TOEZICHT WAARDERINGSKAMER RAPPORT ONDERZOEK INTERNE BEHEERSING WET WOZ. 4 april 2016 (definitief)

Transcriptie

1 TOEZICHT WAARDERINGSKAMER RAPPORT ONDERZOEK INTERNE BEHEERSING WET WOZ Samenwerkingsverband: Gemeentebelastingen Amstelland Datum: Datum rapport: 4 september 2015 (startgesprek) 10 december 2015 (onderzoeksdag) 24 maart 2016 (slotgesprek) 9 februari 2016 (concept) 4 april 2016 (definitief) Inleiding Dit rapport is de weergave van het onderzoek dat de Waarderingskamer heeft uitgevoerd in het kader van het toezicht op de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken (Wet WOZ). De Waarderingskamer ziet er op toe dat de uitvoeringsprocessen bij samenwerkingsverbanden waarborgen dat WOZ-beschikkingen genomen worden die voldoen aan de gestelde kwaliteitseisen. Wij streven ernaar dat samenwerkingsverbanden de uitvoeringsprocessen borgen met interne beheersingsmaatregelen. Het uitgevoerde onderzoek heeft betrekking op onderdelen van de interne beheersing. De normen en criteria die de Waarderingskamer bij de beoordeling hanteert zijn vastgelegd in onder andere de Waarderingsinstructie jaarlijkse waardebepaling, in de normatiek die op de site te raadplegen is en in de daaraan ten grondslag liggende wet- en regelgeving. Doelstelling Het doel van ons onderzoek is om inzicht te krijgen in de inrichting, de naleving en het effect van de aanwezige interne beheersingsmaatregelen in het WOZ-proces. Daarvoor beoordelen wij van ten minste vier vooraf geselecteerde onderdelen van het WOZ-proces de inrichting, de naleving en het effect van de aanwezige interne beheersingsmaatregelen. Op basis van de conclusie over de interne beheersing bij deze onderdelen geven wij een algemeen oordeel over de interne beheersing van de volledige WOZ-uitvoering door het samenwerkingsband. Leeswijzer In hoofdstuk 1 is de samenvatting opgenomen van de beoordeling en het hieruit afgeleide eindoordeel over de interne beheersing van het WOZ-proces. Tevens zijn in dit hoofdstuk de verbeterpunten benoemd. PAGINA 1 VAN 5

2 Per geselecteerd onderdeel van het WOZ-proces geven wij een oordeel. Deze oordelen gezamenlijk leiden tot een eindoordeel over de interne beheersing van het WOZ-proces. Zowel voor de beoordeling van de afzonderlijke onderdelen van het WOZ-proces als voor het eindoordeel zijn "moet op onderdelen verbeterd worden", "voldoende" of "goed" de mogelijke beoordelingen. Het oordeel per onderdeel van het WOZ-proces is gebaseerd op de mate waarin de organisatie voldoet aan de verschillende beoordelingscriteria. 2

3 1. Samenvatting De Waarderingskamer heeft bij Gemeentebelastingen Amstelland een onderzoek uitgevoerd naar de getroffen interne beheersingsmaatregelen in het WOZ-proces. Gemeentebelastingen Amstelland voert de belastingheffing uit van de gemeenten Aalsmeer, Amstelveen, De Ronde Venen, Diemen, Ouder-Amstel en Uithoorn. De interne beheersingsmaatregelen van de organisatie hebben ten doel te waarborgen dat zij WOZ-beschikkingen neemt die voldoen aan de door de Waarderingskamer gestelde kwaliteitseisen. Ons onderzoek heeft zich toegespitst op de inrichting, naleving en het effect van de getroffen interne beheersingsmaatregelen. In onderstaande tabel zijn de beoordelingen, die aan het proces zijn gegeven, en het daaruit voortvloeiende eindoordeel weergegeven. PROCES 1. Beheer objectafbakening, verwerking mutaties, bewaking volledigheid en juistheid 2. Bijhouding objectkenmerken, verwerking mutaties BEOORDELING INTERNE BEHEERSING Moet op onderdelen Voldoende verbeterd worden Goed 3. Modelmatige waardebepaling en kwaliteitscontrole courante nietwoningen 4. Bezwarenafhandeling Eindoordeel Conclusie en adviezen De interne beheersing van de uitvoering van de Wet WOZ door Gemeentebelastingen Amstelland is voldoende geborgd door interne beheersingsmaatregelen. Het proces Beheer objectafbakening, verwerking mutaties, bewaking volledigheid en juistheid wordt voldoende beheerst. De werkzaamheden die gericht zijn op het bijhouden van kadastrale mutaties en de bewaking van de volledigheid en juistheid worden reeds op een goede wijze uitgevoerd. Om het proces naar een hoger niveau te tillen, adviseren wij de conclusies en de eventueel genomen verbetermaatregelen meer zichtbaar vast te leggen. Dit zorgt ervoor dat het effect van de genomen beheersingsmaatregelen ook daadwerkelijk wordt vergroot. 3

4 Met betrekking tot het proces rondom de bijhouding van objectkenmerken verwachten wij dat de organisatie onderzoek doet naar de mate waarin de geregistreerde kenmerken een juiste weergave van de fysieke werkelijkheid zijn. Op dit moment ontbreekt zo een onderzoek nog waardoor er geen objectief beeld is van de door de organisatie geleverde kwaliteit in dit proces. Overigens merken wij op dat het controleren van de geregistreerde objectkenmerken tijdens het WOZ-proces gedegen geschiedt. De bevindingen die hieruit voortvloeien, worden intern wel gecommuniceerd. Het proces Modelmatige waardebepaling courante niet-woningen geven wij het oordeel goed. Wij concluderen dat sprake is van een goede systematische aanpak van de waardering van courante niet-woningen en dat de juiste eindcontroles worden gedaan. Om deze situatie te borgen adviseren wij, met het oog op het vertrek van de betreffende taxateur, te zorgen voor goede beschrijvingen van de werkprocessen. Ten aanzien van de afhandeling van bezwaarschriften constateren wij dat de organisatie onvoldoende borgt dat systematisch conclusies worden getrokken uit het proces. Alhoewel de organisatie zich wel tijdens informele overleggen een beeld vormt van de belangrijkste oorzaken van bezwaarschriften en de reden van honorering, wordt dit nog onvoldoende systematisch vastgelegd en geborgd. Hierdoor wordt een belangrijke kans om de kwaliteit van WOZ-proces te verbeteren onbenut gelaten. Ons grootste verbeterpunt richt zich op het meer "achteraf" onderzoek doen naar de behaalde resultaten. Deze onderzoeken "achteraf" moeten ook een systematisch onderdeel worden van het WOZ-proces van Gemeentebelastingen Amstelland. Concreet zijn wij van mening dat Gemeentebelastingen Amstelland de interne beheersing van het WOZ-proces kan verbeteren door: - het meer zichtbaar vastleggen van de conclusies en de genomen maatregelen ten aanzien van het proces Beheer objectafbakening; - ten minste één keer per jaar een onderzoek te doen naar de mate waarin de objectkenmerken in de WOZ-administratie juist zijn geregistreerd (dat wil zeggen overeen komen met de fysieke werkelijkheid); - ten minste één keer per jaar een onderzoek te doen naar de resultaten van de bezwarenafhandeling en de lessen die hieruit kunnen worden geleerd voor de volgende herwaardering. Reactie Gemeentebelastingen Amstelland Per 1 januari 2016 is de senior medewerker belastingen vrijgemaakt om meer taken op te pakken voor de interne beheersing van het samenwerkingsverband Gemeentebelastingen Amstelland. Hij wordt daarbij ondersteunt door een medewerker projectadvies van de gemeente Amstelveen. De verwachting is dat hierdoor een betere vastlegging zal plaatsvinden van de interne processen en analyse. In de samenvatting worden drie concrete verbeterpunten aangedragen. - OK 4

5 - Onderzoek zal bestaan uit het kwantificeren en kwalificeren van verrichte controlewerkzaamheden. - Resultaten worden reeds informeel ad-hoc besproken waarbij gewenste dan wel noodzakelijke te verrichten acties worden doorgenomen. Het betreft tevens de resultaten van de informele contacten uit de terugbelnotities. Invulling aan het advies zal worden gegeven door formele vastlegging van de getrokken conclusies. De onderstaande in het rapport uitgeschreven aanbevelingen zullen worden gevolgd: Blz. 11 -Query ten onrechte buiten aanmerking gelaten percelen. -Beoordelingsprotocol aansluiting Basisregistratie Kadaster uitvoeren. Blz. 12 -Beoordelingsprotocol objectkenmerken uitvoeren, zichtbaar conclusies trekken en verbetermaatregelen treffen. Blz. 14 -Ter borging van de continuïteit beschrijven van werkproces en instructie van de werkzaamheden CNW s. Blz. 16 -Maken van een procesbeschrijving van de bezwaarafhandeling -Beoordelingsprotocol bezwaarafhandeling uitvoeren en uitvoeren/vastleggen van de analyse. 5