VWM :: Facturatie. Documentatie van het systeem. Danny van Wijk Auteur: Website:

Transcriptie

1 VWM :: Facturatie Documentatie van het systeem Auteur: Website: Danny van Wijk

2 Inhoudsopgave Admin... 3 Mijn Account... 3 Crediteuren... 3 Debiteuren... 3 Facturen... 3 Creditnota s... 3 Credit facturen... 3 Offertes... 4 Producten... 4 Abonnementen... 4 Instellingen templates... 4 Statistieken... 4 Backup... 4 Debiteur... 4 Facturen... 5 Offertes... 5 API

3 Admin Op de beginpagina van het systeem is een overzicht te vinden van de nog niet betaalde facturen. In het menu staat ook een zoek functie, hierin kunt u zoeken op bijv. een factuur of offerte. Mijn Account Hier kunt u uw gegevens wijzigen, waarmee u inlogt in het systeem. Wachtwoord wijzigen is hierbij verplicht. Crediteuren Toevoegen, bewerken en verwijderen van een crediteur. Door te klikken op de naam van de crediteur krijgt u alle informatie te zien van de desbetreffende crediteur. Debiteuren Toevoegen, bewerken en verwijderen van een debiteur. U heeft hier de keuze om de inlog gegevens naar de desbetreffende debiteur te versturen, met deze gegevens kan de debiteur inloggen op uw systeem om zo zijn / haar facturen en offertes te bekijken. Door te klikken op de naam van de debiteur krijgt u alle informatie te zien van de desbetreffende debiteur. Facturen Toevoegen, bewerken en verwijderen van een factuur. Bij het toevoegen of bewerken van een factuur wordt de factuur opgeslagen in pdf formaat op uw server. U heeft de keuze om deze factuur direct of indirect te versturen naar de desbetreffende debiteur (via ). Ook is er de mogelijkheid om de factuur te printen, u dient deze dan zelf te versturen naar de debiteur. Als de status van de factuur op betaald staat is het niet meer mogelijk om te verwijderen, het verwijderen geldt tevens voor als een factuur verzonden is. Bij het verstrijken van de betalingstermijn wordt er een herinnering verstuurd, dit loopt via de cronjob. Als de cronjob niet is ingesteld zal er geen herinnering verstuurd worden. Door te klikken op het acrobat reader plaatje kunt u de factuur downloaden. Creditnota s Toevoegen, bewerken en verwijderen van creditnota s. Credit facturen Toevoegen, bewerken en verwijderen van een credit factuur. Bij het toevoegen is het mogelijk om een factuur mee te uploaden in pdf formaat. Bij het opnieuw uploaden van een credit factuur wordt de oude overschreven. 3

4 Offertes Toevoegen, bewerken en verwijderen van een offerte. Bij het toevoegen of bewerken van een offerte wordt de offerte opgeslagen in pdf formaat op uw server. U heeft de keuze om deze offerte direct of indirect te versturen naar de desbetreffende debiteur (via ). Ook is er de mogelijkheid om de offerte te printen, u dient deze dan zelf te versturen naar de debiteur. Als de status op geaccepteerd staat is het niet meer mogelijk om deze te verwijderen. Dit geldt tevens voor de status niet geaccepteerd. Door te klikken op het acrobat reader plaatje kunt u de offerte downloaden. Producten Toevoegen, bewerken en verwijderen van een product. Bij het invoeren van het bedrag excl. btw wordt er automatisch het bedrag incl. btw berekend, andersom werkt het ook. Abonnementen Toevoegen, bewerken en verwijderen van een abonnement (periodieke facturatie). Dit gedeelte wordt vernieuwd via de cronjob. Als de cronjob niet is ingesteld zal dit gedeelte van het systeem niet correct werken. Er worden dan geen nieuwe facturen etc. aangemaakt. Instellingen Bewerken van de bedrijfsgegevens en voorkeuren. templates Aanpassen van de templates die verstuurd worden via het systeem. Een legenda van de beschikbare gegevens staan onderaan de pagina. Statistieken Een overzicht van de inkomsten en uitgaven. In dit overzicht staan ook het aantal verkochte producten per product. U kunt zo in één oogopslag zien hoevaak een product verkocht is. Het overzicht is tevens te verfijnen door een bepaalde periode te selecteren. Backup Via dit gedeelte kan er een backup gemaakt worden van de data folder en de database. Debiteur De debiteur kan hier zijn / haar gegevens zien en wijzigen. Ook is het mogelijk om het wachtwoord aan te passen. Er is ook een wachtwoord vergeten functie (login pagina), er wordt dan een nieuw wachtwoord aangemaakt en verstuurd naar de debiteur. 4

5 Facturen De debiteur kan hier zijn / haar facturen downloaden door te klikken op het factuur nummer. Het is ook mogelijk om deze factuur direct te betalen via Ideal (Mollie). Offertes De debiteur kan hier zijn / haar offertes downloaden door te klikken of het offerte nummer. Het is mogelijk om de offerte te accepteren of niet te accepteren. Bij het accepteren wordt er automatisch een factuur aangemaakt in pdf formaat en opgeslagen op uw server en indien de optie aanstaat wordt deze ook direct verstuurd naar de debiteur. API Het is mogelijk om via een extern systeem nieuwe facturen aan te maken. Voorbeelden voor het gebruik van de api zijn te vinden in het bestand api.php, welke te vinden is in de root folder. 5