Communicatieplan opvang vluchtelingen in Eijsden-Margraten (versie 10 mei 2016)

Transcriptie

1 Stappenplan Doel Rol betrokken Communicatie activiteiten Tijdschema 1 Proces, Afspraken over heldere College: Stelt Opstellen persbericht en persmoment beleggen Rond 11 mei randvoorwaard randvoorwaarden en kaders voor de randvoorwaarden, Website voorzien van een button vluchtelingen 2016 en en kaders voor de locatie opvanglocaties voor vluchtelingen en een voor ieder duidelijk proces, kaders en proces voor aan de raad Inrichten adres vluchtelingen@eijsdenmargraten.nl analyse vaststellen met ruimte voor inspraak Raad: Besluit over randvoorwaarden, kaders Samenvatting bewonersbijeenkomsten Rijckholt op website plaatsen en proces Na raadsvergadering alle relevante stukken met Inwoners: Worden over de betrekking tot de besluitvorming op website plaatsen randvoorwaarden, kaders Persbericht opstellen over het besluit en het proces Op de website plaatsen: COA: Wordt over de o Algemene informatie over vluchtelingen en statushouders randvoorwaarden kaders en het proces o Uitleggen wat integratie betekent voor vluchtelingen en statushouders. o Q en A s over vluchtelingen algemeen o Informatie over wat is het COA 2 Vorming Procesbegeleidingsgroep De betrokkenheid van alle belanghebbenden bij het proces waarborgen College: Vertegenwoordigd via enkele collegeleden Raad: Vertegenwoordigd via enkele raadsleden Inwoners: Vertegenwoordigd via enkele bewoners COA: Neemt deel Politie: Neemt deel Plaatsen samenstelling Proces -begeleidingsgroep op de website. Mei

2 3 Project welkom In een open sfeer met elkaar van gedachten wisselen over de rol van gemeente en gemeenschap bij de opvang van vluchtelingen en statushouders binnen de gemeente. Werven van vrijwilligers College: Organiseert Raad: Toehoorder. Inwoners: Participeren direct en via vrijwilligersorganisaties COA: Neemt deel Debat(ten) organiseren over vluchtelingen in de samenleving (evt. in samenwerking met debatcentrum en documentairemakers). Hierbij worden betrokken bewoners, leden van het college van B en W, raadsleden, COA, vluchtelingen, St. Vluchtelingenwerk, St. Wereldwijd en andere maatschappelijke organisaties. o Inwoners informeren wanneer debatbijeenkomsten plaatsvinden (website en gemeentepagina) en aangeven op welke wijze zij kunnen deelnemen Huiskamer gesprekken in kleinere gezelschappen, om in een open sfeer met elkaar van gedachten te wisselen over de rol van de bij de opvang van vluchtelingen en statushouders waarbij een belangrijke rol is weggelegd voor de burgemeester Akkermans en wethouder Bisscheroux. o Inwoners informeren op welke wijze zij kunnen deelnemen Organiseren van overleg met maatschappelijke en vrijwilligersorganisaties zoals o.a. de stichtingen Vluchtelingenwerk en Wereldwijd o Maatschappelijke organisaties informeren op welke wijze zij kunnen deelnemen Na besluitvorming door de raad op 11 mei 2016 wordt een concreet plan van aanpak hiervoor opgesteld dat te informatie aan de raad wordt toegestuurd. Eerste debat bijeenkomst 25 mei

3 4 Locatieanalyse Op basis van de randvoorwaarden en kaders een afweging maken welke locaties geselecteerd worden. Alle belangrijke informatie objectief beschikbaar te hebben om te kunnen komen met een onderbouw locatievoorstel 5 Inloopsessie Belanghebbenden de mogelijkheid geven te reageren op de locatieanalyse. De mogelijkheid om onvolledigheden en onjuistheden in de analyse te verbeteren voor het definitie locatievoorstel College: Voert analyse uit binnen de gestelde kaders Raad: Wordt over de resultaten Inwoners: Zijn vertegenwoordigd in de begeleidingsgroep en worden over de resultaten. COA: Voert gelijktijdig haalbaarheidsonderzoek ui en geeft inzicht in de resultaten. College: Organiseert inloopsessies Raad: Is toehoorder en wordt over de opbrengsten van de inloopsessies Inwoners: Kunnen reageren op locatieanalyse COA: Participeert in inloopsessies Zorgdragen voor openbaar inzicht in resultaten analyse aan de hand van randvoorwaarden en kaders per geschikte locatie Zoeken naar ruimtes voor inloopsessies Persbericht over mogelijke locaties Bekendmaken wanneer inloopsessies plaatsvinden (website en gemeentepagina) en aangeven op welke wijze belanghebbenden kunnen reageren Publiceren op website en gemeentepagina welke de opbrengsten zijn inloopsessies Medio juni Tweede helft juni 3

4 6. Locatievoorstel Komen tot een voorgenomen besluit over de opvanglocatie(s) voor vluchtelingen in de gemeente Eijsden-Margraten, duur en totaal aantal opvangplaatsen 7 Besluitvorming Komen tot een definitief gedragen besluit over de opvang van vluchtelingen in de gemeente Eijsden-Margraten, binnen de door de gemeenteraad vastgestelde randvoorwaarden en kaders 8 Vorming klankbordgroep per locatie o.b.v. belanghebbende Het monitoren van de inrichting en het gebruik van de opvanglocaties, zodat waar nodig bijgestuurd kan worden. College: Stelt voorgenomen collegebesluit over de opvanglocatie(s) op Raad: Het voorgenomen collegebesluit wordt aan de raad voorgelegd Inwoners: Worden COA: Wordt College: Voornemen tot besluitvorming Raad: Definitieve besluitvorming Inwoners: Kunnen inspreken conform het reglement van orde van de gemeenteraad en worden over het besluit COA: wordt over het besluit College: Wordt door projectleider in overleg afgevaardigd Raad: Wordt regelmatig Inwoners: Omgeving opvanglocatie(s) neemt deel aan overleg en samenleving wordt regelmatig over hoe het gaat COA: Initiatiefnemer van overlegstructuur Openbaar maken locatie voorstel door het op de website te plaatsen. Samenvatting publiceren op gemeentepagina en aangeven op welke wijze betrokkenen kunnen inspreken bij de gemeenteraad Na besluitvorming door de gemeenteraad het definitief besluit plaatsen op de website en een samenvatting op de gemeentepagina. Persbericht opstellen en publiceren In overleg met de klankbordgroep en het COA worden regelmatig voortgangsberichten op de website en de gemeentepagina geplaats. Juli juli

5 9 Infomarkt per locatie 10 Overeenkomsten en vergunning 11 Gereed maken locatie(s) Belanghebbenden informeren en actief betrekken bij de opvang van vluchtelingen per locatie Vaststellen bestuursovereenkomst, overeenkomst tussen eigenaar en COA, eventueel omgevingsvergunningstraject Opvanglocatie(s) voor vluchtelingen en omgeving zijn gereed gemaakt College: Neemt deel Raad: Toehoorder Inwoners: Kunnen individueel reageren op locatieanalyse COA: Organiseert infomarkten College: Afhankelijk van locatie keuze Raad: Wordt Inwoners: geen COA: Voert onderhandelingen, sluit overeenkomsten en zorgt voor aanvragen noodzakelijke vergunningen College: Waar nodig aanpassingen in de openbare ruime Raad: Geen Inwoners: Geen COA: Samen met vastgoedeigenaren geschikt maken van de locatie(s) Zodra de definitieve besluitvorming over de locaties heeft plaatsgevonden wordt er per locatie een informatiemarkt gehouden waar zoveel mogelijk lokale organisaties en instellingen betrokken worden. Hiervoor wordt een plan van aanpak opgesteld waarover de raad wordt. Bekendmaken wanneer inloopsessies plaatsvinden (website en gemeentepagina) en aangeven op welke wijze belanghebbenden kunnen deelnemen. Zie klankbordgroep. Zie klankbordgroep. 5

6 12 Komst vluchtelingen Opvanglocatie(s) voor vluchtelingen zijn ingericht College: Betrokken en ondersteunend aan COA Raad: Betrokken en ondersteunend aan COA Samenleving: Vrijwilligerswerk rond vluchtelingen komt op gang COA: Verantwoordelijk voor verloop rond de komst van vluchtelingen Inwoners informeren (website en gemeentepagina) op welke wijze wij de vluchtelingen welkom heten en hoe zij daar hun bijdrage aan kunnen leveren. Actieve persbenadering via persberichten en aan te leveren personen voor interviews (alle media) 6