A. Op de eerste plaats: Beoordelen kun/moet je leren.

Transcriptie

1 Beoordelingsgesprek en Functioneringsgesprek met voorbeeld formulier. (Bijlages 1,2 en 3) (Waar gesproken wordt in dit document over medewerkers kan dit vrouwelijk of mannelijk zijn. We gebruiken de term medewerkers voor beide.) Tussen een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek zit een belangrijk verschil. Ten onrechte denken we dat dit een en dezelfde gesprekken zijn. Om dit nader uit te leggen hebben we de navolgende info voor u. Een functioneringsgesprek is een gesprek tussen u en uw medewerker, meestal aan de hand van de beoordeling die u eerder gemaakt heeft van uw medewerker. In het beoordelingsgesprek geeft u aan wat u vindt van het werken, gedrag etc. van uw medewerker. In het functioneringsgesprek komen van twee kanten, vanuit u en vanuit uw medewerker punten aan de orde die het functioneren kunnen verbeteren. Deze gesprekken vinden jaarlijks plaats. Het meest verstandig is om het beoordelingsgesprek te voeren voor de zomervakantie (mei/juni, en het functioneringsgesprek bijvoorbeeld in november. Dan heeft u twee momenten per jaar waarop u met uw medewerker kunt spreken over de ontwikkelingen, maar ook over de verwachtingen etc. Als ondernemer bent u verplicht om jaarlijks tenminste één beoordelingsgesprek te voeren met uw individuele medewerker. Van dit gesprek maakt u een verslag aan de hand van een formulier en u stopt dit na ondertekening van u en uw medewerker in het personeelsdossier. A. Op de eerste plaats: Beoordelen kun/moet je leren. Veel ondernemers zien er tegenop. Hoe beoordeel je medewerkers die voor jou en jouw zaak hun uiterste best doen. We willen immers geen spanningen oproepen, willen geen conflicten op de werkvloer, we willen wel samenwerken, maar willen niet dicteren. Dat zou ten koste gaan van productiviteit en de sfeer, is een veel gehoord geluid vanuit de ondernemers. Maar, bekijk het ook van de kant van uw medewerker. Zij hebben recht op een kans tot persoonlijke ontwikkeling, op een eerlijke beoordeling van hun inzet en hun kunnen. Want: het komt vaak voor dat we een medewerker hebben aangenomen en na verloop van tijd blijkt toch dat er meer geïnvesteerd moet worden in de ontwikkeling, meer tijd aan het inwerken, meer tijd om te zeggen, ja, dat is een goede medewerker, hij/zij presteert op het niveau dat wij willen. En juist die ontwikkeling kun je alleen maar volgen door het meten van de ontwikkeling van uw medewerker. Het komt ook voor dat de eerste indruk een goede indruk was, maar dat de medewerker zich niet kan ontplooien naar verwachting van u of van uw medewerker. Daarvoor is een beoordelingsgesprek onmisbaar. Ook horen we vaak: ik heb dagelijks met mijn medewerker(s) gesprekken over het wel en wee van ons bedrijf en ik zeg meteen als me iets niet zint. Wij noemen dit feedback geven op het werk. Dat is wel iets anders dan een gesprek op kantoor tussen twee mensen. 1

2 Natuurlijk is feedback belangrijk, is belangrijk voor de ontwikkeling van uw medewerkers, maar: er ligt niets vast tijdens het feedback geven. Voorbeeld; tijdens de eerste beoordeling kwam naar voren dat de snelheid niet voldoende was van uw medewerker. U kunt hem/haar gedurende het werk regelmatig sturen met opmerkingen, tips om de snelheid te verhogen, motiveren etc.. Dan pas zal de medewerker zich ontwikkelen in de richting die u samen met hem/haar hebt afgesproken. En pas dan zal een beoordelingsgesprek positief ontvangen worden. Immers het komt nu niet meer vanuit het niets. Om te komen tot goede beoordelingen hebben we tips in dit document verwerkt. U bent hiermee beter in staat een goed gesprek te voeren met uw medewerker. Als een medewerker in dienst komt dan geeft u in een gesprek bij aanvang van het dienstverband uw wensen aan. Waarom komt deze medewerker bij u in dienst. U verwijst naar het huishoudelijk reglement. U vraagt hem/haar hier kennis van te nemen. Dat eerste gesprek legt u ook vast in het medewerkersdossier. U kunt dan de wederzijdse verwachtingen beter managen. In de bijlage nummer 1, hebben we een formulier toegevoegd dat u kunt gebruiken bij aanvang van het dienstverband. Voeg hierbij toe pasfoto, kopie identiteitspapieren. Dan kunt u deze gegevens meteen door uw accountant laten invoeren en verifiëren. Heeft u nog geen beoordelingsgesprekken gevoerd met uw medewerkers, en ze werken al langere tijd bij u, dan is dit formulier niet van toepassing. U kunt dit wel gebruiken voor aanvang dienstverband met nieuwe medewerkers. Dit formulier kan helpen bij de ontwikkeling van uw nieuwe medewerker. Voorbereiding op het beoordelingsgesprek: U plant een gesprek met uw medewerker. Dan kan na het werk in uw bedrijf/winkel, maar kan ook elders. Zorg dat u en uw medewerker niet zijn ingeplant om te werken, maar voor de duur van het beoordelingsgesprek zijn zowel u als uw medewerker volkomen vrij gemaakt uit de productie of uit de winkel. Ook uw telefoon gaat op uit. Niets is zo hinderlijk als dat midden in een beoordelingsgesprek de telefoon gaat en u deze gaat beantwoorden. U moet uw medewerker serieus nemen en dus de tijd nemen tot het voeren van het gesprek. Het beoordelingsformulier vult u vooraf in. U plant het gesprek en een week daarvóór hebt uw beoordeling gemaakt. Aan de hand van het formulier. Zorg dat de beoordeling voldoende en goed is onderbouwd. Het formulier dient tijdens het gesprek ter ondersteuning, niet tot middel. 2

3 Het gesprek op zich: Uw medewerker dient zich op zijn/haar gemak te voelen. U ziet uw medewerker dan ook als volwaardig gesprekspartner. U maakt de afspraak met uw medewerker dat de informatie voor hem/haar persoonlijk is en niet gedeeld zal worden met eventuele collega s. U creëert hiermee een veilig klimaat voor u en uw medewerker. U zorgt voor koffie/thee o.i.d. om een ontspannen sfeer te maken. Leg uit wat de bedoeling is van het individuele gesprek. U mag zeggen dat dit wettelijk verplicht is, beter is het om uw medewerker ervan te overtuigen dat het gesprek ten doel heeft om een prettige werksfeer te bevorderen, om de persoonlijke wensen van uw medewerker te horen en om eventuele verbeterpunten aan te dragen. Stel altijd de vraag wat uw medewerker nodig heeft om de gewenste resultaten te kunnen bereiken. Daarover moet uw medewerker wellicht nadenken, daar geeft u dan ook de tijd voor en maakt dan een afspraak voor een (kort) vervolggesprek. Hiervan maakt u ook een kort verslag, en voegt dit toe aan het dossier. Let op: Kom altijd uw afspraken na die u met uw medewerker bent overeengekomen. Heeft uw medewerker gevraagd om een opleiding te verbetering van zijn/haar kennis bijvoorbeeld, en u bent het daarmee eens, dan moet u hem/haar ook de mogelijkheid geven die training/opleiding te volgen. Tijdens het beoordelingsgesprek komt uw beoordeling van uw medewerker vast te liggen. Dat is belangrijk voor eventuele vervolgstappen. Misschien het verlengen van een tijdelijk contract, of meer uren in het bedrijf, of meer verantwoordelijkheid op de vloer, of meer loon, of een langdurig contract, etc. Als er een vraag was van uw medewerker hieromtrent, kan dit gesprek een belangrijke stap zijn tot het verwezenlijken van de medewerkerswens(en). Het geeft u ook de kans om afspraken vast te leggen. In de trant van: Als jij laat zien dat jij de gestelde doelen kunt behalen binnen de termijn, dan geeft dat recht op..(vul in naar wens) U mag u niet laten verleiden om een gesprek te voeren op basis van horen zeggen. U merkt dat, u ziet dat, u vindt dat. Dus niet, ik heb horen zeggen dat je niet tevreden bent.. Natuurlijk is de mening van een eventuele leidinggevende belangrijk. Daarvoor moeten dan ook gesprekken met die leidinggevende aan ten grondslag liggen. U kunt de beoordelingsgesprekken ook laten uitvoeren door de leidinggevende. Die u daarvan dan weer verslag moet doen. Dit komt voor bij de grotere bedrijven. 3

4 Tot slot, geef uw medewerker de ruimte om te reageren op uw beoordeling. (Daarvoor is er ruimte binnen het standaardformulier). Eventuele reacties van uw medewerker die niet op formulier passen, toevoegen op aanhangsel, zowel u als uw medewerker ondertekenen en als bijlage benoemen en toevoegen aan formulier (vastnieten). B. Het functioneringsgesprek: Zowel ondernemers als leidinggevenden hikken vaak tegen dit soort gesprekken aan. Bedenk evenwel dat uw medewerker dit ook lastig of spannend kan vinden. Zoals al gezegd bij beoordelingsgesprekken, het is lastig een spiegeltje voor geschoteld te krijgen. Het is zo dichtbij. Daarom regel 1: voorkom onnodig wachten en leg niet teveel druk vooraf bij uw medewerker. Leg uit wat het doel is van een dergelijk gesprek. Dit kan een verbetering zijn in de samenwerking binnen het team en de samenwerking met de leiding van ons bedrijf. Een functioneringsgesprek moet ieder jaar worden gehouden en maakt uiteindelijk deel uit van het personeelsdossier. Het is ook een moment om te evalueren over het werk en alles wat erbij komt kijken. Zowel de verplichtingen als ook de rechten van de medewerker komen aanbod. We noemen deze gesprekken ook wel formele gesprekken. Dus iets wat je vastlegt, tijd en kosten in investeert. Je laat meteen zien dat u ook uw medewerker wilt stimuleren in zijn/haar ontwikkeling. Dit komt ten goede aan uw bedrijf, maar ook ten goede aan uw medewerker. Met de beoordelings- en functioneringsgesprekken en de daaruit vloeiende afspraken bouw je een compleet personeelsdossier op dat je kan bijstaan bij eventuele promotievragen, omzettingen van tijdelijke naar vaste contracten, maar ook bij ontslagprocedures. Ben altijd correct, eerlijk en open naar uw medewerker. Niet tevreden? Zeg dit dan en geef de medewerker de ruimte te reageren en spreek af binnen welke termijn u eventuele verbeteringen wilt zien. Leg ook deze termijnen vast. En beoordeel die doelstellingen ook. Behaald, niet behaald, deels behaald etc. Gebruik blanco lijsten om dit te verwoorden en vast te leggen. Zorg dat uw medewerker te allen tijde een kopie krijgt van alle gespreksverslagen. Uw accountant/boekhouder dient de verslagen te krijgen bij eventuele aanpassingen in contracten of bij beëindiging van contracten. Het dossier blijft minimaal na beëindiging 5 jaar bewaard binnen uw bedrijf. De beste voorbereiding voor een dergelijk gesprek komt van uw zijde. U dient de vorige beoordelingslijsten te raadplegen, maar ook de verslagen van de beoordelingsgesprekken. Zijn de afspraken behaald/nagekomen. Zit de medewerker op de goede weg, heeft hij/zij nog niet alles behaald, maar werkt er wel aan bijvoorbeeld. Praat met het team over de samenwerking binnen het team. Zijn er verslagen van werkoverleg of -vergaderingen? Kunnen die gebruikt worden ter ondersteuning van uw beoordeling? Vervolgens schrijft u zelf uw gesprekspunten op. Waar wilt u het met de bewuste medewerker over sparren. Je voorkomt hiermee dat je wat vergeet te vragen, te melden of te zeggen. Zorg dat je alles goed onderbouwd. En geef bij je medewerker aan dat je dergelijke gesprekspunten ook van haar/hem verwacht. Geef daarvoor voldoende ruimte in tijd vooraf en tijdens het gesprek. 4

5 Zoals we reeds bij de beoordelingsgesprekken hebben vermeld, zorg dat de medewerker zich niet overvallen voelt door de gesprekspunten. Geef altijd feedback tijdens het werk, bij werkoverleg etc. Zijn er al eerder verbeterpunten te vermelden, wacht dan niet tot het daadwerkelijke gesprek, maar stuur de medewerker vooraf al. Het feitelijke gesprek: Zorg voor een veilig klimaat. (Zie beoordelingsgesprekken) Toon belangstelling voor hem/haar. Leg het doel van het gesprek uit. Geef de tijdsduur ook aan (nooit langer dan 30 minuten.) Geef aan dat dit gesprek ook vastgelegd zal worden voor zijn/haar dossier, en dat enkel je accountant dit mag/kan inzien. Vraag hier accoord voor. Bespreek vóóraf de volgorde van het gesprek. (Agenda.) Vraag waarom bepaalde doelen niet of niet volledig behaald zijn. (Bij wel behaalde doelstellingen, vraag naar ervaringen, etc.) Geef de medewerker de ruimte te reageren op uw zienswijze. (Luister goed naar argumentaties, en vraag eventueel door naar de werkelijke redenen. Geef aan dat eventuele kritiek op jou als ondernemer/leidinggevende ook belangrijk is om jezelf te verbeteren. Benoem vooral nu de zaken die goed gaan. Maar ook de punten die verbeteren moeten. Leg ook verantwoordelijkheid bij de medewerker om te komen tot eventuele oplossingen bij het functioneren binnen het team/leiding. Maak een samenvatting van het gesprek en geef concrete afspraken aan. Ook de afspraken die de medewerker aandraagt. Heb je onvoldoende tijd gehad, maak dan meteen een vervolgafspraak. Onderteken in het bijzijn van je medewerker het formulier. En geef een kopie mee aan hem/haar. Wens haar/hem succes en bedank hem/haar voor de inzet van betrokken medewerker. Dit document bevat 3 bijlages. 1 formulier bij aanvang dienstverband. 2 beoordelingsformulier. 3 functioneringsformulier. 5

6 Bijlage 1. Voorbeeld formulier aanvang dienstverband. Actuele datum: NAW-gegevens: (Naam, geboortedatum, geboorteplaats, adres) Bijzonderheden Burgerlijke staat: Kopie paspoort (bijgevoegd) ja/nee Aanvang dienstverband (datum) Soort contract. (Tijdelijk, vaste uren, parttime etc.) Evt. Datum toegevoegd Indien tijdelijk, datum verlenging Functie: (Beschrijf functie-eisen, werktijden etc.) Afspraken/Verwachtingen: (Loon, verlofuren, auto van de zaak, datum eerste beoordelingsgesprek, datum functioneringsgesprek, etc.) (Eventueel naam leidinggevende) Toegevoegd huishoudelijk regelement Verstrekt en voor accoord getekend Verstrekte kleding/schoeisel: (Soort, kleur, maat) Voor accoord: (uw handtekening en datum) Handtekening medewerker en tekendatum 6

7 Bijlage 2. Voorbeeld van een beoordelingsformulier: (2 bladzijden) Datum: NAW-gegevens: (Naam, geboortedatum.) Beoordeling/Aanvullingen/Wensen/Aandachtspunten. Eventuele toelichting. Datum in dienst: Vast contract: Ja/nee. (Bij ja, sinds..) Huidige Functie/Takenpakket: In welke mate heeft de medewerker zich ontwikkelt? Zijn de verwachtingen behaald? (Zie hiervoor formulier aanvang dienstverband.) Hoe is de samenwerking binnen het team? Medewerker kent en handelt naar het huishoudelijk reglement. Afspraken: 7

8 VERVOLG BEOORDELINGSGESPREK. Naam. Zal zich komend jaar richten op de volgende resultaten: (Beschrijf uw en uw medewerkers wensen op dit gebied zo volledig mogelijk) Medewerker zal zich komend jaar verder ontwikkelen in: (Kan training/cursus, opleiding zijn) Wat heeft de medewerker nodig om voornoemde te kunnen bereiken? (Vraag naar zijn/haar ideeën, wensen) Overige afspraken: (Alles wat verder met de medewerker afgesproken is.) (Zelfstandigheid/vooruitgang etc.) Opmerking: (Ruimte voor eventuele reactie medewerker, ook eens/oneens) Datum vervolggesprek: Ondertekening: Ondernemer/leidinggevende Naam + handtekening. Medewerker: Datum: Afschrift meegegeven aan medewerker. Datum: Paraaf: 8

9 Bijlage 3: formulier beoordelingsgesprek. Datum actueel: Naam medewerker Beoordeling functioneren: Functie Datum in dienst 1 Afspraken resultaten: (Benoem a.d.h.v. beoordelingsgesprek) 2 Deelresultaat (Benoem a.d.h.v. beoordelingsgesprek) Toelichting: Onvoldoende Voldoende Goed Onvoldoende Voldoende Goed 3 Afspraken ontwikkeling: (Benoem a.d.h.v. beoordelingsgesprek) Toelichting: Onvoldoende Voldoende Goed 4 Samenwerking binnen team Onvoldoende Voldoende Goed 5 Samenwerking leiding/directie Onvoldoende Voldoende Goed Toelichting: 6 TOTALE BEOORDELING Onvoldoende Voldoende Goed Toelichting: 7 Opmerking: Ondertekening: Naam + handtekening ondernemer Medewerker: 9

10 10