Artikel 2 Het huishoudelijk reglement wordt vastgesteld door de Algemene ledenvergadering.

Transcriptie

1 Huishoudelijk reglement Vergeb. Doelstelling Artikel 1 De vereniging heeft als doel het bewaken van de continuïteit van administratieve software pakketten van BCT Guiding Documents die in gebruik zijn bij de leden van de vereniging, alsmede het uitwisselen van ervaringen op dit gebied tussen de leden. Het bestuur doet dit door het bevorderen van contacten tussen de leden en het mede ontwikkelen van software met inbreng van de leden. Het bestuur stelt daartoe werkgroepen in, begeleidt de werkgroepen en stimuleert de werkzaamheden. De vereniging onderkent een aantal branches; voor zover mogelijk is het bestuur van de Vergeb zodanig samengesteld dat de branches daarin zijn vertegenwoordigd. Huishoudelijk Reglement Artikel 2 Het huishoudelijk reglement wordt vastgesteld door de Algemene Bestuur, samenstelling, benoeming en ontslag Artikel 3 1. Het bestuur bestaat uit minimaal 3 personen: een voorzitter, een secretaris en een lid, tevens waarnemend voorzitter/secretaris, die door de ledenvergadering worden benoemd. 2. De benoeming van de bestuursleden geschiedt uit de leden van de Vergeb; zij worden benoemd in de Algemene 3. Hiertoe vindt ofwel een bindende voordracht van het bestuur plaats ofwel een voordracht vanuit de leden. Het bestuur komt tot een bindende voordracht door toepassing van de in bijlage 1 opgenomen procedure. Een voordracht vanuit minimaal 5 leden moet worden ingediend bij de secretaris van het bestuur en dient minimaal 10 werkdagen voor de ledenvergadering bekend te worden gemaakt. 4. Aan het bestuur is toegevoegd een adviseur namens BCT, benoemd door de directie van BCT. 5. Het bestuur is bevoegd te vergaderen zonder de adviseur van BCT.

2 Artikel 4 1. Elk bestuurslid, ook wanneer hij voor een bepaalde tijd is benoemd, kan door de Algemene ledenvergadering worden ontslagen of geschorst. Een schorsing die niet binnen drie maanden gevolgd wordt door een besluit tot ontslag, eindigt door het verloop van die termijn. 2. Elk bestuurslid treedt uiterlijk drie jaar na zijn benoeming af, volgens een door het bestuur op te maken rooster van aftreding. De aftredende is herkiesbaar, behoudens het bepaalde in lid 7 van artikel 6 van de statuten van de Vergeb; degene die in een tussentijdse vacature wordt benoemd, neemt op het rooster van aftreden de plaats in van zijn voorganger. 3. Het bestuurslidmaatschap eindigt voorts: A. door het eindigen van het lidmaatschap van de vereniging ten aanzien van een bestuurslid dat uit de leden is benoemd; B. door het beëindigen van de dienstbetrekking van het bestuurslid met een lid van de vereniging; C. door te bedanken. D. door overlijden. 4 Indien het aantal bestuursleden beneden de drie leden is gedaald blijft het bestuur bevoegd. Het bestuur schrijft binnen een termijn van zes weken een Algemene ledenvergadering uit. De Algemene ledenvergadering neemt een besluit ter voorziening in het aantal bestuursleden. Artikel 5 1. Het bestuur kiest uit haar midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. 2. Van de vergaderingen van het bestuur wordt verslag opgemaakt; de verslagen worden de eerstvolgende vergadering van het bestuur vastgesteld. 3. De verslagen van het bestuur worden gepubliceerd op het ledendeel van de website. Werkgroepen Artikel 6 Het bestuur is bevoegd werkgroepen in te stellen voor de behandeling van bepaalde onderwerpen aangaande de doelstelling van de vereniging of uitvoering van een bepaalde taak. De leden van de werkgroepen worden door het bestuur gevraagd. De werkgroepen brengen verslag uit aan het bestuur. Jaarverslag Artikel 7 Elk jaar wordt een verslag gemaakt en ter vaststelling aangeboden aan de Algemene

3 Algemene Ledenvergadering, toegang, stemrecht, verslaglegging en besluitvorming Artikel 8 1. Aan de Algemene ledenvergadering van de Vergeb komen alle bevoegdheden toe, die niet door de wet of de statuten van de Vergeb aan het bestuur zijn opgedragen. 2. Jaarlijks, uiterlijk zes maanden na afloop van het verslagjaar, wordt een Algemene ledenvergadering gehouden. De agenda van de algemene ledenvergadering bevat de volgende punten: A. Verslag Kascontrole commissie B. Financieel Jaarverslag C. Jaarverslag D. Begroting E. Benoeming bestuursleden F. Voorstellen van het bestuur of de leden, aangekondigd bij de oproeping voor de vergadering. 3. Ledenvergaderingen worden gehouden zo dikwijls het bestuur dit wenselijk oordeelt. 4. Voorts is het bestuur op schriftelijk verzoek van ten minste een zodanig aantal leden als bevoegd is tot het uitbrengen van 10 procent van de stemmen verplicht tot het bijeen roepen van een Algemene ledenvergadering op een termijn van niet langer dan 4 weken. Indien aan het verzoek binnen 14 dagen geen gevolg wordt gegeven, kunnen de verzoekers zelf tot die bijeenroeping overgaan door oproeping overeenkomstig artikel 17 of bij advertentie in ten minste een ter plaatse waar de vereniging gevestigd is landelijk dagblad, met in achtneming van de in artikel 17 vermelde oproepingstermijn. Artikel 9 1. Toegang tot de Algemene ledenvergaderingen hebben alle leden van de Vergeb. Geen toegang hebben geschorste leden. 2. Over toelating van andere dan de in lid 1 bedoelde personen beslist de Algemene 3. Ieder lid van de Vergeb, dat niet geschorst is, heeft één stem. 4. Stemmen geschiedt door handopsteking of schriftelijk, indien het bestuur dat wenselijk acht of indien het door één of meerdere leden gevraagd wordt. 5. Een lid kan zijn stem door een schriftelijk daartoe gemachtigd ander lid, op de vergadering aanwezig, laten uitbrengen. Artikel De ledenvergaderingen worden geleid door de voorzitter van het Vergeb bestuur of zijn plaatsvervanger. Ontbreken de voorzitter en zijn plaatsvervanger, dan treedt één van de andere bestuursleden door het bestuur aan te wijzen als voorzitter op. Wordt ook op deze wijze niet in het voorzitterschap voorzien, dan voorziet de vergadering daarin. Tot dat ogenblik wordt het voorzitterschap waargenomen door het in leeftijd oudste ter vergadering aanwezige lid. 2. Van de vergaderingen wordt verslag opgemaakt door de secretaris van het Vergeb bestuur of een ander door de voorzitter daartoe aangewezen persoon; de verslagen worden de eerstvolgende Algemene ledenvergadering vastgesteld.

4 Artikel Het in de ledenvergadering uitgesproken oordeel van de voorzitter omtrent de uitslag van een stemming is beslissend. Hetzelfde geldt voor de inhoud van een genomen besluit voor zover gestemd werd over een niet schriftelijk vastgelegd voorstel. 2. Wordt echter onmiddellijk na het uitspreken van een in het eerste lid bedoeld oordeel de juistheid ervan betwist, dan vindt een nieuwe stemming plaats, wanneer een meerderheid van de vergadering of, indien de oorspronkelijke stemming niet hoofdelijk of schriftelijk geschiedde, een stemgerechtigde aanwezige dit verlangd. Door deze nieuwe stemming vervallen de rechtsgevolgen van de oorspronkelijke stemming. 3. Voor zover de statuten van de Vergeb of de wet niet anders bepalen, worden alle besluiten van de ledenvergaderingen genomen met volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen. 4. Blanco stemmen worden beschouwd als niet te zijn uitgebracht. 5. Indien bij een verkiezing van personen niemand de volstrekte meerderheid heeft verkregen, heeft een tweede stemming, of in geval van een bindende voordracht, een tweede stemming tussen de voorgedragen kandidaten, plaats. Heeft als dan weer niemand de volstrekte meerderheid verkregen, dan vinden herstemmingen plaats, totdat hetzij één persoon de volstrekte meerderheid heeft verkregen, hetzij tussen de twee personen is gestemd en de stemmen staken. Bij gemelde herstemmingen (waaronder niet is begrepen de tweede stemming) wordt telkens gestemd tussen de personen op wie bij de voorafgaande stemming is gestemd, evenwel uitgezonderd de persoon op wie bij de voorafgaande stemming het geringste aantal stemmen is uitgebracht. Is bij de voorafgaande stemming het geringste aantal stemmen op meer dan één persoon uitgebracht, dan wordt door loting uitgemaakt op wie van die personen bij de nieuwe stemming geen stemmen meer kunnen worden uitgebracht. Ingeval bij een stemming tussen twee personen de stemmen staken, beslist het lot wie van beiden is gekozen. 6. Indien de stemmen staken over een voorstel, niet rakende verkiezing van personen, is het verworpen. 7. Alle stemmingen geschieden mondeling. De voorzitter kan bepalen dat de stemmen schriftelijk worden uitgebracht. Indien het een verkiezing van personen betreft kan ook een aanwezige stemgerechtigde verlangen dat de stemmen schriftelijk worden uitgebracht. Schriftelijke stemming geschiedt bij ongetekende gesloten briefjes. Besluitvorming bij acclamatie is mogelijk, tenzij een stemgerechtigde hoofdelijke stemming verlangt. Artikel De Algemene ledenvergaderingen worden bijeengeroepen door het bestuur. De oproeping geschiedt schriftelijk aan de adressen van de leden volgens het ledenregister bedoeld in artikel 4 van de statuten van de Vergeb. De termijn voor de oproeping bedraagt ten minste zeven dagen. 2. Bij de oproeping worden de te behandelen onderwerpen vermeld. Artikel 13 In dit reglement kan geen wijziging worden aangebracht dan door een besluit van de Algemene 1. Een besluit tot wijziging van dit reglement behoeft in de Algemene ledenvergadering de meerderheid van de uitgebrachte stemmen. 2. Een wijziging van het reglement treedt onmiddellijk na vaststelling in werking.

5 Slot en citeertitel Artikel 14 Dit reglement kan alleen worden ingetrokken door een besluit van de Algemene Dit reglement is aan te halen als Huishoudelijk reglement Vergeb.

6 Bestuursleden Vergeb Bijlage 1 Beste collega's, Secretariaat VERGEB p/a Erasmus Universiteit Rotterdam t.a.v. J.D. de Leeuw Bezoekadres Burg. Oudlaan 50 Postadres Postbus DR Rotterdam Doorkiesnr Fax secretaris@vergeb.nl deleeuw@daz.eur.nl Betreft Internet Procedure voordracht bestuursleden Ons kenmerk Uw kenmerk Datum 19 maart 2013 Conform de statuten moet het bestuur een bindende voordracht doen aan de Indien een vacature ontstaat en het bestuurslid is vertegenwoordiger van een van de branches dan dient in principe een kandidaat gezocht te worden uit de betreffende branche. Kandidaten dienen de doelstellingen van de verenging te onderschrijven. Kandidaten hebben bij voorkeur affiniteit met de (documentaire) informatievoorziening en procesondersteuning Alvorens tot een voordracht te komen zal een vertegenwoordiging uit het bestuur, bestaande uit de voorzitter en een bestuurslid een gesprek voeren met de beoogde kandidaat. Zijn doen van het gesprek verslag aan het bestuur, waarna het bestuur een besluit neemt tot voordracht van de kandidaat. Namens het VERGEB bestuur Willem Broekhuis