Raadsvoorstel agendapunt

Transcriptie

1 Raadsvoorstel agendapunt Aan de raad van de gemeente IJsselstein Raadsstuknummer : 2011/21892 Datum : 16 augustus 2011 Programma : Bestuur en Organisatie Blad : 1 van 6 Cluster : Bestuur Portefeuillehouder: dhr. R. de Vries Informatie bij : S.A.A. Bruinsma /tel.nr. : s.bruinsma@ijsselstein.nl / 1687 Onderwerp Informatiebeleidsplan Samenvatting De realisatie van de E-overheid is een continu proces. Landelijke en lokale ambities en prioriteiten wijzigen en de techniek ontwikkelt zich in een sneltreinvaart. Deze dynamiek vraagt om een lenige en strategische besturing van de ontwikkelingen. Voortschrijdende inzichten in de mogelijkheden maar ook beperkingen van de huidige techniek, wijzigende wetgeving en vooral ook de wijze waarop wij ons willen verhouden tot burgers, bedrijven, ketenpartners, andere gemeenten en ons personeel, hebben gevolgen voor de inrichting van de gemeentelijke informatievoorziening. Inleiding De ontwikkeling van de informatievoorziening in IJsselstein is gericht op het verhogen van de wendbaarheid om mee te kunnen blijven bewegen met ontwikkelingen rond de digitalisering van de maatschappij. Onze klanten raken steeds meer digitaal geëmancipeerd en gaan overheden steeds meer als één virtuele dienstverlener zien. Dit vraagt om focus op uniformering, standaardisatie en aansluiting bij het zich steeds verder ontwikkelende landelijke fundament voor de informatisering van de gemeentelijke overheid. Het informatiebeleidsplan (IBP1) van IJsselstein is daartoe diepgaand herijkt voor de periode (IBP2). Het IBP2 voltrekt zich in drie stappen van zaken in zicht (2012) langs kanalen aansluiten (2013) naar samen in de keten (2014). Investeringen die hier uit voortvloeien worden gedaan vanuit de optiek dat ze terugverdiend moeten worden. Dit voorstel wordt gezien als ondersteuning van het beleid dat al is ingezet. Wat willen we bereiken? Het Informatiebeleidsplan (IBP2) beschrijft de ambities, beleidsuitgangspunten, keuzes en geplande resultaten op het gebied van informatievoorziening voor de komende

2 Raadsvoorstel Pagina 2 van 6 jaren om zodoende invulling te geven aan een verbeterde dienstverlening en grip te krijgen op processen. Het plan levert algemene voorzieningen op die gezamenlijk de basis informatie infrastructuur van de gemeente IJsselstein vormen. De gemeentelijke basis informatie-infrastructuur bestaat uit verschillende componenten. Met de realisatie van de verschillende componenten wordt de basis gelegd voor de verwezenlijking van de ambities van onze organisatie. Waarom willen we dit? 1. Argumenten De ambities van de gemeente IJsselstein stellen eisen aan de manier waarop haar informatievoorziening verder wordt ingericht. Bij het inrichten van de informatievoorziening zijn door de gemeente IJsselstein, al in 2007, uitgangspunten geformuleerd en middels het IBP2 vastgesteld. Deze uitgangspunten zijn momenteel nog steeds onverkort geldig. 1. de gemeente is voor inwoners en bedrijven het eerste aanspreekpunt voor de overheid; 2. onze dienstverlening wordt multichannel, via meerdere kanalen, aangeboden; 3. het proces verloopt zoveel mogelijk digitaal; 4. we richten ons op een optimaal ingericht en transparant proces; 5. we zorgen ervoor dat informatie uitwisselbaar is in de totale keten. 2. Alternatieven In het informatiebeleidsplan zijn die activiteiten opgenomen die strikt randvoorwaardelijk zijn voor het realiseren van de gemeentelijke ambities. Daarnaast is het uitvoeren van het informatiebeleidsplan nodig om ervoor zorgen dat we als organisatie kunnen voldoen aan de wettelijke eisen en kunnen blijven aansluiten op de landelijke informatie-infrastructuur. 3. Kanttekeningen Met het zonder meer realiseren van de verschillende componenten van de in het Informatiebeleidsplan beschreven basis informatie infrastructuur zijn de in het plan benoemde te verwachten inverdieneffecten nog niet gerealiseerd. De ICT visie van de gemeente IJsselstein benoemt al dat de techniek het alleen doet dankzij mensen. Alleen een zorgvuldige en organisatiebrede implementatie en het sturen op het juist gebruik van de verschillende functionele componenten zal het daadwerkelijk kunnen inboeken van de besparingen mogelijk maken. Hierin heeft het MT een belangrijke verantwoordelijkheid.

3 Raadsvoorstel Pagina 3 van 6 Wat gaat het kosten? Voor de realisatie van het IBP2 houden we, naast de benodigde investeringen, rekening met invoeringskosten en een toegenomen beheerlast. Na de realisatie van het IBP2 in 2015 is een aantal besparingen te verwachten. De hiervoor genoemde middelen zijn opgenomen in de kadernota 2012 en zullen daarom worden overgenomen in de begroting Om voortvarend van start te gaan moeten in 2011 voorbereidende werkzaamheden worden uitgevoerd. De financiële effecten van het IBP zijn als volgt samen te vatten: (In de kadernota zijn de middelen afgerond op (2012), (2013), (2014) en (2015).) Inmiddels is de meicirculaire 2011 verschenen met de bijbehorende NUP (Nationaal Uitvoerings Programma Dienstverlening en e-overheid) middelen. De bedragen wijken iets af van waar in de kadernota mee rekening is gehouden. Deze extra NUP-middelen worden meegenomen in de najaarrapportage Dekking kosten 2011 De verwachte uitgaven in 2011 zijn (afgrond) De kosten worden gedekt door: 1. De inzet van de NUP-middelen 2011 ( ); 2. Aanwending van uit de reserve IBP (R111). De resterende middelen die zich na de afronding van IBP nog in de reserve bevinden vallen vrij aan de algemene middelen. In 2011 stellen wij de raad voor een krediet te voteren van t.b.v. BAG binnengemeentelijk gebruik. In de kadernota 2012 zijn de structurele kapitaalslasten opgenomen voor deze investering. De incidentele lasten in 2011 zijn meegenomen in dit advies. Wat gaan we daarvoor doen? Het IBP loopt van 2011 tot en met Hiermee loopt de planning gelijk met de planning van de invoering van het dienstverleningsconcept en landelijke ontwikkelingen. De planning van het IBP streeft naar jaarlijkse oplevering van mijlpalen. Zodoende kan tussentijds

4 Raadsvoorstel Pagina 4 van 6 concreet verantwoording worden afgelegd over de voortgang en waar nodig worden ingegrepen. In het informatiebeleidsplan wordt een uitvoeringsorganisatie beschreven. De uitvoering van het IBP2 wordt belegd bij de uitvoeringsorganisatie IBP2. De uitvoeringorganisatie is verantwoordelijk voor de dagelijkse inhoudelijke en aansturing voor de uit het IBP2 voortkomende activiteiten. De regieorganisatie zorgt voor tussentijdse bewaking van het IBP. Via de regieorganisatie wordt beoordeeld of de verwachte opbrengsten van het IBP nog steeds geldig zijn, of de samenhang tussen projecten en beleidsuitgangspunten nog gehanteerd wordt en of de verantwoording over de voortgang volgens geldende afspraken plaatsvindt. Het college informeert de gemeenteraad jaarlijks over de voortgang van het totale IBP. Communicatie voortraject NVT Communicatie besluit NVT Voorstel 1. Kennis nemen van het Informatiebeleidsplan Beschikbaar stellen van een krediet ad t.b.v. BAG binnengemeentelijk gebruik. 3. Instemmen met bijbehorende begrotingswijziging voor Hoogachtend, BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN IJSSELSTEIN, De secretaris, de burgemeester, J. van Delden drs. P.C. van den Brink

5 Raadsvoorstel Pagina 5 van 6 Overzicht bijlagen: Informatiebeleidsplan Eén digitale overheid: betere service, meer gemak

6 Raadsbesluit blad 6 van 6 De raad van de gemeente IJsselstein; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 16 augustus 2011, nummer 2011/ BESLUIT: 1. Kennis nemen van het Informatiebeleidsplan Beschikbaar stellen van een krediet ad t.b.v. BAG binnengemeentelijk gebruik. 3. Instemmen met bijbehorende begrotingswijziging voor 2011 Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente IJsselstein, gehouden op donderdag 15 september 2011 de griffier, de voorzitter, J.A.M. Kleene drs. P.C. van den Brink