Vernieuwing VMS ICT oplossing v0.1

Transcriptie

1 Bijlage D: Projectplan Vernieuwing VMS ICT oplossing v0.1 Realisatie, Implementatie en overdracht aan beheer

2 Inhoudsopgave 1 Projectdefinitie Inleiding Doelstelling Reikwijdte Randvoorwaarden, functionele eisen en operationele eisen Relaties met andere projecten 4 2 Projectuitvoering Werkwijze en fasering Resultaten 5 3 Projectbeheersing (GOTIK) Financiële middelen (Geld) Organisatie 6 Stuurgroep/ Opdrachtgever 6 Projectmanagers / contactpersonen 6 Projectgroep / werkgroepen Tijdsplanning (mijlpalen) Informatie en communicatie 7 Voortgangsrapportage 7 Projectdocumentatie 8 Projectcommunicatie Kwaliteit 8 Projectrisico s 8 Project issues 8 Project changes 9 Project evaluatie 9 4 Bijlage Detailplanning 10

3 1 Projectdefinitie 1.1 Inleiding Dit project Realisatie, Implementatie en overdracht aan beheer van het Vakbekwaamheidsmanagement systeem voor Opdrachtgver is onderdeel van het totale project Vernieuwing VMS. Doelstelling van project Vernieuwing VMS is: Regio-breed efficiënt en eenduidig ingerichte processen; Regio-breed 1 toekomstbestendig systeem (per proces / functionele eenheid) met centrale gegevens opslag; Informatie en functionaliteit op de juiste plek beleggen in de informatiemanagement structuren / systemen; Voldoen aan wettelijke eisen betreffende vakbekwaamheid kwalitatieve registratie; Voldoen aan de privacy wetgeving. Binnen het project Vernieuwing VMS zijn in de afgelopen periode door middel van workshops de processen opgesteld en geharmoniseerd en is er onderzoek gedaan naar informatie en gewenste functionaliteiten voor het VMS. Dit is de basis geweest voor het programma van eisen zoals gesteld in de bijbehorende aanbesteding. 1.2 Doelstelling Doelstelling van dit (deel)project is het realiseren, implementeren en beheren van een Regio-breed 1 toekomstbestendig systeem (per proces / functionele eenheid) met centrale gegevens opslag. Dit regio-brede systeem dient de onderstaande processen te ondersteunen: Vakbekwaam worden Vakbekwaam blijven Inzet/ incident registratie Keuringen Overige werkzaamheden Vergoedingen Onder realiseren wordt verstaan het leveren van de common off the shelf, het ontwerpen, programmeren en testen van de aanvullende eisen en het migreren van de gegevens uit de bestaande systemen. Onder Implementeren verstaat de Opdrachtgever mee het inbedden van de oplossing in de organisatie: de medewerkers moeten kunnen en willen werken met het nieuwe systeem. Daarvoor zijn documentatie, opleidingen, communicatie, processen en acceptatie van groot belang. 3

4 Onder het beheer wordt verstaan het oplossen van incidenten, problems en changes, het leveren van licenties, back-up, performance en beschikbaarheid, eventueel het leveren van een tijdelijke vervanging van functioneel beheerder. 1.3 Reikwijdte <Wat doe je wel en wat niet? Waar ben je wel of niet verantwoordelijk voor?> <Gezamenlijk met de leverancier invullen wat de leverancier doet en wat de VRU doet. En wat het project zeker niet oplevert.? 1.4 Randvoorwaarden, functionele eisen en operationele eisen <Binnen welke (inhoudelijke) randvoorwaarden moet het projectresultaat gerealiseerd worden? Welke functionele eisen worden gesteld? (door de opdrachtgever; bijv. wat moet het kunnen?) Welke operationele eisen worden gesteld? (door de eindgebruikers; bijv. bedienings-en onderhoudseisen)> <Gezamenlijk invullen met leverancier en opdrachtgever> 1.5 Relaties met andere projecten Er zijn enkele projecten waar relaties mee zijn, dan wel waar rekening mee gehouden moet worden: - Organisatieontwikkelingen - Implementatie EHRM, DMS en CRM 4

5 2 Projectuitvoering 2.1 Werkwijze en fasering Het programma van eisen is de basis voor de realisatie en het testen van de ICT oplossing. Direct bij aanvang van het project zal het programma van eisen door Opdrachtgever en Opdrachtnemer besproken worden, om (na alle checks in het aanbestedingsproces) te zorgen dat beide partijen het zelfde beeld hebben bij de eisen. Het programma van eisen zal gebruikt worden als een soort afvinklijst, om gezamenlijk te bepalen wat de status is van de eisen. <invullen op basis van aanbod en gunningscriterium van Opdrachtnemer> 2.2 Resultaten <Welke resultaten levert het project op? Beschrijf de producten die opgeleverd worden om tot het resultaat te komen.> <invullen op basis van aanbod en gunningscriterium van Opdrachtnemer> 5

6 3 Projectbeheersing (GOTIK) 3.1 Financiële middelen (Geld) De financiële middelen zijn gebaseerd op het aanbod van de Opdrachtnemer, vermeld in de aanbesteding. De opdrachtnemer zal intern zich verantwoorden over het budget in zijn project. De opdrachtgever heeft in zijn overall projectplan het budget voor het gehele project beschreven en zal daarover rapporteren aan de stuurgroep. 3.2 Organisatie Hier worden de verantwoordelijkheden van de diverse betrokken groepen algemeen toegelicht. Stuurgroep/ Opdrachtgever Namen Rol Taak/ werkzaamheden Opdrachtgever Leverancier Gebruiker/Klant Partijen stellen een Stuurgroep in waarin genoemde leden zitting zullen hebben. Partijen machtigen de aan hen toe te schrijven leden van de Stuurgroep om hen gezamenlijk rechtens te vertegenwoordigen met betrekking tot vraagstukken rond de projectplanning en meer- en minderwerk, dit met dien verstande dat de bevoegdheid om meerwerk goed te keuren namens Opdrachtgever begrensd is tot het in de mandaatregeling van de VRU genoemde bedrag. Een overschrijding van hiervoor genoemd bedrag kan uitsluitend goedgekeurd worden door een functionaris welke vertegenwoordigingsbevoegd is. Projectmanagers / contactpersonen Namen Rol Taak/ werkzaamheden Projectmanager Opdrachtgever Vervanger Opdrachtgever Projectmanager Opdrachtnemer Vervanger Opdrachtnemer Partijen zullen een contactpersoon en een vervangend contactpersoon aanwijzen, die de contacten over de dagelijkse uitvoering van deze overeenkomst zullen onderhouden. De contactpersonen zullen aan de Stuurgroep rapporteren en indien nodig zitting in de Stuurgroep nemen. Projectgroep / werkgroepen Namen Rol Taak/ werkzaamheden Projectleider Opdrachtgever Projectleider Opdrachtnemer Implementatiemanager Opdrachtgever 6

7 Functioneel beheerder Opdrachtgever Communicatie Opdrachtgever Technische beheerder Opdrachtgever Nader in te vullen door opdrachtnemer 3.3 Tijdsplanning (mijlpalen) Onderstaand een overzicht van de mijlpalen van het project. In de bijlage staat een gedetailleerde planning. <Resultaten in samenhang met planning> <invullen op basis van aanbod en gunningscriterium van Opdrachtnemer> Wat Wie Wanneer Wijzigingen in het tijdschema kunnen slechts in onderling overleg in een door beide Partijen ondertekende schriftelijke verklaring worden vastgesteld onder vermelding van de reden van wijziging en de eventuele consequenties daarvan. Vertraging wort afgehandeld volgens de afspraken in de overeenkomst. 3.4 Informatie en communicatie Voortgangsrapportage Doelgroep Informeren door Frequentie + vorm Projectgroep Projectmanager Opdrachtgever Wekelijks voortgangsoverleg Stuurgroep Projectmanager Opdrachtgever en Opdrachtnemer Maandelijks voortgangsverslag en voortgangsoverleg. Van deze besprekingen zullen door de namens Opdrachtgever in de Stuurgroep deelnemende personen verslagen worden 7

8 opgesteld, die bij de volgende voortgangsbespreking door de Stuurgroep worden goedgekeurd. Projectdocumentatie <Waar wordt projectdocumentatie beheert en door wie?> Bij de Opdrachtgever is een projectmap beschikbaar voor alle project documentatie intern van de Opdrachtgever. Een project omgeving die beschikbaar is voor de opdrachtnemer en opdrachtgever gezamenlijk bevordert de communicatie en samenwerking. De Opdrachtgever beschikt over een pilot samenwerkingsplatform waarvan gebruik gemaakt kan worden. Projectcommunicatie Er wordt in het kader van de uitrol van het project een implementatieplan opgesteld, met daarin een grote component communicatie richting de eindgebruikers en medewerkers van de Opdrachtgever. In dit plan wordt alleen de project communicatie beschreven. De projectmanager Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de communicatie intern naar de stakeholders binnen de organisatie van de Opdrachtgever. De projectmanager Opdrachtnemer zorgt voor de communicatie intern bij de Opdrachtnemer. Onderling dienen zij gezamenlijk te zorgen voor een goede afstemming en communicatie tussen de verschillende werkgroepen en projectleden. 3.5 Kwaliteit Project wordt uitgevoerd op basis van de principes van Prince2. Projectrisico s Risico Maatregel Eigenaar Door de projectmanagers van beide partijen wordt een gezamenlijk risicolijst bijgehouden. Daarop wordt bijgehouden wie de eigenaar is en duidelijkheid / oplossing moet komen. Risico s worden gemeld aan de stuurgroep via de voortgangsrapportage en besproken in het overleg. Project issues Issues zijn altijd gelieerd aan Tijd, Geld of Kwaliteit (vertegenwoordigd dmv programma van eisen). Door de projectmanagers van beide partijen wordt een gezamenlijk issuelijst bijgehouden. Daarop wordt bijgehouden wie de eigenaar is en duidelijkheid / oplossing moet komen. Issues worden gemeld aan de stuurgroep via de voortgangsrapportage en besproken in het overleg. 8

9 Project changes Het programma van eisen is de basis voor de realisatie van de ICT oplossing. Opdrachtgever en Opdrachtnemer zullen dit programma van eisen gezamenlijk doorlopen en iedere eis afstemmen. In de overeenkomst is de wijze van handelen beschreven indien eisen of wensen niet nagekomen kunnen worden door de Opdrachtnemer. Door de projectmanagers wordt een gezamenlijke lijst van changes bijgehouden. Wijzigingen worden altijd voorgelegd aan de stuurgroep ter accordering en eventueel afgestemd met de Inkoopafdeling van de Opdrachtgever. Project evaluatie Na afloop van het project zal een evaluatiebespreking plaatsvinden tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer. 9

10 4 Bijlage 4.1 Detailplanning 10