Auto van de zaak. Hulp bij het nemen van de juiste beslissingen over deze belangrijke arbeidsvoorwaarde.

Transcriptie

1 Auto van de zaak Hulp bij het nemen van de juiste beslissingen over deze belangrijke arbeidsvoorwaarde. 1

2 Inhoudsopgave Inleiding 4 1. Ter beschikking stellen auto van de zaak Ter beschikking gestelde auto 5 2. Autoforfait Drie categorieën bijtelling in Stroomschema: ter beschikking gestelde personenauto (belastingjaar 2016) 2.3 Bijtelling 2.4 Eisen belastingdienst kwalitatief hoogwaardig rittenadministratiesysteem 2.5 Verklaring geen privégebruik auto 2.6 Werknemersverzekeringen en Zorgverzekeringswet 2.7 Aandachtspunt voor keuze nieuwe auto van de zaak in Bestelauto van de zaak 3.1 Geen forfaitaire bijtelling 3.2 Stroomschema: Ter beschikking gestelde bestelauto (situatie ultimo 2015) 3.3 Grote bestelauto met bijrijderstoel 3.4 BPM Bestelauto's 3.5 Geen autokostenforfait 3.6 Onregelmatig reispatroon 2

3 3.7 Wisselend gebruik bestelauto's 4. Kilometeradministratie auto van de zaak 4.1 Wettelijke eisen kilometerregistratie 4.2 Rittenstaat bestelauto 5. Auto van de zaak: collectieve afspraken met de inspecteur 5.1 Afspraken 5.2 Aangifte loonheffingen 6. Auto van de zaak en de btw 6.1 BTW-correctie 6.2 Woon-werkverkeer en btw 6.3 1,5% in plaats van 2,7% 6.4 Btw en eigen bijdrage werknemer 6.5 Bezwaar en proefprocedures 7. Vrijstelling motorrijtuigenbelasting (MRB) 7.1 Grenzen CO2-uitstoot 7.2 Oldtimerregeling 3

4 7.3 Overige vrijstellingen MRB 7.4 Wijzigingen met ingang van Vergoeding woon-, werk- en zakelijk verkeer 8.1 0,19: forfaitair bedrag 8.2 Vaste reiskostenvergoeding 9. Aangifte loonheffingen auto van de zaak 9.1 Aangifte 9.2 Collectieve afspraak met fiscus Modellen (Los in Word aangeleverd in een Zip-file) Model Voorbeeld Gebruiksregeling auto van de zaak Model Voorbeeldafspraak verbod privégebruik bestelauto Model Aanvulling op de arbeidsovereenkomst inzake verbod privégebruik ter beschikking gestelde bestelauto Model sluitende rittenadministratie 4

5 Inleiding Kent u de ins en outs van de wettelijke bijtellingregeling voor een auto van de zaak? Weet u precies wanneer wel en wanneer geen bijtelling is verschuldigd? Kent u de overgangsregeling voor een auto die al voor 1 juli 2012 aan uw werknemer ter beschikking stond? De 60-maandenregeling? Weet u dat de belastingdienst bij veel privékilometers een hogere bijtelling kan opleggen? Voor auto s die in 2016 worden aangeschaft gaan weer nieuwe percentages bijtelling en BPM-tarieven gelden. De wettelijke regels inzake de auto van de zaak zijn in de loop der jaren uitgegroeid tot een complex geheel. De overheid vergaart zo niet alleen (veel) belastingopbrengsten, maar streeft er ook milieudoelen mee na. Dit rapport helpt u om de juiste beslissingen te nemen over een voor uw werknemers zo belangrijke arbeidsvoorwaarde. Allereerst vindt u in dit rapport de criteria op grond waarvan wel of geen sprake is van privégebruik van de (bestel)auto van de zaak. In de hoofdstukken 2 en 3 vindt u stroomschema s waarmee u kunt vaststellen of en zo ja welke bijtelling van toepassing is voor een personen- respectievelijk bestelauto van de zaak. Hoofdstuk 4 behandelt de kilometeradministratie. In hoofdstuk 5 leest u dat het verstandig is om collectieve afspraken met de belastingdienst te maken als werknemers jaarlijks minder dan 500 kilometer privé rijden. Hoofdstuk 6 bespreekt het btw-regime met betrekking tot de auto van de zaak. De vrijstelling voor de wegenbelasting, in het bijzonder de oldtimerregeling, komt in hoofdstuk 7 aan bod en de vergoedingen voor woon-, werk- en zakelijk verkeer in hoofdstuk 8. Het rapport besluit met de aangifte loonheffingen (bestel)auto van de zaak. In een bij het rapport bijhorende zip-file vindt u Wordbestanden met modellen voor een gebruiksregeling auto van de zaak, een sluitende rittenadministratie, en een aanvulling op de arbeidsovereenkomst inzake verbod privégebruik ter beschikking gestelde bestelauto, evenals een voorbeeldafspraak verbod privégebruik bestelauto. 5

6 1. Ter beschikking stellen auto van de zaak De terbeschikkingstelling van een auto van de zaak is altijd een aantrekkelijke, secundaire arbeidsvoorwaarde geweest. De aanschaf en het gebruik hiervan wordt in toenemende mate belast. De auto is voor de belastingopbrengsten een belangrijke bron. Daartegenover staat dat (vooralsnog) het gebruik van de zuinige en zeer zuinige auto van de zaak wordt gestimuleerd met een lagere bijtelling (fiscale groeningsbeleid). Als u een auto aan uw werknemer verstrekt voor zelfs maar een enkele zakelijke rit, moeten de werkgever en de werknemer er rekening mee houden dat in feite sprake is van een door de werkgever ter beschikking gestelde (bestel)auto. Omdat in deze situatie geen sprake is van privégebruik, zijn er geen loonheffingen verschuldigd als dit aantoonbaar is, bijvoorbeeld wanneer de auto voor en na werktijd en in het weekend bij het bedrijf geparkeerd staat en ook tijdens de werktijd geen privéritten mogelijk zijn. 1.1 Ter beschikking gestelde auto In de volgende situaties is in ieder geval sprake van een aan de werknemer ter beschikking gestelde auto: Het mogen gebruiken van een auto van de zaak voor zakelijke en privédoeleinden, waarbij normaliter alle kosten voor rekening komen van de werkgever. De auto is eigendom van de werkgever dan wel de werkgever heeft de auto geleased. De werkgever vergoedt alle kosten van de privéauto van de werknemer. De auto is eigendom van de werknemer dan wel de werknemer heeft de auto gehuurd/geleased. Als een auto van de zaak nagenoeg op ieder door de werknemer gewenst moment kan worden gebruikt. Dga Hebt u een besloten vennootschap (bv) of naamloze vennootschap (nv)? U bent dan voor de toepassing van de loonheffingen werknemer. Het voordeel dat u van het privégebruik van de auto hebt, wordt dan bij u als loon aangemerkt. Uit de praktijk blijkt dat ook situaties binnen concernverband tot een ter beschikking stelling van een auto kunnen leiden. Hiervan kan sprake zijn als met medeweten van de werkgever door een concernvennootschap aan de bestuurder van de werkgever (een andere vennootschap binnen dit concern) een auto ter beschikking is gesteld; zeker indien deze bestuurder ook bestuurder is van de vennootschap die de auto feitelijk ter beschikking stelt en deze bestuurder ook alle aandelen van de werkgever heeft. In een dergelijke situatie is sprake dat voor rekening en in opdracht van de werkgever een auto ter beschikking is gesteld. In het artikel Autoforfait is het stroomschema 'Ter beschikking gestelde personenauto' opgenomen. In het artikel Bestelauto van de zaak vindt u het stroomschema 'Ter beschikking gestelde bestelauto'. 6

7 2. Autoforfait Werkgevers kunnen werknemers een auto ter beschikking stellen. Mocht de werknemer de auto ook voor privédoeleinden willen gebruiken, dan geldt de regeling Privégebruik auto van de werkgever. De werkgever moet bij het salaris van de werknemer een bedrag als loon in natura optellen vanwege het voordeel dat deze heeft van de auto voor privégebruik. De bijtelling is verplicht als de werknemer (en de dga) op jaarbasis meer dan 500 privékilometers rijdt. Voor 2016 gelden andere bijtellingspercentages. Dit artikel gaat in op alle aspecten van de auto van de zaak met betrekking tot het autoforfait. Het voordeel dat een werknemer heeft bij het privégebruik van de auto van meer dan 500 kilometer op kalenderbasis is belast als loon in natura: U mag de (eventuele) eigen bijdrage van uw werknemer voor het privégebruik van de auto hierop in mindering brengen. De werkgever kan de eigen bijdrage in mindering brengen op de fiscale bijtelling bij de verloning. Als deze vergoeding hoger is dan de bijtelling, dan wordt de bijtelling nul. De kosten die de werknemer zelf voor de auto heeft betaald, zoals brandstofkosten, mag u niet aftrekken van het bedrag van de bijtelling. De werknemer kan deze kosten overigens ook niet in zijn eigen aangifte inkomstenbelasting in aftrek brengen. Over het saldo houdt u loonheffing (loonbelasting/premie volksverzekeringen) in en bent u vanaf 2013 ook de premies werknemersverzekeringen en de werkgeversheffing Zorgverzekeringswet (Zvw) verschuldigd. De belastingdienst staat in principe toe dat elke betaling die de werknemer aan zijn werkgever verstrekt in het kader van een ter beschikking gestelde auto op de forfaitaire bijtelling in mindering komt. Voorwaarde is dat tussen werknemer en werkgever wordt afgesproken dat deze bijdrage een vergoeding vormt voor privégebruik. Als partijen deze vergoeding (schriftelijk) etiketteren als 'bijdrage privégebruik', kan deze bijdrage geheel ten laste komen van de bijtelling privégebruik auto. 7