Handleiding Multicraft Online Online urenregistratie

Transcriptie

1 Online urenregistratie Versie 1.4 Release

2 I Inhoudsopgave Deel I voor werknemers 1 Deel II App 7

3 voor werknemers 1 1 voor werknemers Met Multicraft Online is het mogelijk om 24 uur per dag online inzicht te hebben in jouw persoonlijke urenregistratie. Je kunt uren invoeren, door de inlener ingevoerde uren inzien en de stand van jouw reserveringen en loonstroken bekijken. Afhankelijk van de door de inlener gekozen route, dien je zelf wekelijks de gewerkte uren in te voeren of wordt dit door de inlener uitgevoerd. Hierbij zijn de volgende routes mogelijk: Route Invoeren uren wordt uitgevoerd door: 1 Werknemer 2 Inlener Akkoord uren wordt uitgevoerd door: Inlener Inlener Jouw persoonlijke route (aanvinken) Inloggen Om in te loggen op jouw persoonlijke pagina in Multicraft Online, ga je naar de homepage van de website van Multicraft Uitzendbureau ( Hier vind je rechts in het scherm de login van Multicraft Online. Stap 1: Inloggen Voer hier het juiste adres en het wachtwoord in. Selecteer de button 'Login' (zie afbeelding 1) door er op te klikken. De bevestiging van het adres en het wachtwoord heb je na jouw aanmelding voor Multicraft Online per ontvangen. Dit adres wordt tevens gebruikt voor het verzenden van attentieberichten. Bij relevante ontwikkelingen ontvang je automatisch een bericht van Multicraft Online. Bijvoorbeeld wanneer er nieuwe uren zijn goedgekeurd of afgekeurd. Wanneer je dit adres wilt laten wijzigen, kun je contact opnemen met de salarisadministratie van Multicraft. Afbeelding 1: Inlogscherm Multi Craft Online Tip! Het wachtwoord dat je hebt ontvangen, is automatisch opgesteld en waarschijnlijk niet gemakkelijk te onthouden. Het wachtwoord kun je wijzigen door, na het inloggen, op jouw persoonlijke pagina op de link met jouw naam te klikken (rechtsboven) en te kiezen voor 'Mijn account'. Kies wachtwoord wijzigen.

4 2 Stap 2: Persoonlijke inlogpagina wordt geopend Nadat je bent ingelogd, wordt jouw persoonlijke pagina geopend (zie afbeelding 2). Afbeelding 2: Persoonlijke pagina in Multicraft Online Op deze startpagina (home) vind je direct de volgende informatie: De link naar een nieuw urenbriefje 'Vul een nieuw urenbriefje in' Status van de ingevoerde, maar nog niet verwerkte urenbriefjes Stand van jouw persoonlijke reserveringen Contactgegevens van de salarisadministratie van Multicraft Tabblad "Urenbriefjes": naar het overzicht van alle niet verwerkte en verwerkte urenbriefjes Tabblad "Loonstroken": naar het overzicht van jouw loonstroken

5 voor werknemers 3 Stap 3: Zelf uren invoeren (route 1): Week selecteren Indien je zelf uren invoert (alleen bij route 1), selecteer je de link 'Vul een nieuw urenbriefje in' (zie afbeelding 2). Op het scherm dat nu wordt geopend, vind je een weekoverzicht (zie afbeelding 3). Met behulp van kleurcodes wordt de status van het urenbriefje voor iedere week duidelijk zichtbaar gemaakt. Om een nieuw urenbriefje aan te maken, selecteer je de betreffende week door er op te klikken.

6 4 Stap 4: Zelf uren invoeren (route 1): Nieuw urenbriefje invoeren Vervolgens wordt het urenbriefje van de geselecteerde week geopend (zie afbeelding 4). Je selecteert de dag en de urensoort in het rolmenu onder aan de tabel en vult het aantal gewerkte uren in. De rolmenu's kun je bekijken door op het pijltje rechts te klikken. Selecteer daarna de button 'Voeg toe' door er op te klikken. De uren worden vervolgens toegevoegd aan de tabel. Wil je de invoer wijzigen? Vul de regels nogmaals in met de juiste gegevens en selecteer daarna de button Voeg toe''door er op te klikken. De regel wordt dan overschreven. Je kunt de ingevoerde gegevens ook eerst wissen door op de button met 'X' achter de betreffende uurregel te klikken en de uren daarna opnieuw invoeren. Je bent er zelf verantwoordelijk voor dat de uren die zijn ingevoerd ook daadwerkelijk geaccordeerd worden! Afbeelding 4: Urenbriefje invoeren Belangrijk! Wanneer je een vrije dag wilt laten uitbetalen of niet gewerkte uren wil aanvullen uit de reserveringen, dien je de urensoort 'Reservering' te selecteren. Deze uren worden vervolgens uitbetaald uit de opgebouwde reserveringen. Kijk in je loonstrook onder 'rechten' of je genoeg uren hebt opgebouwd om ze op te nemen!

7 voor werknemers 5 Stap 5: Zelf uren invoeren (route 1): Vergoedingen invoeren Indien er een vaste vergoeding per werkdag (bijvoorbeeld voor reiskosten woon-werkverkeer of onkosten PBM's en werkkleding in eigen bezit) is overeengekomen, hoef je hier niets in te voeren. Deze vergoeding wordt automatisch berekend op basis van het aantal werkdagen dat je hebt geselecteerd bij het invoeren van de uren. Je vindt deze vergoeding dan ook niet in het rolmenu terug. Wanneer de zakelijke km's per dag wisselen, kun je indien van toepassing variabele vergoedingen invoeren. Voer in dat geval het totaal aantal km's voor de betreffende werkweek in en klik op de button 'Voeg toe'. Er verschijnt vervolgens een weergave van de berekening. Het is mogelijk om per dag een specificatie van de km's op te geven. Wil je de invoer wijzigen? Vul de regel nogmaals in met de juiste gegevens en selecteer daarna de button 'Voeg toe' door er op te klikken. De regel wordt dan overschreven. Je kunt de ingevoerde gegevens ook wissen door op de button met 'X' achter de betreffende vergoeding te klikken en de vergoeding opnieuw invoeren.

8 6 Stap 6: Zelf uren invoeren (route 1): Opslaan ingevoerde uren en vergoedingen Om de ingevoerde uren op te slaan dien je tenslotte op de button 'Aanbieden aan...' te klikken. Afhankelijk van de door de inlener gekozen route, worden de uren automatisch verzonden naar de juiste persoon (bijvoorbeeld contactpersoon bij inlener) voor controle en akkoord van de uren. Indien de inlener na controle akkoord gaat met de opgave van de uren, worden deze verzonden naar de salarisadministratie van Multi Craft en z.s.m. verwerkt. Indien de inlener na controle niet akkoord gaat met de opgave van de uren, worden de uren afgekeurd met opgaaf van reden en dien je de uren zelf te wijzigen. Je ontvangt in dat geval direct een bericht met een melding van de afkeuring van de uren. Je vindt deze week daarna weer op jouw persoonlijke pagina. Voor de wijziging voer je dezelfde stappen uit als bij het invoeren van nieuwe uren. De inlener heeft ook de mogelijkheid om de uren direct aan te passen en kan daarbij een opmerking toevoegen. Je ontvangt dan direct een melding van de goedkeuring van de uren. Stap 7: Voortgang verwerking uren raadplegen (alle routes) De voortgang van de verwerking van de uren kun je (bij alle routes) zelf bekijken op jouw persoonlijke pagina. Op de homepage is achter iedere week met nog niet verwerkte uren aangegeven wat de status is van de uren in de betreffende week (zie afbeelding 2). Voor een overzicht van alle weken, verwerkt en (nog) niet verwerkt, raadpleeg je het scherm van afbeelding 3. Door op de gewenste week te klikken, wordt er een gedetailleerd overzicht van de verwerkte uren in de betreffende week geopend. Stap 8: Bekijken loonstroken en stand reserveringen (alle routes) Op jouw persoonlijke pagina (home) zie je de actuele stand van jouw reserveringen (zie afbeelding 2). Via het tabblad 'Loonstroken' in jouw persoonlijke pagina, kun je een overzicht openen van de loonstroken van alle weken waarin de uren via Multicraft Online zijn verwerkt. Via het tabblad 'Documenten' is het mogelijk om documenten te uploaden en in jouw profiel op te slaan, bijvoorbeeld een up-to-date CV. Deze documenten kunnen vervolgens door Multicraft worden gedownload. Vragen? Neem contact met ons op! Heb je vragen of opmerkingen? Neem dan tijdens kantooruren contact op met onze salarisadministratie. Bel of mail naar Wij helpen je graag verder!

9 App 2 7 App Met de UBplusOnline app kunnen uitzendkrachten en inleners op eenvoudige wijze uren invoeren. Ook kan met de app loonstroken (werknemer) en facturen (inlener) worden bekeken. Voor het gebruik van de UBplusOnline app is een account vereist en een gekoppeld domein. Deze gegevens worden door Multicraft Uitzendbureau aangemaakt. De UBplus Online App is op dit moment alleen beschikbaar voor toestellen met een Android besturingssysteem. Stap 1: App downloaden Download de UBplus Online App vanuit de Google Playstore door op ubplusonline te zoeken Stap 2: Inloggen Vul "Multicraft" in als waarde voor domein bij het login scherm. Vul vervolgens bij 'Gebruikersnaam' je adres in waarop je het welkomstbericht met je accountgegevens hebt ontvangen. Bij 'wachtwoord' vul je het bijbehorende wachtwoord in. Je kunt het wachtwoord zelf aanpassen in Multicraft Online.

10 8 Legenda 1. Menu-icoon 2.Weeknummer met kleur 3. 'Vandaag' 4. Ga naar de volgende dag 5. Aanbieden/accorderen urenbriefje (alleen wanneer een week is geselecteerd) Stap 3: Invullen van urenbriefjes Indien van jou wordt verwacht dat je urenbriefjes invult, selecteer je een dag op de kalender en kun je je uren en onkosten invullen. Aan de linkerkant van de kalender zijn de weeknummers te zien. Door op het weeknummer te klikken kan de hele week worden geselecteerd. De kleuren van de week geven de status aan van de urenbriefje(s) van de week: BLAUW : Er zijn nieuwe (openstaande) urenbriefjes in deze week. ORANJE: Er zijn aangeboden urenbriefjes in deze week. GROEN : Er zijn goedgekeurde urenbriefjes in deze week. Zodra de uren zijn ingevoerd en zijn opgeslagen kunnen de uren 'aangeboden' worden. Klik hiervoor op de button links van de week en voeg hier eventueel een opmerking toe. Het is niet mogelijk om projecten te selecteren bij het invoeren van de uren.

11 App 9 Vragen? Neem contact met ons op! Heb je vragen of opmerkingen? Neem dan tijdens kantooruren contact op met onze salarisadministratie. Bel of mail naar hoofdkantoor@multicraft.nl. Wij helpen je graag verder!