VAC Hasselt: Werkgroep Facilities

Transcriptie

1 Agentschap voor Facilitair Management (AFM) Boudewijngebouw Boudewijnlaan 30 bus Brussel Verslag: VAC Hasselt: Werkgroep Facilities datum 05 maart 2014 voorzitter verslaggever Nathalie Vandebrouck Bert Daenen AANWEZIGEN: A/ V 1 Naam Telefoon A Aerts. L [email protected] WSE Agentschap A Balas P [email protected] AMV A Booms. S [email protected] Onroerend Erfgoed A Brems. M-J [email protected] Adlo A Brouwers. E [email protected] LNE v Ceulemans. I [email protected] Ruimte Vlaanderen A Coopmans.A [email protected] RWO A Daenen. B [email protected] AFM A Danckaert F [email protected] FB A Deronde.P [email protected] ABB V Donne. V [email protected] MOW A Forier. A [email protected] TOVO A Geijsels. J [email protected] VEA A Lantmeeters. K [email protected] ANB A Leenen.D [email protected] VLM A Maes.J [email protected] AWV v Noelmans.C [email protected] AFM v Noels.F [email protected] AMI V Rieder T [email protected] EWI A Ruysseveldt G [email protected] RWO A Stevens.K [email protected] Albon v Vananderoye.B [email protected] ABB A Vandebrouck. N [email protected] AFM V Vanhee. K [email protected] FB A Verboven.E [email protected] Wonen A Verjans.J-L [email protected] ALV 1 Aanwezig of Verontschuldigd Werkgroepvergadering Facilities AFM Page 1 of 5

2 Opmerkingen op het verslag dienen tegen de volgende werkgroepvergadering overgemaakt te worden. Bespreking vorig verslag: Verschillende collega s merken op dat in het vorige verslag staat dat het archief in site 4B3 wordt afgebroken terwijl dit niet zo op de plannen staat aangeduid. Afm meldt dat hier om een fout gaat en dat het archief in site 4A3 wordt afgebroken i.p.v. het archief in site 4B3. Agenda punten - Stand van zaken trappen - Trolleys - Tijdelijke situatie loketten op het glv. - Tapijt - Verhuisplanning 1. Stand van zaken trappen Er zijn 6 aannemers aangeschreven voor het opmaken van een offerte voor het verwijderen van de trappen en het dichtmaken van de schalmgaten. Tegen 10 maart zullen de offertes binnen zijn. De werken zullen plaatsvinden buiten de kantooruren en voor het bouwverlof uitgevoerd zijn. Op de volgende vergadering van 20/03 kan Afm meer info verschaffen over de offertes die zij hebben ontvangen. 2. Lockers en trolleys AFM voorziet voor iedere kop een locker en een trolley indien gewenst. Op vorige werkgroep werd afgesproken dat de mensen die een secretariaatsfunctie uitoefenen en bijgevolg een vaste werkplek krijgen hun ladenblok aan hun bureau kunnen behouden. De rest van mensen die geen vaste bureau hebben vragen of het toch niet mogelijk is om de ladenblokken aan de bureaus te behouden. Hun argument hierbij is dat de ladenblokken er nu toch staan, deze in goede staat zijn en ze het zonde vinden dat ze zomaar zouden worden afgevoerd. Afm gaat dit voorstel intern bespreken. 3. Tijdelijke situatie loketten gelijkvloers De herinrichting van de loketten van het gelijkvloers zal pas in de 3 de fase (eind 2014/begin 2015) voorzien worden. Daarom zullen we ons voor de nieuwe loketten eerst moeten behelpen met een tijdelijke inrichting van de loketten. Wij zullen daarom een 5-tal tafels met stoelen voorzien waar de diensten dan de mensen aan kunnen ontvangen. Afm meldt ook dat zij dan tijdelijk schermen zullen plaatsen tussen de tafels( zoals nu al voorzien is in het satellietkantoor) om zo toch een minimum aan privacy te voorzien. Vlm maakt de opmerking dat februari een drukke periode is voor hun onthaal op het glv en dat zij hopen dat er op dat moment geen werken zullen plaats vinden aan hun loket. Werkgroepvergadering Facilities AFM Page 2 of 5

3 4.Tapijt Afm meldt dat het type tapijt dat er in de kantoren komt te liggen hoge stofopslagende capaciteiten heeft en dus een hogere gezondheidsgraad, zeker voor astmalijders. Ook willen zij nog extra benadrukken dat het voorzien is dat vanaf het moment dat het nieuwe tapijt er ligt, dit jaarlijks een diepte reiniging zal krijgen.. 4. Verhuisplanning. Als bijlage een voorlopige verhuisplanning, Van het moment dat specifiekere datums bekend zijn, wordt deze planning aangepast. Varia: Archieven die worden afgebroken (op de sites) Deze archieven zullen met grote zekerheid al worden afgebroken al vorens men aan de verhuis begint. Mag ik de diensten die gebruik maken van deze archieven vragen dat zij al beginnen aan de opkuis van deze archieven. Indien een exacte datum bekend is over het afbreken van deze archieven wordt dit zo spoedig mogelijk gecommuniceerd. Albon vraagt of het mogelijk is om karren of iets dergelijks te voorzien waarin dit archief tijdelijk kan in worden opgeslagen. Zodat het archief steeds gemakkelijk raadpleegbaar blijft. Trashday In de week van 31 maart en 16 juni worden er 2 containers (1 restafval, 1 papier). Het is dan de bedoeling dat in deze weken de archieven opgeruimd worden en het afval dan in deze containers gedumpt kan worden. Diensten die hun archief al op een eerder tijdstip willen opruimen mogen hun afval voorlopig stockeren in de polyvalente ruimte. Het is dan wel de bedoeling dat zij naderhand dit afval zelf in de containers deponeren. De diensten vragen zich af, of het zeker is dat er 2 type containers worden geleverd. Restafval en papier want op een andere vergadering zou dit zijn tegengesproken. Ook stellen zij de vraag, wat als de container na vb. na 2 dagen al vol is en wat mag exact in welke container. Afm gaat dit na tegen volgende vergadering. Definitieve plannen De definitieve plannen worden net als de verslagen van werk- en stuurgroepen op de volgende site geplaatst: Ook de glazen stroken waarmee men de trapgaten gaat opvullen worden op de definitieve plannen ingetekend. Benoeming toegewezen vergaderzalen Werkgroepvergadering Facilities AFM Page 3 of 5

4 Afm meldt dat vergaderzalen die specifiek aan diensten zijn toegewezen, deze diensten deze vergaderzalen eigen namen mogen geven. Dit zal ook mee opgenomen worden in de algemene binnen signalisatie. Archief kelder De verdeling van het archief in de kelder wordt bekend gemaakt op volgende stuurgroepvergadering. Ophanging muren De vraag wordt gesteld of het mogelijk is bijvoorbeeld een vilten vel aan de muur te hangen voor foto s ed. Afm meldt dat ophanging aan de muur mogelijk is via de hiervoor voorziene rails aan het plafond. Er mag niet in de betonnen muur geboord worden. Volgende Vergadering: 20/03/2014 om 10u. In lokaal Herckenrode. Opgelet. Op de werkgroep van 20 maart gaan de specifieke noden ICT en netwerk besproken worden. Gelieve daarom uw collega met kennis van zaken te sturen of mee te nemen naar deze werkgroep. Bijlage 1: Verhuisplanning 1. AWV en Mobiliteit (3A) tijdelijk huisvesten in satellietkantoor en op 4 e verdieping (veel vrije ruimte) Herinrichting 3A volledige verdieping (periode xx/xx xx/xx) 2. Invullen 3 e verdiep volgens nieuwe bezetting door AWV en Mobiliteit 4A volledige verdieping komt vrij en kan opnieuw ingericht worden (periode xx/xx xx/xx) 3. AWV terug inhuizen op 4A1 + Vlabel naar 4A3 en 4A5 (periode xx/xx xx/xx) 3B5 komt vrij en kan gebruikt worden als transitzone 4. RWO 1B5 huisvesten op 2 e verdieping Wonen Vlaanderen tijdelijk naar 3B5 1B volledige verdieping kan ingericht worden (periode xx/xx xx/xx) 5. Wonen en Inspectie RO definitief naar 1B3 Onroerend Erfgoed naar 1B5 2B1 is dan leeg. 6. RO 2B3 tijdelijk huisvesten op 3B5 2B1 en 2B3 kunnen ingericht worden (periode xx/xx xx/xx) 7. Albon en VEA definitief naar 2B1 Milieu Vergunningen en Milieu Inspectie definitief naar 2B3 3B1 en 3B3 zijn dan leeg. Werkgroepvergadering Facilities AFM Page 4 of 5

5 8. RO 2B5 en 2B6 tijdelijk naar 3B1 en 3B3 2B5 en 2B6 kunnen ingericht worden (periode xx/xx xx/xx) 9. Beleidsdomein LV definitief naar 2B5 en 2B6 2A3 en 2A5 kunnen ingericht worden (periode xx/xx xx/xx). 10. RO definitief naar 2A3 en 2A5 3B1-3B3 3B5 en 1A5 zijn dan leeg. 11. ANB tijdelijk naar 3B3 en 3B5 4B kan ingericht worden (periode xx/xx xx/xx). 12. ANB definitief naar 4B3 en 4B5 Toezicht Volksgezondheid definitief naar 4B1 Beleidsdomein WSE definitief naar 4B 3B en 1A3 en 1A5 kunnen ingericht worden (periode xx/xx xx/xx). 13. Inhuis VLM (27/10/2014) 14. Inhuis ABB (xx/xx/xx) Werkgroepvergadering Facilities AFM Page 5 of 5