Voorzitter JC. De voorzitter TCJ (Technische Commissie Jeugd) heeft structureel een eigen commissie en neemt zitting in de Jeugdcommissie.

Transcriptie

1 Samenstelling, werkwijze en taken Jeugdcommissie 1) Algemeen De Jeugdcommissie is eindverantwoordelijk voor het reilen en zeilen van het gehele jeugdvoetbal van de vereniging. De Jeugdcommissie moet vooral organiseren i.p.v. alles zelf doen. Zij dient zodanig te organiseren en te motiveren, waardoor vele vrijwilligers met overzichtelijke taken het vele werk verzetten. De Jeugdcommissie bespreekt alleen zaken op hoofdlijnen en neemt belangrijke beleidsbeslissingen. Het uitvoerende werk wordt zelfstandig door elk bestuurslid opgepakt en een bestuurslid kan een eigen commissie (cie.) hebben. Elk bestuurslid organiseert zelf voldoende capaciteit en kennis & kunde om zijn/haar aandachtsgebied goed te kunnen runnen. De voorzitter heeft de algehele leiding en wordt vooral door de secretaris ondersteund. De leden van de Jeugdcommissie zijn een voorbeeld voor alle andere vrijwilligers. Geloofwaardig en betrouwbaar opererend en een verantwoorde en inspirerende houding naar elk voetballend kind. 2) Organogram Jeugdcommissie Voorzitter JC Penningmeester Secretaris (incl. wedstrijdsecretaris Pupillen en Junioren) Groepscoördinatoren Lid: PR en Communicatie Voorzitter TCJ Enkele Commissies vind je in bovenstaand organogram niet terug die voor een goed georganiseerde Jeugdafdeling wel belangrijk zijn. De reden is dat deze Commissies centraal binnen de voetbal of vereniging gepositioneerd zijn. Denk daarbij o.a. aan Commissies voor Reclame & Sponsoring, Kleding, Scheidsrechters, Straffen/Protesten, Horeca en Terreinen. De voorzitter TCJ (Technische Commissie Jeugd) heeft structureel een eigen commissie en neemt zitting in de Jeugdcommissie. Pagina 1

2 3) Samenstelling, kernfuncties en taken van de Jeugdcommissie Taakomschrijving Jeugdcommissie Voorzitter Jeugdcommissie Kern: eindverantwoordelijk alle facetten jeugdafdeling Aanstelling: door het voetbalbestuur, echter Jeugdcommissie heeft een zwaarwegend advies - leiden van de vergadering van de Jeugdcommissie en andere bijeenkomsten - samenstellen van de agenda in samenspraak met secretaris - vertegenwoordigen van de Jeugdcommissie naar buiten en Voetbalbestuur - vaststellen contracten jeugdtrainers (niet vrijwilligerscontracten) met penningmeester algemeen afd. Voetbal - bewaken technisch jeugdvoetbalbeleid Kwaliteiten Kandidaat: - goede leidinggevende kwaliteiten - goede voorzitter van vergaderingen - enthousiasme en representatieve persoonlijkheid - goed kunnen organiseren i.p.v. alles zelf willen doen Tijdsinvestering: 1-2 avonden per maand, en daarnaast 1 uur per week aan mailverkeer Secretaris & ledenadministratie Kern: secretariële taken t.b.v. Jeugdcommissie Aanstelling: door voorzitter Jeugdcommissie - notuleren van de vergaderingen - samenstellen en versturen van de agenda samen met de voorzitter - afhandelen binnengekomen en te versturen post/informatie (intern en extern) - onderhouden ledenadministratie in samenspraak met de Groepscoördinatoren - vervangen van de voorzitter bij afwezigheid - contacten onderhouden voor algemene KNVB zaken - maken van sociaal jaarverslag Jeugdafdeling - versturen weekbericht en op website plaatsen Kwaliteiten kandidaat: - zeer ict-vaardig - goed kunnen organiseren - goede schriftelijke vaardigheden Pagina 2

3 Groepscoördinatoren Kern: coördinatie samenspel tussen leiders en ouders Taakomschrijving Jeugdcommissie - aanspreken/informeren van leiders en ouders - werven leiders voor een team - begeleiden/instrueren leiders/trainers op organisatorisch vlak - controleren van de ledenadministratie in samenspraak met secretaris - stimuleren en mede organiseren van activiteiten - In samenwerking met de Technische Commissie Jeugd voorstellen doen voor samenstelling van niet selectieteams - In samenwerking met de Technische Commissie Jeugd houden van voortgangsgesprekken over spelers/teams met trainers en leiders - oplossen van conflicten tussen bv. ouders, leiders en trainers - bezoeken wedstrijden en trainingen en is voor trainers en leiders goed bereikbaar - vastleggen gymzalen/hal/toernooien in de winter en eind van het seizoen - administratief vastleggen van vrijwilligerscontracten in overleg met penningmeester, trainingsmaterialen (persoonlijke uitrusting per team) en kleding met kledingcommissie De groepscoördinator werkt nauw samen met de Technische Commissie Jeugd. Kernkwaliteiten: - voetbalinzicht - leidinggevende kwaliteiten - goede sociale vaardigheden - goed kunnen organiseren Voor het seizoen is gekozen om de groepscoördinatoren te verdelen naar onderstaande leeftijdsgroepen: - Groepscoördinator A, B en C junioren - Groepscoördinator D en E pupillen - Groepscoördinator F pupillen - Groepscoördinator MiniLeague en Instroom Deze indeling kan per seizoen verschillen op basis van kwantiteit van aantal teams per groep en beschikbare vrijwilligers voor deze rol. Pagina 3

4 Lid: PR en Communicatie Kern: PR en Communicatie intern binnen s.v. Twello en naar buiten Taakomschrijving Jeugdcommissie - onderhouden van de website - afstemmen met afd. PR en Communicatie - aanleveren nieuwsberichten en verslagen voor de Voorster Nieuws en de Stentor - aanleveren nieuwsberichten en verslagen voor het clubblad en presentatiegids - uitbrengen nieuws-/kaderbrief aan alle trainers en leiders (minimaal eens per kwartaal) - eventueel organiseren van de opendag van de jeugdafdeling (in geval hier sprake van is) Kwaliteiten kandidaat: - goed kunnen organiseren - goede schriftelijke vaardigheden - zeer ict-vaardig Penningmeester Kern: financiën binnen Jeugd - voorstellen doen voor begrotingen - opstellen contracten voor vrijwilligers in overleg met Groepscoördinatoren - afstemmen financiële vraagstukken met algemeen penningmeester afd. Voetbal - inzichtelijk maken financiële cijfers jeugdafdeling - maken financieel jaarverslag jeugdafdeling Kwaliteiten: - cijfermatig inzicht De penningmeester zal niet standaard onderdeel uitmaken van vergaderingen van de Jeugdcommissie en kan ad. hoc. gevraagd worden om een vergadering bij te wonen (met name rondom begrotingen en jaarverslagen). Pagina 4

5 Wedstrijdsecretaris Kern: organisatie rondom wedstrijden - contacten onderhouden met Scheidsrechtercommissie - ontvangen van tegenstanders - contacten onderhouden met KNVB met betrekking tot wedstrijden/speeldata - leveren input voor weekbericht en website - organiseren en besluiten tot het spelen van (oefen)wedstrijden Kwaliteiten: - goede sociale en schriftelijke vaardigheden De wedstrijdsecretaris behoeft niet standaard onderdeel uitmaken van de vergaderingen van de Jeugdcommissie en kan ad. hoc. gevraagd worden een vergadering bij te wonen (met name aan het begin van het seizoen). Activiteiten Activiteiten worden zoveel mogelijk verdeeld over alle leden van de Jeugdcommissie. Bij de organisatie van een activiteit wordt zoveel mogelijk hulp gevraagd van ouders en/of derden. Ook kan het zijn dat er voor een activiteit een subcommissie wordt geïnstalleerd die de organisatie van een bepaalde activiteit volledig voor haar rekening neemt. Deze subcommissie legt in dat geval verantwoording af aan de Jeugdcommissie. Denk daarbij aan activiteiten als 4 tegen 4, keepersdag, grote club actie, etc. Pagina 5

6 4) Technische Commissie Jeugd De Jeugdcommissie maakt voor voetbaltechnische zaken gebruik van de Technische Commissie Jeugd. De Technische Commissie Jeugd geeft gevraagd en ongevraagd advies over voetbaltechnische zaken. De Technische Commissie Jeugd is er verantwoordelijk voor dat de trainingen van een zo hoog mogelijk niveau zijn en indien nodig trainers begeleiden en (intern) opgeleid worden. De Technische Commissie Jeugd legt verantwoording af aan de Jeugdcommissie. Technische Commissie Kern: adviseren over voetbaltechnische zaken en het begeleiden en opleiden van trainers - Voorstellen doen over jeugdvoetbalbeleid - Advies geven aan en over trainers en beoordelen van trainingen - Voorstellen doen voor aantrekken trainers selectieteams op contractbasis - Werven van trainers voor niet selectieteams op vrijwilligersbasis - (Intern) opleiden van trainers - Voostellen doen voor selectieprocedures 1 en voorstellen doen voor samenstelling selectieteams - In samenwerking met groepscoördinator voorstellen doen voor samenstelling van niet selectieteams - In samenwerking met groepscoördinator houden van voortgangsgesprekken over spelers/teams met trainers en leiders - Voorstellen doen van indeling van teams naar klasse - Contacten onderhouden met de regiocoach van de KNVB Kwaliteiten kandidaat: - zelf een voetbalverleden en eventueel heden (voetbalinzicht) - goed kunnen adviseren - visie op jeugdvoetbal en op beleid ontwikkelen en laten uitvoeren - goede scout cq. inzicht in onderscheid tussen talent en recreant - bij voorkeur erkende relevante diploma s Doordat de Technische Commissie Jeugd uit meerdere personen bestaat geniet het de voorkeur om de commissie leden conform de Groepscoördinatoren wat betreft aandachtsgebied te verdelen. De Technische Commissie Jeugd werkt dan ook nauw samen met de groepscoördinatoren. 1 De TCJ doet jaarlijks een voorstel of bijstelling van de selectieprocedure per leeftijdscategorie op basis het Jeugd Voetbal Beleidsplan. Jaarlijks wordt de selectieprocedure aan de JC ter besluitvorming voorgelegd en vastgesteld. Na vaststelling gaat de TCJ over tot uitvoering. De JC heeft tijdens uitvoering een onafhankelijk t oetsende rol waarbij wordt vastgesteld of selectie conform procedure is verlopen. Pagina 6

7 5) De gehele samenstelling Het is handig indien de Jeugdcommissie bestaat uit zo n 6 tot 7 personen. Met zo n aantal kan iedereen nog goed deelnemen aan de vergadering en het is een overzichtelijk groep. Hierdoor behouden we korte lijnen en persoonlijk contact. Dit laatste is misschien nog wel het belangrijkste. Het is allemaal vrijwilligerswerk, ook de Jeugdcommissie. Onderling plezier, een team vormen is voor elk lid prettig en straalt af op de rest van jeugdafdeling. Vergaderingen duren nooit langer dan twee uur. Bovenstaande taken en kwaliteiten zijn richtinggevend, we zijn blij met elke ondersteuning en elk lid. Toch is het belangrijk om over leden in de Jeugdcommissie te beschikken die echt iets kunnen op hun terrein en graag in teamverband opereren. 6) Besluitvormingsproces in het Jeugdcommissie De Jeugdcommissie wil vooral als team functioneren. Alle beslissingen worden in de Jeugdcommissie genomen, variërend van beleidsbeslissingen tot het aanstellen van trainers, Groepscoördinatoren, etc. De verschillende kwaliteiten en inzichten van elk bestuurslid maken dat elk besluit evenwichtig tot stand komt. De leden van de Jeugdcommissie zijn graag teamplayer en beseffen ten zeerste het belang om gezamenlijk op te trekken. In goed overleg worden de beslissingen genomen, in de praktijk zal deze werkwijze goed verlopen bij een goed team. In situaties waarin meningverschillen blijven tussen de leden is er een stemprocedure nodig. Bij blijvende meningsverschillen hakt de voorzitter de knoop door. Er wordt gestreefd om deze procedure zo weinig mogelijk te hoeven toe te passen. Iedereen binnen de Jeugdcommissie zal zich moeten conformeren aan de uitkomst van de stemming. Pagina 7