FUNCTIEBESCHRIJVING. Het afdelingshoofd Technische Zaken staat in voor de algemene leiding van de afdeling technische zaken.

Transcriptie

1 FUNCTIEBESCHRIJVING Functie Graadnaam: AFDELINGSHOOFD Afdeling TECHNISCHE ZAKEN Functienaam: AFDELINGSHOOFD Dienst TECHNISCHE ZAKEN Functionele loopbaan: A4a A4b Omschrijving van de afdeling en dienst De afdeling technische zaken staat in voor de beleidsvoorbereiding, studie, planning en uitvoering van opdrachten binnen haar vakdomein. Het afdelingshoofd Technische Zaken staat in voor de algemene leiding van de afdeling technische zaken. Plaats in de organisatie Het afdelingshoofd werkt onder leiding van en rapporteert aan de secretaris. Is lid van het managementteam. Kerntaken Coördinatie en leiding van de afdeling Instaan voor de oordeelkundige planning, organisatie, aansturing en opvolging van de werking van de afdeling en deze vertalen naar concrete doelstellingen voor de directe medewerkers. Doel: continuïteit en kwalitatieve werking van de afdeling garanderen coördineren van de activiteiten van de afdeling zodat de doelstellingen van de directe medewerkers worden gehaald waken over de uitvoering van de opdrachten begeleiden en optimaal inzetten van medewerkers in overleg met het managementteam bepalen van ken- en stuurgetallen, kwantitatieve en kwalitatieve meetcriteria voor de dienstverlening van de afdeling tijdig opstarten, zorgvuldig (doen) toepassen en opvolgen van de diverse projecten en administratieve procedures nemen van ambtelijke eindverantwoordelijkheid van alle beslissingen binnen de afdeling instaan voor de continuïteit van de afdeling uitwerken van procedures voor het vlotte verloop van de werkzaamheden binnen de afdeling toepassen van en waken over het correcte en efficiënte gebruik van de interne project- en procesmethodieken kwaliteitszorg implementeren en opvolgen organisatie van de voorbereiding van de dossiers van de afdeling die aan de bestuursorganen moeten worden voorgelegd Pagina 1 van 5

2 Personeelsbeleid Instaan voor het personeelsbeleid van de afdeling in overleg met de verantwoordelijke van de personeelsdienst. Doel: het ontwikkelen en behouden van de aanwezige competenties rekening houdend met de veranderende mogelijkheden en behoeften leiden, coachen, motiveren en sensibiliseren van de medewerkers van de afdeling volgens de principes en richtlijnen van het personeelsbeleid coördineren, plannen en organiseren van taken m.b.t. personeelsbeheer instaan voor het voeren van functionerings- en evaluatiegesprekken met de medewerkers op regelmatige basis. Hierbij staan taakplanning, opvolging, jobcoaching en resultaatgerichtheid centraal personeelsbehoeften van de afdeling objectiveren en opvolgen signaleren van wervings- en vormingsbehoeften toepassen van de principes van het personeelsbeleid rekening houdend met de eigenheid van de afdeling Management organisatie Ondersteunen, als lid van het managementteam, van de coördinatie van de verschillende afdelingen. Doel: de gemeentelijke werking optimaliseren om te komen tot een efficiënte beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en beleidsevaluatie deelnemen, voorbereiden en opvolgen van de taken en opdrachten van het managementteam mee bewaken van de eenheid in werking, kwaliteit van de organisatie en de werking van de gemeentelijke diensten aanbrengen van problemen en gezamenlijk uitwerken van oplossingen suggesties formuleren en projecten initiëren en opvolgen m.b.t. de optimalisering van de werking van de afdelingen meewerken en opvolgen van taken met betrekking tot globaal personeelsbehoeftenplan (volledige organisatie) Communicatiestroom managementteam Actief bijdragen als lid van het managementteam tot de goede communicatiestroom tussen het managementteam en het bestuur. Doel: efficiënte beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering, beleidsevaluatie in functie van de globale missie frequent overleg met de secretaris om problemen te bespreken, advies te verlenen, meewerken aan en waken over een optimale interne communicatie met het bestuur toelichting geven aan de bestuursorganen beslissingen van het bestuur communiceren aan de medewerkers en de uitvoering ervan verzekeren samenwerking tussen de afdelingen bevorderen Pagina 2 van 5

3 informeren van de leden van het managementteam over de projecten en zaken waarmee de afdeling bezig is Beleidsvoorbereiding en beleidsevaluatie Op basis van de prioriteiten van het bestuur en in overleg met het managementteam, opmaken van een voorstel voor beleidsdoelstellingen en ze regelmatig toetsen en bijsturen. Doel: voor het bestuur en de administratie een kader creëren dat richting geeft bij het nemen van de dagelijkse operationele beslissingen en acties jaarlijks een voorstel van beleidsnota opmaken en toezien op een goede integratie van de budgettaire aspecten coördineren en voorbereiden van beleidsvoorstellen en -adviezen voor de beleidsorganen opmaken van een voorstel van strategische nota afstemmen van de strategische nota van de afdeling met het financiële luik, opgemaakt door de financieel beheerder bespreken met en rapporteren aan de beleidsorganen evalueren van de effecten van het gevoerde beleid met het oog op eventuele vernieuwing ervan coördineren en formuleren van de adviezen om het beleid te verbeteren en te professionaliseren waken over de efficiënte en effectieve vertaling van de strategische visie in operationele doelstellingen; regelmatig aftoetsen aan de realiteit en aanpassen waar nodig Eindverantwoordelijkheid nemen over de resultaten van de afdeling met betrekking tot werken in eigen beheer en uitbestede werken Coördinatie van werken in eigen beheer en uitbestede patrimoniumwerken. Doel: bijdragen tot een efficiënt en effectief gebruik van de gemeentelijke middelen conform de wettelijke bepalingen en afspraken het organiseren van planningsvergaderingen en het uitwerken en opvolgen van een planning eindverantwoordelijk voor de definitieve oplevering van werken tijdig laten opstarten, zorgvuldig toepassen en opvolgen van de diverse overheidsopdrachten en procedures binnen de afdeling strategische opvolging werven coördinatie contacten met studiebureaus en aannemers van werken controle van de eigen dossiers op naleving wetten, reglementeringen en vergunningen Interne communicatie Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijke, de andere afdelingen en het bestuur. Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren meewerken aan een optimaal interne communicatie binnen de afdeling Pagina 3 van 5

4 waken over een optimale interne communicatie binnen de afdeling zorgen voor een optimale communicatie met de functioneel bevoegde schepen signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse afdelingen en medewerkers Wetgeving en regelgeving Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de afdeling. Doel: de afdeling voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie vertalen van wetgeving en regelgeving in richtlijnen naar de medewerkers van de eigen afdeling briefen van de medewerkers om het benodigde kennisniveau op peil te houden wetgeving en regelgeving kunnen toepassen vakgerichte informatie raadplegen Belangrijkste prestatie indicatoren Respecteren van vooropgestelde deadlines Respecteren vooropgestelde budget Goede leiding en ondersteuning van de eigen diensten Collegialiteit, helpt collega s indien nodig Geen klachten van interne en externe klanten Flexibiliteit Pagina 4 van 5

5 TECHNISCHE COMPETENTIES Niveau Cluster Competentie PC-VAARDIGHEDEN TEKSTVERWERKING REKENBLADEN PRESENTATIES SOFTWARE EIGEN AAN DE FUNCTIE WETGEVING EN REGELGEVING WERKING EN MIDDELEN WETGEVING EN REGELGEVING M.B.T. DE GEMEENTE WETGEVING EN REGELGEVING M.B.T. DE FUNCTIE WERKING GEMEENTELIJKE ORGANISATIE PROCEDURES EN PROCESBEHEER PROJECTMATIG WERKEN MANAGEMENT EN BELEID STRATEGISCH MANAGEMENT HRM-MANAGEMENT FINANCIEEL MANAGEMENT COMMUNICATIEMANAGEMENT GEDRAGSCOMPETENTIES Niveau Cluster Competentie INFORMATIEVERWERKING SYSTEMATIEK IN HET WERK ANALYTISCH DENKEN CONCEPTUEEL DENKEN INLEVINGSVERMOGEN / SPREKEN OP NIVEAU VAN DE KLANT INTERACTIEF GEDRAG IMPACT EN INVLOED (OVERTUIGINGSKRACHT) SAMENWERKING MET DE CLIENT / BIJDRAGEN TOT TEAMGEEST PERSOONSGEBONDEN LEIDING GEVEN GEDRAG COACHING AANPASSINGSVERMOGEN NAUWKEURIGHEID PROFESSIONELE ONTWIKKELING PROBLEEMOPLOSSEND STRESSBESTENDIGHEID GEDRAG PROBLEEMOPLOSSEND VERMOGEN INITIATIEF GERICHT OP CLIENTTEVREDENHEID VERANTWOORDELIJKHEID / ENGAGEMENT IN DE ORGANISATIE RESPECT VOOR DE OPVATTINGEN VAN ANDEREN RESULTAATGERICHTHEID Pagina 5 van 5