Gemeenteraad bestemd voor administratief toezicht zitting van 28 juni 2016

Transcriptie

1 Gemeenteraad bestemd voor administratief toezicht zitting van 28 juni 2016 Samenstelling: Aanwezige zittingsleden: de heer Ludo Hermans, Voorzitter; de heer Luc Wouters, Burgemeester; mevrouw Betty Luyten, Eerste schepen; de heer Lars Van Rode, Tweede schepen; de heer Wim Vangeel, Derde schepen; de heer Mario Vrancken, Vierde schepen; de heer Dirk Snyers, Vijfde schepen; de heer Guy Vaes, Raadslid; mevrouw Maggy Peeters, Raadslid; mevrouw Veerle Beckers, Raadslid; de heer Hans Suffeleers, Raadslid; mevrouw An Goijens; de heer Michel Vanhoyland, Raadslid; mevrouw Maggi Van der Eycken, Raadslid; mevrouw Rita Moors, Raadslid; mevrouw Veerle Verboven, Raadslid; de heer Sander Hoogstijns, Raadslid; de heer Niels Schoofs, Raadslid; de heer Koen Claes, Raadslid; de heer Johnny Ceyssens, Raadslid; de heer Jeffrey Mardulier, Raadslid; de heer Maarten Vannoppen, Raadslid; de heer Bernard Zwijzen, Gemeentesecretaris Zijn eveneens aanwezig: mevrouw Birgitt Carlier, OCMW-voorzitter Afwezig: de heer Stefan Coenen, Raadslid HOOGDRINGENDE PUNTEN HD _GR_00114 Verkoop van een industriegebouw met grond perceel sectie A 278g3, eigendom ASQ-Labels nv aan Werkhuizen Jacobs nv Beslissing: Aanvaard Notaris Paul Boesmans van Beringen deelde ons mede dat hij gelast is met de verkoop van een industriegebouw op en met grond en alle aanhorigheden, gelegen Europaweg 28, kadastraal Lummen 1 afdeling sectie A 278G3 eigendom van ASQ-Labels nv. Het is de bedoeling om deze eigendom groot 90 a 85 ca te verkopen aan de aanpalende firma Werkhuizen Jacobs nv. Overeenkomstig de oorspronkelijke verkoopakte van deze gronden diende de gemeenteraad haar goedkeuring te verlenen bij iedere vorm van vervreemden en daarbij de oorspronkelijke bijzondere voorwaarden in verband met de mogelijke vervreemding in de nieuwe akte te laten opnemen. In de ontwerpakte, ons bezorgd door Notaris Paul Boesmans, zijn deze voorwaarden uitdrukkelijk opgenomen. De gemeenteraad heeft in zitting van 23 mei 2016 deze verkoop goedgekeurd. OPENBARE VERGADERING _GR_00110 Verslag van de gemeenteraad van 23 mei 2016 Het verslag van de vergadering van de gemeenteraad van 23 mei 2016 dient goedgekeurd te worden _GR_00113 Kennisname van de verbintenissen 2015, die onderworpen werden aan een voorafgaand visum van de financieel beheerder Beslissing: Kennis genomen 1/8

2 De financieel beheerder dient jaarlijks te rapporteren aan de gemeenteraad over de voorafgaande controle van de wettelijkheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenissen. De opdrachten die meer bedragen dan 8 500,00 euro exclusief btw, en die bijgevolg niet gegund kunnen worden op basis van een aanvaarde factuur, vereisen een visum vooraleer de opdracht gesloten kan worden. In bijlage een lijst van de verbintenissen waarvoor in 2015 een visum werd afgeleverd _GR_00111 Vaststelling jaarrekening 2015 Beslissing: Kennis genomen De jaarrekening, opgemaakt door de financieel beheerder, wordt voorgelegd aan de raad voor vaststelling. De definitieve vaststelling van de jaarrekening houdt van rechtswege kwijting in van het beheer van de gemeentesecretaris en financieel beheerder. Deze jaarrekening wordt samen met de toelichting overgemaakt aan de Gouverneur van de Provincie Limburg voor goedkeuring. De jaarrekening bestaat uit 3 delen: de beleidsnota de financiële nota de samenvatting van de algemene rekeningen De toelichting bevat alle begeleidende en aanvullende informatie die niet in de jaarrekening zelf is opgenomen maar wel relevant is _GR_00099 Wijziging personeelskader voor het gemeentepersoneel Volgende wijzigingen worden aangepast: Bij de afdeling burgerzaken wordt de functie van OSM apart voorzien en wordt de functie van sportfunctionaris voorzien op niveau Bx - statutair. Bij de afdeling grondgebiedzaken worden al de functies van technisch beambte - schoonmaak samengebundeld en uitgebreid volgens de huidige personeelsbezetting. Ook worden de functies van hondenvanger en ploegbaas openbare werken geschrapt uit het kader. Bij de afdeling interne zaken wordt de functie van coördinator ICT contractueel voorzien op niveau Bv _GR_00044 Reglement inzake de belastingen en retributies op de afgifte van administratieve stukken Naar aanleiding van de aankoop van een A0-scanner, dient er een tariefbepaling per scan te gebeuren. Ook in het kader van het inzagerecht van burgers, dient de kostprijs voor administratieve opzoekingen bepaald te worden. Deze aangelegenheden zijn een goede aanleiding om het bestaande reglement eens onder de loep te nemen en na te gaan of andere bijkomende aanpassingen noodzakelijk zijn. In bijlage vindt de gemeenteraad het ontwerp van het reglement. 2/8

3 Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om het nieuwe reglement goed te keuren _GR_00095 Reglement inzake het laden en bergen van goederen ten gevolge van uitdrijvingen en voor de recuperatie van kosten hieruit voortvloeiend In bijlage vindt de gemeenteraad het nieuwe reglement inzake het laden en bergen van goederen ten gevolge van uitdrijving en voor de recuperatie van de kosten hieruit voortvloeiend. Dit reglement is van toepassing bij huisuitzettingen, waarbij onze medewerkers assistentie verlenen aan de gerechtsdeurwaarder. De inboedel die niet door de gerechtsdeurwaarder wordt meegenomen, dient op het openbaar domein geplaatst te worden. Het gemeentebestuur is verplicht om de inboedel die op het openbaar domein geplaatst wordt, zes maanden te stockeren. De eigenaar heeft het recht om deze inboedel tegen betaling terug te komen ophalen. In het reglement staan volgende artikels gestipuleerd: - de wettelijke verplichting van het gemeentebestuur - de gewenste aanvraagtermijn van de gerechtsdeurwaarder - de retributie voor de inzet van personeel, vervoerskosten en opslag van de goederen - de onkostennota aan de gerechtsdeurwaarder, wanneer deze beroep zou doen op onze medewerkers tijdens een ontruiming - het ophalen van de goederen door de eigenaar - de bestemming van goederen die niet meer worden opgehaald door de eigenaar. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om het nieuwe reglement inzake het laden en bergen van goederen ten gevolge van uitdrijving en voor de recuperatie van de kosten hieruit voortvloeiend, goed te keuren _GR_00112 Levering en implementatie van een content management systeem en website: goedkeuring lastenboek, vastlegging gunningswijze en lijst met aan te schrijven firma's De huidige websites van de gemeente en van het OCMW dateren reeds van De websites zijn dus aan vernieuwing toe. Ook het content management systeem (beheerssysteem) is verouderd en dient vervangen te worden door een moderner systeem. Er wordt voorgesteld om volgende firma's aan te schrijven: LCP te Oostkamp Greenvalley te Genk E2E nv te Gentbrugge Coworks bvba te Brugge Cipal te Geel Tobania te Hasselt DigitalMind te Poperinge 3/8

4 8 2016_GR_00104 Kappen van bomen Schalbroekstraat: goedkeuring bestek, vaststelling gunningswijze en lijst aan te schrijven firma's Er werd een bestek opgesteld voor het kappen van de laanbomen. Raming: EUR excl. BTW of EUR incl. BTW Gunningswijze: onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking Aan te schrijven firma's: Muffels Leon nv, Meeënweg 100 te 3600 Genk Declerck - Wouters bvba, Morgenstraat 19 te 3560 Lummen Dolmans Landscaping bvba, Centrum Zuid 2409 te 3530 Houthalen Heylen natuur en groenbedrijf Geel, Schrans 23 te 2440 Geel Houbrechts, Nijverheidslaan 1575 te 3660 Opglabbeek Gerd Sneyers, Hulshoekstraat 66 te 3560 Lummen Vandervelden Algemene Bosbouw bvba, Middenweg 13 te 3930 Hamont-Achel _GR_00109 Dading in het kader van het gunningsdossier perceel 2 (maaien grasvelden) van de opdracht "onderhoud beplanting, grasperken en verharding op woonwijken en speeltuinen" In zitting van 12 april 2016 keurde het college de gunning van het tweede perceel voor maaien van grasvelden (in de opdracht onderhoud beplanting) aan Henssen BV goed. Na het verkrijgen van een visum werd op 21 april 2016 de sluitingsbrief verzonden aan Henssen BV. Door het versturen van de sluitingsbrief ontstaat de contractuele verbintenis. Op 28 april 2016 liet Henssen BV telefonisch, per en aangetekend schrijven weten te willen afzien van de gunning van deze opdracht omdat de prijs waartegen ze hadden ingeschreven te laag lag. Zij hadden immers verkeerdelijk opgevat dat ze in geval van gunning beide percelen zouden gegund krijgen. Wij hebben nochtans gevraagd naar een prijsverantwoording voor het tweede perceel omdat tijdens het nakijken van de offertes opviel dat hun prijs merkelijk lager lag dan de overige inschrijvers. Om een goede voortgang van het maaien van de grasvelden te kunnen verzekeren, wordt er voorgesteld om de opdracht te gunnen aan de firma die als volgende staat gerangschikt. De firma die als tweede stond gerangschikt, Santermans nv, heeft echter al laten weten de opdracht niet te kunnen uitvoeren wegens tijdsgebrek. AGB bvba, de derde gerangschikte, is bereid om de opdracht uit te voeren. Wat betreft Henssen BV wordt er voorgesteld om een dading op te stellen waarin overeengekomen wordt dat we in onderling overleg de opdracht voortijdig opzeggen, zonder gevolgen voor één der partijen _GR_00106 Maaien van grasvelden: goedkeuring bestek, vaststelling gunningswijze en lijst aan te schrijven firma's Er werd een bestek 2016/7000/07 opgesteld voor het maaien van grasvelden op diverse locaties met een looptijd tot 31 december /8

5 Raming: EUR excl. BTW per jaar of EUR excl. voor de volledige looptijd Gunningswijze: onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking Aan te schrijven firma's: BEWEL vzw, Ginderoverstraat 143 te 3590 Diepenbeek Het Groen bvba, Diestsesteenweg 32/1 te 3540 Herk-de-Stad De Winning vzw, Sint-Ferdinandstraat 1 te 3560 Lummen Baeck en zonen bvba, Zammelseweg 120 te 2440 Geel Dolmans Landscaping bvba, Nijverheidspark 8 te 3580 Beringen De Biehal STC vzw, Balendijk 76 te 3920 Lommel Groenservice Marissen nv, Herenthoutsesteenweg 137 te 2560 Nijlen Verbruggen Urbain nv, Venakkerstraat 10/2 te 2400 Mol Groenbedrijf Limburg, Morgenstraat 19 te 3560 Lummen AGB bvba, Zandstraat 22 te 3920 Lommel De Vlaspit vzw, Basilieklaan 53 te 3270 Scherpenheuvel Krinkels nv, Weversstraat 39 te 1840 Londerzeel Daniël Daniëls, Lentestraat 17 te 3590 Diepenbeek _GR_00103 Onderhoud buurtwegen (asfalt): goedkeuring bestek en vaststelling gunningswijze Voor het onderhoud van de buurtwegen (asfalt) werd een bestek opgesteld. De opdracht werd opgedeeld in twee percelen: Raming: Perceel 1: "verbetering van de toeristische fietsroute (deel 1)" en "onderhoud gemeentewegen (deel 3)" Perceel 2: "verbetering van de toeristische fietsroute (deel 2)" Perceel 1: ,00 EUR excl. BTW Perceel 2: ,50 EUR excl. BTW TOTAAL: ,50 EUR excl. BTW of ,85 EUR incl. BTW Gunningswijze: open aanbesteding Voor deze opdracht wordt een subsidie aangevraagd bij de provincie. Het pre-advies is reeds aangevraagd. De echte aanvraag kan pas ingediend worden nadat de gemeenteraad het bestek heeft goedgekeurd. De subsidies worden als volgt geraamd: Perceel 1: ,61 EUR Perceel 2: ,98 EUR _GR_00102 Verkoop van een magazijn met aanhorigheden en grond 5/8

6 gelegen Europaweg 17, eigendom S&T Broekhoven Erik bvba aan M.P.M. bvba Notaris Baudouin Verelst uit Halen deelt ons mede dat hij gelast is met de verkoop van een magazijn met aanhorigheden op en met grond gestaan en gelegen Europaweg 17, kadastraal Lummen 1 afdeling sectie A 424 XP0001 eigendom van S & T Broekhoven Erik bvba Het is de bedoeling om deze eigendom met als oppervlakte 34 a 51 ca, te verkopen aan de firma M.P.M. bvba. In de oorspronkelijke verkoopovereenkomst aan Broekhoven stond zoals gebruikelijk dat de gemeente goedkeuring moet geven bij elke vorm van vervreemding. We stellen echter vast dat dit niet is overgenomen in de akte die destijds opgesteld werd. Er staat wel uitdrukkelijk in dat bestemming van het goed "dakwerken" omvat en dat bij een wijziging van de bestemming goedkeuring gevraagd moet worden aan de gemeente. We vragen dus aan de gemeenetraad om de verkoop met het voorstel inzake de wijziging van activiteit goed te keuren. In de ontwerpakte, ons bezorgd door Notaris Baudouin Verelst, is dit zo vermeld _GR_00107 Fietspadenproject N725 Beukenboomstraat, Dikke Eikstraat, Meldertse baan - bijakte voor het opmaken van een projectnota voor fase 2,3 en 4 In de oorspronkelijke overeenkomst met de ontwerper werden een aantal uren voorzien voor het opmaken van een start- en projectnota voor het gehele tracé. Het opmaken van de startnota is echter omwille van het groot aantal actoren en de diversiteit van de omgevingsfactoren een zeer tijdrovend verhaal geworden waarbij er verschillende overlegmomenten en plaatsbezoeken nodig geweest zijn. Omdat intussen gekozen werd om het project gefaseerd uit te voeren hebben we met de resterende uren nog net de projectnota voor de eerste fase (van Geeneindestraat tot Mellaerstraat) laten opmaken. Om ook de volgende delen aan te pakken heeft de ontwerper een offerte gemaakt die via een bijakte aan de oorspronkelijke overeenkomst kan goedgekeurd worden _GR_00101 RUP Meldert: voorlopige vaststelling Na voorlopige vaststelling van het aangepaste RUP zal opnieuw een openbaar onderzoek gevoerd worden. Vervolgens zal het RUP voorgelegd worden aan de gemeenteraad voor definitieve vaststelling _GR_00105 Algemene voorwaarden voor deelname aan het gemeentelijke vrijetijdsaanbod De sportdienst en dienst vrije tijd hebben alle regels, richtlijnen, rechten en plichten etc. van toepassing bij deelname aan het gemeentelijk vrijetijdsaanbod gebundeld in 'algemene voorwaarden'. Een dergelijk reglement is belangrijk om verschillende redenen: 1. Geen kans voor discussie Door op voorhand de regels duidelijk te communiceren, worden discussies vermeden. Op dit moment zijn er vaak discussies over zaken als het al dan niet tijdig annuleren van een 6/8

7 sportkamp, de mogelijkheid op terugbetaling van de deelnameprijs en verzekering bij materiële schade. 2. Privacy Bij het opvragen van persoonsgegevens is het verplicht om mee te delen waarvoor de gegevens gebruikt zullen worden. Door het accepteren van de algemene voorwaarden geven deelnemers verder ook toestemming om foto's die tijdens de activiteiten genomen worden te gebruiken in gemeentelijke publicaties. 3. Online inschrijven en betalen In tijden van digitalisering is online inschrijven en betalen voor vrijetijdsactiviteiten in opmars. Indien de gemeente Lummen hiermee zou starten, is het accepteren van algemene voorwaarden een noodzakelijke stap in de inschrijvingsprocedure. Aangezien zowel de sportdienst als de dienst vrije tijd organisator zijn van gemeentelijke vrijetijdsactiviteiten, werden de algemene voorwaarden samen opgemaakt. Er wordt een opsplitsing gemaakt tussen: 1. Algemene voorwaarden vrijetijdsaanbod voor kinderen tijdens de schoolvakanties Dit document bevat alle regels die van toepassing zijn voor inschrijving en deelname aan de (sport)kampen en speelpleinwerking. 2. Algemene voorwaarden sportieve en culturele lessenreeksen Dit document bevat alle regels die van toepassing zijn voor inschrijving en deelname aan culturele lessenreeksen als het knutselatelier en sportlessen als de sportacademie, multimove, zumba, curve bowls, badminton, netbal, zwemles, hydrobic, aquafietsen. In afwachting van aangepaste software voor online inschrijvingen en betalingen, wordt er steevast verwezen naar de algemene voorwaarden op de website _GR_00108 Schoolreglement van de gemeenteschool Zonnebloem Het schoolreglement van de Zonnebloem werd aangepast op basis van het voorstel van OVSG. Kleine wettelijke wijzigingen: de hoofdstukken 'Keuze van Levensbeschouwelijke vakken' en 'Overdracht van het multidisciplinaier CLB-dossier' zijn verschoven naar de afsprakennota. Het bedrag van de maximumfactuur, dat onderhevig is aan de indexaanpassingen, wordt geschrapt in het schoolreglement. In het schoolreglement wordt enkel het wettelijk kader geschetst en het bedrag komt in de jaarlijks aanpasbare afsprakennota. Ook de lay-out van het schoolreglement werd aangepast. Het schoolreglement loopt, zonder wijzigingen, over de jaren heen _GR_00098 Aanpassing aanvullend reglement houdende maatregelen met betrekking tot de voorrangsregeling in de Kammestraat In 2011 werd de Kammestraat ter hoogte van de brug autosnelweg ingericht als voorrangsweg. Dit principe wordt nu toegepast op de ganse Kammestraat. HD _GR_00114 Verkoop van een industriegebouw met grond perceel sectie A 278g3, eigendom ASQ-Labels nv aan Werkhuizen Jacobs nv 7/8

8 Notaris Paul Boesmans van Beringen deelde ons mede dat hij gelast is met de verkoop van een industriegebouw op en met grond en alle aanhorigheden, gelegen Europaweg 28, kadastraal Lummen 1 afdeling sectie A 278G3 eigendom van ASQ-Labels nv. Het is de bedoeling om deze eigendom groot 90 a 85 ca te verkopen aan de aanpalende firma Werkhuizen Jacobs nv. Overeenkomstig de oorspronkelijke verkoopakte van deze gronden diende de gemeenteraad haar goedkeuring te verlenen bij iedere vorm van vervreemden en daarbij de oorspronkelijke bijzondere voorwaarden in verband met de mogelijke vervreemding in de nieuwe akte te laten opnemen. In de ontwerpakte, ons bezorgd door Notaris Paul Boesmans, zijn deze voorwaarden uitdrukkelijk opgenomen. De gemeenteraad heeft in zitting van 23 mei 2016 deze verkoop goedgekeurd. 8/8