/// Werkgroep Interbestuurlijke Samenwerking Leidraad Interbestuurlijke Samenwerking

Transcriptie

1 /// Nota /// Leidraad Interbestuurlijke Samenwerking Versie: 27/05/2019 BIJLAGE 1: LEIDRAAD INTERBESTUURLIJK SAMENWERKEN De leidraad vormt een belangrijk en evident hulpmiddel voor instanties van de lokale en Vlaamse overheid die een interbestuurlijk digitaliseringsprojecten wensen op te starten. Ook voor de federale overheid kan de tekst inspiratie bieden. Door het aanwenden van deze leidraad kan de initiatiefnemende instantie veelvoorkomende interbestuurlijke valkuilen vermijden. De leidraad Interbestuurlijk samenwerken is opgebouwd uit een checklist om snel specifieke noden van interbestuurlijke projecten te capteren en te toetsen. De checklist is opgebouwd rond de belangrijke stappen bij klassiek projectmanagement. Zie bijlage 1. A) Opstart 1. Businesscase 2. Governance 3. Financiering 4. Samenwerkingsovereenkomst B) Planning/Uitvoering 1. Projectaanpak 2. Procesmanagement 3. Architectuur a. Informatiearchitectuur b. Applicatiearchitectuur De leidraad is tot stand gekomen via verschillende workshops met de werkgroep interbestuurlijk samenwerken en is aangepast op basis van feedback van de projectleiders van volgende interbestuurlijke digitaliseringsprojecten: Gebouwen- en adressenregister (Informatie Vlaanderen) Digitaal platform onteigening (Departement Mobiliteit) Lokale Besluiten als Linked Open Data (Agentschap Binnenlands Bestuur) Generiek Platform Inname Openbaar Domein (Informatie Vlaanderen)

2 /// Nota OPSTART 1.1 BUSINESSCASE Zijn alle partners en actoren gedefinieerd?(*) Welke zijn de essentiële partners en welke bieden meerwaarde? Wat is de doelstelling van het project? - Onderschrijven alle partners deze doelstelling? - Draagt het project bij tot strategische en operationele doelstellingen van alle partners? - Zijn de kritische succesfactoren SMART geformuleerd en zijn ze door alle stakeholders gekend? Zijn de kosten en de baten voor alle partijen duidelijk gedefinieerd? - Is de meerwaarde voor alle partners voldoende inzichtelijk gemaakt (korte en lange termijn) en uitgebreid/helder beschreven? - Zijn de kosten of investeringen voor alle partners inzichtelijk en duidelijk (korte en lange termijn)? Is er een goede inschatting gemaakt over de globale impact van het project op de betrokken actoren? - Financiële impact - Organisatorische impact (changemanagement) Zijn de voornaamste risico s gedefinieerd en is hierbij voldoende aandacht voor de risico s van interbestuurlijke aard Is het project voldoende afgestemd (en indien nodig gealigneerd) met andere projecten van alle verschillende overheden? Met welke andere projecten zijn er raakvlakken en hoe wordt er samengewerkt? (*) VVSG en VVP vormen de primaire aanspreekpunten voor respectievelijk lokale en provinciale besturen

3 /// 1.2 GOVERNANCE Hoe ziet de projectstructuur/projectgovernance er uit? Beargumenteer waarom dit de meest geschikte projectstructuur is Zitten alle belanghebbende partijen aan het stuur van het project?(*) (Beargumenteer waarom bepaalde partijen niet betrokken zijn.) Is het voor de belanghebbende partijen duidelijk welke verantwoordelijkheden (rechten en plichten) en bevoegdheden ze hebben? Zijn de vertegenwoordigers correct gelegitimeerd door de belanghebbende partijen? 1.3 FINANCIERING Hoe ziet het financieringsplan er uit? - Wordt het financieringsplan door alle belanghebbende partijen gevalideerd? - Co-creatie vormt het uitgangspunt bij interbestuurlijke projecten. Elke partij draagt evenwaardig bij aan het project. Bijdragen gebeurt niet alleen rechtstreeks in de vorm van harde financiële middelen maar ook onrechtstreeks door bijvoorbeeld inzet van personeel 1. Is er in die zin sprake van een evenwaardige bijdrage van alle belanghebbende partijen? Bij interbestuurlijke projecten is het uitgangspunt dat we de individuele investeringsmiddelen voor digitale oplossingen van de lokale besturen in de mate van het mogelijke samenbrengen om te komen tot slechts 1 gemeenschappelijke investering voor 1 digitale generieke oplossing op basis van het minimaal uniform proces 2. Is er rekening gehouden met dit cofinancieringsuitgangspunt? 1 Bijvoorbeeld: Een CRAB-beheerder in het lokale bestuur is gemiddeld 1 uur per week bezig met CRAB-bijhouding. Per jaar zijn dit 52 uren, voor de 300 gemeenten worden dat uren tegen loonkosten van bv. 40 euro/uur. Dit geeft jaarlijkse recurrente kosten voor alle lokale besturen samen van euro. 2 Goede voorbeelden: Eéngemaakt Bibliotheeksysteem (CultuurConnect), Digitaal Archief Vlaanderen (Het Facilitair Bedrijf) Werkgroep Interbestuurlijke samenwerking Leidraad Interbestuurlijke samenwerking /// /// 6

4 /// 1.4 SAMENWERKINGSOVEREENKOMST Worden de businesscase (1.1) en de engagementen van de verschillende partijen die voortvloeien uit de governance (1.2) en het financieringsplan (1.3) vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst? PLANNING/UITVOERING 2.1 PROJECTAANPAK Hoe ziet het projectplan er uit? - Houdt het opgestelde projectplan rekening met alle partijen en wordt het door alle partijen gevalideerd? - Worden de wijzigingen aan het projectplan (bv. uitstel van inproductiestelling, scopewijzigingen, ) bepaald en gevalideerd door alle belanghebbende partijen? Hoe ziet het projectteam er uit? - Bestaat het projectteam uit een goede mix van actoren, evenwichtige verdeling (over alle betrokken niveaus heen), mix van profielen (niet enkel ICT-verantwoordelijken, ook business-profielen en eindgebruikers)? - Wordt dit vastgelegd in een RACI-model 3? Hoe ziet de uitrol van het project er uit? - Wordt er met pioniers of testbesturen gewerkt? Hebben de bevindingen van deze pioniers een impact op de verder uitrol van het project? - Op welke manier worden de partners bij de uitrol van de resultaten van het project ondersteund en hoe ga je dat organiseren? (bv. handleidingen, infosessies, opleiding, andere instrumenten, ) Hoe ziet het communicatieplan er uit? - Wordt het communicatieplan door alle partijen gevalideerd? 3 Het RACI-model is een matrix die gehanteerd wordt om de rollen en verantwoordelijkheden van de personen die bij een project of lijnwerkzaamheden betrokken zijn weer te geven 4 /// /// Werkgroep Interbestuurlijke samenwerking - Afsprakennota Interbestuurlijke samenwerking

5 /// - Is er goed afgestemd wie welke boodschap brengt tijdens de verschillende fases van het project? - Zijn de kernboodschappen duidelijk zodat iedereen op dezelfde manier over het project communiceert Is er nagedacht over de nazorg? - Is er een gevalideerde beheerstructuur na de oplevering van het project? 2.2 PROCESMANAGEMENT Zijn alle processen (van de verschillende belanghebbende partijen) die beïnvloed worden door het project duidelijk geïnventariseerd? Zijn hierbij de as-is en de to-be processen gekend? Zijn hierbij ook de verschillende datastromen voldoende in kaart gebracht? Kan men komen tot een minimaal uniform proces (MUP)(*) dat van toepassing is voor alle lokale / provinciale besturen? Zo niet: - Kan men een voorbeeldproces naar voor schuiven? - Kan men een voldoende generiek proces (kernproces) naar voor schuiven (tot op een bepaald niveau) dat door elk bestuur individueel verder kan ingevuld worden? - Welke uitbreidingen aan het MUP zijn wenselijk of interessant? (*) Wanneer verschillende lokale / provinciale besturen een andere proces doorlopen om dezelfde taak uit te voeren, dan ontbreekt er een overeengekomen minimaal uniform proces MUP. 2.3 ARCHITECTUUR Is er een duidelijk overzicht van de data die gebruikt wordt? Is hierover een gemeenschappelijke consensus? - Maakt men gebruik van de Vlaamse dienstenintegrator? - Maakt men gebruik van de OSLO datastandaarden? Of moeten deze eerst nog gedefinieerd of aangepast worden? - Worden de authentieke gegevensbronnen (Vlaams + federaal) gebruikt? - Wordt het only once principe toegepast? Werkgroep Interbestuurlijke samenwerking Leidraad Interbestuurlijke samenwerking /// /// 6

6 /// - Wordt het proportionaliteitsbeginsel (vraag enkel de essentiële data op) toegepast? - Houdt men voldoende rekening met het aspect informatieveiligheid? Is er een duidelijk zicht op welke nieuwe data het project genereert? - Is het duidelijk wie eigenaar is of wordt van de data? - Is dit een potentiële authentieke gegevensbron? - Wordt er hiervoor een OSLO datastandaard gedefinieerd? - Wordt de nieuwe bron ontsloten via de Vlaamse dienstenintegrator MAGDA? - Worden de principes van het Open Data charter voor deze bron toegepast? - Welke maatregelen zijn er genomen om de kwaliteit van de bron de waarborgen? - Hoe verzeker je de opmaak, bijhouding, transitie en archivering van de geleverde data? - Is een Privacy Impact Assessment (PIA) nodig? Is er een gemeenschappelijke consensus over volgende aspecten van de applicatie: - de gebruikte architectuur - het ontwerp / Look and Feel - de functionaliteit - veiligheid - beschikbaarheid - Gebruik van de Vlaamse bouwstenen Voor interbestuurlijke projecten is het uitgangspunt dat er (naast de API s en transactionele services ook) in generieke end to end beheersinstrumenten in de vorm van een SAASoplossing voorzien wordt op niveau van de Vlaamse overheid 4. De beheersinstrumenten moeten het volledige proces ondersteunen. Is er met dit uitgangspunt rekening gehouden? Motiveer waarom hiervan wordt afgeweken. 4 Goede voorbeelden: Eéngemaakt Bibliotheeksysteem (CultuurConnect), Digitaal Archief Vlaanderen (Het Facilitair Bedrijf) 6 /// /// Werkgroep Interbestuurlijke samenwerking - Afsprakennota Interbestuurlijke samenwerking