Handleiding VIPLive - Ketenzorg Medewerkers huisartsenpraktijk. Datum juni 2017 Calculus Software

Transcriptie

1 Handleiding VIPLive - Ketenzorg Medewerkers huisartsenpraktijk Datum juni 2017 Auteur Calculus Software Ketenzorg Arnhem migratieplan augustus 2016 Pagina 1 van 25

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding...3 Overige handleidingen...3 Contact met Calculus Inloggen op VIPLive...4 Inloggen via Rechtstreekse verbinding vanuit uw HIS (SSO)...4 Beveiligde sessie starten Samenwerken...5 Patiënt zoeken...5 Patiëntoverzicht...6 Tijdlijn...6 Meetwaarden overzicht...7 Medicatie overzicht...8 Verwijzen van een patiënt...9 Patiënt aanmelden voor fundus onderzoek...11 Consulteren...11 Gesprek starten over een patiënt...14 Inventarisatie Inzicht Zorg en populatie...18 Rapporten...18 Ketenzorgdashboard...19 Patiënten selecteren Declareren - Ketenzorg...22 Aanleveren HIS extractie...22 Patiëntenlijsten controleren & aanleveren...22 Pagina 2 van 25

3 1. Inleiding In deze handleiding wordt stap voor stap uitgelegd hoe u de verschillende ketenzorg onderdelen binnen Calculus VIPLive kunt gebruiken. Het kan zijn dat specifieke onderdelen van Calculus VIPLive niet voor u van beschikbaar zijn omdat onderdelen verschillen per gebruiker, praktijk en zorggroep. Overige handleidingen Handleidingen over rapportages en overige functionaliteiten van VIPLive zijn ook via de Handleidingen knop te vinden. Deze knop vindt u in de bovenste menubalk in VIPLive: Contact met Calculus Telefoonnummer: Mail: zg@calculus.nl Calculus hulp & contact: Pagina 3 van 25

4 1. Inloggen op VIPLive Er zijn twee mogelijkheden om in te loggen in VIPLive, via of via een rechtstreekse inlog (SSO) vanuit uw HIS. Inloggen via 1. Ga naar 2. Voer uw gebruikersnaam en wachtwoord in. 3. Indien u inlogt via SMS authenticatie ontvangt u een SMS van Calculus met een inlogcode. 4. Druk op de knop Inloggen. Rechtstreekse verbinding vanuit uw HIS (SSO) Als u inlogt op VIPLive via een rechtstreekse verbinding vanuit uw HIS logt u in via het Zorgportaal van Topicus. Klik eventueel op het tabje Calculus VIPLive om door te gaan naar VIPLive. Rechtstreeks inloggen vanuit uw HIS is mogelijk vanuit alle huisarts informatie systemen. Indien u gebruik wilt maken van deze koppeling neem dan contact op met de helpdesk van Calculus. Beveiligde sessie starten Om toegang te krijgen in VIPLive tot de patiëntgegevens in combinatie met medische gegevens is het nodig om een beveiligde sessie te starten. Tevens is een beveiligde sessie benodigd om medische gegevens te delen tijdens een verwijzing en consultatie. Alleen medewerkers van een huisartsenpraktijk, geautoriseerd door de huisarts, kunnen een beveiligde sessie starten. 1. Om een beveiligde sessie te starten klikt u op het slotje boven in de menubalk. Pagina 4 van 25

5 2. Voer vervolgens uw wachtwoord in en klik op Start beveiligde sessie. Vergeet uw wachtwoord niet! Omdat gegevens zijn versleuteld kunt u niet meer bij de gegevens als u de sleutel (wachtwoord) kwijt bent. 2. Samenwerken In VIPLive kunt u op patiënten zoeken en vervolgens het patiëntoverzicht inzien. U kunt alleen zoeken op patiënten die deelnemen aan een zorgprogramma vanuit de ketenzorg. Bent u werkzaam in meerdere praktijken, dan kunt u alleen op patiënten zoeken van de praktijk waarvoor u bent ingelogd. Nieuwe ketenzorg patiënten worden automatisch toegevoegd indien u gebruik maakt van de SSO (rechtstreekse inlog) vanuit uw HIS. Patiënt zoeken 1. Klik op samenwerken vanuit het menu en kies vervolgens patiëntoverzicht. 2. U komt in het volgende scherm: 3. U kunt nu uw gewenste zoektermen invoeren. 4. Klik op Zoeken. 5. U ziet vervolgens een zoekresultaat: 6. Klik vervolgens op de naam van de patiënt waarvan u het patiëntoverzicht wilt inzien. Pagina 5 van 25

6 Patiëntoverzicht Op het patiëntoverzicht is relevante informatie rondom een patiënt in te zien. Deze informatie is weergegeven in een tijdlijn, meetwaardenoverzicht en medicatie overzicht. Tijdlijn Op de tijdlijn kunt u relevante gebeurtenissen inzien; - Wanneer is een patiënt aangemeld voor een specifiek zorgprogramma - Inzien van verwijzingen - Terugkoppeling vanuit een ketenpartner - Inzien van meetwaarden en medicatie (bij patiënten die zijn verwezen) Vanuit de tijdlijn kunnen er ook acties worden gestart; - Verwijzen van een patiënt naar podotherapeut of diëtist - Starten van een consultatie van een kaderhuisarts - Starten van een gesprek over een patiënt - Patiënt aanmelden voor fundusonderzoek - Inventarisatie Pagina 6 van 25

7 Meetwaarden overzicht In dit overzicht worden de relevante meetwaarden weergegeven. Welke meetwaarden worden weergegeven is afhankelijk van het zorgprogramma en de rol van de zorgverlener. Tevens verschilt het per meetwaarde of deze is weergegeven in grafiek vorm, cijfer of afbeelding. Het meetwaarden overzicht is vooralsnog alleen inzichtelijk bij patiënten die zijn verwezen. De gegevens zijn tevens in te zien vanuit uw HIS. Bij een nieuwe HIS extractie worden de meetwaarden bijgewerkt. Pagina 7 van 25

8 Medicatie overzicht Het medicatie overzicht geeft inzicht in actuele en historische medicatie. De medicatie is verdeeld in subgroepen. Door op de medicatie te klikken verschijnt er aanvullende informatie. Het meetwaarden overzicht is vooralsnog alleen inzichtelijk bij patiënten die zijn verwezen. De gegevens zijn tevens in te zien vanuit uw HIS. Bij een nieuwe HIS extractie wordt de medicatie bijgewerkt. Pagina 8 van 25

9 Verwijzen van een patiënt Vanuit het patiëntenoverzicht kunt u een patiënt verwijzen naar een ketenpartner. Het opstellen van een verwijzing bestaat uit twee stappen. Stap 1: 1. Klik op de knop verwijs patiënt. 2. Vervolgens opent een nieuwe verwijzing: Stap 2: 3. Selecteer de praktijk waar u naar wilt verwijzen en klik op Volgende. 4. Voer de reden van verwijzen in. De reden van verwijzen verschilt per zorgprogramma en de zorgverlener waarnaar u verwijst. Pagina 9 van 25

10 Stap 3: 5. Voer bij deze laatste stap de hulpvraag in. Tevens kun u aangeven of een huisbezoek gewenst is. 6. Klik op Verstuur om de verwijzing te versturen. Indien u de meetwaarden en medicatie deelt met de ketenpartner wordt er gevraagd om een beveiligde sessie te starten om te verwijzing af te ronden. Vervolgens ziet u dat de verwijzing is toegevoegd als een gebeurtenis op de tijdlijn. U kunt vanuit de tijdlijn de verwijsbrief printen en meegeven aan de patiënt. Pagina 10 van 25

11 Patiënt aanmelden voor fundus onderzoek Vanuit het patiëntenoverzicht kunt u een patiënt aanmelden voor een fundus onderzoek. 1. Om de patiënt aan te melden klikt u op de knop aanmelden fundus. 2. Vervolgens verschijnt er een nieuwe gebeurtenis op de tijdlijn: Consulteren In VIPLive is het mogelijk om kaderartsen te consulteren. Via een consultatie kunt u een vraag stellen aan de kaderarts en worden er tevens gegevens met de kaderarts gedeeld. De gegevens die mee worden gestuurd bij een consultatie zijn: - Meetwaarden (specifieke set per zorgverlener en zorgprogramma) - Medicatie (actuele medicatie van de laatste 100 dagen) - Episoden (actuele episoden) Tevens is het mogelijk om bijlagen of een foto mee te sturen Volg de volgende stappen vanuit het patiëntenoverzicht om een consultatie starten: 1. Klik op de knop Start consultatie om een consultatie te starten Pagina 11 van 25

12 2. Vervolgens opent een pop-up met het verzoek uw gesprekken te ontsleutelen. Voer het wachtwoord van VIPLive in om uw gesprekken te ontsleutelen. 3. Na het invoeren van uw wachtwoord opent stap 1 van het consulteren. Pas eventueel het gespreksonderwerp aan en selecteer het zorgprogramma waarvoor u wilt consulteren. Klik vervolgens op verder om naar stap 2 te gaan. 4. In stap 2 selecteert u de zorgverlener waar u de consultatie aan wilt richten. Het is tevens mogelijk om meerdere zorgverleners te selecteren. Pagina 12 van 25

13 5. Tot slot klikt u op de knop start dit gesprek 6. Na het starten van de consultatie is het mogelijk om de vraag te stellen. Het is van belang om een duidelijke vraag te formuleren richting de zorgverlener die u consulteert. Pagina 13 van 25

14 Gesprek starten over een patiënt Vanuit het patiëntenoverzicht (van een specifieke patiënt) kunt u een gesprek starten over een patiënt. U kunt dan een vraag stellen aan een andere zorgverlener die ook betrokken is bij de behandeling van de patiënt. Het starten van een nieuw gesprek bestaat uit twee stappen. Stap 1: 1. Klik op de knop Start nieuw gesprek. 2. Vervolgens opent het gesprekken scherm: 3. Voer het gespreksonderwerp in en klik op Verder. Pagina 14 van 25

15 Stap 2: 4. Voeg vervolgens de deelnemer(s) toe waarmee u een gesprek wilt voeren. 5. Klik op Start dit gesprek om het gesprek te starten. Pagina 15 van 25

16 Inventarisatie Vanuit het patiëntenoverzicht kunt u naar het onderdeel Inventarisatie in VIPLive. Op dit moment bevat het onderdeel inventarisatie de positieve gezondheid vragenlijst. 1. Klik op de knop nieuwe inventarisatie om een nieuwe vragenlijst af te nemen. 2. Vervolgens krijgt u de mogelijkheid om samen met de patiënt een korte vragenlijst in te vullen. De patiënt kan de vragen beantwoorden met een score tussen de 1 en is de laagst mogelijke score en 10 is de meest hoog mogelijke score. Pagina 16 van 25

17 3. Als alle vragen zijn ingevuld klikt u vervolgens op de knop Opslaan. Het resultaat van de vragenlijst kunt u daarna inzien in een spinnenweb. Deze kunt u bespreken gezamenlijk met de patiënt. Pagina 17 van 25

18 3. Inzicht Zorg en populatie VIPLive geeft u inzicht over de zorg en populatie van de huisartsenpraktijk. Via Inzicht Zorg en populatie heeft u inzicht in het ketenzorgdashboard, rapportages, patiënt selecteren en eventueel het LHV dashboard. Rapporten In VIPLive zijn verschillende rapporten beschikbaar. Om een rapport te downloaden volgt u de volgende stappen: 1. Ga in het menu naar Inzicht en vervolgens Rapporten 2. Vervolgens komt u op het rapporten overzicht: 3. Kies een rapportagecategorie 4. Vervolgens kunt u een rapport naar keuze aanvragen. Voer de gewenste peildatum in en klik op de knop Aanvragen. Het aanvragen van een rapport duurt een aantal minuten. 5. Nadat het rapport is aangevraagd kunt u het rapport downloaden. Klik op de knop Downloaden om het rapport te downloaden. Uitleg over rapportages kunt u via de Handleidingen knop vinden. Deze knop vindt u in de bovenste menubalk in VIPLive: Pagina 18 van 25

19 Ketenzorgdashboard Het ketenzorgdashboard geeft u inzicht in uw ketenzorg patiënten. Afhankelijk van de zorgprogramma s waar uw praktijk aan deelneemt is er per zorgprogramma een dashboard beschikbaar. Het dashboard geeft inzicht in de populatie, procesindicatoren en de uitkomstindicatoren. Het ketenzorgdashboard is te vinden in het menu onder Inzicht en vervolgens Ketenzorgdashboard. Vervolgens kunt u selectie maken voor welk zorgprogramma u het ketenzorgdashboard wilt inzien: In het ketenzorgdashboard kunt u cijfers aanklikken om meer inzicht te krijgen in een bepaald cijfer. Wilt u bijvoorbeeld weten welke patiënten DM type 1 hebben dan klikt u daar op. Vervolgens krijgt u inzicht in de patiënten: Indien u geen beveiligde sessie hebt gestart zult u alleen de HIS patiëntnummers kunnen inzien. Pagina 19 van 25

20 Pagina 20 van 25

21 Patiënten selecteren Met behulp van patiënten selecteren kunt u zelf gewenste patiëntenlijsten maken of patiënten aantallen opvragen. Patiënten selecteren is te vinden in het menu onder Inzicht en vervolgens Patiënten selecteren. Uitleg over patiënten selecteren kunt u via de Handleidingen knop vinden. Deze knop vindt u in de bovenste menubalk in VIPLive: Pagina 21 van 25

22 4. Declareren - Ketenzorg Aan het begin van het kwartaal wordt aan u gevraagd om patiëntenlijsten per zorgprogramma aan te leveren richting de zorggroep. De zorggroep zorgt vervolgens voor de verdere declaratie afhandeling. Om uw patiëntenlijsten aan te leveren moeten de volgende stappen worden doorlopen: 1. Aanleveren HIS extractie 2. Patiëntenlijsten controleren & aanleveren Aanleveren HIS extractie Om te kunnen declareren voor de ketenzorg is aan het begin van elk kwartaal een nieuwe HIS extractie nodig. Afhankelijk van uw HIS type dient een extractie aangeleverd worden aan Calculus VIPLive. 1. Lever een HIS extractie aan. Meer informatie en uitleg hierover kunt u vinden op de handleidingen pagina. Deze is te vinden in VIPLive via de Handleidingen knop. Deze knop vindt u in de bovenste menubalk in VIPLive: 2. Na het aanleveren van de HIS extractie start VIPLive met het verwerken van de HIS extractie. Hier hoeft u niet op te wachten want dit kan enige tijd in beslag nemen. Patiëntenlijsten controleren & aanleveren Als u een extractie hebt aangeleverd en de verwerking is afgerond kunt u opnieuw inloggen op VIPLive om de patiëntenlijsten te controleren en vervolgens aan te leveren richting de zorggroep. 1. Ga in het menu van VIPLive naar Declareren en kies vervolgens onder het kopje Zorggroepdeclaraties voor Bundeloverzicht. 2. Vervolgens komt u op het declaratie overzicht. Om de patiëntenlijsten te verwerken moet u een beveiligde sessie starten: 3. Om een beveiligde sessie te starten klikt u op het slotje boven in de menubalk. Pagina 22 van 25

23 4. Voer vervolgens uw wachtwoord in en klik op Start beveiligde sessie. 5. U kunt nu beginnen met het verwerken van uw patiëntenlijsten van het desbetreffende kwartaal. Indien u als praktijk deelneemt aan meerdere zorgprogramma s moet u van elk zorgprogramma de patiëntenlijst controleren en aanleveren richting de zorggroep. 6. Klik op de knop Bewerken om de patiëntenlijst te controleren. 7. Vervolgens krijgt u twee lijsten te zien; a. Een lijst met patiënten die gecontroleerd moeten worden b. Een lijst met patiënten die geïncludeerd zijn en worden aangeleverd richting de zorggroep 8. In de lijst van patiënten die nog gecontroleerd moeten worden, wordt er onderscheidt gemaakt op status (Bepaal, Exclusie, Inclusie). o Bepaal: Patiënten waarvan de hoofdbehandelaar nog niet bepaald is. Controleer deze patiënten en geef de hoofdbehandelaar aan. Geef ook in uw HIS de hoofdbehandelaar aan zodat de patiënten het volgende kwartaal niet meer op deze lijst te zien zijn. o Exclusie: Patiënten waarvan de hoofdbehandelaar specialist is of waarvan de meting Reden geen programmatische zorg is geregistreerd. o Inclusie: Patiënten die geïncludeerd moeten worden geeft u de status Inclusie. Pagina 23 van 25

24 9. Geef aan of de patiënt behoort onder Inclusie of Exclusie. Als u dit voor alle patiënten hebt gedaan kunt u klikken op de knop Bijwerken hoofdbehandelaar en vervolgens op Opslaan en terugkeren. 10. Tot slot kan de patiëntenlijst worden aangeleverd richting de zorggroep. Klik hiervoor op de knop Aanleveren. U bent nu klaar met het aanleveren van de patiëntenlijst. Pagina 24 van 25

25 Pagina 25 van 25