Welke gegevens vragen wij aan ouders/ verzorgers?

Transcriptie

1 Privacy beleid

2 Voorwoord Als Kinderdagverblijf verwerken wij verschillende persoonsgegevens. Wij verwerken de persoonsgegevens van ouders, de persoonsgegevens van het kind, andere gezinsleden en de nood contactpersoon voor de volgende doelen: Een aanvraag of inschrijving voor opvang af te handelen Bijhouden van gegevens die van belang zijn voor de opvang, verzorging, begeleiding en ontwikkeling van het kind Het BSN-nummer van de ouders en het kind zal worden gebruikt om bij de belastingdienst kinderopvangtoeslag aan te vragen Facturering van kinderopvang en afhandeling van een betaling Het verzenden van onze nieuwsbrief Om ouders te kunnen bellen of en ter uitvoering van onze dienstverlening Om ouders te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten Om onze verdere diensten te verlenen Ter uitvoering van toetsing en inspectie Als kinderdagverblijf hechten wij groot belang aan de privacy van onze klanten en betrachten daarom de grootst mogelijke zorgvuldigheid in het behandelen en beschermen van deze persoonsgegevens. Wij verwerken data overeenkomstig de voorwaarden die daaraan worden gesteld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Kinderdagverblijf Pipoo is de verantwoordelijke in de zin van de AVG ten aanzien van de verwerking van de persoonsgegevens en de persoonsgegevens van het kind, andere gezinsleden en de noodpersoon. Dit houdt in dat alleen wij bepalen welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel en op welke manier. Wij zijn er verantwoordelijk voor dat de persoonsgegevens van de ouders en de persoonsgegevens van het kind, andere gezinsleden en de nood contactpersoon op een behoorlijke en zorgvuldige wijze worden verwerkt in overeenstemming met de AVG. In dit privacy beleid leggen wij uit welke gegevens wij gebruiken en voor welke doeleinden ze worden gebruikt. 2

3 Welke gegevens vragen wij aan ouders/ verzorgers? Gegevens ouders 1. Naam ouders 2. Adres postcode en woonplaats ouders 3. Telefoonnummer(s) privé ouders 4. Telefoonnummer(s) werk ouders 5. adres ouders 6. Verjaardag ouders 7. Bank rekening nummer ouders 8. BSN nummer ouders 9. Nationaliteit 10. Vader, erkend als vader kind/gehuwd met moeder kind. Gegevens kind 11. Naam kind 12. BSN nummer kind 13. Adres postcode en woonplaats kind 14. Geboortedatum kind 15. Nationaliteit kind 16. Zorgverzekeraar en relatienummer 17. Naam en gegevens huisarts 18. Of het kind onder behandeling is (of is geweest) bij een (gespecialiseerd) arts. 19. Reden behandeling 20. Allergieën van het kind 21. Inentingen kind 22. Toestemming foto en video Gegevens gezinsleden en contactpersonen. 23. Naam en verjaardag broer/zus kind 24. Naam contactpersoon 25. Telefoonnummer(s) contactpersoon 26. Relatie contactpersoon tot het kind 27. Bevoegdheid tot halen/brengen van kind 3

4 Waarvoor gebruiken we deze gegevens? Gegevens ouders Naam ouders Adres en woonplaats ouders Telefoonnummer(s) privé ouders Telefoonnummer(s) werk ouders adres ouders Verjaardag ouders Bank rekening nummer ouders BSN nummer ouders Nationaliteit Vader erkend als vader kind/ Gehuwd met moeder kind Zodat we weten hoe we de ouders kunnen aanspreken. Zodat we weten waar we de facturen, plaatsingsbevestigingen en het jaaroverzicht naar toe moeten sturen. Om de ouders/verzorgers te kunnen bereiken mocht er iets aan de hand zijn met het kind. Om de ouders/verzorgers te kunnen bereiken als er iets aan de hand is met jullie kind en de privé nummers niet bereikbaar zijn. Voor het toezenden van diverse informatie zoals nieuwsbrieven, nieuwe zaken op de site en allerlei communicatie die niet telefonisch hoeft of kan. Zodat we het kind iets kunnen laten knutselen voor de verjaardag van een ouder. Om de facturen te kunnen incasseren. Ten behoeve van facturering via de belastingdienst. Het begrip nationaliteit duidt voor ons aan dat iemand deel uitmaakt van een gemeenschap met een nationale identiteit, zoals een gemeenschappelijke etniciteit en cultuur. Dit is fijn voor leidsters om te weten in verband met bijvoorbeeld het ophalen van het kind en afspraken die hierbij komen kijken. Gegevens kind Naam kind BSN nummer kind Om het kind aan te kunnen spreken. Ten behoeve van facturering via belastingdienst. 4

5 Adres en woonplaats kind Geboortedatum kind Nationaliteit kind Zodat we weten waar of bij wie het kind woont Voor de observaties betreffende het verloop van de ontwikkeling, voor het toepassen van de juiste kindleidster ratio. Het begrip nationaliteit duidt aan dat iemand deel uitmaakt van een gemeenschap met een nationale identiteit, zoals een gemeenschappelijke etniciteit en cultuur. Zorgverzekeraar en relatienummer In geval van een noodsituatie waardoor wij met het kind naar een huisarts of ziekenhuis moeten. Naam en gegevens huisarts Of het kind onder behandeling is (of is geweest) bij een (gespecialiseerd) arts. Waarvoor deze behandeling is Allergieën van het kind Inentingen kind Foto en video In geval van een noodsituatie waardoor wij met het kind naar een huisarts of ziekenhuis moeten. Misschien betreft het hier zaken waarmee wij rekening moeten houden. Zie hierboven. Zodat de leidsters hier op de juiste manier op in kunnen spelen. Om te weten welke kinderen bij bepaalde ziektes eventueel toch nog risico kunnen lopen. Om ouders eventueel te laten zien wat het kind doet bij Pipoo. 5

6 Gegevens derden Naam en verjaardag broer/zus kind Om ook aan hen een attentie geknutseld door het kind aan te kunnen bieden Naam nood contactpersoon Telefoonnummer(s) nood contactpersoon Relatie nood contactpersoon tot het kind Bevoegdheid tot halen/brengen van kind Om een contact persoon te hebben indien de ouders/verzorgers niet bereikbaar zijn, tevens ter verificatie hiervan. Zodat we deze ook kunnen bereiken. Zodat we weten wie deze persoon voor het kind is. Zodat het kind alleen aan personen wordt meegegeven aan personen waaraan de ouders toestemming hebben gegeven. 6

7 Personen die toegang hebben tot de gegevens indien nodig. Gegevens Directie Pedagogisch Andere Ouderraad medewerker Ouders Naam ouders Adres en woonplaats ouders Telefoonnummer(s) privé ouders Telefoonnummer(s) werk ouders adres ouders x Verjaardag ouders Bank rekening nummer ouders BSN nummer ouders x x Nationaliteit ouders x x Naam kind BSN kind x x Adres en woonplaats kind Geboortedatum kind Nationaliteit kind x x Zorgverzekeraar en relatienummer Naam en gegevens x x huisarts Behandeling bij arts Reden behandeling Allergieën van het kind Inentingen kind Foto en video Verjaardag broer/zus Naam contactpersoon Telefoonnummer(s) contactpersoon Relatie tot het kind x x Bevoegdheid tot halen/brengen 7

8 Gegevens personeel. Als kinderdagverblijf houden wij ook gegevens bij van ons personeel Gegevens personeel: 1. Naam en achternaam 2. Adres en woonplaats 3. Telefoonnummer(s) 4. Naam en telefoonnummer(s) nood contactpersoon 5. adres 6. Verjaardag 7. Inkomen en jaar inkomen personeel 8. Bank rekening nummer personeel 9. Foto 10. Zorgverzekering 11. BSN nummer 12. Geboorteplaats Gegevens stagiaires: 1. Naam en achternaam 2. Adres en woonplaats 3. Telefoonnummer(s) privé 4. Telefoonnummer nood contact persoon 5. adres 6. Geboortedatum 7. Geboorteplaats 8. BSN nummer 9. School/ opleiding Waarvoor gebruiken we deze gegevens Naam en achternaam Adres en woonplaats Telefoonnummer(s) privé Naam en telefoonnummer nood persoon Zodat we weten hoe we ons personeel/stagiaires kunnen aanspreken. Zodat we weten waar we eventuele post naar op kunnen sturen. Om personeel/stagiaires te kunnen bereiken. Om iemand te kunnen bereiken in geval van nood 8

9 adres Verjaardag Geboortedatum Bank rekening nummer personeel Inkomen en jaarinkomen Foto personeel BSN nummer personeel Zorgverzekeraar School opleiding stagiaire Voor het toezenden van diverse informatie met betrekking tot kinderdagverblijf Pipoo. Zodat we de verjaardagen van personeel kunnen vieren. Zodat we weten hoe oud de stagiaires/personeel zijn. Zodat het salaris gestort kan worden. Ten behoeve van salariëring personeel. De foto van het personeel word getoond op de website zodat ouders weten wie er werkt bij Pipoo. Ten behoeve van salariëring en registreren personenregister kinderopvang In geval van een noodsituatie waardoor wij met het personeel naar een huisarts of ziekenhuis moeten Om passende stagebegeleiding te kunnen geven Gegevens Directie Pedagogisch Andere Boekhouder medewerker Ouders Naam en achternaam x personeel Adres en woonplaats x personeel Telefoonnummer(s) privé personeel Telefoonnummer en naam noodpersoon adres personeel Verjaardag personeel x Inkomen en jaarinkomen x personeel Bankrekeningnummer personeel Foto personeel x x Zorgverzekeraar x x BSN nummer x x Geboorteplaats x x x 9

10 Gegevens Directie Pedagogisch medewerker Andere Ouders Naam en achternaam stagiaire Adres en woonplaats stagiaire Telefoonnummer(s) privé stagiaire Telefoonnummer en naam noodpersoon adres stagiaire Geboortedatum en geboorteplaats stagiaire School/opleiding x x BSN nummer x x De gegevens van medewerkers, stagiaires en sollicitanten bewaard Kinderdagverblijf Pipoo niet langer dan nodig is om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens nodig zijn. In de regel is deze bewaartermijn maximaal een jaar. 10

11 Waar worden de gegevens bewaard, hoelang en welke maatregelen zijn genomen om het lekken van gegevens tegen te gaan? Gegevens worden bewaard in dossiers en op een computer op kantoor. De dossiers zijn alleen toegankelijk voor de directie door middel van een slot op de kast. De laptop heeft een beveiligingscode. Gegevens worden om de drie maanden opgeslagen op een usb stick deze word ook bewaard in de kast met slot. De kind gegevens op de groepen zitten in mappen. Deze mappen worden alleen ingekeken door de pedagogisch medewerkers. De pedagogisch medewerkers zien hier op toe en zijn op de hoogte van het privacy beleid. Tevens zijn de pedagogisch medewerkers verplicht geheimhouding te betrachten. Wanneer de plaatsing bij kinderdagverblijf Pipoo is beëindigd, en er geen andere kinderen uit het gezin meer aanwezig zijn, worden de gegevens die in papiervorm bestaan vernietigd. De digitale gegevens, uitsluitend bekend bij en toegankelijk voor de directie, worden bewaard ten behoeve van de bedrijfshistorie en om aan de administratieve bewaarplicht van de belastingdienst te kunnen voldoen. Kinderdagverblijf Pipoo bewaard de gegevens minimaal 5 jaar maar dus niet langer dan nodig is om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens nodig zijn. Kinderdagverblijf Pipoo maakt gebruik van camerabeelden. Elke groep heeft een camera buiten, in de slaapkamer en twee in de speel/eetruimte. Deze camerabeelden zijn alleen toegankelijk voor de directie door middel van een toegangscode en worden maximaal 14 dagen opgeslagen om vervolgens verwijderd te worden. De bedrijfsmail info@pipoo.nl is beveiligd middels een gebruikersnaam en wachtwoord. Kinderdagverblijf Pipoo heeft een verwerkersovereenkomst met de boekhouder, zodat we er zeker van zijn dat er zorgvuldig met de persoonsgegevens van het personeel omgegaan word. 11

12 Een datalek Op 1 januari 2016 is de meldplicht datalekken in gegaan. Deze meldplicht houdt in dat organisaties (zowel bedrijven als overheden) onverwijld een melding moeten doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens zodra zij een ernstig datalek hebben. En in een aantal gevallen moeten zij het datalek ook melden aan de betrokkenen (de mensen van wie de persoonsgegevens zijn gelekt). Er is alleen sprake van een datalek als zich daadwerkelijk een beveiligingsincident heeft voorgedaan. Bij een beveiligingsincident moet er bijvoorbeeld gedacht worden aan het kwijtraken van een USB-stick, de diefstal van een laptop of aan een inbraak door een hacker. Maar niet ieder beveiligingsincident is ook een datalek. Er is sprake van een datalek als er bij het beveiligingsincident persoonsgegevens verloren zijn gegaan, of als u onrechtmatige verwerking van de persoonsgegevens niet redelijkerwijs kunt uitsluiten. De melding dient zonder onnodige vertraging en zo mogelijk niet later dan 72 uur na de ontdekking van het datalek gedaan te worden. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens is voor dit doel een webformulier beschikbaar. 12

13 Inzien, corrigeren of verwijderen Ouders hebben het recht om persoonsgegevens en de persoonsgegevens van het kind, andere gezinsleden en de nood contact persoon in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast hebben de ouders het recht om de eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens en de persoonsgegevens van het kind, gezinsleden en de nood contactpersoon. Ouders hebben het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat de ouders bij ons een verzoek kunnen indienen om de persoonsgegevens die wij van de ouders beschikken in een computerbestand naar de ouders of een ander, door de ouder genoemde organisatie, te sturen. De ouders kunnen een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van de persoonsgegevens en de persoonsgegevens van het kind, gezinsleden en de noodpersoon of verzoek tot intrekking van de toestemming van ouders of bezwaar op de verwerking van de persoonsgegevens en de persoonsgegevens van het kind, gezinsleden en de nood contactpersoon sturen naar Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door de ouder is gedaan, vragen wij u een kopie van het identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. In deze kopie dient de ouder de pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van de privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op verzoek. Wij wijzen de ouders er tevens op dat ze de mogelijkheid hebben om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Alle rechten zoals hierboven beschreven met betrekking tot inzien, corrigeren of verwijderen van persoonsgegevens gelden ook voor het personeel en de stagiaires. 13