Beroepsprocedure in het kader van de validatie van autocontrolesystemen

Transcriptie

1 Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen Nieuw Nr. : PCCB/332/2010 Beroepsprocedure in het kader van de validatie van autocontrolesystemen versie Versie 3 dd In toepassing vanaf : Verantwoordelijke administratie : Verantwoordelijke dienst : DG Controlebeleid Cel Validatie gidsen Bestemmelingen - De agenten van het FAVV die betrokken zijn bij de audits of bij opschorting van validatie van het autocontrolesysteem - De aanvragers van een audit Naam functie / dienst Datum Handtekening Opgesteld door: Jacques Inghelram expert 02/03/2018 Jacques Inghelram (get.) Nagezien door: Vicky Lefevre Directeur-generaal 08/03/2018 Vicky Lefevre (get.) Nagezien door: Jean-Marie Dochy Directeur-generaal 12/03/2018 Jean-Marie Dochy (get.) Goedgekeurd door: Herman Diricks Gedelegeerd bestuurder 24/05/2018 Herman Diricks (get) pagina 1 van 8

2 Revisies Identificatiecode Revisie In werking vanaf Reden en omvang van de revisie PCCB/332/2010 REV Scopeverruiming (opschorting validatie) Het betreft een antwoord op de vraag naar verduidelijking van de sector naar aanleiding van een wijziging van het KB autocontrole PCCB/332/2010 REV 2 = v 3 Volledige revisie van de procedure 1. Doel Toepassingsgebied Referenties Definities en afkortingen Procedure beroep Wanneer is een beroep mogelijk? Indienen van het beroep Wat? Waar? Wanneer? Vooronderzoek Organisatie van de beroepscommissie Aanstellen van de commissieleden Praktische organisatie Dossier samenstellen Samenkomst van de beroepscommissie Taak van de beroepscommissie Hoorzitting De evaluatie De beslissing Archivering Inventaris van onderliggende documenten Instructies Formulieren Andere documenten... 8 pagina 2 van 8

3 1. Doel Deze procedure beschrijft de verschillende stappen vanaf het indienen van het beroep tot het meedelen van de definitieve beslissing, genomen in het kader van het beroep. 2. Toepassingsgebied Deze procedure omvat enkel het beroep dat ingediend wordt : - tegen een beslissing van het FAVV naar aanleiding van een audit door het FAVV in het kader van de validatie van het autocontrolesysteem of de validatie van het respecteren van de hygiënevoorschriften en registers (vb. ongunstige audit, ) of - tegen de beslissing van het FAVV tot opschorting van de validatie, ongeacht of de validatie bekomen werd naar aanleiding van een audit, uitgevoerd door een inspectie- of certificeringsinstelling (OCI) of een audit, uitgevoerd door het FAVV. Het betreft dus enkel een beroep mbt een beslissing van het FAVV, niet tegen een beslissing door een derde partij. (Dus vb. het betreft geen beroep m.b.t. een beslissing van een OCI, ) Het betreft dus enkel een beroep m.b.t. een beslissing in het kader van de validatie van het autocontrolesysteem. (Dus vb. het betreft geen beroep m.b.t. een beslissing tot opschorting van een erkenning / toelating, ) 3. Referenties Koninklijk besluit van 14 november 2003 betreffende autocontrole, meldingsplicht en traceerbaarheid in de voedselketen (hierna aangeduid als KB autocontrole). 2015/773/PCCB Procedure FAVV-audits in het kader van de autocontrole 2012/534/PCCB Procedure opschorting van de validatie van een autocontrolesysteem 4. Definities en afkortingen ACS: autocontrolesysteem (incl. de hygiënevoorschriften en registers in het geval van de primaire productie) Betrokkene: de indiener van het beroep Cel validatie gidsen : de cel binnen het FAVV die verantwoordelijk is voor de validatie van de gidsen alsook voor de erkenning van de OCI s Referentiedatum : de dag na de datum van verzending van de brief waarin de betrokken operator wordt geïnformeerd over de beslissing van het FAVV + 3 werkdagen DG : Directie-generaal FAVV : Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen LCE: lokale controle eenheid NICE : Nationale implementatie en Coördinatie eenheid van het FAVV. OCI : Certificatie-instelling, erkend overeenkomstig artikel 10 van het KB autocontrole pagina 3 van 8

4 5. Procedure beroep 5.1. Wanneer is een beroep mogelijk? Een operator kan in beroep gaan: - tegen een beslissing van het FAVV naar aanleiding van een audit door het FAVV in het kader van de validatie van het autocontrolesysteem of de hygiënevoorschriften en registers of - tegen de beslissing van het FAVV tot opschorting van de validatie, ongeacht of de validatie bekomen werd naar aanleiding van een audit, uitgevoerd door een inspectie- of certificeringsinstelling of een audit, uitgevoerd door het FAVV Indienen van het beroep Wat? Het beroep omvat: - de identiteit van de indiener van het beroep; - de reden van het beroep; - alle argumenten en bewijsstukken om het beroep te staven Waar? Het beroep moet ingediend worden bij de directeur-generaal van DG Controle Wanneer? Het beroep moet ingediend worden door de operator door middel van een aangetekend schrijven, binnen de 10 kalenderdagen na de referentiedatum Vooronderzoek Na ontvangst onderzoekt de NICE de ontvangen stukken en gaat na of het een beroep betreft en bij bevestiging, of dit beroep ontvankelijk is. Het beroep is ontvankelijk voor zover de in punt 5.2 vermelde voorwaarden werden gerespecteerd. Afhankelijk van het resultaat van dit onderzoek deelt de NICE aan de betrokkene mede: - hetzij dat het ingediende dossier geen beroep is en bijgevolg niet als zodanig behandeld zal / kan worden; - hetzij dat het beroep niet ontvankelijk is met vermelding van de reden van de weigering; - hetzij dat het beroep ontvankelijk is en dat de betrokkene de mogelijkheid heeft om gehoord te worden. (zie details in punt 5.4) Indien het beroep ontvankelijk is, deelt de NICE het beroep mede: - aan de cel validatie gidsen, en - aan het LCE-hoofd van de betrokken LCE. pagina 4 van 8

5 5.4. Organisatie van de beroepscommissie Aanstellen van de commissieleden De NICE staat in voor het samenstellen van een commissie. De commissie omvat: - minstens 1 medewerker van DG Controlebeleid - minstens 1 medewerker van DG Controle - minstens 1 medewerker van de juridische dienst van het FAVV Bij het samenstellen van de commissie wordt erop toegezien dat er zich geen belangenvermenging kan voordoen. De voorgestelde commissieleden weigeren de opdracht indien men zich voor het voorliggende dossier in een situatie van belangenvermenging zou bevinden. De samenstelling van de commissie wordt eveneens goedgekeurd door de hiërarchie van de voorgestelde leden van de commissie. Een van de leden van de commissie wordt aangesteld als voorzitter van de commissie Praktische organisatie De NICE staat in voor de praktische toepassing van de beroepsprocedure, zijnde het vastleggen van een datum voor de vergadering van de commissie, het reserveren van een zaal, het versturen van de uitnodigingen, Bij het vastleggen van een datum houdt de NICE rekening met het feit dat de commissie binnen de 30 kalenderdagen, volgend op de ontvangst van het beroep een advies moet geven. De NICE gaat na bij de betrokkene of deze gehoord wenst te worden of niet. Indien hij gehoord wenst te worden, dan wordt de betrokkene uitgenodigd voor een hoorzitting en wordt hem gevraagd door wie hij zich eventueel zal laten bijstaan. De NICE brengt de leden van de commissie hiervan op de hoogte. De hoorzitting wordt in regel georganiseerd één uur na het begin van de vergadering van de commissie. Indien nodig kan de datum waarop de commissie samenkomt worden aangepast in functie van de beschikbaarheden van de betrokkene. Zodra er een datum bekend is, informeert de NICE het betrokken LCE-hoofd (samenstelling commissie, datum, hoorzitting, ) Smenstelling van het dossier De NICE verzamelt de volgende stukken en bezorgt deze minstens één week op voorhand aan de aangestelde commissieleden: - de brief van het FAVV waarin de beslissing die het voorwerp uitmaakt van het beroep meegedeeld wordt; - het ingediende beroep; - alle relevante documenten (PV s, in het geval van beroep n.a.v. opschorting validatie of auditverslag, in het geval van beroep n.a.v. ACS-audit) De commissieleden kunnen bijkomende informatie over het dossier opvragen bij de NICE. pagina 5 van 8

6 5.5. Samenkomst van de beroepscommissie Taak van de beroepscommissie Tijdstip 1: Brief beslissing LCE Tijdstip 2: Samenkomst beroepscomité De commissie maakt 2 adviezen over aan de Directeur-generaal van DG Controle: Advies 1: - met betrekking tot het al dan niet terecht zijn van de beslissing die genomen werd door het FAVV en die het voorwerp uitmaakt van het beroep op het moment van die beslissing (= Tijdstip 1) Advies 2: - met betrekking tot het al dan niet handhaven van de beslissing die genomen werd door het FAVV en die het voorwerp uitmaakt van het beroep vanaf de datum van de samenkomst van de beroepscommissie (= Tijdstip 2) De volgende situaties kunnen zich voordoen: Geval 1 Advies 1 Advies 2 De ongunstige beslissing laten vervallen Geval 2 De ongunstige beslissing behouden De ongunstige beslissing opschorten Geval 3 De ongunstige beslissing behouden De ongunstige beslissing behouden Indien advies 1 aangeeft om de ongunstige beslissing van het FAVV ongedaan te maken is advies 2 niet langer aan de orde. Bij het bepalen van het advies 1 houdt de commissie enkel rekening met de informatie die betrekking heeft op de periode voorafgaand van het versturen van de brief die de betrokken operator op de hoogte brengt van de beslissing van het LCE (~ tijdstip 1 ). Bij het bepalen van het advies 2 zal of kan rekening gehouden worden met bewijzen van eventuele acties of maatregelen om in orde te zijn zodat de operator die hij ondernomen heeft na de datum van de beslissing die voorwerp uitmaakt van het beroep, en die meegedeeld werden aan de Commissie. nvt pagina 6 van 8

7 Hoorzitting De hoorzitting is een recht, geen plicht. Indien de operator die het beroep heeft ingediend zijn wens heeft uitgedrukt om gehoord te worden (hijzelf of zijn vertegenwoordiger), wordt er een hoorzitting voor de commissieleden georganiseerd waarin mogelijke verweermiddelen kunnen worden gepresenteerd. Tijdens de hoorzitting hebben de commissieleden de mogelijkheid vragen te stellen aan de betrokken operator of aan zijn vertegenwoordiger om de situatie beter te begrijpen. e commissieleden hebben niet de taak te antwoorden op vragen, gesteld door de betrokkene. Deze laatste kan in voorkomend gevalvragen stellen via de daartoe voorziene kanalen (diensthoofd van het LCE, bemiddelaar ~afhankelijk van de aard van de vragen). Na de hoorzitting komt de beroepscommissie in besloten zitting bijeen om te beraadslagen over het beroep op basis van het dossier waarover zij beschikken en de elementen verkregen tijdens de hoorzitting. Behalve in geval van overmacht, indien de betrokken operator zijn wens had uitgedrukt om gehoord te worden, maar uiteindelijk niet komt opdagen op de afgesproken datum en uur, beraadslaagt de beroepscommissie zonder de operator te verhoren. Indien de afwezigheid het gevolg is van overmacht aangetoond en ten laatste de dag van de hoorzitting medegedeeld aan de NICE wordt een nieuwe datum gezocht indien mogelijk voor de commissieleden om samen te komen binnen de termijn voorzien door de procedure en de beschikbaarheid van de commissieleden en de operator. Indien er geen datum kan worden gevonden, beraadslaagt de beroepscommissie over het beroep zonder de operator te verhoren. Indien de operator die het beroep heeft ingediend zich laat vertegenwoordigen tijdens de hoorzitting, dan moet de vertegenwoordiger kunnen aantonen dat hij een mandaat heeft om namens de betrokken operator in beroep te gaan De evaluatie De commissie heeft de mogelijkheid om deskundigen te raadplegen of getuigen (inclusief het betrokken auditteam of de controleur/inspecteur) te horen. Het oordeel van deskundigen is louter indicatief en is niet bindend voor de commissie. De eigenlijke beraadslaging gebeurt in afwezigheid van de deskundigen of getuigen. De commissie evalueert de ontvangen stukken, incl. de eventuele aanvullende toelichting, verkregen tijdens de hoorzitting en of verkregen via de deskundigen of getuigen. Het advies wordt uitgebracht bij meerderheid van stemmen van de commissieleden. Indien er een gelijkheid is van stemmen, telt de stem van de voorzitter dubbel. Een verslag van de beraadslaging met het (de) advies (-zen) wordt opgesteld in 2 exemplaren, elk ondertekend door alle commissieleden. De voorzitter van de commissie bezorgt een kopie aan de NICE. Het tweede exemplaar wordt bij het beroepsdossier gevoegd. De commissie geeft binnen de 30 kalenderdagen, volgend op de ontvangst van het beroep (= datum ontvangst aangetekend schrijven dat ontvankelijk verklaard werd) een advies De beslissing Het verslag wordt door de NICE voorgelegd aan de directeur-generaal van DG Controle die binnen de 10 kalenderdagen na ontvangst van het (de) advies(-zen) van de beroepscommissie de uiteindelijke beslissing neemt. pagina 7 van 8

8 De directeur-generaal van DG Controle deelt zijn beslissing via een aangetekend schrijven aan de betrokkene mee. - Als bijlage stuurt hij het ontvangen, ondertekende verslag van de commissie. - Indien de directeur-generaal het advies van de commissie niet volgt, worden aanvullend eveneens zijn argumenten opgenomen in dit schrijven. - Bij een ongunstige beslissing omvat het schrijven eveneens de volgende vermelding: Indien de operator niet akkoord gaat met deze beslissing, kan de operator binnen een termijn van 60 dagen vanaf de betekening van deze beslissing, hiertegen een verzoekschrift tot vernietiging bij de Raad van State indienen. Het verzoek moet aangetekend worden verstuurd naar, Raad van State, Wetenschapsstraat 33, te 1010 Brussel. Een kopie van dit schrijven wordt meegedeeld : - aan de cel validatie gidsen, - aan de betrokken sector bij DG Controle hoofdbestuur en - aan de juridische dienst Archivering Het volledige beroepsdossier wordt gearchiveerd bij de juridische dienst. 6. Inventaris van onderliggende documenten 6.1 Instructies 6.2 Formulieren 6.3 Andere documenten pagina 8 van 8