MEDEWERKER ONDERSTEUNING

Transcriptie

1 Waarvoor ben ik aangenomen? (Doel) Het bieden van ondersteuning aan een team op secretarieel, organisatorisch en administratief gebied om bij te dragen aan de teamdoelstellingen. Welke positie neem ik in de organisatie in? (Organisatorische context) De Medewerker ondersteuning ontvangt hiërarchisch leiding van de leidinggevende waaronder de functie is gepositioneerd. De Medewerker ondersteuning geeft zelf geen leiding. Wat moet ik bereiken? (Doelen) Waar wordt het op getoetst? (Te behalen resultaten) RESULTAATGEBIEDEN 1 Secretariële werkzaamheden verrichten Secretariële Correspondentie is tijdig en correct werkzaamheden zijn afgehandeld. Correspondentie is uitgevoerd, zodanig dat opgesteld en verwerkt, zodanig dat deze belanghebbenden tijdig na fiat van de leidinggevende/ beschikken over de opdrachtgever correct en tijdig is aangevraagde informatie en afgehandeld. gegevens up-to-date zijn. Het team is in secretarieel opzicht effectief, efficiënt en tijdig ondersteund. Werkprocessen zijn gefaciliteerd, zodanig dat alle zaken tijdig en correct verwerkt en beschikbaar zijn. Teksten bevatten geen fouten en controleert op onvolkomenheden, stijl-, taal- en spelfouten. 2 Organisatorische werkzaamheden verrichten Organisatorische werkzaamheden verricht, zodanig dat vergaderingen/ bijeenkomsten tijdig zijn gepland en alle benodigdheden paraat zijn. Bijeenkomsten en overlegmomenten zijn georganiseerd en gerealiseerd, zodanig dat deze correct verlopen. De juiste gegevens zijn tijdig beschikbaar. Wat kan ik doen om de doelen te bereiken? (Activiteiten) Verwerkt inkomende mail/post, selecteert op prioriteit, zoekt er dossiers/stukken bij en legt de stukken ter afhandeling voor aan de betreffende medewerker. Stelt correspondentie, s en andere bescheiden op aan de hand van globale aanwijzingen en verwerkt en verstuurt deze conform de hiertoe opgestelde procedures en richtlijnen. Notuleert in- en/of externe bijeenkomsten, maakt verslagen en/of samenvattingen. Organiseert en bereidt vergaderingen/ (cursus)bijeenkomsten voor door het opstellen van de agenda, het gereedmaken en distribueren van vergaderstukken en het bewaken van de afhandeling van besluiten en actielijsten. Informeert betrokkenen over de planningen.

2 3 Administratieve werkzaamheden verrichten Administratieve Gegevens en informatie in de database ondersteuning geboden, zijn te allen tijde volledig, correct en zodanig dat gegevens zijn actueel. vastgelegd en Teamleden zijn tevreden over de geboden gecommuniceerd en ondersteuning. documenten en informatie Informatie en dossiers zijn verstrekt aan beschikbaar is voor een betrokkene. gebruikers. 4 Contacten onderhouden Contacten zijn onderhouden, zodanig dat telefoonverkeer en informatieverzoeken efficiënt, correct en tijdig zijn afgehandeld. In- en externe contacten zijn op representatieve en klantvriendelijke wijze te woord gestaan. Betrokkenen hebben tijdig de juiste informatie ontvangen. De leidinggevende is voorzien van praktische verbetervoorstellen voor de werkprocessen. Verzorgt de administratie binnen het team. Administreert en muteert gegevens in de daartoe bestemde database. Biedt ondersteuning bij de totstandkoming van een begroting en rapportages. Signaleert, controleert en bewaakt de tijdigheid en juistheid van gegevens, aanvragen, documenten en rapportages. Draagt zorg voor het aanleggen, actueel houden en opschonen van dossiers. Ondersteunt bij de inrichting van de (project)administratie bij het opzetten van nieuwe activiteiten Archiveert gegevens en verstrekt stukken en informatie op aanvraag. Onderhoudt telefonische en schriftelijke interne en externe werkcontacten (ook met de doelgroepen). Handelt binnenkomend telefoon- en verkeer af. Beantwoordt vragen, verstrekt informatie en zoekt hiertoe informatie uit. Signaleert verbeterpunten in de werkzaamheden, stelt verbeteringen voor aan de leidinggevende en voert afgesproken acties uit. KENNISPROFIEL MBO+ werk- en denkniveau. Kennis van secretariële, organisatorische en administratieve werkprocessen en procedures binnen het team. Kennis van en inzicht in de doelgroep. Kennis van de toepassing van relevante applicaties en automatiseringspakketten.

3 Wat moet ik meebrengen om een bijdrage te leveren aan de realisatie van de organisatiedoelen? (Organisatiecompetenties) Ondernemerschap Vanuit zichzelf nieuwe kansen signaleren en initiëren, deze realiseren en hierbij verantwoorde risico s durven aangaan. Samenwerken Bijdragen aan een gezamenlijk resultaat, ook wanneer er geen direct eigen belang is. Klantgerichtheid Anticiperen op en onderzoeken van de wensen en behoeften van de klant. Hierop aansluiten en toegevoegde waarde leveren. COMPETENTIEPROFIEL Wat moet ik concreet laten zien, c.q. hoe moet ik me gedragen en hoe kan ik het bereiken? Niveau 1: Signaleert kansen en laat zien deze te willen benutten. Is in klantcontact gericht op nieuwe kansen en het maken van concrete afspraken. Brengt producten en diensten indien gevraagd onder de aandacht van de klant. Onderneemt actie wanneer zich kansen voordoen om commercieel voordeel te behalen. Neemt verantwoorde risico s en stelt zichzelf voldoende uitdagende doelen. Niveau 1: Werkt met anderen samen aan gezamenlijke doelen als de situatie daarom vraagt. Draagt bij aan gezamenlijke doelen en komt afspraken na; informeert anderen over eigen activiteiten en houdt zich op de hoogte van activiteiten van anderen. Toont belangstelling voor collega s en helpt hen op verzoek. Vraagt collega s naar hun mening en geeft de eigen mening. Toont zich bereid om, indien nodig, taken van anderen over te nemen. Niveau 1: Achterhaalt de klantvraag en komt met een passende oplossing. Toont zich servicegericht en flexibel naar de klant, luistert naar zijn wensen, vraagt naar zijn tevredenheid en reageert hierop adequaat. Maakt duidelijke afspraken, geeft informatie en zorgt voor een goede voortzetting van de dienstverlening aan de klant. Reageert tijdig en accuraat op klachten, handelt deze op juiste wijze af of weet door te verwijzen naar een collega.

4 Wat moet ik meebrengen om mijn doelen te kunnen bereiken? (functie specifieke competenties) Zorgvuldigheid Aandacht hebben voor detail en de precieze afhandeling van zaken nastreven. Plannen en organiseren Activiteiten, tijd en middelen effectief op elkaar afstemmen om doelen te bereiken. Zelfstandigheid In staat zijn om binnen de gestelde bevoegdheden op autonome wijze werkzaamheden te verrichten, doelen te stellen en daar vorm en inhoud aan te geven. Wat moet ik concreet laten zien, c.q. hoe moet ik me gedragen en hoe kan ik het bereiken? Niveau 1: Is gericht op details en heeft oog voor de precieze afhandeling van zaken in het eigen werk. Heeft een zorgvuldige en nauwkeurige manier van werken. Controleert op volledigheid en juistheid van verkregen informatie. Werkt georganiseerd en gestructureerd, kan zaken terugvinden. Controleert het eigen werk op juistheid en volledigheid. Niveau 1: Plant en organiseert het eigen werk op een logische manier. Stelt een haalbare tijdsplanning op voor het tijdig afkrijgen van de eigen werkzaamheden. Stemt de planning af met anderen. Organiseert en documenteert het werk op een logische manier, zodat het goed werkbaar is en gemakkelijk teruggevonden kan worden. Werkt ordelijk en systematisch volgens logische stappen en plannen die vooraf opgesteld zijn. Niveau 1: Weet binnen de afgesproken kaders naar eigen inzicht invulling te geven aan de werkuitvoering. Start zelf de eigen werkzaamheden op. Weet wat te doen en heeft hierbij weinig tot geen hulp nodig van anderen. Stelt de juiste prioriteiten in het werkaanbod. Is niet afhankelijk van anderen om aan de slag te gaan.

5 Doel Resultaatgebieden/ processtappen MATRIX: DIFFERENTIËRENDE FACTOREN Acties en evenementen Het leveren van een inhoudelijke, administratieve en organisatorische bijdrage aan de voorbereiding en uitvoering van acties en evenementen. - Ondersteunt bij het opzetten van acties en evenementen. - Ondersteunt o.a. de Coördinator bij de uitvoering van een werkplan voor acties en evenementen en de totstandkoming van begroting, en (periodieke) rapportages ten behoeve van de projectadministratie. - Ondersteunt bij de uitvoering van (deel)projecten door de voortgang te bewaken, budgetoverschrijdingen te signaleren en te rapporteren over eventuele knelpunten. - Adviseert over, begeleidt en verzorgt de inrichting van de projectadministratie bij het opzetten van nieuwe acties en evenementen. Kennis - Kennis van projectondersteuning. - Basiskennis van communicatie en marketing. Collecte en klantcontactcenter Doel Het ondersteunen van het collectebureau en het klantcontactcenter. Resultaatgebieden/ - Verricht diverse administratieve en secretariële werkzaamheden voor het collectebureau. processtappen - Onderhoudt contacten met de doelgroepen bij het afhandelen van telefoon- en postverkeer binnen het klantcontactcenter. - Werft en behoudt donateurs. - Beantwoordt vragen naar aanleiding van campagnes of andere media uitingen. - Handelt klachten af. Kennis - Kennis van vrijwilligersorganisatie. Kennis en Innovatie Doel Het bieden van ondersteuning aan het team Kennis en Innovatie en bij subsidieaanvragen voor onderzoek. Resultaatgebieden/ processtappen - Geeft uitvoering aan het administratieve proces van nieuwe subsidieaanvragen voor onderzoek en bewaakt de voortgang. - Ondersteunt bij de organisatie van adviesraden. - Onderhoudt contacten met externe referenten. - Verzorgt de administratie van lopende projecten. - Ondersteunt de activiteiten van het team Kennis en Innovatie. Kennis - Kennis van de subsidieprogramma s, de geldende onderzoeksprocedures en criteria voor subsidieverstrekking.

6