De Netwerkvitaliteitsmeter Een korte toelichting op het meten van de netwerkvitaliteit

Transcriptie

1 De Netwerkvitaliteitsmeter Een korte toelichting op het meten van de netwerkvitaliteit Aad Zoeteman, Sigrid Fiering en Linda van der Lans Eenheid Audit en Advies (tel ) Provincie Zuid-Holland Maart 2016 Provincie Zuid-Holland - maart

2 Inleiding Bij het realiseren van haar opgaven tracht de provincie Zuid-Holland om andere overheden en maatschappelijke partners vroegtijdig te betrekken en ruimte te laten voor creatieve oplossingen die ook de doelstellingen van de partners dichterbij brengen. Deze manier van werken wordt netwerkend werken (NWW) genoemd. Netwerkend werken is één van de manieren om beleidsdoelen te realiseren en staat zoals gezegd naast andere mogelijke handelwijzen. NWW is: - werken vanuit een maatschappelijke vraag (van taak naar opgave), - vanuit interactie met stakeholders (reagerend en creërend), - flexibel en meebewegend met de dynamiek van de omgeving, - vanuit persoonlijke verantwoordelijkheid en energie, - met regelmatige reflectie (leren door doen) - gelijkwaardig en gelijktijdig met en naast andere vormen van sturing. Bij netwerkend werken staat de interactie tussen overheid en partijen in de omgeving centraal. Er wordt ten dele gewerkt op basis van andere verhoudingen en in een andere maatschappelijke dynamiek. Dit vraagt dan ook om een andere aansturing. Er zijn weliswaar afgebakende doelen, maar het is vaak onduidelijk hoe bepaalde inspanningen op welk moment precies aan deze doelen bijdragen. Processen versnellen en vertragen, waarbij het de taak en uitdaging is om toch grip te houden en gericht te werk te gaan om beleidsdoelen te realiseren. Doel van de netwerkvitaliteitsmeter Het doel van de meting is om in geobjectiveerde vorm inzicht te geven in de vitaliteit van een netwerk. Het maakt de percepties die leven ten aanzien van het netwerk expliciet en bespreekbaar, door structuur te geven aan de onderliggende indicatoren. Er zijn succesindicatoren met betrekking tot de netwerksamenwerking en resultaatsindicatoren voor het netwerk gedistilleerd, die de netwerkvitaliteit bepalen. De succes- en resultaatsindicatoren beïnvloeden (positief/negatief) de netwerkvitaliteit. De uitkomsten zijn bedoeld voor deelnemers in het netwerk en het management en/of bestuur van de netwerkdeelnemers. De uitkomsten dienen als aanjager voor het gesprek over de voortgang in een netwerk, want netwerkend werken vraagt om samen sturen. Op basis van de uitkomsten kunnen het management en de netwerkmedewerker (maar ook de netwerkpartners onderling) met elkaar in gesprek over de wenselijke vervolgstappen. De succes- en resultaatsindicatoren zijn omgezet in stellingen. Ondanks dat de netwerkvitaliteit in kaart wordt gebracht middels stellingen, is het nadrukkelijk niet als normerend instrument bedoeld. Het instrument heeft niet het oogmerk van een richtlijn met voorschriften op basis waarvan een beoordeling plaatsvindt en vervolgacties worden bepaald. Opzet van de netwerkvitaliteitsmeter De netwerkvitaliteit is gevisualiseerd in onderstaand model. Het model is gebaseerd op onderzoek van de provincie. Het onderstaand model is een vereenvoudigde weergave van de werkelijkheid. Provincie Zuid-Holland - maart

3 NETWERKVITALITEITSMETER INDIVIDUELE NETWERKPARTNERS NETWERKINITIATIEF Netwerksamenwerking Strategie van de individuele netwerkpartner(s) Daadkracht Ambitie Belangen Netwerksamenstelling Organisatiegraad Vertrouwen Proceskwaliteit Verbinden Commitment Netwerkopbrengsten Doelbereik van de individuele netwerkpartner(s) Zichtbaarheid Bereik 'Fysieke' mijlpalen Tussenproducten Financiële resultaten Innovatie Netwerkversterking Duurzaamheid Een netwerkinitiatief wordt benaderd als een strategie, een werkwijze die de individuele netwerkpartners toepassen met het oogmerk om (gezamenlijke) doelen te bereiken. Een vitaal netwerk is belangrijk voor het doelbereik van alle individuele netwerkpartners. De term netwerkvitaliteit staat voor de samenwerking in het netwerk alsmede de opbrengsten die het netwerk realiseert. Wanneer het netwerk nog weinig inhoudelijk heeft opgebracht (bijvoorbeeld omdat de samenwerking nog niet of niet volledig tot uitvoering is gekomen), dan komt in de netwerkvitaliteitsmeter meer de nadruk op de netwerksamenwerking te liggen. Een netwerk kan met de vitaliteitsmeting de percepties ten aanzien van de netwerksamenwerking, de netwerkopbrengsten en het doelbereik meten. De volgende thema s voor een effectieve samenwerking komen dan aan bod: ambitie, belangen, organisatiegraad, proceskwaliteit, commitment, verbinden, vertrouwen, daadkracht en netwerksamenstelling. De netwerkopbrengsten kunnen op hoofdlijnen worden onderverdeeld naar de volgende aspecten: fysieke mijlpalen, tussenproducten, financiële resultaten, netwerkversterking, duurzaamheid, innovatie, bereik en zichtbaarheid.. Met het doelbereik wordt aangegeven in hoeverre de (organisatie)doelen van de verschillende netwerkpartners worden gerealiseerd of dichterbij komen als gevolg van de prestaties van het netwerk. Voor de volledigheid wordt opgemerkt dat het ook mogelijk is om per netwerkpartner(organisatie) de effectiviteit van de strategie te meten. Daarbij gaat het over de onderbouwing van de gekozen (netwerk)strategie om de gewenste organisatiedoelen te bereiken, dat een afweging is gemaakt over de rol en positie van de organisatie hierin en dat bewust is nagedacht over de benodigde competenties (wie zetten we daarvoor in?) Uit de uitkomsten van de netwerkvitaliteitsmeting kunnen conclusies worden getrokken over de voortgang in het netwerk op enig moment. Het omvat derhalve niet de ontwikkeling van het netwerk vanuit het verleden naar het heden. Op basis van de genoemde inzichten kan onderbouwd worden besloten om: Provincie Zuid-Holland - maart

4 Het netwerk te laten voortbestaan in zijn huidige vorm en setting, al dan niet met maatregelen om de netwerkvitaliteit te verbeteren. De samenwerking anders te structureren, een ander vervolg te geven. Een verandering in de inzet van een netwerkdeelnemer in een netwerk en mogelijk het stoppen van de deelname aan het netwerk. Toepassing van de netwerkvitaliteitsmeter Om de netwerkvitaliteit te meten, worden aan een netwerk de volgende modules aangeboden: Resultaat Te doorlopen Betrokkenen modules Het ontdekken van de mogelijkheden M0. Introductie Een representatieve groep van de netwerkvitaliteitsmeting en de binnen een netwerk indicatoren die de netwerkvitaliteit (positief/negatief) beïnvloeden Het bieden van inzicht in de keuzes M1. Individuele Iedere netwerkpartner kan dit voorafgaand aan een strategiemeting zelfstandig ondernemen netwerksamenwerking en het (netwerkdeelnemer, eigen rendement hiervan. collega s, management/ bestuur) Het bieden van inzicht in de stand van M2. Meting van de Een representatieve groep zaken van het netwerk en kennis samenwerking, binnen een netwerk opdoen over welke indicatoren nog opbrengsten en aandacht behoeven en doelbereik Het ontwikkelen van en afspraken M3. Brainstorm Een representatieve groep over concrete vervolgacties t.a.v. de binnen een netwerk indicatoren die nog aandacht behoeven. Indicatie tijdsinzet p.p. M0: 30 minuten - 1 uur M1: ca. 2 uur M2: ca. 4 uur Exclusief individuele voorbereiding M3: ca. 1 uur Exclusief individuele voorbereiding Module 2. Meting van de netwerkvitaliteit De tweede module kan bij een netwerk op drie manieren worden uitgewerkt: 1. Serious game De serious game variant biedt een gestructureerde aanpak om met elkaar informatie uit te wisselen over het netwerk en aan tafel alle informatie over de netwerkvitaliteit te verzamelen. Er hoeft voorafgaand aan de spelsessie niets te gebeuren, behalve dat de initiatiefnemer en de spelbegeleider zichzelf voorbereiden op de plenaire bijeenkomst. Tijdens de bijeenkomst worden stellingen besproken en daarbij is actieve inbreng van betrokkenen cruciaal. Er worden na de plenaire sessie geen analyses of aanvullende documentstudies uitgevoerd. De vastgelegde uitkomsten van de serious game zijn tevens de eindrapportage. 2. Enquête en workshop De netwerkdeelnemers worden gevraagd om individueel een enquêteformulier met stellingen in te vullen. De formulieren worden geanalyseerd door de uiteindelijke workshopbegeleider(s). De analyseresultaten worden (voorafgaand aan de workshop) rondgestuurd, zodat iedere workshopdeelnemer hiervan kennis kan nemen. Tijdens de workshop worden de analyseresultaten besproken en is sprake van een actieve inbreng van de betrokkenen. Na de plenaire sessie worden geen verdere analyses of aanvullende documentstudies uitgevoerd. De rapportage omvat de resultaten van de formulieren en de vastgelegde uitkomsten van de workshop. 3. Onderzoek / audit De netwerkdeelnemers worden gevraagd om individueel een enquêteformulier met stellingen in te vullen. Vervolgens worden interviewgesprekken met de netwerkdeelnemers gehouden Provincie Zuid-Holland - maart

5 en relevante documentatie bestudeerd. De stellingen dienen in deze methode als referentiekader voor de onderzoekers en worden gebruikt als leidraad voor de interviews. Het voordeel van interviews kan zijn dat de vertrouwelijkheid van de inhoud van het gesprek gewaarborgd is en verdere verdieping mogelijk is. De onderzoekers opereren relatief zelfstandig en los van het netwerk. De bevindingen uit het onderzoek worden schriftelijk aan de netwerkdeelnemers gerapporteerd. Bij de andere methoden wordt meer met het netwerk samengewerkt, in lijn met succesindicatoren zoals vertrouwelijkheid, verbinden, openheid. Indien wordt gewerkt met een enquêteformulier, kunnen de resultaten worden weergegeven in een spinnenwebdiagram. Een voorbeeld vindt u hiernaast. Door het visualiseren in spinnenwebdiagrammen, worden in één oogopslag de (relatief) sterke en zwakke punten van de netwerksamenwerking en haar resultaten zichtbaar gemaakt. De (kwantitatieve) spinnenwebben op zichzelf bieden geen compleet beeld. Er zal ook een analyse plaatsvinden van de gegeven toelichtingen op de toegekende waarden in het formulier. Provincie Zuid-Holland - maart