Aan de OCMW's t.a.v. de ouderen- en thuiszorgvoorzieningen

Transcriptie

1 Aan de OCMW's t.a.v. de ouderen- en thuiszorgvoorzieningen Uw kenmerk : Ons kenmerk : EVA/V Bijlage(n) : Contact : Betreft : Elke Vastiau, 02/ , elke.vastiau@vvsg.be Elke Verlinden, 02/ , elke.verlinden@vvsg.be De Vlaamse inspectie bij erkende ouderen en thuiszorgzorgvoorzieningen Brussel,5 maart 2009 Geachte, De diensten voor gezinszorg hebben als eerste na de invoering van het kwaliteitsdecreet de inspectie op bezoek gehad. In 2005 zouden ook de (semi-)residentiële ouderenvoorzieningen en de lokale dienstencentra volgen. Het invoeren van het kwaliteitsdecreet wijzigde ook de werking van de inspectie gedeeltelijk. Als VVSG worden wij regelmatig geconfronteerd met ongenoegen vanuit de lokale besturen over de inspectie. Om onze dienstverlening te optimaliseren gingen wij daarom praten met de Afdeling Inspectie en Toezicht. Uit die gesprekken blijkt dat veel van het ongenoegen gebaseerd is op misverstanden of onvoldoende informatie. Deze omzendbrief wenst daarom een verduidelijking te zijn van de doelstellingen, methodes en bevoegdheden van de Vlaamse welzijnsinspectie. We gaan er immers van uit dat de inspectie in de eerste plaats een partner in het kwaliteitsbeleid dient te zijn en dat is ook een rol die de inspectie zelf wenst op te nemen. Daarvoor is er echter kennis en wederzijds begrip nodig. 1. Waar situeert de inspectie zich in de Vlaamse administratie De afdeling inspectie en toezicht behoort tot de administratie gezin en maatschappelijk welzijn van het departement welzijn volksgezondheid en cultuur. De inspecteurs van deze afdeling inspecteren alle welzijnsdiensten die door de administratie gezin en maatschappelijk welzijn worden erkend en/of gesubsidieerd. Zo inspecteren zij onder meer de ouderenvoorzieningen en thuiszorgdiensten. De erkenning en desgevallend subsidiëring van deze voorzieningen en diensten behoort niet tot de bevoegdheid van de inspectie, wel tot de bevoegdheid van de afdeling welzijnszorg van dezelfde administratie. De bevoegdheid van de afdeling inspectie en toezicht start bij de inspectieopdracht en eindigt bij het overmaken van het inspectierapport aan de afdeling welzijnszorg die de erkenningsprocedure volledig autonoom afwerkt. Wanneer in het verleden een inspecteur ter plaatse een normafwijking kon toestaan, is dat nu niet meer het geval. Ook de aanvragen tot afwijking op de normen worden behandeld door de afdeling welzijnszorg. Naast de rustoorderkenning bestaat er ook de erkenning als rust- en verzorgingstehuis (RVT). Deze erkenning wordt verleend door de administratie gezondheidszorg, meerbepaald door de afdeling verzor-

2 gingsvoorzieningen van deze administratie. Ook de RVT-inspectie situeert zich in dezelfde gezondheidsadministratie maar ook hier heeft deze niet de bevoegdheid om de erkenning te bepalen. Tussen beide inspectiediensten (administratie welzijnszorg en administratie gezondheisdzorg) groeide er echter een intense samenwerking waardoor reeds vele erkenningsinspecties door beide inspectiediensten samen worden gepland en uitgevoerd. Op deze wijze wordt zowel de rustoorderkenning als de RVT-erkenning op dezelfde dag geïnspecteerd door twee inspecteurs die structureel tot twee verschillende administraties behoren. Er wordt door deze inspecteurs slechts één inspectieverslag gemaakt dat dienstig is voor beide erkenningen. Deze omzendbrief handelt over de inspectie van de administratie gezin en maatschappelijk welzijn. 2. Vooraf : doel inspectie De inspectie heeft als eerste opdracht de erkennings- en de kwaliteitsnormen te inspecteren. De inspecteur stelt dus louter vast of de betrokken voorziening de opgelegde normen al dan niet respecteert. De inspectie moet tevens een meerwaarde zijn voor de voorziening. Het is de bedoeling de mensen op het terrein te stimuleren de hoogste kwaliteit te bieden en na te streven. De bedoeling is echter ook om te responsabiliseren, daarom zal de inspectie vermijden te zeggen hoe iets aangetoond moet worden. 3. Nieuwigheden 3.1.Bevoegdheden De Vlaamse inspectie is bevoegd voor de inspectie, niet voor de erkenning. Het is de Vlaamse administratie die, op advies van de inspectie, voorzieningen erkent en/of sanctioneert. Wanneer in het verleden een inspecteur ter plaatse een normafwijking kon toestaan, is dat nu niet meer het geval Sectorspecifieke Minimale Kwaliteitseisen (SMK s) Het inspecteren na het invoeren van de kwaliteitsdecreten is gewijzigd en is voor de voorzieningen én voor de inspecteurs een leerproces. Aan de erkenningsnormen zijn nu ook SMK s toegevoegd. Deze staan op hetzelfde juridische niveau als de erkenningsnormen. Het niet voldoen aan een SMK kan dus even ernstig gesanctioneerd worden als het niet voldoen aan een erkenningsnorm. In het nieuwe systeem dienen de SMK s aangetoond te worden evenals de erkenningsvoorwaarden. De inspectie zal echter niet suggereren op welke manier de voorziening dat dient te doen of op welke manier het (nog) beter kan. Dit mag en moet de voorziening zelf bepalen. Aangezien de inspectie het inspectie-instrument vooraf ter beschikking stelt, raden wij wel ten stelligste aan dit vooraf voor te bereiden, zodat je op het moment van de inspectie zelf niet meer dient na te denken hoe een bepaalde SMK al dan niet kan worden aangetoond. De inspecteurs hebben de neiging op het terrein tot het uiterste door te vragen. Het blijven doorvragen heeft echter niet de bedoeling extra registraties op te leggen, maar wenst aan te tonen waar er nog verbeterpunten mogelijk zijn. Het gaat hier vaak om een onderscheid tussen goed en zeer goed. De inspectie zal echter geen suggesties doen over hoe die kwaliteitsverbetering dan in de praktijk dient uitgevoerd te worden.

3 3.3. Procedure a. In de eerste plaats stelt de inspectie een inspectie-instrument op met de thematische bevraging van de erkenningsnormen en de SMK s. Het inspectie-instrument wordt de diensten op voorhand bezorgd. b. De inspectie vindt plaats. c. Het bestuur ontvangt het ontwerp van inspectieverslag en heeft twee weken de tijd om hierop te reageren. Doel van deze reactie is het al dan niet bevestigen van de correctheid van het verslag. Indien de dienst aantoont dat het verslag niet correct is zal het ontwerp van inspectieverslag worden gewijzigd. Slechts na deze fase wordt het inspectieverslag definitief. De voorziening ontvangt hierover steeds een bericht. De reactie op het inspectieverslag dient niet van de OCMW-raad te komen. Reacties op het inspectieverslag zijn na deze twee weken nog mogelijk maar het inspectieverslag zelf wordt niet meer gewijzigd. De laattijdige reactie wordt wel overgemaakt aan de afdeling welzijnszorg zodat ook de dossierbehandelaar er kennis van kan nemen en de reactie toegevoegd wordt aan het erkenningsdossier. d. Vervolgens wordt het definitieve inspectieverslag (al dan niet aangepast met de bemerkingen vanuit de dienst) eveneens doorgestuurd naar de afdeling welzijnszorg binnen de Vlaamse administratie die bevoegd is voor de toekenning van de erkenningen. Het is deze afdeling (en dus niet de inspectie) die beslist of er gevolgen zijn naar het al dan niet toekennen van verdere erkenning en/of subsidiëring. Wanneer u een brief krijgt ivm de inspectie of de erkenning van uw voorziening is het dus altijd belangrijk om te kijken of ze komt van de afdeling inspectie en toezicht of van de afdeling welzijnszorg. Met de inspectiedienst dient enkel gecommuniceerd te worden over de inspectie zelf of over het inspectieverslag. Alle andere communicatie met betrekking tot de erkenning en of subsidiëring dient gericht te worden aan de afdeling welzijnszorg Norminterpretaties in de rustoordsector Het doel van de norminterpretaties in de rustoordsector is om rechtzekerheid te bieden aan de instellingen en om het verschill in de werkwijze tussen de verschillende inspecteurs en dossierbehandelaars van zowel de afdeling welzijnszorg als de afdeling verzorgingsvoorzieningen te beperken. Telkens er onduidelijkheden of verschillende interpretaties worden vastgesteld tussen de drie afdelingen zullen deze uitgeklaard worden en resulteren in een nieuwe norminterpretatie die vanaf dan door iedereen wordt gehanteerd. Deze norminterpretaties zijn echter flexibel. De inspectie houdt immers normafwijkingen bij en ook percentuele afwijking in de hele rustoordsector. Wanneer op bepaalde elementen het gros van de voorzieningen afwijkt, zal die norminterpretatie in vraag worden gesteld. De norminterpretaties kunnen ook herzien worden op basis van de ervaringen van de inspecteurs op het terrein, ervaringen van de dossierbehandelaars of suggesties en opmerkingen van voorzieningen. Zo kan het zijn dan nieuwe technologieën een ruimere interpretatie van de normen vereisen (de normen dateren van 1985). De norminterpretaties zullen echter nooit herzien worden zonder inspraak van de koepels. Het is daarom altijd belangrijk om ons op de hoogte te houden van uw suggesties en opmerkingen betreffende de norminterpretaties.

4 3.5 Inspectieverslag De inspectie doet pogingen om haar verslag op dusdanige wijze te formuleren dat dit voor iedereen, ook voor diegenen die niet bij de inspectie aanwezig waren, duidelijk is. Er leeft bij de inspectie een permanent streven naar het verbeteren van de objectiviteit. Er wordt geformuleerd welke normen zijn aangetoond en welke niet. Het inspectieverslag overloopt elke norm en stelt telkens of deze al dan niet nageleefd werd. Wanneer deze nageleefd werd, vermeldt de inspectie geen opmerkingen. De voorziening weet dan dat alle in deze erkenningsnorm gestelde voorwaarden werden nageleefd. Wanneer een normovertreding wordt vastgesteld zal de inspecteur in het verslag duidelijk vermelden op basis van welke vaststellingen hij tot dit besluit is gekomen. Op deze wijze kan de voorziening deze vaststelling ook betwisten. In tegenstelling tot het verleden zal de concllusie niet enkel de opmerkingen bevatten, maar ook de punten die wel werden aangetoond (vb. 35 SMK s werden aangetoond, 4 SMK s werden niet aangetoond). De term geen opmerkingen houdt dus geen negatieve beoordeling in, integendeel, dit is positief. Naar de toekomst toe zal per SMK kunnen gezegd worden hoeveel procent van de voorzieningen al dan niet voldeed. Dat geeft voor de diensten ook een vergelijkingsmarge. In het inspectieverslag wordt het verschil gemaakt tussen normafwijking en aandachtspunten. Een normafwijking is wel degelijk een afwijking van de regelgeving. Een aandachtspunt is dat niet en kan eerder beschouwd worden als een opmerking vanuit gezond verstand of bezorgdheid naar de bewoners/gebruikers die juridisch echter niet kan afgedwongen worden op basis van de huidige regelgeving. Juridisch is de voorziening dus vrij om hiermee al dan niet rekening te houden. Een normafwijking is dus veel ernstiger dan een aandachtspunt. Voor sommige normen voorziet de regelgeving dat een afwijking kan worden aangevraagd bij de afdeling welzijnszorg. Het is echter de Vlaamse administratie afdeling welzijnszorg die zal bepalen of de normafwijking (al dan niet voor een beperkte periode) wordt toegestaan of niet. De inspectie wil bewust geen normhiërarchie (belangrijke en minder belangrijke normen) invoeren, omdat dit tot oneigenlijke extra wetgeving zou leiden en omdat de ernst van een normafwijking afhankelijk is van de individuele situatie en niet van de norm op zich. De inspectie beseft dat het één voor één overlopen van alle normen in het verslag, voor een leek in de regelgeving, wat raar kan overkomen. Zo kan een veelheid aan (kleinere) normovertredingen in feite minder ernstig zijn dan één (belangrijke) normovertreding. Sommige normovertredingen zijn vlug te herstellen (vb.:het ontbreken van een document) andere zijn voor bepaalde voorzieningen minder gemakkelijk te remediëren (vb.:breedte van de gangen). Het inspectieverslag moet echter objectieve informatie geven over de reële vaststellingen op de dag van de inspectie zodat de afdeling welzijnszorg mede op basis hiervan het erkenningsdossier zou kunnen beoordelen. Het inspectieverslag moet echter met deze nuancering door alle betrokkenen worden gelezen en een correcte lezing vereist uiteraard een goede kennis van de normen gezien het onmogelijk is om in elk verslag de volledige tekst van elke norm opnieuw te herhalen. 4. Afspraken Sommige voorzieningen krijgen bezoek van meerdere soorten inspectie (vb ROB en RVT, eetwaren, sociale enz.). De inspectie deed reeds inspanningen om de ROB en RVT inspecties op elkaar af te stemmen maar volledige afstemming qua timing is in de praktijk helaas niet altijd mogelijk. Extra inspectie volgt ook na klachten (vb via de rustoord info-foon). Er wordt zorgvuldig afgewogen of voor deze klachten een inspectie noodzakelijk is. Indien een inspectieopdracht volgt wordt deze wel door de inspectie als prioriteit behandeld. Een nefast effect is dat wanneer 1 iemand verschillende klachten bij

5 verschillende instanties op korte termijn indient, er ook verschillende inspecties kunnen volgen. Ook hier probeert de welzijnsinspectie enige voorzichtigheid aan de dag te leggen, doch de klager moet steeds een correct en objectief antwoord kunnen ontvangen. Ook de betrokken voorziening ontvangt hiervan steeds het inspectieverslag en kan hierop volgens de gewone procedure reageren. 5. Tot slot Als VVSG merken we bij de Vlaamse inspectie een grote openheid en bereidheid om bepaalde problemen gezamenlijk aan te kaarten. Dat kunnen wij van onze kant uiteraard alleen indien wij voldoende feedback van de sector zelf krijgen. Indien er problemen zijn met de inspectie in het algemeen, met norminterpretaties, inspectieinstrumenten of met de individuele inspectie in het bijzonder, horen we dat ook graag. We kaarten deze problemen dan aan bij de inspectie en zoeken dan samen in de mate van het mogelijke- naar structurele en positieve oplossingen. Met vriendelijke groeten, Elke Vastiau Stafmedewerker ouderenbeleid en voorzieningen Elke Verlinden Stafmedewerker ouderenbeleid en thuiszorg