Beleidsplan

Transcriptie

1 Beleidsplan Kinderboerderij de Veldhoeve Plaats Helmond Datum Opdrachtgever Kinderboerderij de Veldhoeve Opgesteld door WBV Volksbelang

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Organisatie Organisatiebeschrijving Primair proces en ondersteunende processen Visie en missie Organisatiecultuur Organisatiestructuur Huidige situatie Analyse huidige situatie (SWOT) Interne analyse Externe analyse Beleid en strategie Strategie Benodigde middelen Gewenste situatie Actieplan Begroting

3 1 Inleiding Het beleidsplan van Kinderboerderij de Veldhoeve is leidraad voor toekomstige bedrijfsvoering, geeft de organisatiedoelstellingen aan en geeft de strategie aan om de doelstellingen te behalen. Dit beleidsplan is geschreven voor alle vrijwilligers van Kinderboerderij de Veldhoeve en het bestuur. Hoofdstuk 2 geeft een beschrijving van de organisatie. Zaken die aan de orde komen, zijn onder andere kernactiviteiten, visie, missie, organisatiestructuur en kritische succesfactoren. Hoofdstuk 3 beschrijft de huidige situatie aan de hand van een aantal kengetallen. Vervolgens wordt in hoofdstuk 4 de huidige situatie geanalyseerd met behulp van een SWOT- analyse. Op basis van de uitkomsten van de SWOT -analyse wordt in hoofdstuk 5 het beleid vastgesteld. Hoofdstuk 6 beschrijft een actieplan. Het laatste hoofdstuk bevat een begroting voor het uitvoeren van het actieplan. 2 Organisatie 2.1 Organisatiebeschrijving Kinderboerderij de Veldhoeve is een stichting die zorgt voor het beheren en exploiteren van een kinderboerderij. Hierbij is zorg voor de dieren een belangrijk item, evenals de (educatieve) activiteiten die uitgevoerd worden op de kinderboerderij. Tevens is op de kinderboerderij een gedeelte ingericht als zijnde speeltuin, zodat de kinderen zich hier recreatief kunnen vermaken. 2.2 Primair proces en ondersteunende processen Kernactiviteit (primair proces) van Kinderboerderij de Veldhoeve is de verzorging van de dieren. Ondersteunende processen zijn het organiseren van verschillende educatieve mogelijkheden, zoals het bieden van een stageplek aan stagiaires. Verder is het ook mogelijk kinderfeestjes te houden. De inkomsten bestaan uit een subsidie van de gemeente, een donatie van Woningbouwvereniging Volksbelang en de opbrengsten van de kinderfeestjes en overige inkomsten. De uitgaven bestaan uit verzorging- en voedingskosten voor de dieren, inkopen voor activiteiten en overige kosten voor het werkapparaat. 2.3 Visie en missie De missie vertelt wat de organisatie wil uitdragen naar de buitenwereld. Alles wat een organisatie doet, is gebaseerd op de missie. In de missie ligt besloten wat het bestaansrecht van de organisatie is en wat haar onderscheidt van vergelijkbare organisaties. Missie Kinderboerderij de Veldhoeve: - Wij zijn een (kleinschalige) organisatie die werkt als een stichting zonder winstoogmerk. - Wij bieden diverse (educatieve) activiteiten met dieren aan. - Wij helpen onze bezoekers snel en op persoonlijke wijze. - Ons primaire proces bestaat voornamelijk uit de verzorging van de dieren. - Wij bieden kinderen de mogelijkheid zich recreatief te vermaken in onze speeltuin. 3

4 Een visie bevat de zienswijze van het bestuur op het gewenste functioneren van de organisatie. Een visie is het beeld dat de organisatie van de toekomst heeft en geeft aan wat ze verwacht van de wereld van morgen. Als je de visie wilt opschrijven moet je iets zeggen over de toekomstige omgeving van je bedrijf, wat je gedroomde positie daarin is en via welke weg je daar denkt te komen. Visie Kinderboerderij de Veldhoeve: Kinderboerderij de Veldhoeve hanteert de volgende uitgangspunten: - Wij geven de bezoeker persoonlijke aandacht en snelle service. - Wij geven adviezen op het gebied van preventie van ziekten. - Onze vrijwilligers zijn vriendelijk en deskundig. - Wij zorgen voor onderhoud van de kinderboerderij. - Wij zijn gemakkelijk bereikbaar. - Wij hebben geen winstoogmerk. - Wij zorgen voor een goede leefomgeving voor de dieren. - Wij vragen geen entree voor een bezoek aan onze boerderij, de boerderij moet namelijk voor iedereen toegankelijk zijn. - Wij zorgen voor goed onderhouden, veilige speeltoestellen in onze speeltuin. 2.4 Organisatiecultuur De organisatiecultuur is de bindende kracht in een organisatie. Het gaat hierbij om gemeenschappelijke normen, waarden, opvattingen en omgangsvormen van de vrijwilligers. Iedere organisatie heeft zijn eigen cultuur, die bestaat uit een verzameling geschreven en ongeschreven regels. Kinderboerderij de Veldhoeve kent een informele cultuur. Vrijwilligers gaan informeel en vriendschappelijk met elkaar om. Zij gedragen zich formeel als de situatie hierom vraagt. 2.5 Organisatiestructuur Het bestuur bestaat uit vier leden en bepaalt het beleid. Het bestuur bestaat uit generalisten en niet uit specialisten. Bestuursleden hebben een brede professionele achtergrond. De vrijwilligers zorgen voor de werkzaamheden op de Kinderboerderij en krijgen daarvoor een onkostenvergoeding. 3 Huidige situatie Doelgroep van Kinderboerderij de Veldhoeve zijn (groepen) kinderen en ouderen. Kinderboerderij de Veldhoeve is bereikbaar op locatie, via telefoon en via de website. Organisatie De organisatie heeft ongeveer 25 vrijwilligers voor het verzorgen van de dieren en het houden van activiteiten (met name kinderfeestjes). Commercieel De Kinderboerderij is niet commercieel ingesteld, de doelstelling is om de uitgaven zo veel mogelijk te dekken met de inkomsten uit activiteiten op de boerderij. 4

5 Producten Kinderboerderij de Veldhoeve houdt dieren en verkoopt producten in de horeca van de organisatie tegen een kleine vergoeding (blikje drinken, chips etc.). Financiën De financiën Kinderboerderij bestaan voornamelijk uit een subsidie van de Gemeente Helmond en een donatie van Woningbouwvereniging Volksbelang, verder zijn er geringe inkomsten uit de activiteiten van de Kinderboerderij. 4 Analyse huidige situatie (SWOT) 4.1 Interne analyse Voor de interne analyse kijk je in de organisatie- naast de sterke punten vooral naar de zwakke en verbeterpunten op het gebied van je beleidsterrein. De interne analyse geeft een beeld van de sterke en zwakke punten van de organisatie. Organisatie Commercieel Product Financiën Sterk Processen zijn eenvoudig en gemakkelijk beheersbaar als gevolg van de kleine organisatie. Goede en effectieve website. Goede samenwerking met branchevereniging. Sterke binding met bezoekers. Naamsbekendheid in de directe omgeving. Hoge servicegraad (o.a. beveiligingsadviezen, goede bereikbaarheid, persoonlijke dienstverlening). Variatie van dieren, voor continuïteit. De organisatie biedt zowel educatieve activiteiten (omgang met dieren) als recreatieve activiteiten aan (speeltuin). De subsidie (Gemeente Helmond) en donatie (WBV Volksbelang) zijn jaarlijks terugkerend. Zwak Organisatie is afhankelijk van vrijwilligers en hierdoor kwetsbaar als er te weinig vrijwilligers zijn. Doelgroep is beperkt. De boerderij heeft dezelfde dieren als concurrenten. De dieren zijn gevoelig voor ziekten. Weinig inkomsten en veel uitgaven voor de verzorging en voeding van de dieren. Plan Gemeente Helmond om subsidie te verlagen. 5

6 4.2 Externe analyse De externe analyse gaat over de buitenwereld. Je analyseert de kansen en mogelijkheden (Opportunities) en bedreigingen (Threats) voor de organisatie. Je doet dit op basis van de trends, ontwikkelingen en nieuwe technologieën die in de buitenwereld zijn waar te nemen. Hierbij maak je onderscheid tussen macro-ontwikkelingen (hierop heb je geen invloed) en meso-ontwikkelingen (hierop kun je enige invloed uitoefenen). Voorbeelden zijn afnemers, concurrenten en leveranciers. De belangrijkste ontwikkelingen zijn: - Afname van de subsidie van de Gemeente Helmond tegenover een toename van de kosten. De externe analyse ziet er als volgt uit: Factor Kansen Bedreigingen Bezoekers Meer reclame voor naamsbekendheid. Door de crisis geven mensen minder uit. Reclame maken voor het recreatieve vermaak in het gedeelte wat ingericht is als speeltuin. Concurrenten Andere dieren / activiteiten. Dierenparken hebben een Leveranciers Offertes opvragen bij leveranciers. Meerdere leveranciers zodat we minder afhankelijk zijn. grotere variatie aan dieren. Kosten voor verzorging en voeding van dieren zijn relatief hoog. Overheid Structurele bijdrage. Vermindering subsidie. Overig Samenwerking met branchevereniging. 5 Beleid en strategie Op basis van de uitkomsten van de SWOT- analyse is het beleid vastgesteld. 5.1 Organisatiedoelen We onderscheiden doelstellingen op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Strategische doelstellingen betreffen de lange termijn en zijn richtingbepalend. Tactische doelstellingen zijn doelstellingen op functioneel gebied en zijn afgeleid van de strategische doelstellingen. De doelstellingen op operationeel niveau staan beschreven in het actieplan. 6

7 Strategische doelstellingen - Wij streven naar continuïteit. - Wij streven naar een hoge klanttevredenheid. - Wij willen voldoen aan wet- en regelgeving. - Wij willen integere vrijwilligers. - Wij streven naar een positieve exploitatie. - Wij willen efficiënte werkprocessen. - Wij willen goed gemotiveerde vrijwilligers met een proactieve houding. - Wij streven ernaar een ontmoetingsplek voor buurtbewoners te zijn. - Wij zullen het maatschappelijk vermogen inzetten voor maatschappelijke doelen (zoals leefbaarheid van de omgeving). Tactische doelstellingen - Wij zorgen voor juiste en tijdige betaling aan crediteuren. - Wij kopen goede kwaliteit in tegen zo laag mogelijke kosten. - Wij selecteren onze vrijwilligers zorgvuldig. 5.2 Strategie Hoe je de ondernemingsdoelen wilt gaan halen, wordt wel de strategie genoemd. Kinderboerderij de Veldhoeve hanteert de strategie goede verzorging van de speeltuin en van de dieren. Kinderboerderij de Veldhoeve richt zich op haar kernactiviteiten en ondersteunende activiteiten. Kinderboerderij de Velhoeve hanteert de volgende uitgangspunten. Leefbaarheid - Sterke binding met bezoekers. - Wij geven bezoekers en vrijwilligers voldoende aandacht. - Wij bieden een dagbesteding aan. Vrijwilligers - Wij zorgen voor vriendelijke vrijwilligers. Inkoop - Wij kopen kwalitatief goede voedings- en verzorgingsproducten voor de dieren in. - Wij kopen onderhoudsproducten voor de boerderij in. - Wij kopen producten met goede prijs-kwaliteit verhouding voor de horeca in, in verband met bijvoorbeeld kinderfeestjes. 5.3 Benodigde middelen De benodigde middelen staan beschreven in de begroting (zie hoofdstuk 7). 5.4 Gewenste situatie Kinderboerderij de Veldhoeve wil een organisatie zijn die tussen de buurtbewoners staat met een verantwoorde financiële positie, een aanzienlijk marktaandeel, tevreden bezoekers en proactieve en trotse vrijwilligers. 7

8 Organisatie In de toekomst is het wenselijk meer vrijwilligers te hebben of om de huidige vrijwilligers meer te laten werken, de huidige openingstijden zouden uitgebreid moeten worden om meer activiteiten (knutselmiddagen bijvoorbeeld) mogelijk te maken. De tijden wanneer het belangrijk is om open te zijn: woensdagmiddag, vrijdagmiddag en in de weekenden. Het streven is ervoor te zorgen dat deze dagen de bezetting voldoende is om activiteiten te kunnen houden voor kinderen. Commercieel Toekomstvisie: Wanneer er meer openingstijden zijn, wordt het percentage van de uitgaven wat gedekt wordt met inkomsten hopelijk groter. Producten De prijzen worden geëvalueerd om te kijken of deze de juiste hoogte hebben. Financiën De Gemeente Helmond heeft het voornemen de subsidie te verlagen, Kinderboerderij de Veldhoeve gaat hier bezwaar tegen maken daar de subsidie een groot deel van de inkomsten van de organisatie is. 6 Actieplan Nadere uitwerking van de strategie: Doelstelling Actie Wie? Wanneer? Goede Maak de werksfeer Leiding Jaarlijks gemotiveerde vrijwilligers met proactieve houding. bespreekbaar en hou regelmatig werkoverleg. Streven naar groei. Haalbaarheidsonderzoek naar nieuwe doelgroepen / activiteiten. Leiding/vrijwilligers Jaarlijks 8

9 7 Begroting Actie Bedrag Toelichting Zorg voor een goede - werksfeer en hou regelmatig werkoverleg Haalbaarheidsonderzoek naar - Zelf uit te voeren nieuwe doelgroepen. Totale kosten (excl. de interne uren) - 9