoeren van contactpersonen voor vrijwilligers een grote verandering. Voorheen was de vrijwilligerscoördinator het eerste en vaak enige aanspreekpunt voor de vrijwilliger, nu zijn dat de contactpersonen. De contactpersoon is een medewerker die als onderdeel van zijn of haar werkzaamheden de vrijwilliger begeleidt op de werkvloer. Door deze veranderingen ontstaat er betere Samen Beter Zorgen. Het vrijwilligersbeleid in vogelvlucht. 2

3 bereikbaarheid, meer aandacht voor elkaar, betere afstemming, betere samenwerking, en uiteindelijk betere zorg voor de cliënt. Wat staat er in? Het beleid is opgebouwd uit vijf onderdelen. In het inleidende hoofdstuk worden algemene zaken besproken zoals visie op en doel van vrijwilligerswerk, wie zijn vrijwilligers, grenzen aan vrijwilligerswerk en diverse doelgroepen binnen vrijwilligers. Het hoofdstuk Organisatie beschrijft de verantwoordelijkheden ten aanzien van vrijwilligerswerk van de verschillende disciplines en in het onderdeel Werving en Selectie staat de procedure beschreven op welke wijze vrijwilligers geworven en geselecteerd worden. Het hoofdstuk Introductie, Begeleiding en Scholing legt uit op welke wijze vrijwilligers binnen Vilente wegwijs gemaakt worden. In het laatste onderdeel Waardering en Attenties is vastgelegd op welke wijze Vilente haar waardering uit. Op de volgende pagina s lichten wij de meest belangrijke passages uit. Janet Kleis Directeur Kwaliteit & Innovatie Samen Beter Zorgen. Het vrijwilligersbeleid in vogelvlucht. 3

4 1. Doelstelling vrijwilligerswerk De vrijwilligers binnen Vilente leveren hun onmisbare, aanvullende bijdrage, al dan niet zelfstandig, op het gebied van welzijn, wonen en zorg vanuit dezelfde gezamenlijke visie (zie inleiding). Zij benaderen hun cliënten respectvol en belevingsgericht met aandacht voor autonomie van de cliënt. Zij kunnen hierbij rekenen op respectvolle en professionele coördinatie en begeleiding vanuit de organisatie. Er is persoonlijke aandacht en oog voor hun kwaliteiten. Er is een centrale aansturingstructuur (coördinator vrijwilligerswerk) en decentrale begeleiding op de plek waar vrijwilligers actief zijn. Vrijwilligers worden goed geïnformeerd. Vrijwilligers hebben inspraak met betrekking tot hun taakuitvoering. Er zijn mogelijkheden voor scholing en faciliteiten zoals een goede verzekering, vergoeding van gemaakte kosten en waarderingsbeleid. Wederzijdse rechten en plichten zijn schriftelijk vastgelegd. 2. Visie op Vrijwilligerswerk Vrijwilligers schenken aandacht en tijd aan cliënten en bieden gezelligheid. Ze brengen de buitenwereld binnen. Vrijwilligers letten niet zo zeer op medische en verpleegkundige zaken, maar op het algehele welbevinden van zorgvragers. Voor vrijwilligers zelf biedt vrijwilligerswerk de mogelijkheid zich nuttig te maken en betekenis te geven aan hun leven door Samen Beter Zorgen. Het vrijwilligersbeleid in vogelvlucht. 4

5 zich in te zetten voor anderen. Het biedt hen tevens de kans om sociale contacten en werkervaring op te doen. Vrijwilligers dragen in grote mate bij aan de totstandkoming en kwaliteit van de zorg- en dienstverlening. Ze vormen mede de oren en ogen van de organisatie. Ze vangen signalen op en geven deze door. Dit kan leiden tot aanpassing of vernieuwing van beleid. Ook mantelzorgers hebben baat bij de inzet van vrijwilligers. Ze staan dicht bij de cliënten. Ook aan hen bieden vrijwilligers een luisterend oor. Als de druk op mantelzorgers in de toekomst toeneemt, zal de behoefte aan ondersteuning groeien. Dan is vrijwillige inzet zeer gewenst. Voor beroepskrachten zijn vrijwilligers een welkome ondersteuning. Vrijwilligers bieden niet alleen iets extra s, zoals tijd en aandacht, maar soms is hun bijdrage ook noodzakelijk om cliënten kwaliteit van leven te bieden. De afstemming tussen beroepsmatige, vrijwillige en mantelzorg zal steeds belangrijker worden. 3. Grenzen aan vrijwilligerswerk Vrijwilligerswerk richt zich op het normale. Een belangrijk uitgangspunt is dat vrijwilligers mogen doen wat in het gewone leven normaal is om te doen voor een goede bekende die bijvoorbeeld ziek is. Koffie inschenken, een eindje wandelen, nagels lakken of helpen met krulspelden, boodschappen doen, helpen met een klusje, een spelletje en dergelijke zijn activiteiten die behoren bij het normale leven. Samen Beter Zorgen. Het vrijwilligersbeleid in vogelvlucht. 5

6 Iemand op het toilet helpen, verplaatsen met een tillift of medicijnen geven, hoort in principe niet meer bij het normale. Dat zijn privacygevoelige of verpleegkundige handelingen. Vrijwilligers zijn niet verantwoordelijk voor de continuïteit van de zorg. 4. Basisprofiel Van vrijwilligers die zich aanbieden of aangeboden worden, wordt verwacht dat zij: Vrijwilligersactiviteiten en privé gescheiden kunnen houden; Zelfbewust zijn en in staat om met de beschikbare begeleiding de vrijwilligersactiviteiten te kunnen verrichten; Affiniteit hebben met ouderen; Maatschappelijk georiënteerd zijn (interesse in omgeving en medemens); Wederkerigheid in de relatie kunnen scheppen (geven/nemen, investeren/winst opleveren); Sociaal ingesteld zijn, mensen te allen tijde met respect bejegenen en hun geaardheid en levensovertuiging respecteren; Goed (in de Nederlandse taal) kunnen communiceren en contacten kunnen maken; Emotioneel evenwicht hebben; Samen Beter Zorgen. Het vrijwilligersbeleid in vogelvlucht. 6

7 Volgens afspraak activiteiten kunnen uitvoeren en betrouwbaar zijn in aanwezigheid en continuïteit; Representatief zijn; Een geldig legitimatiebewijs kunnen overleggen; Minimaal 16 jaar oud zijn (met uitzondering van vrijwilligers in het kader van een maatschappelijke stage, of tijdelijke projecten) 5. Waardering en Attenties Het is voor Vilente van groot belang de waardering voor de inzet van de vrijwilligers met regelmaat tot uiting te brengen, zodat deze zich gerespecteerd en serieus genomen voelen. Alle medewerkers van Vilente dienen zich bewust te zijn van het belang van de inzet van de vrijwilligers. Het past dan ook om dit regelmatig door bijvoorbeeld complimenten te laten blijken, zowel in individuele gesprekken alsook in grotere bijeenkomsten. Vilente besteedt aandacht aan bijzondere gebeurtenissen in het leven van de vrijwilliger. Zo is er aandacht voor jubilea bij 5; 10; 12,5; 15; 20; 25; 40 en 50 jaar vrijwilliger bij Vilente. Bij verjaardagen, afscheid, ziekte, overlijden, huwelijk en geboorte. In de regeling bijzondere gebeurtenissen is dit specifiek vastgelegd. Samen Beter Zorgen. Het vrijwilligersbeleid in vogelvlucht. 7

8 6. Declaraties Gemaakte kosten ten behoeve van het vrijwilligerswerk kunnen gedeclareerd worden. Hiervoor is een declaratieformulier beschikbaar. Dit moet ondertekend worden door de vrijwilliger en contactpersoon. Voor reiskosten geldt een onbelaste vergoeding van 0,19 per km; reiskosten voor reizen van en naar locaties worden vergoed tot maximaal 30 km (enkele reis). Alleen declaratieformulieren met originele bewijzen worden in behandeling genomen. Formulieren die tot de 10 e van de maand bij FC&I binnenkomen worden nog in dezelfde maand verwerkt (als ze later binnenkomen worden ze in de daaropvolgende maand verwerkt). Bij Vilente wordt geen standaard vergoeding betaald voor vrijwilligerswerk. Samen Beter Zorgen. Het vrijwilligersbeleid in vogelvlucht. 8

9 Een nieuw beleid, wat betekent dit voor mij? Vrijwilligers zijn diep geworteld in de organisatie en staan in verbinding met iedereen. Vandaar de terechte vraag: Wat betekent dit voor mij? Ik ben cliënt Doordat het nieuwe beleid zaken anders organiseert ontstaat er een betere samenwerking en groei van vrijwilligers. Met meer vrijwilligers kunnen wij meer wensen en vragen beantwoorden. Wilt u bijvoorbeeld naar de markt, wandelen of het theater of museum bezoeken? Geef het aan bij uw contactverzorgende. Zij/hij kan een vrijwilliger voor u aanvragen. Afhankelijk van de beschikbaarheid wordt er een vrijwilliger ingezet. Activiteiten waar kosten aan verbonden zijn, zoals bijvoorbeeld begeleiding naar de bioscoop, zijn voor rekening van de cliënt. Ik ben vrijwilliger U krijgt uw eigen contactpersoon, korte lijnen, altijd iemand in de buurt waar u direct uw vraag kunt stellen. Iemand die oog voor u heeft en u begeleidt en stimuleert bij uw werkzaamheden. U wordt goed geïnformeerd en heeft inspraak. U heeft mogelijkheden tot het volgen van scholing en cursussen en ontvangt op gepaste momenten een attentie. U bent verantwoordelijk voor het op de juiste wijze uitvoeren van Samen Beter Zorgen. Het vrijwilligersbeleid in vogelvlucht. 9

10 de overeengekomen werkzaamheden. Wederzijdse rechten en plichten zijn helder en schriftelijk vastgelegd. Ik ben contactpersoon vrijwilligers Je bent het eerste aanspreekpunt voor een aantal vrijwilligers op jouw locatie. Je werkt vrijwilligers in en begeleidt hen op de werkvloer, signaleert knelpunten en lost deze waar mogelijk op. Je speelt een positieve rol bij het verbeteren van de samenwerking tussen vrijwilligers en medewerkers. Je werkt samen met de vrijwilligerscoördinator. Je krijgt een scholing waarin je vaardigheden leert die nodig zijn om je nieuwe taken uit te voeren. Ik ben vrijwilligerscoördinator Je zorgt ervoor dat vrijwilligers onder goede condities hun werk kunnen doen en bevordert de samenwerking tussen medewerkers en vrijwilligers. De directe begeleiding van vrijwilligers hoort niet tot je taken. Je voert administratie, levert kengetallen aan, denkt actief mee in verschillende onderdelen van de organisatie, werkt aan een extern netwerk (o.a. gemeenten, vrijwilligersorganisaties) en voert een actief PR-beleid. Je zorgt voor de werving en selectie van vrijwilligers, stelt een jaarplan en scholingsplan op en begeleidt contactpersonen. Samen Beter Zorgen. Het vrijwilligersbeleid in vogelvlucht. 10

11 Ik ben teamleider Je hebt een voorbeeldfunctie met betrekking tot de bejegening van en omgang met vrijwilligers, houdt vrijwilligerswerk onder de aandacht van het team, begeleidt de contactpersoon vrijwilligers en je vraagt nieuwe vrijwilligers aan bij de vrijwilligerscoördinator. Ik ben locatiemanager Je bent eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van de geleverde zorg op locatie. Stuurt teamleiders aan op het onder de aandacht houden en integreren van vrijwilligers binnen de teams. Je bent gesprekspartner van de vrijwilligerscoördinator. Ik ben medewerker Je gaat op een prettige manier om met vrijwilligers en streeft naar optimale samenwerking om op deze wijze samen beter te zorgen. Samen Beter Zorgen. Het vrijwilligersbeleid in vogelvlucht. 11

12 Wanneer gaan we van start? Een aantal stappen uit het nieuwe beleid zijn al gezet. Dit zijn vooral voorwaardenscheppende zaken, zoals het benoemen van coördinatoren, contactpersonen, het aanschaffen van een registratiesysteem, etc. In de periode tot en met september 2013 wordt het beleid verder uitgerold. In 2013 vindt er scholing plaats die zich met name richt op het aspect samenwerking. Meer informatie Heeft u vragen over het nieuwe vrijwilligersbeleid Samen Beter Zorgen? Of wilt u het volledige beleid inzien? Neem contact op met Carry Putman, Projectleider ( of via c.putman@vilente.nl) Voor de verdere ontwikkelingen binnen dit project houden wij u op de hoogte via de Vilente Nieuwsbrief en via de informatieborden op locatie. Samen Beter Zorgen. Het vrijwilligersbeleid in vogelvlucht. 12

13 Vrijwilligersreglement Verantwoordelijkheden en bevoegdheden De Vrijwilliger en Vilente zijn samen verantwoordelijk voor het nakomen van de gemaakte afspraken. De beroepskrachten blijven uiteindelijk altijd verantwoordelijk voor de te verrichten werkzaamheden. De vrijwilliger maakt met de contactpersoon afspraken over de uitvoering van de activiteiten en de tijden waarop hij/zij deze verricht/beschikbaar is voor activiteiten. Om duidelijkheid te geven over de afbakening van de activiteiten van de vrijwilliger krijgt de vrijwilliger een taakomschrijving uitgereikt bij ondertekening van de overeenkomst. Adreswijzigingen en dergelijke dient de vrijwilliger tijdig door te geven aan de contactpersoon. Aanwezigheid en uitvoering activiteiten Indien de vrijwilliger enige tijd geen activiteiten kan verrichten, bijvoorbeeld in verband met vakantie, meldt deze dat tijdig bij de contactpersoon. Indien de vrijwilliger onverwacht niet aanwezig kan zijn in verband met bijvoorbeeld ziekte, meldt deze dit zo spoedig mogelijk bij de contactpersoon. Als een vrijwilliger afwezig is vanwege ziekte en dit langere tijd duurt, wordt uiterlijk na een half jaar afwezigheid besproken of, en zo ja hoe en wanneer, de vrijwilliger zijn of haar activiteiten weer op kan pakken. Uitkering Indien een vrijwilliger een uitkering ontvangt, dient deze zelf met de uitkerende instantie contact op te nemen in verband met eventuele consequenties van de vrijwilligersactiviteiten voor de uitkering. Vilente is niet Samen Beter Zorgen. Het vrijwilligersbeleid in vogelvlucht. 13

14 aansprakelijk voor dergelijke consequenties. Identificatie Iedere vrijwilliger dient zich tijdens de uitvoering van de activiteiten te kunnen identificeren. Bij het afsluiten van de overeenkomst wordt door Vilente een copie van het identificatiebewijs gemaakt. Dit wordt bij de overeenkomst bewaard. Geheimhouding en privacy De vrijwilliger is verplicht alles geheim te houden wat hem of haar onder geheimhouding is toevertrouwd of waarvan het vertrouwelijk karakter redelijkerwijs te begrijpen is. Deze plicht tot geheimhouding blijft ook van kracht na beëindiging van deze overeenkomst. De vrijwilliger heeft geen recht op inzage in dossiers en rapportages inzake cliënten. De beroepskrachten zorgen ervoor dat de vrijwilliger de informatie krijgt die noodzakelijk is voor het uitvoeren van de activiteiten. Meldingsplicht incidenten Indien er zich gebeurtenissen voordoen waarbij schadelijke gevolgen zijn opgetreden of hadden kunnen optreden ten aanzien van cliënten en/of medewerkers/vrijwilligers, zijn medewerkers van Vilente verplicht hiervan melding te maken. Voor vrijwilligers is geen sprake van een meldingsplicht. Wel wordt van hen verwacht dat ze hun contactpersoon van een eventueel incident op de hoogte stellen, zodat deze een melding kan doen. Geschenken Het is aan vrijwilligers, evenals aan medewerkers van Vilente, niet toegestaan giften aan te nemen van cliënten of derden, tenzij het kleine relatie geschenken betreft met een Samen Beter Zorgen. Het vrijwilligersbeleid in vogelvlucht. 14

15 waarde van minder dan 5,00 of wanneer de aard van het geschenk een nadrukkelijk persoonlijk karakter heeft en een waarde van 15,00 niet overschrijdt. Een en ander in overeenstemming met de voor medewerkers van Vilente geldende regels. Bij twijfel dient contact opgenomen te worden met de coördinator vrijwilligerswerk. Alcohol Het is niet toegestaan alcoholische dranken te gebruiken tijdens het uitvoeren van activiteiten. Arbo De Arbo-wet is in beginsel niet van toepassing voor vrijwilligers, tenzij deze jonger dan 18 jaar zijn, zwanger zijn of borstvoeding geven, of als er sprake is van werk waar bijzondere risico s aan verbonden zijn. Vilente is echter wel wettelijk aansprakelijk voor de medewerkers en vrijwilligers en daarom verantwoordelijk voor gezonde en veilige arbeidsomstandigheden. Vergoeding van onkosten Vrijwilligers, die kosten maken voor hun activiteiten kunnen deze op declaratiebasis vergoed krijgen, evenals eventuele reiskosten tot een maximale afstand (enkele reis) van 30 km. Daarvoor wordt een declaratie formulier ingeleverd bij de contactpersoon. Er is geen (standaard) vergoeding voor het vrijwilligerswerk als zodanig. Verzekeringen Binnen Vilente zijn alle vrijwilligers met een vrijwilligersovereenkomst WA verzekerd via de collectieve Vilente verzekering. Ook heeft Vilente een ongevallenverzekering voor medewerkers en vrijwilligers. Vrijwilligers zijn in het kader daarvan verzekerd tijdens hun Samen Beter Zorgen. Het vrijwilligersbeleid in vogelvlucht. 15

16 werkzaamheden en bij het komen en gaan. Hierbij moet worden aangetekend dat deze verzekering als vrijwilligers de leeftijd van 85 jaar hebben bereikt nog slechts 50% van de reguliere vergoeding uitkeert in geval van overlijden of blijvende invaliditeit. Daarnaast hebben alle gemeenten binnen het werkgebied van Vilente (Ede, Wageningen en Renkum) een collectieve vrijwilligersverzekering die geldt voor vrijwilligers die in de betreffende gemeente werken, ongeacht hun woonplaats. Kleding Vilente gaat er vanuit dat iedereen vrije keuze van kleding heeft, maar dat deze wel dient aan te sluiten bij de functie en de cliëntgroep voor wie gewerkt wordt. De kleding dient schoon en verzorgd en niet te bloot te zijn. Daarnaast is het van belang aandacht te geven aan persoonlijke verzorging zoals haardracht, baardgroei, sieraden, nagels en persoonlijke hygiëne. Om herkenbaar te zijn dragen alle vrijwilligers, evenals de medewerkers een badge. Een badge wordt uitgereikt bij aanvang van de activiteiten door de vrijwilligerscoördinator. Deze badge dient altijd gedragen te worden tijdens de werkzaamheden. Bij beëindiging van de werkzaamheden door de vrijwilliger dient de badge weer te worden ingeleverd. Omgangsvormen Van de vrijwilligers wordt verwacht dat ze zich conformeren aan de binnen Vilente geldende normen ten aanzien van de bejegening van cliënten en hun naasten. Dit betekent dat de vrijwilliger ieder ander met respect bejegent en op basis van gelijkwaardigheid met anderen omgaat. Verder dienen de cliënten serieus te worden genomen. Hun recht op zelfstandigheid, privacy, vertrouwelijkheid en het maken van eigen keuzen dient te worden gerespecteerd. De vrijwilliger onthoudt zich van gedragingen die een ander in diens waardigheid aantasten en van inmenging in het Samen Beter Zorgen. Het vrijwilligersbeleid in vogelvlucht. 16

17 persoonlijk leven van een ander die verder gaat dan voor het onderhouden van een functionele of professionele relatie tot die ander noodzakelijk is. De vrijwilliger respecteert overtuigingen en houdingen, ook als deze, op grond van afkomst, geloof of seksuele voorkeur, afwijken van die van de vrijwilliger zelf. Vrijwilligers mogen van Vilente en haar medewerkers een respectvolle bejegening verwachten. Klachten en conflicten Als een vrijwilliger ontevreden is over de gang van zaken bij de organisatie, bijvoorbeeld over de bejegening door een medewerker, of als er sprake is van een conflictsituatie, is het aan te raden dat deze dit eerst bespreekt met de betrokken medewerker of de contactpersoon. Als dit niet mogelijk is of niet tot een oplossing van het probleem heeft geleid, kan de vrijwilliger zich wenden tot de vrijwilligerscoördinator. Als ook dat niet voldoende oplossing biedt, kan de vrijwilliger een schriftelijke klacht indienen bij de bestuurder. Samen Beter Zorgen. Het vrijwilligersbeleid in vogelvlucht. 17