Voorbeelden en mogelijkheden rondom het delen van bestanden/foto s

Transcriptie

1 Voorbeelden en mogelijkheden rondom het delen van bestanden/foto s Versie 21 april 2017 Er zijn tegenwoordig steeds meer mogelijkheden als het gaat om het delen van bestanden en foto s met anderen, waarbij de bestanden in the cloud (op internet) bewaard worden. De beheerder van een map met bestanden bepaalt wie er toegang hebben tot die map. In dit document wordt een aantal van deze mogelijkheden uitgelegd en hoe het in gebruik kan worden genomen. Tip: klik op de regel in de inhoudsopgave om direct naar de juiste pagina te gaan Inhoud OneDrive... 2 Account aanmaken... 2 Delen van bestanden... 3 Opslagruimte... 4 Google Drive... 5 Account aanmaken... 5 Het gebruik... 5 Delen van bestanden... 7 Automatisch opslaan... 9 Opslagruimte Dropbox Account aanmaken Het gebruik Delen van bestanden Opslagruimte SharePoint icloud... 14

2 OneDrive De ontwikkelaar van dit product is Microsoft. Dit kan gebruikt worden voor alle besturingssystemen en is online toegankelijk voor de gebruiker: Windows (op de computer) Windows phone Internet (via browser) Macbook Android (voor mobiel of tablet) ios (iphone of ipad) Account aanmaken Om gebruik te kunnen maken van OneDrive is het noodzakelijk om een account aan te maken. De voorkeur gaat uit naar een Microsoft-account, maar het kan ook met de schoolmail in een aantal gevallen (in ieder geval als er gebruik gemaakt wordt van Office365). Er kan, zoals hierboven vermeld staat, via internet met OneDrive worden gewerkt. Er is daarnaast een mogelijkheid om OneDrive te downloaden op de computer of mobiel/tablet. De link voor de computer is: Om OneDrive op je mobiel te installeren, ga je naar de store en zoek je de app OneDrive als je werkt met het besturingssysteem Android, dan is de dat Play Store (eigendom van Google) als je werkt met het besturingssysteem ios, dan is dat App Store (eigendom van Apple) als je werkt met het besturingssysteem Microsoft Windows, dan is dat Microsoft Store Dit startscherm krijg je als je OneDrive op je computer hebt gedownload:

3 Delen van bestanden Als je een account hebt aangemaakt bij OneDrive, is het mogelijk om documenten en foto s te delen met anderen. Dit doe je door mappen en/of bestanden toegankelijk te maken. Klik voor het bestand of de map die je wilt delen. Er verschijnt dan een vinkje Klik met de rechtermuisknop op het vinkje. Er komt op dat moment het volgende scherm in beeld: Klik op delen.

4 Vul vervolgens het scherm in. De geadresseerden krijgen dan toegang tot deze map. Het is belangrijk om erover na te denken welke rechten je de geadresseerden gaat geven. De volgende opties zijn mogelijk: Mag worden bewerkt; dit houdt in dat anderen bestanden kunnen aanpassen, toevoegen en verwijderen. Mag worden weergegeven; dit houdt in dat anderen alleen bestanden/mappen kunnen bekijken/openen. Een andere optie is om een URL te mailen of op een website te plaatsen om zo de map met anderen te delen. De knop die je daarvoor moet aanklikken staat links in het scherm: Na het invullen van de geadresseerden en het kiezen van de rechten klik je op delen. Onder de optie gedeeld met, ook links in het scherm te vinden, kun je zien met wie je de map of het bestand gedeeld hebt. Opslagruimte De gratis versie van OneDrive heeft 5GB om te gebruiken. Als school kun je gebruik maken van OneDrive voor Bedrijven. De kosten hiervoor zijn 4,20 euro per gebruiker per maand. Dit zou een overweging kunnen zijn als je leerkrachten veel gebruik gaan maken van OneDrive om in contact te blijven met ouders. Iedere gebruiker krijgt dan 1TB opslag.

5 Google Drive Een andere mogelijkheid is Google Drive. Deze opslagruimte is gekoppeld aan een googleaccount. Het is speciaal ontwikkeld om te werken met Google. Het kan gebruikt worden voor alle besturingssystemen en is online toegankelijk voor de gebruiker: Windows (op de computer) Windows phone Internet (via browser) Macbook Android (voor mobiel of tablet) ios (iphone of ipad) Account aanmaken Om gebruik te kunnen maken van Google Drive, moet er een account aangemaakt zijn/worden. Bij het registeren wordt gevraagd om een gebruikersnaam en het eerste deel van het Als je een mobiel hebt met het besturingssysteem Android, dan zit de app automatisch op je mobiel. als je werkt met het besturingssysteem ios, dan is dat App Store (deze is nu nog niet beschikbaar) als je werkt met besturingssysteem Microsoft Windows, dan is dat Microsoft Store Wanneer je een account hebt aangemaakt, kun je inloggen bij het startscherm van de Google: rechts boven in het scherm. Het gebruik Als je bent ingelogd, kun je de opslagruimte gebruiken voor Drive, Gmail en Google Foto s. Dat betekent dus dat je bestanden, bijlagen en back-ups van foto s kunt opslaan in Drive. Gmail-bijlagen opslaan

6 Het kan voorkomen dat er een bijlage in de mail komt die je op wil slaan in Drive. Dat kan op de volgende manier: Plaats de muisaanwijzer op een bijlage in Gmail en zoek het Drive-logo. Als je op dit logo klikt, kun je de bijlage(n) meteen opslaan in Drive, zodat je ze op één veilige plek kunt bewaren en delen met anderen. Met Google Drive heb je overal toegang tot je bestanden: ze kunnen worden geopend op iedere smartphone, tablet of computer. Dat betekent dat je overal waar je bent bestanden kunt toevoegen en/of delen met anderen als je verbinding hebt. Als je bent ingelogd, zie je de google startpagina verschijnen. Rechts boven in het scherm kun je gebruiken maken van de mogelijkheden van je google-account. In dit document wordt verder aandacht besteed aan de functie van Drive. Door op het icoontje bij de pijl te klikken, wordt het hiernaast afgebeelde scherm weergegeven. Klik op Drive om naar de opslagruimte te gaan.

7 Je krijgt dan het volgende scherm te zien: Links onderin het scherm is een knop te vinden waar je Drive op je eigen computer kunt downloaden. Wanneer Google Drive downloadt op je computer, kun je bestanden die je daarin wil bewaren er naar toe slepen. Ze komen dan in de map te staan; door te synchroniseren op de tablet/smartphone kun je op die apparaten ook bij de bestanden komen. Foto s die gemaakt worden met tablet/smartphone, kunnen automatisch worden opgeslagen in Google Drive. Hierover is meer te lezen bij automatisch opslaan. Delen van bestanden De mogelijkheid om bestanden te delen met anderen, is snel en eenvoudig. Je kunt anderen uitnodigen om elk gewenst bestand of elke map te bekijken, te downloaden of te bewerken. Wanneer je een bestand of foto wil delen, doe je dat als volgt: Je klikt met de rechtermuisknop op het bestand dat je wil gaan delen. Klik op delen Je krijgt dan het volgende scherm te zien:

8 In het vak waar de pijl bij staat, voer je namen (als ze in je adresboek staan) of e- mailadressen in van de mensen met wie je een bestand, map, foto s, of iets dergelijks wil delen. Als je dat gedaan hebt, klik je op gereed. Een andere optie is om de link te delen. Dat doe je met de volgende knop: Als je op deze knop klikt, krijg je dit scherm te zien: Voordat je mensen toe gaat voegen en het bestand/foto s deelt met hen, is het goed om te kijken welke rechten je geeft. Dat kan door te klikken op wat er staat bij de pijl: Je krijgt dan deze opties te zien: Kies de gewenste optie en vul de namen of adressen in van de mensen met wie je het wil delen. Als je dat gedaan hebt, klik je op gereed. De functie van het delen van de link blijft nu automatisch aan staan. Wil je een bestand delen en niet de link, dan kun je dit in de menubalk van Google Drive wijzigen. Dit is alleen te wijzigen als je een bestand hebt aangeklikt. Dan komt deze balk tevoorschijn:

9 Wanneer je klikt op de knop waar de pijl bij staat, krijg je dit scherm te zien: Klik met je muis op de plek die is aangegeven door de pijl en de functie voor het delen van de link wordt uitgeschakeld. Als er met de mobiel foto s gemaakt worden, kun je deze opslaan in Google drive. Door deze app te downloaden op je mobiel en in te loggen met dezelfde gegevens als op de computer is je account verbonden. Op deze manier kun je de foto s die je gemaakt hebt delen met ouders, etc. Automatisch opslaan Het is mogelijk om foto s die gemaakt worden met bijvoorbeeld de smartphone gelijk op te slaan in Google Drive. Dit kun je doen door naar de instellingen van Google Drive te gaan in de app op je smartphone/tablet. Je komt bij de instellingen door links boven in de app te klikken waar de pijl naar wijst. Daar is een optie te vinden voor Google foto s: automatisch toevoegen. Wanneer je dit inschakelt, worden de foto s automatisch in een map in My Drive geplaatst. Zo heb je via de computer ook toegang tot de foto s die recent gemaakt zijn zonder dat ze eerst over moeten worden gezet.

10 Opslagruimte De gratis versie van Google Drive heeft 15GB om te gebruiken. Er zijn mogelijkheden om meer opslagruimte te krijgen bij het geregistreerde account. Wil je er meer over weten? Klik dan hier voor meer informatie. Dropbox Dropbox is niet gekoppeld aan een besturingssysteem en kan daardoor met ieder willekeurig adres worden aangemaakt. Het is een gratis programma en geeft de mogelijkheid om bij bestanden, foto s, enzovoort te kunnen op iedere computer en/of telefoon. Het kan gebruikt worden voor bijna besturingssystemen en is online toegankelijk voor de gebruiker van: Windows (op de computer) Windows phone Internet (via browser) Macbook Android (voor mobiel of tablet) ios (iphone of ipad) volgt binnenkort Account aanmaken Om gebruik te maken van Dropbox kun je een account aanmaken. Als je deze link opent, krijg je het volgende scherm te zien:

11 Je kunt je gegevens invullen bij de vakken waar de pijl staat. Door de Dropbox-voorwaarden te accepteren en te klikken op de knop Gratis registreren, is het adres dat je hebt gekozen gekoppeld aan de opslagruimte van Dropbox. Het gebruik Als je een account hebt aangemaakt en bent ingelogd bij je eigen Dropbox, dan krijg je het volgende scherm te zien: 1 2 Links in het scherm is een legenda te zien met de verschillende mogelijkheden die Dropbox biedt. Eén van die mogelijkheden is het opslaan van bestanden. Door in de legenda te klikken op bestanden, kun je zien wat er al geplaatst is. Dropbox heeft de opties om bestanden/foto s te uploaden, om een nieuwe map aan te maken en om mappen te delen met anderen. Hoe je dit kunt delen komt straks aan de orde. 1. Uploaden 2. Nieuwe map Wanneer je een bestand gaat uploaden, krijg je het volgende scherm te zien: Door te klikken op bestanden selecteren kun je de bestanden selecteren die je in Dropbox wil plaatsen. Om het overzichtelijker te maken voor jezelf, kun je onderscheid maken in mappen.

12 Delen van bestanden De mogelijkheid om bestanden te delen via Dropbox gaat als volgt in zijn werk: De optie die aangegeven wordt door de pijl, geeft de mogelijkheid om een map te delen met anderen. Wanneer je hierop klikt, krijg je het volgende scherm te zien: Je kunt dan een keuze maken uit twee dingen: Ik wil een nieuwe map maken en delen. Je krijgt dan dit te zien: Je kunt de map die je gaat delen een naam geven. Vervolgens vul je bij aan de adressen van de mensen in met wie je de desbetreffende map wilt gaan delen. Bij ieder nieuw adres krijg je de mogelijkheid om kan bewerken te selecteren of kan weergeven. Wanneer je de optie kan bewerken hebt gekozen, kan het bestand bewerkt worden, verwijderd, voorzien van opmerkingen en het kan toegevoegd worden aan eigen dropbox. De optie kan weergeven geeft minder vrijheid; de bestanden kunnen weergegeven worden, gedownload en van opmerkingen worden voorzien. Ik wil een bestaande map delen

13 Wanneer je deze optie kiest, komt in beeld te staan welke mappen er zijn opgenomen in Dropbox. Deze kunnen gedeeld worden met anderen. Dit verloopt verder op dezelfde manier als hierboven beschreven staat. Het is ook mogelijk om losse bestanden te delen met anderen. Dit kun je doen door op het bestand te gaan staan met de muis. Aan het eind van de bestandsregel komt dan delen te staan. Wanneer je hier op klikt, krijg je dit scherm te zien: Het is bij het delen van losse bestanden niet mogelijk om de anderen te laten bewerken. Ook hier is het de bedoeling om de adressen in te vullen van de mensen met wie je het bestand wil delen. Opslagruimte De gratis versie van Dropbox heeft 2GB om te gebruiken. Er zijn mogelijkheden om meer opslagruimte te krijgen bij het geregistreerde account: Upgraden naar Dropbox Pro (klik hier voor meer informatie) Upgraden naar Dropbox voor bedrijven (klik hier voor meer informatie) SharePoint Dit systeem is opgenomen in dit document, omdat het gebruikt kan worden door leerkrachten onderling. Deze optie is niet geschikt om te gebruiken bij het contact met ouders. Wil je meer informatie over hoe dit in zijn werk gaat? Klik hier voor informatie over hoe je aan de slag kunt met SharePoint Klik hier voor informatie over het maken van een teamsite in SharePoint online

14 icloud Het is mogelijk om bestanden van de iphone/ipad te synchroniseren met een computer die werkt met Windows. Bij het downloaden van het programma op je computer, krijg je dit scherm te zien nadat je hebt ingelogd met hetzelfde adres dat je gebruikt voor het doen van aankopen in de appstore op je ipad of iphone. Je kunt hier aanvinken welke dingen gesynchroniseerd moeten worden. Als je fotostream aanvinkt, komen de foto s na het maken direct op de computer te staan. Bij de knop opties kun je aangeven in welke map de foto s opgeslagen moeten worden. De downloadmap is de map waar de foto s in opgeslagen worden als ze gemaakt zijn met de ipad en/of iphone. In de uploadmap kun je vanaf de computer foto s plaatsen die je op de ipad en/of iphone wil hebben.