Rol / portefeuille voorzitter / leiding en marketing Juliette Vaal secretaris / communicatie (aftredend per 1/1/2014) penningmeester / fondsenbeheer

Transcriptie

1 Beleidsplan Fondsenwerving Stichting Vrienden Hospice Bethlehem te Nijmegen 1 Inleiding Dit beleidsplan van de Stichting Vrienden van Hospice Bethlehem te Nijmegen ( de Vrienden ) beschrijft zijn doelstellingen, zijn fondsenwerving, zijn activiteiten en het beheer van vermogen. Zo maken we ons beleid voor de aan de stichting gestelde vraag naar ondersteuning en overige behoeften van gasten en medewerkers/vrijwilligers transparant. En we zetten de (potentiële) inkomstenbronnen op een rijtje, met het doel duurzaam in die behoeften te kunnen voorzien. Hospice Bethlehem bestaat sinds 2003 en maakt deel uit van Kalorama, een zorgorganisatie met locaties in Beek en Nijmegen. Bethlehem is een van de twintig highcare hospices in Nederland. Het biedt plaats aan tien mensen die zich in de laatste fase van hun leven bevinden. Hospice Bethlehem leidt een bloeiend bestaan. De activiteiten van het hospice zijn ruim bekend en de reputatie is buitengewoon positief. Gasten en hun achterban zijn stuk voor stuk zeer enthousiast over de warme, liefdevolle en professionele gastvrijheid en sociale en medische begeleiding, zowel door vaste medewerkers als door vrijwilligers. Juist door deze combinatie van de circa twintig sterk gemotiveerde professionals met ruim 120 nauw betrokken vrijwilligers is een gastvrijheid gecreëerd die gasten een waardig en warm afscheid van het leven biedt met alle ruimte voor hun nabestaanden om daar zelf inkleuring aan te geven. Eind 2012 hebben de Vrienden het pand Huize Bethlehem op de St. Anthoniusplaats in Nijmegen om niet verworven van de Paters Dominicanen. Als nieuwe eigenaar zijn de Vrienden een huurovereenkomst voor 10 jaar aangegaan met Kalorama. Op die manier is de hospicezorg op deze locatie voor lange tijd veilig gesteld. Door een separate geldstroom voor beheer en onderhoud van dit vastgoed te initiëren (naast de fondsenwerving voor de gasten zelf) zijn de verschillende belangen die de Vrienden behartigen zorgvuldig gescheiden. 1.1 Vrienden van Hospice Bethlehem: nut en noodzaak De Stichting Vrienden van Hospice Bethlehem is voortgekomen uit de groep mensen die in 2001 het initiatief heeft genomen tot oprichting van een hospice in het centrum van Nijmegen. De samenstelling van de Stichting Vrienden van Hospice Bethlehem is thans als volgt: Naam Rol / portefeuille Ward Verkuylen voorzitter / leiding en marketing Juliette Vaal secretaris / communicatie (aftredend per 1/1/2014) Luud Roos penningmeester / fondsenbeheer Carel Sweens vastgoed / acquisitie Nardy Welling lid (secretaris per 1/1/2014) Yvon Demouge lid Vacature 1 lid / communicatie (social media en website) Vacature 2 lid / communicatie (overige middelen) Het hoofd van Hospice Bethlehem, Moniek Hensing, is vaste overlegpartner voor de Vrienden. 1

2 Doel Het doel van de Stichting Vrienden van Hospice Bethlehem is financiële steun te geven aan Hospice Bethlehem en daarnaast een bijdrage te leveren aan het functioneren en voortbestaan van het hospice. De Stichting financiert voorzieningen die het welzijn en comfort van gasten, medewerkers en vrijwilligers verhogen. Ook het behoud van het pand Huize Bethlehem voor de hospicezorg is voor de Stichting Vrienden een belangrijke doelstelling. De stichting doet dit door : geld in te zamelen ten behoeve van het hospice, zoals het verkrijgen van donaties, schenkingen, legaten en erfenissen; een steunfonds te beheren waarop minder draagkrachtige gasten een beroep kunnen doen; publiciteit verzorgen of laten verzorgen over de doelstellingen van Hospice Bethlehem met als doel geld in te zamelen en donateurs te werven. Trends Sinds twee jaar vergoeden enkele ziektekostenverzekeraars in de regio (VGZ/Univé en CZ) een gedeelte van de hotelkosten aan gasten met een zogenaamd pluspakket. Dat brengt met zich mee dat (toekomstige) gasten van Hospice Bethlehem minder vaak een beroep hoeven doen op ondersteuning door het steunfonds van de Vrienden, althans niet om draagkrachtredenen. Het is nog onduidelijk of andere verzekeraars deze beleidslijn op termijn zullen gaan volgen. Veranderende Wetgeving en verschuiving van de zorgplicht naar de Gemeentes geeft de verwachting dat in de toekomst minder beroep op zorgmiddelen gedaan kan worden. Dit kan resulteren in de vraag naar een groter aandeel van het steunfonds. Mensen die afscheid nemen, doen dat steeds vaker het liefst en zo lang mogelijk thuis. Pas in laatste instantie doet men een beroep op het hospice. Daar staat tegenover dat er steeds meer behoefte zal zijn aan beter ontwikkelde palliatieve zorg, extra- of intramuraal, terwijl de kosten daarvan op termijn wellicht onvoldoende dekking hebben in de gangbare verzekeringspakketten. Wellicht kan het hospice en kunnen de Vrienden in de ontwikkeling van palliatieve (thuis)zorg in de regio Nijmegen een actieve en prominente rol spelen. Niet zeker is of de daarmee gemoeide kosten altijd declarabel blijken. Daar kunnen de Vrienden een bijdrage aan leveren. Een voor (de Vrienden van) Hospice Bethlehem relevant belang is een verantwoorde exploitatie van het vastgoed. De verwerving om niet heeft tot gevolg dat de exploitatie niet is belast met kapitaallasten. Wellicht blijft dit zo ondanks dat voor 2014 een omvangrijke renovatie is gepland. Daarbij worden niet alleen bouwkundige en installatietechnische verbeteringen aangebracht. Er wordt ook ruim aandacht besteed aan het verhogen van het comfort, het grondig opknappen van het interieur en het terugdringen van het energieverbruik. Voor deze omvangrijke ingreep hebben de Vrienden een maximale bijdrage van ,- van de stichting Roparun ontvangen. Met de inzet van die bijdrage hopen de Vrienden de totale kosten van de renovatie te kunnen bekostigen zodat voor dat doel geen lening hoeft te worden aangegaan en de exploitatie ook in de toekomst geen kapitaallasten kent. Hospice Bethlehem is een omvangrijk gemeentelijk monument dat extra exploitatielasten met zich brengt. Dat vraagt om extra aandacht temeer daar aan de inkomstenkant weinig ruimte bestaat. De verhuur geschiedt tegen een bescheiden prijs omdat anders Kalorama bedrijfseconomisch geen verantwoorde exploitatie van de Hospicezorg kan realiseren. 2

3 Ondanks deze bijzondere omstandigheden zijn de Vrienden ervan overtuigd dat de exploitatie van het vastgoed zich zelf kan bedruipen en dat daarbij geen aanspraak behoeft te worden gedaan op het ondersteuningsfonds. De Vrienden kiezen daarom ook voor een gescheiden opereren van het Ondersteuningsfonds en de opbouw van een algemene bedrijfsreserve vanuit exploitatie van het vastgoed. 1. Ondersteuningsfonds Hospice Bethlehem Dit fonds wordt benut voor reguliere bijdragen aan niet-draagkrachtige gasten en voor overige ondersteuning in bredere zin van het welzijn en comfort van hospicegasten, medewerkers en vrijwilligers. 2. Algemene bedrijfsreserve Huize Bethlehem Dit fonds voorziet in de opbouw van een algemene bedrijfsreserve vanuit de exploitatie van het pand Huize Bethlehem die voorziet in de (ook onvoorziene) kosten van onderhoud en beheer van Huize Bethlehem met als doel de hospicezorg op deze locatie te behouden. Het doel en de werkwijze rondom het Vastgoed Huize Bethlehem zijn in een zelfstandig beleidsplan opgenomen. Aangezien het werven van fondsen voor de algemene bedrijfsreserve op dit moment geen doel van de stichting is, richten wij ons hier op de fondsenwerving voor het ondersteuningsfonds. Ondanks dat de basisbehoefte aan een fonds ter ondersteuning van minder draagkrachtige gasten wellicht op termijn kleiner zal worden, zijn De Vrienden - gezien het hiervoor beschreven bredere spectrum en verdergaande ambitie - overtuigd dat hun doelstellingen nog voldoende noodzaak kennen en uitdaging bieden om met hun werk door te gaan. 1.2 Criteria voor bijdragen aan de stichting De fondsenwerving van de Vrienden van Hospice Bethlehem vraagt om een bezinning op de bestaande vraag naar financiële ondersteuning door de gasten, medewerkers en vrijwilligers van het hospice en op de bestaande inkomstenstroom. Daarmee maken we concreet in welke behoeften de Vrienden voorzien en welke begroting daarbij past. De belangrijkste criteria die de Vrienden van Hospice Bethlehem aan inkomsten stellen, zijn de volgende: a. Geen belangenverstrengeling of niet passende tegenprestatie (integriteitscriterium). b. Duurzaam: voorkeur voor meerjarige afspraken (kleine en incidentele bedragen welkom). c. Lokaal/regionaal: de Vrienden streven naar verbinding met (de regio) Nijmegen. 3

4 2 Naar een rationalisering van inkomsten De bestaande inkomsten komen voor ongeveer een vijfde voort uit vaste bijdragen van donateurs. Aangezien het hospice nog een vrij jonge organisatie is in Nijmegen, is van opbrengsten uit legaten tot nu toe slechts beperkt sprake. De grootste inkomstenbron bestaat uit veelal incidentele giften van personen en organisaties die Hospice Bethlehem een warm hart toedragen. Dat zijn stuk voor stuk te koesteren bronnen. Een globale analyse leert dat deze bron zeer gefragmenteerd en soms kwetsbaar is. Hospice Bethlehem heeft belang bij een duurzame stroom extra inkomsten waarmee in de gestelde doelen van kan worden voorzien. 2.1 Inkomsten van donateurs Het aandeel van donateursinkomsten op de totale jaarlijkse inkomstenbegroting is met iets meer dan 20% aan de lage kant. Uit studies van goede-doelenorganisaties blijkt dat voor fondswerving de particuliere huishoudens nog altijd de belangrijkste bron zijn. Het is de wens daarbij aan te sluiten. Daarom moet het aandeel van de donateursopbrengsten omhoog naar een verdubbeling van de huidige omvang, zodat deze in de toekomst circa 35% van de jaarbegroting uitmaken. Mogelijkheden daarvoor zijn er voldoende: - Donateur werft donateur. - Adverteren/free publicity via De Brug en De Gelderlander. - Actieve werving met en onder mantelzorgers van gasten. - Vriendendagen. - Partnerships met koepelorganisaties, bv. De Stichting Binnenstadsmanagement Nijmegen. - Ontwikkelen van bedrijfsdonateurs (Bethlehem Partner Platform). - Verspreiden Vriendenkaarten (bijv. aan artsen, openbare organisaties, gemeenten e.d.). - Mailing via gerelateerde adressenbestanden. - Aansluiten bij evenementen in stad en streek. 2.2 Inkomsten uit legaten en giften Incidenteel ontvangen De Vrienden inkomsten uit erfenissen en fiscale giften. Het lijkt erop dat deze vorm van ondersteuning inmiddels meer bekend is. Het betreft een in potentie zeer ruime bron van inkomsten die - zeker gelet op de positieve reputatie van het hospice - beter benut kan worden. Het verloop van inkomsten uit deze bron is grillig. We streven naar een gemiddelde van nog eens 30% van onze jaarinkomsten (in 2010 was dit circa (10%) en in 2012 zelfs (35%)). Voor groei moet in ieder geval aan twee voorwaarden zijn voldaan: - alle in de regio Nijmegen werkzame notarissen activeren de Stichting Vrienden Hospice Bethlehem als goed doel te bepleiten bij cliënten met een testamentvraag. - Het verder verbeteren van de naamsbekendheid van Hospice Bethlehem als goed doel door onder andere met de website op relevante zoektermen hoog te scoren. Naast legaten, zijn ook formele giften een (potentieel) belangrijke inkomstenbron. Voor het geordend bevorderen van inkomsten uit deze bron zijn de in de regio actieve belastingadviseurs een belangrijke partner. Daarom moet ook onder deze beroepsgroep de bekendheid met het hospice worden bevorderd, moeten relevante zoektermen voor giften worden benoemd en door aanpassingen in onze website worden ondersteund. 4

5 2.3 Inkomsten uit barterovereenkomsten Een nieuwe bron van inkomsten komt tot stand door het aangaan van barterovereenkomsten. Door met een (bestaande of nieuwe) leverancier van Hospice Bethlehem/Kalorama tot een levering om niet te komen in ruil voor vooraf overeengekomen tegenprestaties zoals naamsvermelding in het hospice en op de website, worden kostenbesparingen gerealiseerd in de exploitatie van het hospice. Een overeenkomst met Kalorama voorziet erin dat deze besparingen voor 75% ten goede komen aan Stichting Vrienden Hospice Bethlehem en voor 25% aan Hospice Bethlehem c.q. Kalorama zelf. Zo hebben beide partijen belang bij het zoeken naar en realiseren van barterovereenkomsten. Door 75% van een gerealiseerde besparing aan Kalorama/Hospice Bethlehem door te belasten c.q. te factureren, worden inkomsten voor de stichting gerealiseerd. Kalorama en 'De Vrienden' hebben de spelregels hiervoor contractueel vastgesteld. 2.4 Inkomsten uit fondsen Er zijn diverse fondsen die zich ten doel stellen een maatschappelijke bijdrage te leveren waarbij de doelstellingen van De Vrienden als passend kunnen worden beschouwd. Met sommige daarvan, zoals Roparun, werken De Vrienden al samen. Het is zaak al deze fondsen in kaart te brengen en concrete doelen/activiteiten van De Vrienden c.q. het hospice te koppelen aan telkens één of enkele fondsen. Door een meerjarenplanning kan zo een nieuwe en duurzame inkomstenbron worden gecreëerd. Voorbeelden zijn De Vereniging Wouter Reijnders Lent, het Cellenbroedershuis, woningcorporaties, het Jurgens Fonds, Stichting Roparun en fondsen van clubs als Rotary, Lion s en Kiwanis. 2.5 Inkomsten uit acties Door in te spelen op kansen die zich in de jaaragenda van de gemeente en regio Nijmegen voordoen, kunnen De Vrienden jaarlijks enkele concrete acties opzetten, gelieerd aan een reeds bestaand initiatief. Te denken valt daarbij aan: - De Vierdaagse - De Zevenheuvelenloop - De Marikenloop - Het jaarlijkse Gebroeders van Limburgfestival - De ijspiste op Het Valkhof rond de kerst - (Kerst)concerten - Winkeliersacties 2.6 Overige inkomsten Naast de zes hiervoor toegelichte inkomstenbronnen kunnen natuurlijk de bestaande incidentele giften worden geanalyseerd met de voor ondersteuning gehanteerde criteria. Daaruit komt mogelijk een lijst voort van personen en organisaties in en om Nijmegen met wie De Vrienden graag een duurzame ondersteuningsrelatie zouden aangaan, bijvoorbeeld in de vorm van een bedrijfsdonateurschap of een barterovereenkomst. In het Bethlehem Partner Platform bundelen we alle zakelijke organisaties die Hospice Bethlehem meerjarig ondersteunen. Voor publieksevenementen organiseren we geen zelfstandige evenementen, maar sluiten we aan bij bestaande evenementen (Vierdaagse, Gebroeders van Limburg Festival, Kerstconcert Koninklijk Nijmeegs Mannenkoor en andere). Zo ontwikkelt het hospice een bloeiende positie midden in de Nijmeegse en regionale samenleving. 5

6 3. Van plan naar daad! Voor duurzame inkomstenbronnen voor de Stichting Vrienden Hospice Bethlehem is een vertaling nodig van dit beleidsplan fondsenwerving naar een plan van aanpak. Sommige voorstellen moeten nader worden verkend voordat deze ter hand kunnen worden genomen. Met andere voorstellen kan morgen worden begonnen. Het is verstandig per onderdeel een eigenaar bij de Vrienden te benoemen en een tijdspad af te spreken. De hierna volgende koppelingen van bronnen aan de Vrienden is bedoeld om een primaire trekker te benoemen die in zijn/haar portefeuille volledig bekend is en het voortouw neemt. Dat neemt niet weg dat de Vrienden over de volle breedte van hun werk gezamenlijk actief zijn en verantwoordelijkheid dragen. Bron trekker Donateurs particulieren Yvon Demouge + Vacature 2 Donateurs bedrijven-bbp Carel Sweens + Ward Verkuylen Legaten en giften Ward Verkuylen Barters Carel Sweens Fondsen Luud Roos Evenementen Vacature 2 + Nardy Welling 4. Vermogensbeheer Het handelen van De Vrienden is gericht op ondersteuning van gasten, medewerkers en vrijwilligers, niet op het vormen en beheren van vermogen. De Vrienden beschikken over twee instrumenten om hun doelstellingen te behartigen, het Ondersteuningsfonds Hospice Bethlehem en de Algemene Bedrijfsreserve Huize Bethlehem. Het Ondersteuningsfonds Hospice Bethlehem wordt vooral gevormd door donaties, schenkingen en legaten. Dit wordt collegiaal beheerd door de voorzitter en de penningmeester. Het doel is de ontvangen middelen te besteden aan vergoedingen en voorzieningen voor de gasten en hun verzorgers (zie doelstellingen). De Algemene Bedrijfsreserve Huize Bethlehem. De condities hiervoor zijn geschapen door de verwerving om niet en de bijdrage van Stichting Roparun. De voeding komt voort uit het eventuele positieve resultaat uit de exploitatie van het pand. Dit fonds wordt collegiaal beheerd door het bestuurslid vastgoed en de penningmeester. Dit vermogen dient als buffer voor eventuele toekomstige negatieve resultaten op beheer en onderhoud van het pand. Het stille vermogen in de stenen van het pand komt niet vrij omdat de Vrienden de dure opdracht hebben de functie van Hospice Bethlehem op deze locatie duurzaam waar te maken. 5. Communicatie De in 2.1 tot en met 2.6 beschreven voeding van het Ondersteuningsfonds van Stichting Vrienden Hospice Bethlehem is ons marketingplan. Een potentieel sterk marketingplan staat of valt met een op de respectievelijke doelgroepen afgestemde marketingcommunicatie. Hieronder geven we in grote lijn een concretisering hiervan. Een nadere uitwerking zal worden vastgelegd in een jaarlijks communicatieplan. 5.1 Tijd Als Vrienden willen we het hele jaar door in beeld zijn. Een jaarverslag c.q. verantwoording maken we maar eenmaal per jaar, onze nieuwsbrief komt tweemaal per jaar uit, maar op onze website zijn we 24/7 raadpleegbaar en aanspreekbaar. Vele andere frequenties zijn denkbaar. 6

7 donateurs legaten en giften barters fondsen acties 5.2 Doelgroepen De doelgroepen van onze communicatie verschillen sterk: - Bestaande en potentiële donateurs (familie, bekenden, buurtbewoners van gasten in het bijzonder en inwoners van de regio in het algemeen); - Vrijwilligers en medewerkers van het hospice; - (Potentiële) gasten en hun mantelzorgers/nabestaanden; - Notarissen, belastingadviseurs en accountants (hebben een belangrijke rol als intermediair bij het (laten) afsluiten van legaten en fiscale giften); - Bedrijven en instellingen in (de regio) Nijmegen zijn een potentiële bron voor het afsluiten van barterovereenkomsten en aansluiting bij het Bethlehem Partner Platform; - Mensen met een direct belang zoals uitvaartorganisaties en leveranciers; - Ouderen en ouderenwoongroepen; - Verwijzers: huisartsen/zorginstellingen zonder palliatieve zorg; - Buurt van het hospice. 5.3 Vorm De communicatievorm hangt sterk (maar niet alleen) samen met de doelgroep van een boodschap of vraag en de gewenste vervolgactie: - Gasten en nabestaanden: gericht via medewerkers (nabestaandenzorg) en vrijwilligers, door informatie op de kamer en via de website - Donateurs primair via de nieuwsbrief en met de tweejaarlijkse Vriendendag ; - Het brede publiek via free publicity, met name in De Brug of De Gelderlander; - Notarissenkring Nijmegen, belastingadviseurs, accountants en leden van het Bethlehem Partner Platform via de jaarlijkse Bethlehem jaarlezing op de tweede of derde dinsdag van januari; - Bedrijven die bestaand leverancier zijn (barters): één op één-communicatie en vermelding van bedrijfsgegevens op de website; - Bedrijven die zich meerjarig met het hospice wil verbinden: door lidmaatschap van het Bethlehem Partner Platform. Leden van het Bethlehem Partner Platform worden uitgenodigd voor de jaarlijkse Bethlehemlezing en het bedrijf wordt vermeld op de website van het hospice; - Bedrijven overig (waaronder verwijzers zoals huisartsen): via prominente hospiceambassadeurs; - Fondsen op basis van gerichte bestedingen: één op één-communicatie. 6 Financiële ambitie: begroting 2014 In de financiële opstelling hierna is een doorkijkje naar 2014 gemaakt van de ambities zoals hiervoor verwoord. Per onderdeel wordt de impact gekwantificeerd van de verschillende inkomstenbronnen. Begroting Stichting Vrienden Hospice Bethlehem ( ) totaal inkomsten percentage

8 7 Tot slot Halfjaarlijks wordt deze beleidsnotitie beoordeeld op effectiviteit. Bij gebleken behoefte worden aanpassingen gedaan op de inhoud. Het geactualiseerde plan wordt jaarlijks ter kennisgeving aangeboden aan de bestuurder van Kalorama en aan de Ambassadeurs van de Stichting Vrienden Hospice Bethlehem (kortweg: Ambassadeurs Hospice Bethlehem). De in deze notitie beschreven aanpak maakt deels gebruik van bewezen krachten en creëert ook openingen naar nieuwe inkomstenbronnen voor het werk van Stichting Vrienden Hospice Bethlehem. Het is belangrijk de hier beschreven aanpak als een voortschrijdend pakket te zien en als een geheel dat in balans is en moet blijven. Nieuwe inzichten kunnen nieuwe financieringswensen met zich meebrengen. Maar ook kunnen nieuwe inzichten leiden tot andere voorkeuren van financieringsvormen. De open dialoog die de werkwijze van de Vrienden typeert en die ook kenmerkend is voor de open omgang met het hoofd van het hospice zowel als met de bestuurder van Kalorama moeten hiervoor garant staan. Naast het analyseren en realiseren van inkomsten voor Hospice Bethlehem is de snelle, effectieve en spaarzame besteding daarvan natuurlijk een essentiële voorwaarde voor succes. Zien dat het werk van de Vrienden leidt tot meer gasten, tot een aangenamer en comfortabeler hospice met betere voorzieningen, werkt bevestigend naar het bestaande netwerk en zal menig potentieel sponsor of donateur over de streep trekken. Die operationele activiteiten zelf zijn echter geen verantwoordelijkheid of taak van de Vrienden, maar van Kalorama in het algemeen en van het hoofd en de medewerkers van Hospice Bethlehem in het bijzonder. Stichting Vrienden Hospice Bethlehem Ward Verkuylen Nijmegen, 8 december