ENKELE HULPMIDDELEN EN TIPS BIJ HET VOEREN VAN EEN GESPREK VOOR GESPREKSVOERDERS

Transcriptie

1 ENKELE HULPMIDDELEN EN TIPS BIJ HET VOEREN VAN EEN GESPREK VOOR GESPREKSVOERDERS Geef de voorbereidingsvragen aan je medewerkers enkele dagen voor het gesprek plaatsvindt Bereid jezelf goed voor door de vragen in te vullen voor deze persoon, maar ook door onderstaande feedbackregels en de handouts rond gesprekstechnieken door te nemen Stel jezelf open voor feedback, luister met heel je lichaam en vraag door Probeer niet te vertrekken van vooroordelen en veronderstellingen, maar probeer veronderstellingen te checken Herformuleer regelmatig (bedoel je dat ; als ik het goed begrijp ) Als het gesprek te fel gaat over omstandigheden of anderen, probeer dit dan te parkeren en het gesprek terug te brengen naar het functioneren van de persoon zelf Vul na het gesprek samen het ontwikkelingsplan in en geef een copie ervan aan de medewerker 1. ALGEMEEN GESPREKSSCHEMA 1. INLEIDING Schets van de doelstelling van het gesprek (duidelijke verwachtingen langs weerzijden, manier van opvolging, diepgang verder dan de dagelijkse babbel, stilstaan bij het eigen functioneren, het functioneren van de leidinggevende en de organisatie, leren, lessen trekken uit het verleden om te verbeteren naar de toekomst toe). 2. HET VERLEDEN Terugblik naar het voorbije seizoen Toppers, floppers, wat gaf energie, wat ontnam energie en WAAROM (wat heeft te maken met de persoon zelf, wat met de leidinggevende, wat met de organisatie wie heeft hierin welke rol gespeeld; Wat kunnen we leren uit het verleden om te verbeteren in de toekomst 2. HET HEDEN Hoe is het nu (peilen naar algemene tevredenheid, werkinhoud, werkomstandigheden, combinatie privé-werk ) 3. DE TOEKOMST Een blik op de toekomst: wat ligt er in het vooruitschiet? Welke dingen zeker behouden wat meer doen wat minder (verwachtingen scherp stellen); stellen van doelstellingen, opmaken van werkpunten, maken van afspraken 4. HET ONTWIKKELINGSPLAN Probeer dit in te vullen met de persoon op het moment zelf is hier geen tijd meer voor, dan kom je er dezelfde week of de week nadien samen op terug. De medewerker krijgt steeds een copie van het ontwikkelingsplan. De ontwikkelingsplannen worden na de gesprekken besproken met de leidinggevenden. 5. DE EVALUATIE Mededeling van de evaluatie en het loon (bij ontevredenheid of bij afwijkingen van het normale schema kan hierover een apart gesprek ingepland worden) 1

2 2. OVERZICHT VAN MOGELIJKE VRAGEN Hieronder vinden jullie een overzicht van de gebieden die vermeld staan op het ontwikkelingsplan en waarrond je vragen kan stellen tijdens het gesprek. Dit betekent niet dat al deze vragen gesteld moeten worden. Ze geven je alleen een houvast wanneer het gesprek niet zo goed vlot. Je kan het zien als een soort checklist. Het takenpakket Is het takenpakket duidelijk? Haalbaar? Waar loop je soms vast? Waar steek je het meeste tijd in? Is het werk uitdagend genoeg? Is er voldoende afwisseling? Weet je op elk moment wat je te doen staat? Weet je wat er van je verwacht wordt? De werkomstandigheden Krijg je de nodige middelen om je werk naar behoren te kunnen doen (denk aan tijd, informatie, materiaal)? Wat doe je het liefst? Is je werktempo goed? Kan je je eigen werk efficiënt plannen? Is de werkdruk te hoog? Te laag? Heb je systematisch overuren? Krijg je de kans om de nodige opleiding te volgen of te leren van anderen? Is de combinatie werk-privé haalbaar? De werkrelaties Ben je tevreden over de sfeer in je team? Hoe draag jij bij tot een goede sfeer in je team? Ben je (nog) positief ingesteld? Ben je intern klantvriendelijk (naar collega s)? Ben je extern klantvriendelijk (naar klanten en externen)? Durf je hulp vragen aan collega s of aan je leidinggevende? Geef ik (als leidinggevende) je voldoende ondersteuning? Wat kan ik als leidinggevende meer of minder doen? Het persoonlijk functioneren Waar liggen jouw sterktes? Waar trap je soms in de valkuil (té)? Wat is een verbeterpunt naar de toekomst toe? Wat is je uitdaging naar de toekomst toe? Welke ambitie koester je? Waar en hoe zie je jezelf functioneren over 5 jaar? (dit is een vraag die zeker in de kernploeg gesteld zou moeten worden. Leerpunten voor jezelf als leidinggevende Waar ben ik tekortgeschoten? Wat kan ik meer of minder doen in de toekomst? Hoe kan ik je helpen? Leerpunten voor de ploeg, het team Zijn er zaken waarvan iedereen in je afdeling samen werk van zou moeten maken? Leerpunten voor de organisatie Moest jij hier baas zijn, wat zou je veranderen? Wat is er nodig opdat jij hier over 5 jaar nog werkt? Zijn er zaken die je vanuit onze organisatie verwachtte het voorbije jaar en waarbij je op je honger blijft? 2

3 3. FEEDBACKREGELS Feedback heeft als functie ervoor te zorgen dat hetgeen de zender bedoelt ook zo overkomt (effect) bij de ontvanger, ondanks alle ruis. Zie je bij de ontvanger een onverwacht effect, ga dan in op dit effect: benoem het effect dat je ziet (bv. ik merk dat je nu kwaad wordt, ik zie dat je je wenkbrauwen fronst ) en herhaal wat je precies bedoelt, zeg het in andere woorden of vraag aan de persoon of hij je vertelt hoe jouw feedback overkomt. Misschien kan je communicatie vergelijken met tekenen: voor 80% techniek, voor 20% talent. In communicatie zijn er immers, net als bij tekenen, heel wat technieken, vaardigheden die je kan leren. WIE? rechtstreeks: niet via via en niet in het bijzijn van anderen wie iets zegt mag niet belangrijker zijn dan wat er gezegd wordt (gelijkwaardigheid) WAAR? als het kan in een ruimte apart als mogelijk gaan zitten in een hoek van 90 WAAROM? Voorkomen dat misverstanden uitgroeien tot conflicten Leiden tot verbetering, dus constructief Kaderen, verklaren: gevolg, effect benoemen Leiden tot een betere, diepere relatie met de betrokkene WANNEER? Zo snel mogelijk, direct, niet te lang wachten, regelmatig Het juiste moment kiezen om feedback te geven WAAROVER? op de bal (situatie, gedrag), niet op de man (persoon): dus niet: Jij bent over veranderbare dingen, geen oude koeien uit de gracht halen waar toch niets meer aan te doen valt verschil tussen feiten en interpretaties ga negatieve boodschappen niet uit de weg: wat is het precies dat je stoort en waarom: wind er geen doekjes rond geef aan wat je belangrijk vindt door het te benoemen en te herhalen HOE? vanuit een houding van respect vanuit gelijkwaardigheid bereid je voor volgens de WWWWH-regel (wie, wat, waarover, hoe) duidelijkheid: checken of het juist begrepen wordt door te vragen, te herhalen, te herformuleren, samen te vatten (denk aan het gedeelte onder de ijsberg) vanuit een ik-boodschap: ik zie, ik denk, ik voel, ik vind 3

4 geef het effect weer van de ander z n gedrag let op non-verbale signalen en ga erop in (70% van onze communicatie is nonverbaal) pas tempo en taalgebruik aan geef ruimte om na te denken, vul niet alle stiltes onmiddellijk in luister zonder vooroordelen leef je in in de ander, kijk ook eens door zijn bril als het gesprek moeilijk loopt, zeg dit dan ook: Ik heb de indruk dat we er zo niet uit geraken luisteren, laten uitpraten, laten bezinken wees concreet: vanuit voorbeelden, mijd vage woorden als soms en misschien mijd veralgemeningen als altijd en nooit zorg ervoor dat je verbale boodschap en nonverbale expressie met elkaar overeenkomen (als dit niet het geval is, gelooft niemand wat je zegt) Een formule om te onthouden is: IK + effect (gevoel of gevolg) + gewenst gedrag (hoe je het zou willen, suggesties) Benoem als gever direct positieve gedragsverandering bij de ontvanger, ook al zet die slechts kleine stappen in de richting van verbetering. Het is immers veel moeilijker om een nieuw gedragspatroon op te bouwen en in stand te houden dan om te hervallen in oude patronen die men gewoon is (de gemakkelijkste weg). Als je dan geen positieve feedback krijgt na je inspanningen om te verbeteren, dan is de kans groot dat je hervalt in het oude. In het algemeen geven we te weinig positieve feedback. Bovendien hebben we niet geleerd om als ontvanger om te gaan met feedback (veel mensen worden rood of gaan de boodschap sterk relativeren bij positieve feedback, terwijl eigenlijk iedereen bij tijd en stond graag eens iets positiefs hoort). In theorie geldt de regel om 3x zoveel positieve feedback te geven als negatieve (als je alleen negatieve feedback geeft, wordt je al vlug de criticaster of zeurpiet). In praktijk zien we meestal het omgekeerde, en dat is jammer en een leerpunt voor heel wat organisaties (en individuen). Als ontvanger van feedback: luisteren, laten uitpraten, laten bezinken niet direct in de verdediging gaan niet zelf in de aanval gaan feedback niet persoonlijk of kwetsend opvatten, maar als leer- en verbeterkans zien zien als hulp en kans niet negeren of weglachen of weglopen 4

5 Indien de ontvanger toch op een van bovenstaande manieren reageert: benoem dit dan ook (ik merk dat je in verdediging gaat, dat is niet nodig; ik merk dat je mij nu aanvalt hier wil ik het later wel eens over hebben, maar nu hadden we het over u; ik zie dat je kwaad wordt, laat het eens bezinken en dan komen we er morgen op terug). Bij sterke emotionele reacties is het soms goed om er eerst een nachtje over te slapen: verwacht niet van de ander dat hij zich openstelt en luistert in het heetst van de strijd. Besef ook als gever van feedback dat de weerstand die je krijgt niet altijd weerstand is tegen de feedback zelf, maar vooral tegen de gedragsverandering die de feedback impliciet vraagt. Mensen hebben van nature weerstand tegen verandering. 4. GESPREKSTECHNIEKEN Zie powerpointpresentatie 5. SUCCES ERMEE! 5