Augustus Handleiding Euro-incasso. Incasseren zonder boekhoudpakket. Samen sterker

Transcriptie

1 Augustus 2014 Handleiding Euro-incasso Incasseren zonder boekhoudpakket Samen sterker

2 Inhoud 1 Inleiding 2 De Euro-incasso 2.1 Algemeen 2.2 Incasseren in het buitenland 2.3 Het incassocontract 2.4 Uw Incassant ID 2.5 De contractlimieten 2.6 Euro-incasso en Bedrijven Euro-incasso 2.7 Algemene Voorwaarden 3 De machtiging 3.1 Algemeen 3.2 Standaard machtigingsformulier of eigen ontwerp 3.3 Machtigingskenmerk 3.4 Opvoeren en beheren 3.5 Wijzigingen in het incasso-adresboek 3.6 Informeer uw debiteuren 4 Incasseren 4.1 Algemeen 4.2 Incasso-opdrachten maken 4.3 Controleren en verzenden 4.4 Verwerkingstijden 4.5 Uitvoerdatum 4.6 Uw rekeninginformatie 4.7 Niet gelukte incasso s 4.8 Opnieuw incasseren 5 Bijlagen 2

3 1 Inleiding Met de Euro-incasso kunt u in Nederland en in andere Europese SEPA-landen incasseren ten laste van een bankrekening in Europa. Om de Euro-incasso te gebruiken, moet u een Euro-incassocontract afsluiten. Ook heeft u toestemming nodig van uw debiteur(en). Die debiteur kan een consument of een bedrijf zijn. Als u bij een beperkt aantal debiteuren wilt incasseren, dan kan dat via het adresboek Euro-incasso in Rabo Internetbankieren. U heeft dus geen aparte financiële software nodig. In de hoofdstukken hierna wordt beschreven wat u moet doen om met de Euro-incasso te incasseren. In leest meer informatie over het gebruik van de Euro-incasso zonder het gebruik van een boekhoudpakket, hoe u omgaat met machtigingen, wat de spelregels zijn en wat u moet doen als incasso s mislukken. 3

4 2 De Euro-incasso Algemeen Met de Euro-incasso incasseert u in Nederland en in andere Europese SEPA-landen ten laste van de bankrekening(en) van uw debiteur(en). SEPA is de afkorting van Single Euro Payments Area: één Europese betaalmarkt zonder verschillen tussen binnen- en buitenlandse betalingen Incasseren in het buitenland Met de Euro-incasso kunt u in alle Eurolanden incasseren. Uiterlijk 31 oktober 2016 kan dat ook in alle SEPA-landen die de euro niet hebben ingevoerd. Uw debiteur in zo n SEPA-land kan bij zijn bank navragen of hij nu al geïncasseerd kan worden met de Euro-incasso. Andere valuta U kunt in euro s incasseren ten laste van een IBAN (rekening) die in een andere valuta wordt aangehouden. Als uw debiteur bijvoorbeeld een rekening heeft in Engelse ponden, dan wisselt de bank van de debiteur de valuta om. Bij de debiteur kan dit leiden tot extra kosten. Bij een eventuele terugboeking van de incasso-opdracht is het koersrisico voor u als incassant Het incassocontract Als u gebruik wilt maken van de Euro-incasso, dan moet u bij de Rabobank een Euro-incassocontract afsluiten. Met het tekenen verklaart u zich aan de regels te houden die de wet en de Rabobank aan u als incassant stellen. Deze regels vindt u terug in deze handleiding en in de Algemene Voorwaarden op Inschrijving Kamer van Koophandel Om een Euro-incassocontract bij de Rabobank af te kunnen sluiten, moet uw organisatie geregistreerd zijn in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Voor kerkgenootschappen, publiekrechtelijke instellingen of buitenlandse bedrijven gelden soms andere regels. Uw contactpersoon bij de Rabobank kan u daar meer over vertellen. Op vindt u alle informatie over inschrijven in het Handelsregister Uw Incassant ID Op het Euro-incassocontract wordt uw Incassant ID vermeld en daarmee is uw organisatie in het hele SEPA-gebied herkenbaar. Het Incassant ID is een kenmerk dat u ontvangt bij het ondertekenen van het incassocontract of dat u eerder van een andere bank heeft ontvangen. U ontvangt van ons eenmalig een certificaat waar uw Incassant ID op staat. In Nederland is het Incassant ID opgebouwd uit 19 posities Contractlimieten In het Euro-incassocontract zijn twee contractlimieten van toepassing. U kunt uw incasso-opdrachten tot deze limieten laten verwerken. 1. Maximum postbedrag Dit is het maximaal toegestane bedrag van een individuele Euro-incasso-opdracht. Als u een incasso instuurt met een hoger bedrag, dan keurt de bank deze af. Is het maximum bedrag te laag voor u, overleg dan met uw bank. 2. Periodelimiet Dit is het maximaal toegestane totaalbedrag dat u in een bepaalde periode (in weken) aan Euro-incasso-opdrachten mag indienen. Als u meer incasso s instuurt dan uw periodelimiet toestaat, dan bestaat de kans dat deze niet uitgevoerd of later uitgevoerd worden. Toetsmoment en overschrijding limieten Tijdens de verwerking van een Euro-incassobatch wordt het totaalbedrag dat in de afgelopen periode al is verwerkt, gecontroleerd. Het toetsmoment is de gewenste uitvoerdatum (en dus niet de dag van aanlevering). Eventuele batches die 4

5 2 De Euro-incasso over de limiet gaan, worden door de bank aangehouden. De bank besluit vervolgens per batch of deze wordt uitgevoerd of geweigerd. Bij een overschrijding van het maximum postbedrag wordt de opdracht overigens direct na creditering van het totale batchbedrag teruggeboekt. Voorbeeld Uw periodelimiet is per week. U stuurt vandaag een incassobatch van in met een gewenste uitvoerdatum van 31 augustus. Morgen doet u precies hetzelfde met een uitvoerdatum van 1 september. De tweede batch zal worden aangehouden omdat uw periodelimiet al is bereikt. Er wordt namelijk vanaf de uitvoerdatum in dit geval 1 september gekeken of uw limiet in de periode (één week) daarvoor al is gebruikt. De bank besluit binnen drie werkdagen na uw aanlevering of de tweede batch wel of niet verwerkt wordt. Uw contractlimieten en meerdere rekeningen U kunt meerdere rekeningen opnemen in uw incassocontract. De contractlimieten gelden dan voor alle rekeningen in het contract gezamenlijk Euro-incasso en Bedrijven Euro-incasso Naast de Euro-incasso kunt u bij de Rabobank ook met de Bedrijven Euro-incasso incasseren. Deze mag uitsluitend tussen bedrijven gebruikt worden. Een ander verschil is dat de consument bij de Euro-incasso bij eenmalige of doorlopende incasso s het recht heeft om het bedrag binnen acht weken terug te boeken. Bij de Bedrijven Euro-incasso heeft de debiteur dit terugboekingsrecht niet. U leest meer over de Bedrijven Euro-incasso op Algemene Voorwaarden Rabobank (Bedrijven) Euro-incasso Op alle informatie in deze handleiding zijn de Algemene Voorwaarden Rabobank (Bedrijven) Euro-incasso van toepassing. Deze zijn bij tegenstrijdigheid tussen de algemene voorwaarden en de handleiding altijd leidend en staan op Uw contract wijzigen Vanaf eind 2014 kunt u naar verwachting via euroincasso zelf bepaalde wijzigingen in uw incassocontract doorvoeren. Voorbeelden zijn het (beperkt) wijzigen van uw contractlimieten en het toevoegen van een rekening. 5

6 3 De machtiging Machtiging voor Europese incasso Machtigen is gemakkelijk: - U vergeet nooit te betalen; - U bespaart uzelf de rompslomp van het steeds regelen van terugkerende betalingen; Algemeen - U houdt zeggenschap doordat u een afgeschreven bedrag binnen 8 weken terug kunt laten boeken; Om - U kunt de een Euro-incasso machtiging ook weer eenvoudig te kunnen intrekken. gebruiken, boeken. Zie de Gele kaart moet voor nadere uw informatie. debiteur Een betaling met een Europese incasso kan U kunt de automatische betaling u toestemming plaatsvinden als u geven daar zelf toestemming door een machtigingsformulier ook stoppen, bijvoorbeeld omdat u te uw voor geeft door het afgeven van een machtiging. lidmaatschap of abonnement opzegt. U kunt dan Noteer uw persoonlijke gegevens en datum op de de Rode kaart Intrekken machtiging gebruiken. U ondertekenen dat aan de wettelijke eisen voldoet. Het kan aangehechte Groene machtigingskaart, zet uw vult de kaart in, stuurt deze op en de afschrij vingen hand tekening en stuur de machtiging naar degene stoppen. Houd rekening met enige tijd voor verwerking. gebeuren die u wilt betalen. dat Deze iemand kan daarmee de bij betalingen wie u heeft geïncasseerd, claimt dat automatisch van uw rekening laten afschrijven. Machtigen: de makkelijke manier van betalen. hij geen machtiging aan u heeft gegeven. U moet dan een kopie van het getekende formulier kunnen tonen. Intrekken machtiging Standaard Naam machtigingsformulier : <Naam incassant> of eigen ontwerp Adres : <Adres incassant> LOGO Er zijn standaard Postcode groene machtigingsformulieren : <Postcode incassant> Woonplaats : <Woonplaats incassant> INCASSANT die u zelf kunt Land : <Land incassant> Incassant ID*: <Incassant ID> printen of bij een om drukker van zijn/haar bankrekening kunt bedragen bestellen. af schrijven wegens: U kunt dit model ook <Reden betaling> gebruiken voor een eigen ontwerp. <Kenmerk machtiging> Naam : Adres : Postcode : Woonplaats : Let op: U bent verplicht om alle velden die op het voorbeeld Land : Rekeningnummer [IBAN] : Bank Identificatie [BIC]** : van het machtigingsformulier staan, letterlijk op uw eigen Plaats en datum Handtekening **Geen verplicht veld bij NL IBAN ontwerp te gebruiken. Tekst weglaten mag dus niet! Meer Terugboeken? informatie Neem op uw contact eigen ontwerp op met plaatsen uw bank. mag overigens wel. Denk aan een contractnummer of de reden van Indien betaling. u een doorlopende Zolang machtiging u heeft de machtigingstekst afgegeven en u bent het niet eens in het met model een afschrijving, kunt u deze laten terugboeken. Neem hiervoor binnen acht weken na afschrijving contact op met uw bank. niet tegenspreekt, is extra informatie toegestaan. U kunt uw bank ook vóór het moment van afschrijving verzoeken om een Europese incasso-opdracht tegen te houden. Als u van mening bent dat een bedrag ten onrechte van uw rekening is afgeschreven, U mag de machtigingstekst ook opnemen in een contract, kunt u tot 13 maanden na datum afschrijving een verzoek indienen bij uw bank om dit te corrigeren. maar alleen als u in het contract de machtigingstekst apart laat Informeer bij uw bank naar de voorwaarden. ondertekenen. Deze tekst moet dan wel duidelijk door de debiteur als machtiging te herkennen zijn. Doorlopende machtiging LOGO INCASSANT U wordt voorafgaand aan een afboeking, bijvoorbeeld via het contract of bij een jaaroverzicht door de incassant geïnformeerd over het bedrag en moment van afschrijving. Als u het niet een bent met een betaling kunt u deze binnen 8 weken zonder opgaaf van redenen terug laten Naam : <Naam incassant> Adres : <Adres incassant> Postcode : <Postcode incassant> Woonplaats : <Woonplaats incassant> Land : <Land incassant> Incassant ID : <Incassant ID> Kenmerk machtiging : <Kenmerk machtiging> Door ondertekening van dit for mulier geeft u toestemming aan <naam incassant> doorlopende incasso-opdrachten te sturen naar uw bank om een bedrag van uw rekening af te schrijven wegens <reden betaling> en uw bank om doorlopend een bedrag van uw rekening af te schrijven overeenkomstig de opdracht van <naam incassant>. Als u het niet eens bent met deze afschrijving kunt u deze laten terugboeken. Neem hiervoor binnen acht weken na afschrijving contact op met uw bank. Vraag uw bank naar de voorwaarden. Naam : Adres : Postcode : Woonplaats : Land : Ondergetekende trekt hierbij de machtiging in die is verleend aan Kenmerk machtiging* : * Deze gegevens staan op uw rekening afschrift of het overzicht dat u van de incassant heeft ontvangen. Rekeningnummer [IBAN] : Bank Identificatie [BIC]* : Plaats en datum Handtekening : Aandachtspunten machtigingsformulier Eén machtiging voor incasso meerdere doelen U mag met één machtiging voor meerdere doelen incasseren. Met de Euro-incasso hoeft u geen reden van afschrijving op de machtiging te vermelden. U kunt dus één machtiging (en dus hetzelfde machtigingskenmerk) gebruiken om voor verschillende doeleinden bij dezelfde persoon te incasseren. De Rabobank adviseert u wel een reden op te geven om onduidelijkheid bij de debiteur te voorkomen. Reden van afschrijving Voordat u incasseert, moet u de exacte reden van een specifieke afschrijving duidelijk aan uw debiteur communiceren. Beperkte geldigheidsduur Als u in een aaneengesloten periode van twintig maanden niet met hetzelfde machtigingskenmerk heeft geïncasseerd, dan mag u de machtiging niet meer gebruiken en moet u een nieuwe machtiging laten ondertekenen. Archiveren machtigingen Een ingescand en digitaal gearchiveerd machtigingsformulier wordt in Nederland als een rechtsgeldige machtiging beschouwd. Bij machtigingen afgegeven door rekeninghouders bij een buitenlandse bank kan niet gegarandeerd worden dat een gescande machtiging als rechtsgeldig wordt geaccepteerd. Bewaartermijn U bent verplicht om de originele machtiging tenminste veertien maanden na de laatste incasso-opdracht te bewaren. De bank kan u naar aanleiding van een Melding Onterechte Incasso binnen die termijn vragen om een kopie of scan van de machtiging te tonen. Als u dit niet kunt, dan kan de incasso worden teruggedraaid. *Geen verplicht veld bij NL IBAN 6

7 3 De machtiging Machtigingsformulier in een andere taal Het model van de machtiging is in vier talen beschikbaar op Wilt u een machtigingstekst in een andere taal dan Nederlands, Engels, Frans of Duits? Kijk dan op Tip Kijk voor meer informatie over het juiste gebruik van het machtigingsformulier op Machtigingskenmerk Bij de Euro-incasso is het belangrijk om elke machtiging een uniek kenmerk te geven. De bank herkent aan het machtigingskenmerk of u die machtiging voor de eerste keer bij die debiteur incasseert. Let er dus op dat u het machtigingskenmerk op de juiste manier gebruikt. Houdt er ook rekening mee dat u het machtigingskenmerk van een eenmalige machtiging slechts één keer kunt gebruiken. Uniek machtigingskenmerk Het machtigingskenmerk vormt in combinatie met uw Incassant ID een unieke referentie naar de machtiging. Het machtigingskenmerk: Is het unieke kenmerk van één machtiging van uw lid of klant; Is verplicht; Bedenkt u zelf; Kan uit maximaal 35 cijfers en/of letters bestaan; Vult u in uw debiteurenadministratie in; Mag na gebruik niet meer gewijzigd worden. Let erop dat u in het incasso-adresboek bij elke debiteur het veld machtigingskenmerk invult! Let op: U kunt het machtigingskenmerk van een eenmalige machtiging slechts één keer gebruiken Opvoeren en beheren Als u een getekende machtiging van een klant heeft ontvangen, dan kunt u de gegevens opnemen in het incassoadresboek in Rabo Internetbankieren. Vanuit dit adresboek kunt u vervolgens incasso-opdrachten maken. Gebruik bij het invoeren in het adresboek een IBAN. Als de machtiging wijzigt, leg u dan de datum van wijziging en de reden vast. Wordt er namens een ander op de rekening geïncasseerd? Houdt u er dan rekening mee dat u de gegevens van de uiteindelijke debiteur vastlegt. Vooraankondiging incasso U moet het machtigingskenmerk vermelden bij elke vooraankondiging van een incasso. Leg deze daarom ook vast in uw leden- of klantadministratie. Indeling in categorieën Via de knop categorieën beheren, kunt u uw leden of klanten indelen in categorieën. Dit is vooral handig als u bij een min of meer vaste groep debiteuren herhaaldelijk wilt incasseren. Denk bijvoorbeeld aan leden van een vereniging die periodiek contributie betalen. U voert dan eenmalig de debiteuren in het incasso-adresboek op. Opvoeren van nieuwe debiteuren Neem de gegevens die u in het adresboek moet invullen over van de getekende machtiging. Kies voor adresboek ; Voeg adressen toe via de knop adres toevoegen ; Voeg naar wens een categorie toe aan het adres. Wilt u voor het adres een nieuwe categorie aanmaken, kies dan voor Nieuwe categorie en vul een categorienaam in; Let op het kenmerk machtiging. Als u dit nog niet gedaan had toen u de machtiging liet tekenen, stel dan een machtigingskenmerk vast voor de debiteur; Klik op toevoegen om het adres op te slaan. 7

8 3 De machtiging Wijziging rekeningnummer met Overstapservice In Nederland wordt bij wisseling van bank vaak gebruik gemaakt van de Overstapservice. In die situatie: Wordt een incasso-opdracht ten laste van de oude rekening van de debiteur automatisch doorgeleid naar de nieuwe rekening; Ontvangt u een brief met de nieuwe rekeninggegevens; Bewaart u deze brief bij de machtiging van de debiteur in uw administratie; Selecteert u uit het adresboek de debiteur(en) van wie u opnieuw wilt incasseren en noteert u alle gegevens; Verwijdert u de debiteur uit het adresboek; Voert u de debiteur opnieuw op met hetzelfde machtigingskenmerk en het nieuwe rekeningnummer Wijzigingen in het incasso-adresboek U kunt wijzigingen doorvoeren in het incasso-adresboek. Eén adres wijzigen Open het adres en klik op het potloodje om te wijzigen. Bedrag of categorie van meer adressen tegelijk wijzigen Maak eerst een selectie, bijvoorbeeld door te kiezen voor een bepaalde categorie en/of te zoeken op (een gedeelte van) de naam en/of het IBAN. Selecteer vervolgens alle zoekresultaten door een vinkje te zetten in het bovenste vakje of vink losse adressen aan. Kies vervolgens voor pas het bedrag aan of wijzig categorie. Tip Neem nieuwe debiteuren direct op in het adresboek via adresboek Toevoegen. Vervolgens kunt u incasseren via nieuwe incasso tabblad Adresboek. Het adresboek houdt namelijk voor u bij of het een eerste incasso is en controleert of u een uniek machtigingskenmerk gebruikt Informeer uw debiteuren Europa wil consumenten beschermen tegen ongewenst incasseren. Daarom gelden er voorwaarden voor de manier waarop u uw debiteuren van te voren over afschrijvingen informeert. Voordat u incasseert, moet u uw debiteur laten weten: Wat uw incassant ID is; Welk machtigingskenmerk u aan de debiteur heeft toegekend; Rond welke datum u welk bedrag bij hem gaat incasseren. U bent er vrij in om te bepalen hoe u dit communiceert, als het maar persoonlijk aan de debiteur gericht is en er daarmee vanuit kan worden gegaan dat de informatie de debiteur werkelijk bereikt. Het vermelden van informatie op uw website volstaat niet. U moet in uw voorwaarden, in een contract met uw klant of op het machtigingsformulier zelf aangeven hoe ver u hem van tevoren over aankomende incasso s informeert. Doet u dat niet, dat geldt een wettelijke termijn van veertien dagen. 8

9 3 De machtiging In één keer of meerdere keren informeren Voordat u een incasso ter verwerking instuurt, moet u de debiteur ook informeren over het bedrag en de datum van de incasso. Dat kan bijvoorbeeld vooraf, direct bij het tekenen van de machtiging met: U wordt elke maand rond de 30 e geïncasseerd voor een bedrag van 25. Bij wisselende bedragen moet u vooraf laten weten welk bedrag u gaat afschrijven. Te veel terugboekingen? Als de Rabobank constateert dat er op verzoek van uw debiteuren vaak terugboekingen worden uitgevoerd, dan kunnen wij u vragen aan te tonen dat u over geldige machtigingen beschikt en dat u uw debiteuren volgens de spelregels informeert over aankomende incasso-afschrijvingen. Zorg er dus voor dat u uw werkwijze kunt laten zien. 9

10 4 Incasseren Algemeen U bent klaar om te incasseren als u getekende machtigingen heeft en uw debiteuren goed geïnformeerd zijn over wanneer en wat u gaat afschrijven. Bekijk ook de demo Incasso-opdrachten maken Geef voordat u de eerste keer incasseert, uw Incassant ID en het kenmerk machtiging aan uw debiteuren door. Onderscheid in reeks Bij het aanleveren van uw Euro-incasso-opdrachten moet u onderscheid maken tussen een eerste doorlopende incasso en volgende doorlopende incasso s. Let erop dat u het juiste incassotype gebruikt. Een incasso-opdracht maken Er zijn twee manieren om een incasso-opdracht te maken: via een losse incasso-opdracht van één debiteur of via het incassoadresboek. Via losse opdrachten Als u kiest voor Euro-incasso wordt het scherm Nieuwe incasso geopend. Via het incasso-adresboek U kunt het adresboek gebruiken om een aantal adressen tegelijk te selecteren. 1. Ga naar Euro-incasso tabblad Adresboek; 2. Maak een selectie, bijvoorbeeld door te kiezen voor een categorie. Selecteer vervolgens alle zoekresultaten door een vinkje te zetten in het bovenste vakje of losse adressen aan te vinken; 3. Klik op de button Incasseren ; 4. De opdrachten verschijnen in de lijst met Nog te verzenden incasso-opdrachten ; 5. Klik op de button Deze opdrachten ondertekenen. Bij type machtiging kunt u aangeven of het om een doorlopende of eenmalige machtiging gaat. Als u voor doorlopend kiest, sla deze nieuwe debiteur dan direct op in het adresboek. Hier verschijnt ook het vakje waarmee u kunt aangeven dat dit de eerste keer is dat u met die machtiging incasseert. Nadat u klaar bent, kunt u doorgaan met de volgende opdracht of deze losse incasso-opdracht opslaan en verzenden. <invoegen afbeelding, zie pdf> 10

11 4 Incasseren Controleren en verzenden Staan alle incasso-opdrachten juist in het overzicht Nog te verzenden incasso-opdrachten? Kloppen de bedragen? Staat doorlopend eerste keer alleen bij nieuwe debiteuren? Staat doorlopend alleen bij debiteuren van wie u al eerder heeft geïncasseerd? Staat eenmalig alleen bij debiteuren bij wie u echt niet vaker wilt incasseren? Als alles klopt, dan kunt u starten met incasseren via Rabo Internetbankieren. Breek het ondertekenen van de incasso s de eerste keer niet af Dan wordt het type van de incasso-opdrachten namelijk gewijzigd in doorlopende. Als u de opdrachten later alsnog verzendt, moet u deze in het scherm nog te verzenden incassoopdrachten eerst terugzetten naar eerste doorlopende. Raadplegen verzonden opdrachten Onder verzonden Euro-batches ziet u tot drie maanden na de verwerking welke incasso-opdrachten u heeft verzonden. Klik op een incasso-batch en de losse posten worden getoond. Euro-incasso-opdrachten intrekken U kunt ingestuurde Euro-incasso-opdrachten alleen nog intrekken als u in Rabo Internetbankieren in het scherm Verzonden Euro-batches de status Openstaand ziet Verwerkingstijden De Euro-incasso kan niet worden uitgevoerd op de dag dat deze ter verwerking wordt aangeboden. De banken moeten in heel Europa namelijk voldoende tijd hebben om de binnengekomen incasso s te controleren. Ook moet de geïncasseerde de gelegenheid krijgen om een aankomende incasso te kunnen weigeren. De verwerkingsdatum van alle incasso s die u verstuurt, worden standaard op zes werkdagen later gezet. Bij de incasso s van debiteuren bij wie u al eerder heeft geïncasseerd, kunt u de uitvoeringsdatum op drie werkdagen later zetten. U kunt uw Euro-incasso-opdrachten maximaal één jaar vóór de gewenste uitvoerdatum bij de Rabobank aanbieden. Dagen waarop de Euro-incasso-opdrachten niet verwerkt kunnen worden zijn: Nieuwjaarsdag (1 januari) Goede Vrijdag Tweede Paasdag Dag van de Arbeid (1 mei) Eerste en Tweede Kerstdag (25 en 26 december) Uitvoerdatum Euro-incassobatches die op tijd en correct worden aangeleverd en binnen de contractlimieten blijven, worden op de gewenste uitvoerdatum verwerkt. Als de gewenste uitvoerdatum niet haalbaar is (het is bijvoorbeeld een feestdag), dan past de Rabobank deze datum automatisch aan naar de eerstvolgende uitvoerdatum die wel haalbaar is Uw rekeninginformatie Op uw rekeningoverzicht ziet u per verwerkte incassobatch altijd een bijschrijving van één totaalbedrag van alle incassoopdrachten die u in dat bestand heeft ingestuurd. In de omschrijvingsregel staat het oorspronkelijke aantal posten en het kenmerk van de batch. Via Rabo Internetbankieren kunt u nakijken welke posten u heeft verstuurd: ga naar verzonden Euro-batches en klik op de betreffende incassobatch. U ziet dan de losse posten Niet gelukte incasso s Incasso s kunnen om verschillende redenen mislukken. De nietgelukte incasso-opdrachten die op het moment van bijschrijving al bekend zijn, ziet u als losse afschrijvingen op de dag dat de batch wordt bijgeschreven. De reden van afkeuring staat er bij. Terugboekingen Tot maximaal acht weken na de bijschrijving kunnen er ook terugboekingen van uw rekening afgeschreven worden. Deze terugboekingen ziet u als losse afschrijvingen met de juiste valutadatum op uw rekeningafschrift, met de reden van terugboeking erbij. 11

12 4 Incasseren In de volgende situaties kan uw incasso-opdracht uitvallen: Op verzoek van de debiteur Uw debiteur kan bij een doorlopende of eenmalige incasso: Voor afschrijving de uitvoering weigeren; Na afschrijving binnen acht weken terugboeken; Zijn rekening helemaal blokkeren voor afschrijvingen met uw Incassant ID of specifiek voor het machtigingskenmerk waarmee u incasseert; De afschrijving weigeren omdat deze boven een maximumbedrag uitkomt dat de debiteur voor deze incasso bij zijn bank heeft ingesteld; De afschrijving weigeren omdat u vaker heeft geïncasseerd dan hij heeft ingesteld. Bij onvoldoende saldo of een incassoblokkade door de bank De bank van de geïncasseerde heeft vijf werkdagen om een incasso vanwege onvoldoende saldo of vanwege een blokkade terug te draaien. Banken gaan bij saldotekort verschillend om met de uitvoering van incasso s. Zo boekt ING een incasso na twee werkdagen terug als de rekeninghouder in de tussentijd zijn saldo niet heeft aangevuld. ABN AMRO en de Rabobank doen dit na vier werkdagen. Als gevolg van een ongeautoriseerde transactie (Melding Onterechte Incasso) De geïncasseerde kan tot veertien maanden na verwerking van een Euro-incassotransactie bij zijn bank aangeven geen toestemming te hebben gegeven voor de transactie, en zo om een terugboeking vragen. De bank van de geïncasseerde stuurt het verzoek tot terugboeken door naar de Rabobank, waarna wij u informeren. Als u het verzoek tot terugboeken accepteert, dan kunt u de Rabobank binnen zeven werkdagen opdracht geven om het bedrag van de oorspronkelijke Euro-incassotransactie van uw rekening te debiteren. De bank van de geïncasseerde voert dan de terugboeking uit. Gaat u niet akkoord met de terugboeking? Stuur dan binnen zeven werkdagen een kopie van de machtiging en eventuele overige informatie naar uw Rabobank. De Rabobank stuurt dan de kopie van de machtiging naar de bank van uw debiteur. Die bank besluit vervolgens of de incasso uitgevoerd had mogen worden. Als de bank van uw debiteur vindt dat deze recht heeft op een terugboeking, dan debiteert deze bank uw rekening met het bedrag van de oorspronkelijke incassoopdracht tegen de oorspronkelijke rentedatum. Om technische redenen Bij technische redenen wordt de incasso vóór de verwerking afgekeurd. Er kan bijvoorbeeld sprake zijn van een vervallen rekeningnummer of verkeerd gebruik van het machtigingstype ( eerste in plaats van volgende of andersom). U ziet deze afgekeurde incasso als losse afschrijving op de dag dat de incassobatch wordt bijgeschreven. Let op: De bank brengt kosten in rekening voor terugboekingen. Volg daarom zorgvuldig de instructies in deze handleiding om onnodige terugboekingen te voorkomen Opnieuw incasseren Soms kunt u opnieuw een incasso-opdracht insturen, een andere keer moet u uw debiteur vragen op een andere manier te betalen. Op basis van de reden van afkeuring of terugboeking, bepaalt u of u opnieuw wilt proberen te incasseren. Als een incasso is geweigerd of teruggeboekt door de debiteur zelf, neem dan altijd contact op met de debiteur om de reden te achterhalen. 12

13 4 Incasseren Opnieuw aanbieden van een niet gelukte incasso zonder software Eerste incasso 1. Maak een nieuwe incasso-opdracht uit het adresboek; 2. Ga naar het scherm Nog te verzenden incassoopdrachten ; 3. Wijzig het type machtiging met het potlood in eerste doorlopende ; 4. Sla de wijziging op; 5. Verzend de incasso-opdracht. Volgende incasso 1. Maak een nieuwe incasso-opdracht uit het adresboek. Wijzig geen gegevens! 2. Verzend de incasso-opdracht. Eenmalige incasso 1. Maak een nieuwe incasso-opdracht; 2. Gebruik een nieuw machtigingskenmerk; 3. Selecteer type machtiging eenmalig ; 4. Meld het nieuwe machtigingskenmerk aan de debiteur 5. Verzend de incasso-opdracht. 13

14 5 Bijlagen 33Handige websites 33Afkortingen en Engelstalige termen 33Algemene Voorwaarden Rabobank (Bedrijven) Euro-incasso 33Handleiding Bedrijven Euro-incasso 33Handleiding Incasseren met boekhoudpakket Handige websites Meer informatie over de Acceptgiro Meer informatie over de Bedrijven Euro-incasso Meer informatie over de Eurobetaling Hier vindt u een online checklist waarmee u in overzichtelijke stappen kunt starten met de Euro-incasso Toelichting op foutcodes bij incasso s Meer informatie over incasseren met een boekhoudpakket Meer informatie over incasseren zonder een boekhoudpakket Meer informatie over de machtiging voor een Euro-incasso Met specificaties van de import- en exportformaten voor Rabo Internetbankieren en Rabo Cash Management 14

15 5 Bijlagen Afkortingen en Engelstalige termen BBAN Basic Bank Account Number BIC Bank Identificatie Code EPC European Payments Council File Bestand Final Laatste keer van een reeks doorlopende incasso-opdrachten First/last Eerste keer van een reeks doorlopende incasso-opdrachten IBAN International Bank Account Number ISO Internationale Organisatie voor Standaardisatie ISO XML-standaard Standaard voor de bestandsformaten voor de uitwisseling van betalingen, zoals vastgesteld door ISO in 2009 MT940 Bestandsformaat voor de verantwoording op uw rekening One-off Eenmalige incasso-opdracht Recurrent Tweede en volgende keren van een reeks doorlopende incassoopdrachten ten laste van het rekeningnummer van uw debiteur Reject reason Reden waarom een incasso-opdracht niet kan worden uitgevoerd R-message Een losse post die wordt teruggemeld op uw rekeningafschrift met de reden waarom een incasso-opdracht niet kan worden uitgevoerd SEPA Single Euro Payments Area SEPA Business to Business Direct Debit Bedrijven Euro-incasso SEPA Core Direct Debit Algemene Euro-incasso SEPA Direct Debit (SDD) Euro-incasso 15

16 5 Bijlagen Algemene voorwaarden Rabobank (Bedrijven) Euro-incasso 2013 Rabobank. Een bank met ideeën. Augustus 2014 Handleiding Bedrijven Euro-incasso Incasseren met de Bedrijven Euro-incasso Samen sterker Algemene Voorwaarden Klik hier voor een pdf van de Algemene Voorwaarden Rabobank (Bedrijven) Euro-incasso. Kijk onder het tabblad Voorwaarden Handleiding Bedrijven Euro-incasso Klik hier voor een pdf van de handleiding Bedrijven Euro-incasso. Augustus 2014 Handleiding Euro-incasso Incasseren met boekhoudpakket Samen sterker Handleiding Euro-incasso: Incasseren met boekhoudpakket Klik hier voor een pdf van de handleiding incasseren met boekhoudpakket. Kijk onder Hoe werkt het? 16