Handleiding Resultaatmeetsysteem en Mezzedo

Transcriptie

1 Handleiding Resultaatmeetsysteem en Mezzedo voor aanbieders (Versie 26 augustus 2014) 1

2 Inhoud Wat is het Resultaatmeetsysteem?... 3 Cliënten stimuleren mee te doen... 4 Over de handleiding... 4 Deel I - Uitleg gebruik Resultaatmeetsysteem... 5 Twee onderdelen, één systeem... 5 E-portal, Mezzedo... 5 Het Resultaatmeetsysteem en Mezzedo in schema:... 5 Voordat u start (!) Inloggen op het Resultaatmeetsysteem... 8 Het systeem vullen met contactpersonen en deelnemers A. Vullen van het systeem met medewerkers en of contactpersonen B. Vullen van het systeem met deelnemers

3 Wat is het Resultaatmeetsysteem? Het Resultaatmeetsysteem en Mezzedo vormt samen een zogenoemd Elektronisch Platform (e-platform), een digitaal hulpmiddel voor deelnemers aan zorg of hulpverleningsprogramma's Gebruikers van het systeem - zowel deelnemers als ook medewerkers - kunnen via internet en informatie invoeren, beheren en delen. Het persoonlijk dossier van iedere deelnemer is opgeslagen in de elektronische portal Mezzedo. Via krijgt hij of zij een eigen digitale kluis. Deze kluis is bedoeld voor het bewaren en ordenen van informatie van de deelnemer die hij of zij via de antwoorden op vragenlijsten zelf heeft aangegeven. Het gaat bijvoorbeeld om eigen doelstellingen, evaluaties, resultaten of een zelfscore op de speciaal ontwikkelde matrix om zelfredzaamheid te inventariseren vanuit het perspectief van de deelnemer: De Mezzedo matrix. Voor het invullen van vragenlijsten krijgt de deelnemer een uitnodiging via Mezzedo.nl. De toegang tot de persoonlijke kluis door de deelnemer is geregeld via een zelfgekozen en geheim wachtwoord in combinatie met een adres of zelfgekozen gebruikersnaam met een geheim wachtwoord. Zo kan uw cliënt op ieder moment zijn of haar eigen dossier raadplegen en kan hij of zij beslissen welke informatie ter beschikking komt voor anderen. Ook kan hij of zij toestemming geven voor het geanonimiseerd gebruik van zijn of haar gegevens voor onderzoek. 3

4 Cliënten stimuleren mee te doen Het wordt steeds gebruikelijker dat deelnemers aan zorg en of welzijnsprogramma's door aanbieders gestimuleerd en zo mogelijk ook gefaciliteerd worden om deel te nemen aan programma's die hen stimuleren om zelf de regie te nemen. Het Resultaatmeetsysteem is speciaal ontwikkeld om cliënten te ondersteunen in hun stappen naar zelfregie en meer... Onderdeel van het Resultaatmeetsysteem is de zogenoemde Mezzedo Matrix. Met deze matrix wordt op 12 domeinen aan deelnemers gevraagd hun mate van zelfredzaamheid te scoren en om aan te geven hoe ze dit denken te verbeteren. Zie voor info ook de site Over de handleiding Er zijn twee handleidingen beschikbaar. Deze versie betreft de handleiding voor aanbieder(s) en hierin wordt kort uitgelegd hoe het Resultaatmeetsysteem is opgebouwd en daarna wordt stap voor stap met voorbeelden uitgelegd hoe u deelnemers in het systeem kunt invoeren. 4

5 Deel I - Uitleg gebruik Resultaatmeetsysteem Twee onderdelen, één systeem Het Resultaatmeetsysteem en Mezzedo zijn eigenlijk twee van elkaar te onderscheiden onderdelen die samen een geheel vormen. Zonder Mezzedo geen resultaatmeetsysteem en andersom Het Resultaatmeetsysteem is eigenlijk een zwaar beveiligd computerprogramma waarin alle informatie over deelnemende aanbieders en de deelnemende cliënten opgeslagen. Dit programma bestuurt de voortgang en geeft bijvoorbeeld een signaal aan Mezzedo dat er vragenlijsten klaar staan om te worden ingevuld, etc. Daarnaast is er een elektronisch portal (e-portal) voor cliënten en aanbieders, dat onderdeel noemen we Mezzedo (Afgeleid van:"meer zelf doen...") E-portal, Mezzedo De naam van het E-portal voor cliënten is Mezzedo. In deze portal kunnen cliënten bijvoorbeeld de Vragenlijsten van aanbieders/begeleiders inzien en ook andere Documenten. Een voorbeeld hiervan zijn de samenvattingen van de ingevulde vragenlijsten: deze vinden cliënten terug onder de knop Documenten. Het Resultaatmeetsysteem en Mezzedo in schema: 5

6 Voordat u start (!). De ontwikkelingen op het gebied van software gaan razend snel. Dat heeft o.a. tot gevolg dat iets oudere internet-browsers, waaronder de veel gebruikte browser van Microsoft (Internet Explorer), herkenbaar aan het tekentje:, niet altijd meer goed aansluit bij nieuwe programma's. Daarom brengt Microsoft regelmatig nieuwe versies van Internet Explorer op de markt. Meestal merkt u er zelf niets van als uw computer een nieuwe versie heeft geïnstalleerd. Als u, de door u aangemaakte contactpersoon of uw deelnemer met een versie van Explorer werkt die ouder is dan versie 9, werkt het Resultaatmeetsysteem en of Mezzedo echter niet goed. Dit is meestal het geval als er nog met Windows XP wordt gewerkt. We adviseren in dat geval om Google Chrome of Firefox te downloaden, het normale gebruik van de computer verandert hierdoor niet! Zoek via uw browser naar Google Chrome of naar Fire fox en kies een van de down loads: Klik een van de opties aan en klik dan op downloaden Klik op accepteren en installeren. 6

7 U krijgt hierna een melding dat de installatie klaar is en de browser is nu klaar voor gebruik. Alleen als u naar het resultaatmeetsysteem of naar Mezzedo wilt kunt u Google Chrome of Firefox onder aan uw scherm aanklikken en dan deze browser gebruiken. Uiteraard staat het u geheel vrij om vaker van deze browser te maken maar dat hoeft niet! U bent nu klaar voor het gebruiken van het resultaatmeetsysteem en Mezzedo. Het team van de Resultaatmeetgroep wenst u en uw deelnemers veel succes! 7

8 Inloggen op het Resultaatmeetsysteem Om het Resultaatmeetsysteem en Mezzedo te laten functioneren moeten eerst de gegevens van de betreffende partij zijn ingevuld. Daarna kan een contactpersoon van een instelling zelf deelnemers invoeren. De manier waarop het systeem wordt gevuld kan per klant verschillen. In deze handleiding wordt er vanuit gegaan dat de Resultaatmeetgroep een klant heeft uitgenodigd. En dan kan het systeem worden gevuld en kan het gaan draaien. Stap 1. U bent via een mailbericht uitgenodigd om deel te nemen aan het Resultaatmeetsysteem. Stap 2. Ga dan naar de internetpagina U ziet dan het scherm zoals hierna 8

9 Stap 3. Schrijf in het vlak achter Gebruikersnaam uw mailadres waarop u bent uitgenodigd om mee te doen. Schrijf in het vlak achter Wachtwoord uw eigen unieke en geheime wachtwoord. Schrijf in het vlak achter Antwoord het woord dat u afgedrukt ziet, in dit voorbeeld is dat het woord verkeerd. 9

10 Het systeem vullen met contactpersonen en deelnemers Stap 1. A. Vullen van het systeem met medewerkers en of contactpersonen Dat wil zeggen: vullen met de namen en contactgegevens van alleen die medewerkers die ook echt moeten werken met het resultaatmeetsysteem. In het voorbeeld hiernaast is Het Leger des Heils (Housing First Limburg Midden en Noord) als aanbieder aangemeld. Let op het logo. U kunt hier uw eigen logo downloaden. Klik op het tabblad Contactpersonen. Zie het eerstvolgende plaatje. U kunt nu zelf een contactpersoon aanmaken en deze persoon een uitnodiging sturen om als "beheerder" deel te nemen aan uw 10

11 Resultaatmeetsysteem. Bijvoorbeeld: een teamleider om de rapportages, die een deelnemer aan zijn aanbieder ter inzage aan te bieden. Een deelnemer kan overigens zelf, in zijn eigen Mezzedo, de machtiging om zijn rapporten ter inzage aan te bieden ook steeds weer intrekken. Een deelnemer kan ook in zijn Mezzedo box nieuwe contactpersonen aanmaken, bijvoorbeeld zijn eigen begeleider met een eigen adres. Stap 2. Nadat alle velden zijn ingevuld klikt u op: OPSLAN 11

12 Stap 3. Klik hierna op de knop Uitnodiging sturen om de perso(o)(n)(en) via de mail uit te nodigen. Herhaal stap 1, 2 en 3 voor elk contactpersoon annex " beheerder" die u wilt laten meedoen. Dan volgt het volgende scherm en daar klikt u op Versturen: 12

13 Dan ziet u het volgende: U kunt nu terugkeren naar de home page van het Resultaatmeetsysteem. De uitgenodigde contactpersoon krijgt een e mail met daarin het verzoek om op uitnodiging te klikken 13

14 Nadat er door de contactpersoon op uitnodiging is geklikt komt deze op de volgende pagina terecht : Hier kunt u een wachtwoord invullen (2 keer, ter controle) en daarna op Registreren klikken. Dan ziet u het volgende scherm: De contactpersoon ontvangt dan een met het verzoek om het account bij het Resultaatmeetsysteem te bevestigen: 14

15 Open deze mail en het volgende bericht verschijnt Klik op Bevestigen. De standaard web browser wordt geopend (Volgende bladzijsde). Vul het eerder gemaakte wachtwoord in en vul bij antwoord het zelfde woord is als wat u daar boven ziet staan, in dit geval gezicht. Druk daarna op inloggen en u komt op de bladzijde waar u de verslagen van de deelnemers kunt inzien. 15

16 In het voorbeeld hiernaast betreft het fictieve gegevens voor Housing First Noord Als u nu op Verslagen klikt ziet u de verslagen van degenen die toestemming hebben gegeven om hun rapportages ook naar de aanbieder te sturen. 16

17 B. Vullen van het systeem met deelnemers U voegt op de volgende manier deelnemers toe aan het Resultaatmeetsysteem. Stap 1. Klik op het tabblad Deelnemers. Zie onderstaand plaatje. Namen zijn niet zichtbaar in verband met de bescherming van de privacy van de deelnemers Stap 2. In het tabblad Deelnemers ziet u links de knop Toevoegen. Klik op deze knop Toevoegen om een nieuw deelnemer toe te voegen. U ziet deze afbeelding: Let op: Nu vraagt het systeem eerst om een BSN-nummer (BSN) en een adres. Het BSN is verplicht, het adres niet. De reden waarom het systeem vraagt om te controleren is om te checken of de deelnemer al bestaat in het systeem. (Mogelijk is uw deelnemer al door een andere zorgaanbieder in Mezzedo aangemeld). Op basis van het BSN gaat het systeem controleren of dit zo is. Zo ja, dan worden de gegevens automatisch voor u opgehaald. 17

18 Stap 3. Via het tabblad Deelnemers kunt u uw deelnemers invoeren en uitnodigen. Het uitnodigen kan op twee manieren, namelijk: 1. Via een 2. Per brief Bij het invoeren van gegevens zijn een aantal velden verplicht, zoals: 1. BSN 2. Achternaam 3. Geboortedatum 4. In "zorg" waarmee de datum wordt bedoeld waarop een deelnemer bij de instelling of de betreffende afdeling is gestart. Stap 4. Voer bij elke deelnemer de gegevens in en klik hierna op Opslaan. Extra informatie bij stap 4. Als u geen adres invoert krijgt u een knop Brief weergeven te zien. Als u hierop klikt, wordt er een PDF - document gedownload. Dit is een brief gericht aan de deelnemer. In deze brief staat onder andere een Naam is niet zichtbaar in verband met de bescherming van de privacy van de deelnemer 18

19 unieke code die een deelnemer nodig heeft om zich bij Mezzedo.nl aan te melden. Het logo van uw organisatie verschijnt automatisch in de koptekst naast het logo van de Resultaatmeetgroep. De brief hierna is een voorbeeld voor het Housing First project van het Lege des Heils in Limburg Noord (Centrumgemeente Venlo). 19

20 Naam is niet zichtbaar De brief wordt automatisch voorzien van het logo van de betreffende aanbieder, in dit voorbeeld het Leger des Heils. 20

21 Als u het adres van de deelnemer wel invult zie bladz. 17 dan wordt er direct na het Opslaan van de deelnemer een mailbericht gestuurd met daarin een uitnodiging tot deelname aan Mezzedo.nl. Naam is niet zichtbaar in verband met de bescherming van de privacy van de deelnemer. Stap 5. U kunt voor elke deelnemer via het tabblad Actieregels zien of deze deelnemer de uitnodiging heeft geaccepteerd. U kunt een actieregelzelf bewerken. Bijvoorbeeld als u ziet dat een deelnemer de uitnodiging niet geaccepteerd heeft kunt u via de actieregels een herinnering sturen. Dan gebruikt u bijv. de actie Herinnering tot deelname. Desgewenst kunt u dat na verloop van tijd nog eens herhalen. Naam is niet zichtbaar in verband met de bescherming van de privacy van de deelnemer Let op! Dit kan alleen als er nog géén vinkje staat onder de kolom Uitgevoerd voor de actie die u wilt bewerken. 21

22 Stap 6. Via het tabblad Vragenlijsten kunt u zien welke vragenlijst het systeem heeft klaar gezet voor de deelnemer. Naam is niet zichtbaar in verband met de bescherming van de privacy van de deelnemer. Let op! U hoeft zelf niet op de knop uitnodiging sturen te klikken, dit doet het systeem voor u. Zie het plaatje hiernaast. 22

23 Stap 7. Als een deelnemer een verslag met u deelt, kunt u deze onder het tabblad Verslagen terugvinden. Let op: De deelnemer moet dan uiteraard wel eerst of in de vragenlijst aangeven dat u het rapport ook mag inzien of hij geeft dat aan onder persoonlijke gegevens in zijn eigen Mezzedo - account Naam is niet zichtbaar in verband met de bescherming van de privacy van de deelnemer. 23

24 Het helpt veel als u uw deelnemers stimuleert om mee te doen. U kunt ook ervaringsdeskundigen vragen om uw cliënten te helpen actief te worden in Mezzedo. De Resultaatmeetgroep heeft veel ervaring met deze manier van werken en is graag bereid u in deze te adviseren. Voor meer informatie over het Resultaatmeetsysteem, etc. kunt u terecht bij Het team van de Resultaatmeetgroep wenst u en uw deelnemers, veel succes. 24