Besluitvorming aan de Raad Formele advisering van de Raad. Collegevoorstel Advies: Openbaar. Onderwerp BBI-kalender 2005

Transcriptie

1 Collegevoorstel Advies: Openbaar Onderwerp BBI-kalender 2005 Programma / Programmanummer Concernsturing / 8110 IBW-nummer Portefeuillehouder P. Lucassen Samenvatting De BBI-kalender 2005 vermeldt de agenda voor het samenstellen, de ambtelijke besluitvorming en de besluitvorming van het College over de BBI-documenten. Indien van toepassing staan ook de data waarop de Raad BBIdocumenten vaststelt, vermeld. Directie/afdeling, ambtenaar, telefoonnr. C710, Homan, Karin, 2383 Datum ambtelijk voorstel 14 december 2004 Registratienummer Voorstel om te besluiten Het vaststellen van de BBI-kalender Directies Paraaf akkoord Datum,, Verantwoordelijke directie: P.M. Eggermont, C700 Directeur Besluitvorming aan de Raad Formele advisering van de Raad Besluit B&W d.d. 21 december 2004 nummer: 1.23 Conform advies Aanhouden Anders, nl. Conform. Het college verzoekt om tijdige agendering van de BBIproducten in de PO s. Procescoördinatie Gemeentesecretaris Portefeuillehouder Paraaf Datum collegevoorstel BBI-kalender.doc

2 Collegevoorstel 1 Inleiding Jaarlijks stelt het College de BBI-kalender voor het volgende jaar vast. De BBI-kalender vermeldt op hoofdlijnen de planning voor het samenstellen van de BBI-documenten, vermeldt de data voor de ambtelijke besluitvorming en vermeldt de data waarop het College over BBI-documenten beslist. Indien het BBI-document ook ter vaststelling naar de Raad gaat, staat ook de data van de Raadsbehandeling aangegeven. 2 Doelstelling De doelstelling van de kalender is om de directies en het College te informeren over de BBI-planning Argumenten De BBI-kalender 2005 komt grotendeels overeen met de BBI-kalender Een wijziging is dat de Zomernota gebaseerd is op basis van de cijfers van 1 juli 2005, dit was voorheen op basis van de cijfers van 1 juni. Het Bbv-besluit schrijft een rapporatage per kwartaal voor. Om de werkzaamheden voor de Zomernota zoveel mogelijk buiten het zomerreces te houden, bereiden we de Zomernota 2005 wel voor op basis van de 1 juni cijfers. De 1 ste week van juli volgt dan een actualisatie van de gegevens. De 1 ste week na het zomerreces behandelt het College de Zomernota Financiën n.v.t. 5 Juridische aspecten n.v.t. 6 Communicatie Nadat het College de BBI-kalender 2005 heeft vastgesteld, wordt de kalender aan het DT verstuurd en aan de Raad. 7 Uitvoering Proco coördineert de uitvoering van de BBI-kalender.

3 BBI-kalender 2005, Jaaroverzicht besluitvorming Maand 2005 College Raad januari directieplannen 2005 februari maart april perspectiefnota 2006 mei stadsrekening 2004, perspectiefnota 2006 marap 1-april, directierekeningen 2004 juni brief marap 1 april juli stadsrekening 2004 augustus marap 1 juli, zomernota september zomernota oktober stadsbegroting november marap 1 oktober stadsbegroting , brief marap 1 oktober december 1

4 BBI-kalender 2005, Stadsrekening 2004 Data directies concern co / dt college raad Stadsrekening 2004 rekeningbrief 24 nov 2004 DIBB - concept teksten gereed 1 - kwaliteitstoets 2 - cijfers 2004 gereed - definitieve teksten gereed, incl. verschillenanalyse 3 - DIBB dicht - kwaliteitstoets verschillenanalyse - verschillenanalyse gereed boekwerk - aanleveren hoofdstuk bedrijfsvoering bij Proco - aanleveren verplichte paragrafen bij Proco - concept samenstellen - concept in DT - concept versturen naar college besluitvorming - 1 ste termijn college - correctieronde - eindconcept naar rekenkamer - definitief college vr 4 feb vr 1 apr vr 8 apr do 21 apr week 21 feb vr 8 apr week 11 apr vr 25 mrt vr 15 apr di 29 mrt - do 21 apr vr 22 apr 27 apr - wo 11 mei 27 apr - wo 11 mei vr 29 apr wo 20 apr di 26 apr 27 apr - wo 11 mei di 17 mei rekening naar drukker do 19 mei 1 teksten goedgekeurd door portefeuillehouder 2 in aanwezigheid van gemeentesecretaris, directeur, stadscontroller, directiecontroller en proco (ondersteuning gemeentesecretaris). 3 verschillenanalyse goedgekeurd door portefeuillehouder 2

5 verspreiding en persbericht vr 27 mei vaststelling raad wo 6 juli meivakantie: ma 2-5 t/m vr

6 BBI-kalender 2005, Perspectiefnota 2006 Data directies concern co / dt college raad Perspectiefnota 2006 brief Perspectiefnota wo 9 feb 1 ste bespreking college di 22 febr boekwerk - aanleveren teksten programma s bij Proco 4 - aanleveren overige hoofdstukken bij Proco 5 - concept samenstellen - concept versturen naar college/dt/sc vr 11 mrt vr 11 mrt ma 14 mrt - wo 30 mrt wo 30 mrt heidagen college ma 4 - di 5 april correctieronde wo 6 - wo 13 april wo 6 - wo 13 april wo 6 - wo 13 april besluitvorming - ambtelijk - definitief college week 29 maart di 19 april nota naar drukker verspreiding en persbericht wo 20 april vr 22 april vaststelling raad wo 11 - wo 18 mei voorjaarsvakantie ma 7-2 t/m vr teksten goedgekeurd door portefeuillehouder. 5 idem 4

7 BBI-kalender 2005, marap 1 april Data directies concern co / dt college raad Marap 1 april brief marap verzenden ma 21 mrt notitie - aanleveren marap bij vr 22 april Proco correctie/bespreekronde - toetsing door concern - controlgesprekken 6 week 9 mei week 25 april week 9 mei opstellen collegeadvies week 9 mei besluitvorming - ambtelijk week 16 mei - college di 24 mei brief naar raad vr 27 mei meivakantie ma 2-5 t/m vr in aanwezigheid van gemeentesecretaris, directeur, stadscontroller, directiecontroller en proco (ondersteuning gemeentesecretaris). 5

8 BBI-kalender 2005, marap 1 juli/zomernota Marap 1 juli/zomernota brief marap verzenden notitie - aanleveren concept marap adhv cijfers 1 juni bij Proco 7 1 ste correctieronde - toetsing door concern - terugkoppeling naar directies notitie - aanleveren bijgestelde marap adhv cijfers 1 juli bij Proco 8 correctie/bespreekronde - toetsing door concern - controlgesprekken 9 - aanpassen maraps notitie - collegeadvies maraps opstellen - zomernota opstellen besluitvorming - ambtelijk - college Data directies concern co / dt college raad vr 17 juni vr 8 juli week 18 juli week 18 juli di 10 mei week 20 juni week 27 juni week 11 juli week 18 juli ma 25 juli - vr 12 aug ma 25 juli - vr 12 aug week 15 aug di 23 aug vaststelling raad zomernota wo 14 sept 7 afgestemd met portefeuillehouder 8 afgestemd met portefeuillehouder 9 in aanwezigheid van gemeentesecretaris, directeur, stadscontroller, directiecontroller en proco (ondersteuning gemeentesecretaris); evt. ook programmaverantwoordelijke(n). 6

9 NB. Het proces van de zomernota valt deels samen met het zomerreces. Door zoveel mogelijk voorwerk te doen op basis van de cijfers van 1 juni, houden we het beslag op het zomerreces enigzins beperkt. Voor de werkzaamheden die vallen binnen de periode 25 juli t/m 19 augustus dienen een aantal afspraken te worden gemaakt. Binnen de concernstaf moet capaciteit aanwezig zijn om de definitieve zomernota op te stellen, binnen de directies dient er in die periode één contactpersoon bereikbaar te zijn voor vragen en eventuele aanvullingen op de zomernota en tenslotte dient voor de ambtelijke besluitvorming in de laatste week van het zomerreces, vooraf duidelijk te zijn, wie dan aanwezig is. zomervakantie college: ma t/m vr basisscholen: ma t/m vr

10 BBI-kalender 2005, Stadsbegroting Data directies concern co / dt college raad Stadsbegroting begrotingsbrief wo 9 feb 1 ste bespreking college di 7 juni DIBB - cijfers bestaand beleid gereed - concept teksten gereed 10 - kwaliteitstoets - cijfers incl. Perspectiefnota 2006 gereed - teksten gereed 11 - DIBB dicht - begroting primitief 12 - ibw Zomernota verwerkt boekwerk - aanleveren verplichte paragrafen bij Proco 13 - concept samenstellen vr 1 juli vr 1 juli week 11 juli vr 22 juli vr 26 aug vr 26 aug week 11 juli vr 26 aug vr 23 sept di 27 sept ma 22 aug - di 14 sept heidagen college ma 19 - di 20 sept correctieronde wo 21 - do 29 sept wo 21 - do 29 sept wo 21 - do 29 sept wo 21 - do 29 sept besluitvorming 14 - ambtelijk - definitief college week 26 sept di 4 okt begroting naar drukker wo 5 okt persconferentie vr 7 okt vaststelling raad wo 9 - di 15 nov 10 teksten programma s en produktgroepen goedgekeurd door portefeuillehouder. 11 idem. 12 na heidagen College 13 goedgekeurd door portefeuillehouder 14 besluitvorming betreft programma s en productgroepen. 8

11 BBI-kalender 2005, marap 1 oktober Data directies concern co / dt college raad Marap 1 oktober brief marap verzenden ma 19 sept notitie - aanleveren marap bij Proco wo 26 okt correctie/bespreekronde - toetsing door concern - controlgesprekken 15 week 7 nov week 31 okt week 7 nov notitie - opstellen collegeadvies week 7 nov besluitvorming - ambtelijk week 14 nov - college di 22 nov brief naar raad vr 25 nov herfstvakantie ma t/m vr in aanwezigheid van gemeentesecretaris, directeur, stadscontroller, directiecontroller en proco (ondersteuning gemeentesecretaris). 9

12 BBI-kalender 2005, directieplan en -rekening directieverslagen 2004 aanleverdatum voor directies aan proco: vrijdag 8 april toetsing door concern: week 18 april behandeling co/dt: week 25 april vaststelling college: di 10 mei directieplannen 2006 aanleverdatum voor directies aan proco: vrijdag 18 november toetsing door concern: week 28 november behandeling co/dt: week 5 dec vaststelling college: di 10 januari