Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst. Het Rotterdamse E-depot

Transcriptie

1 Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst Het Rotterdamse E-depot

2 Stand van zaken Het Stadsarchief Rotterdam heeft twee opdrachten: Als informatiebeheerder van Rotterdam, klaarstaan voor de digitale informatie (foto s, websites, archief), maar ook zorgdragen voor de analoge informatie Zorgen dat de overheid nog iets te bewaren heeft 2

3 Start E-depot GAR (2004) Opzetten van de functionaliteiten voor een digitaal depot, met instructies, procedures en opgeleide medewerkers, zodat digitale informatie in goede, geordende en toegankelijke staat beheerd en beschikbaar gesteld kan worden. Beheer van metadata voor digitale en analoge informatie in één beherend systeem Toegang tot de informatie via één digitale balie 3

4 Ondertussen bij de overheid Veranderingen in informatiebeheer: Post gaat niet meer lineair de organisatie door positie DIV verandert Processen worden anders ingericht organisaties veranderen Ambities veranderen transparante overheid, e-loket etc. 4

5 Ondertussen bij de overheid (2) Verschuiving van de klassieke focus op bedrijfsvoering en verantwoording Nieuwe focus is het perspectief van de rechtstaat en goed bestuur, transparantie van overheidshandelen Informatie wordt steeds meer van vitaal belang voor al het overheidsoptreden 5

6 Bevindingen Inspectie Management neemt onvoldoende verantwoordelijkheid voor Informatiebeheer in primair proces. Verantwoordelijkheid voor Informatiebeheer is laag in de organisatie belegd De controle op digitaal werken is onvoldoende Het personeel met de taak Informatiebeheer is onvoldoende geschoold Duurzame toegankelijkheid is onvoldoende geborgd 6

7 Gevolgen overheid verliest greep op informatie (sturen en beheersen) overheid verliest haar geheugen kosten van beheer exploderen Conclusie: roer moet snel om 7

8 Oplossingen (her)waardeer het belang van informatievoorziening ontwikkel een brede visie Governance/ belegging verantwoordelijkheid Sterkere rol informatie- en archiefspecialisten koester bescheiden ambities Investeer in digitale duurzaamheid 8

9 Twee sporen beleid Ontwikkeling E-depot Concern Inrichting van een Shared Service Centre Informatiebeheer 9

10 E-Depot Concern Bedrijfsspecifieke applicaties Websites GIS DMS RMA E-DEPOT Raadpleging 10

11 E-depot Concern, service voor duurzame opslag E-depot verzekert de betrouwbaarheid, toegankelijkheid en bruikbaarheid van overheidsinformatie op lange termijn E-depot ondersteunt een grote variëteit aan digitale formaten uit zeer uiteenlopende bronnen E-depot biedt on-line toegang tot de informatie E-depot beheert een uitgebreide set aan metadata E-depot ondersteunt alle archiveringstaken (beheer, behoud en beschikbaarstelling) 11

12 Pilot met de WABO De oorspronkelijke situatie: Geen ketenregie en ketengerichte processen binnen de verschillende kolommen; Geen mogelijkheden voor informatiedeling buiten Vrom 5 externe organisaties (waterschappen, milieu, veiligheid) 4 diensten College B&W 2 deelraden De gemeente Rotterdam 11 deelgemeenten 12

13 De gewenste situatie Keten- en zaakgericht werken, op elkaar afgestemde Wabo processen met ICT ondersteuning VROM OLO (Omgevingsloket Online) 13

14 Verschillende verantwoordelijkheden Bijdrage vanuit ICT Bijdrage vanuit DIV/DIM Bijdrage van de proceseigenaar Kennis van hard- & software Kennis van ontsluiting van informatie en van classificatiesystemen Kennis van wet- en regelgeving en uitvoer van processen Bouw van adequate softwaresytemen Kennis van waardering Kennis van proces voorwaarden Uniforme structuur en uniform management 14

15 Inbreng Stadsarchief Rotterdam Ontwikkeling van een E-depot Ontwikkeling van ondersteunende tools Ontwikkeling van perserverings beleid Ondersteuning en advisering dmv Concern Records Management programma 15

16 Architectuur van het E-depot 16

17 Nieuwe uitgangspunten Uitvoering geven aan het record continuüm Informatie koppelen aan stappen in het werkproces Duurzaamheid en de factor tijd meenemen in de automatisering (Informatie blijft betrouwbaar, volledig, integer en toegankelijk) 17

18 Van archiveren naar records management Vraag: het verschil tussen toen en nu? Ondersteuning door specialisten archivarissen (informatie in het domein van de ambtenaar) Regie vanuit 1 punt (div of paz) meerdere regisseurs (Keten, Proces, Afdeling) Tijd als bondgenoot alles in 1 keer (vluchtigheid vraagt om proactief handelen) Archief = oud papier archief = nieuwe media 18

19 Van archiveren naar records management Op dit moment zijn records management, inrichting systemen en lange termijn, papieren, beheer decentraal belegd. Het E-depot Concern is centraal gepositioneerd. 19

20 Op naar 2015 De volgende stappen zijn of worden gezet: Programma concern records management is ingericht Het E-depot Concern is operationeel Kaders aansluiten op concern informatiebeleid Overzicht van processen per dienst/deelgemeente wordt in kaart gebracht Programma aansluiten op strategisch en tactisch niveau Projecten uitvoeren door processen records management proof (o.b.v. metadataprofiel) te maken en aan te sluiten op het E-depot Opleiden van medewerkers 20

21 Inrichting van een informatie Beheer Centrum Het ibc sluit aan op: Collegewerkprogramma Werken aan talent en ondernemen : speerpunt Gemeentelijke organisatie voor Rotterdammers : een verkleining van het ambtelijk apparaat; (keten)samenwerking; verbeteringen in het proces doorvoeren. Het ibc draagt bij aan: Transparante overheid en goed bestuur (op basis van gemeentelijke taken en bijbehorende specifieke wet- en regelgeving/compliance) Eenmalige opslag en meervoudig (her)gebruik van informatie Standaardisering en uniformiteit Kostenbeheersing 21

22 Businessmodel ibc In 1x goed! Waardeert Richt in Beheert Ontwikkelt beleid Adviseert Bewaakt doelen en afspraken Risicomanagement Bepaling beheerregime Continuïteit services Rechtmatigheid Kennis/expertise Systeeminrichting Draagt bij aan procesefficiency in de keten Ondersteunen, actueel houden Servicedesk Duurzame toegankelijkheid en beheer van informatie Controle 22

23 Algemene uitgangspunten bij (her)ontwerp: (primair) Proceseigenaren zijn leading in de behoeftestelling ibc is leading in het hoe Naast sturing op prijs/kwaliteitverhouding wordt ook gestuurd op interne procesefficiency. Bundeling van volumes, sturen op compliance vindt vanuit ibc plaats Werkprocessen met records management onderdelen worden uniform ingericht binnen het concern Operationele taken dicht bij de business ( = gedecentraliseerd) en onder hiërarchische en functionele aansturing Het ibc heeft de taak om de resources (mensen/middelen/processen) op concernniveau zo efficient en effectief mogelijk in te zetten 23

24 Meerwaarde verdere bundeling Professionalisering Upgraden en gelijktrekken kwaliteitsniveau Kostenbesparing Na inrichting digitaal dossier, minder records managers nodig Door professionelere regie en beter toezien op compliance Verminderen van externe inhuur (ruimte en personeel) Flexibele inzet Meer mogelijkheid tot vervanging Versterken van clusters met weinig Records Management 24