Als u online declareert in Intramed, kunt u de retourinformatie via Intramed opvragen.

Transcriptie

1 Hoofdstuk 1 Retourinformatie ophalen en afhandelen Zorgverzekeraars leveren de retourinformatie vaak elektronisch aan. Deze retourinformatie kunt u in Intramed ophalen en inlezen. Als iets verkeerd is gegaan met een declaratie, moet u eerst de declaratie (gedeeltelijk) crediteren. Dat kan direct vanuit de retourinformatie. Vervolgens kunt u de gegevens corrigeren. Retourinformatie ophalen Als u online declareert in Intramed, kunt u de retourinformatie via Intramed opvragen Ga naar menu [Financieel], [Declaraties], [Online declareren]; het scherm "Online declareren" wordt geopend. Ga naar tabblad "2. Verzonden declaraties". Op dit tabblad ziet u alle verzonden declaraties waarbij nog geen retourinformatie is opgehaald. 1

2 3. Klik op de knop "Retourinformatie ontvangen"; 4. Als u nog geen locatie heeft ingesteld waar de retourinformatie-bestanden opgeslagen worden, wordt het scherm "Retourinformatie downloaden" geopend. 5. Kies of u nu een directory wilt instellen, en klik op de knop "OK". Als u wel een locatie had ingesteld, of als u op "OK" heeft geklikt, wordt het scherm "Windowsbeveiliging" geopend. Intramed probeert automatisch het juiste certificaat te kiezen. Zo nodig wordt het scherm "Bevestig" geopend. Vink "Ja" aan als u in het vervolg niet meer het certificaat wilt kiezen. Vink "Bij nee: deze vraag niet meer stellen" aan als u nooit een certificaat automatisch wilt laten kiezen voor deze functionaliteit. 2

3 Als er meerdere certificaten voor de betreffende online dienst aanwezig zijn, wordt alsnog het keuze scherm geopend: Als u verschillende certificaten in de lijst ziet, kiest u voor het systeemcertificaat die bestaat uit cijfers. Klik op het certificaat waarvan de naam bestaat uit cijfers en klik op "OK"; het scherm "Bevestig" wordt geopend. Klik op "Ja" als u wilt dat het certificaat in het vervolg automatisch gekozen wordt. Vink "Bij nee: deze vraag niet meer stellen" aan, als u nooit een certificaat automatisch wilt laten kiezen voor deze functionaliteit. Klik op de knop "OK"; het scherm "Informatie" wordt geopend. Klik op de knop "OK"; het scherm "Retourinformatie" wordt geopend. Daarin ziet u alle retourinformatie-bestanden die zijn opgehaald. Ook zijn de declaraties waarbij retourinformatie is opgehaald, verschoven naar tabblad "3. Afgehandelde declaraties". U kunt de retourinformatie openen door te dubbelklikken op de betreffende declaratie in het scherm "Retourinformatie", of via tabblad "3. Afgehandelde declaraties". 3

4 11. Ga verder met het volgende onderwerp. Als er nog geen retourinformatie beschikbaar is voor een declaratie, blijft deze staan op tabblad "2. Verzonden declaraties". Bij deze declaraties wordt onderin het scherm bij "Statusberichten" de melding "Het gegeven declaratie ID bestaat niet" getoond. Deze melding betekent dus niet dat de declaratie is afgekeurd. Het geeft alleen aan dat er nog geen retourinformatie beschikbaar is. Voor de overgebleven declaraties op tabblad "2. Verzonden declaraties" kunt u later nog een keer de retourinformatie opvragen. Extra informatie Het bestand wordt automatisch opgeslagen op de locatie die is ingesteld in de systeemgegevens (menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens], tabblad "2. Declaraties", bij het veld "Directory voor aangemaakte declaratiebestanden:"). U kunt de locatie wijzigen. Retourinformatie openen U kunt de retourinformatie op elk gewenst moment inzien en/of verwerken, via het scherm "Online declareren" Ga naar menu [Financieel], [Declaraties], [Online declareren]; het scherm "Online declareren" wordt geopend. Klik op tabblad "3. Afgehandelde declaraties". 3. Klik op de betreffende declaratie. 4

5 4. Klik op de knop "Inzien retourinformatie"; het scherm "Inzien bestand: retourinformatie..." wordt geopend. Als het retourinformatiebestand niet gevonden kan worden, wordt het scherm "Bevestig" geopend. Klik op de knop "Ja". 5. In het scherm "Inzien bestand: retourinformatie..." kunt u zien waarom een record is afgekeurd door de verzekeraar. Ga verder met het volgende onderwerp. Retourinformatie verwerken Wanneer u een retourinformatie-bestand heeft geopend, ziet u het volgende scherm. 5

6 Alleen de verzekerden (patiënten) waarbij een fout in het (onderliggende) prestatierecord zit, zijn opgenomen in deze retourinformatie. Het record waar een fout in zit, is vetgedrukt. Algemene gegevens declaratie Bovenin het retourinformatiebestand ziet u het declaratienummer in Intramed, de naam van de debiteur, en de datum waarop gedeclareerd is. Daarnaast ziet u de details van het gedeclareerde bedrag, en de uitbetaling daarvan. Rubriek "Regels:" Aan de linkerkant van het scherm ziet u de rubriek "Regels:". Elke declaratie heeft een voorloop- en sluitrecord en records van alle verzekerden waarvan behandelingen (prestatierecords) meegezonden zijn. Als u dubbelklikt op een "Verzekerde", ziet u de behandelingen ("Prestaties") die voor deze patiënt gedeclareerd zijn. 6

7 In het voorloop- en sluitrecord staat algemene informatie over de retourinformatie. In de overige regels staat informatie over de verzekerde, en de behandelingen. Een vetgedrukte regel, betekent dat de regel (en eventuele onderliggende regel(s)) is/zijn afgekeurd. Wanneer u op een regel klikt, ziet u aan de rechterkant in de rubriek "Opmerkingen:" waarom het record is afgekeurd. Rubriek "Regelinhoud:" Als u aan de linkerkant klikt op een regel, ziet u in de rubriek "Regelinhoud:" de details van het prestatierecord. In het voorbeeld is het record "Verzekerde 206" geselecteerd. In de rubriek "Regelinhoud:" ziet u dat het om patiënt H. Poelman gaat met geboortedatum en BSN

8 Rubriek "Opmerkingen" Als u aan de linkerkant klikt op een vetgedrukte regel, ziet u rechtsonder in de rubriek "Opmerkingen:" waarom het betreffende record is afgekeurd. In het voorbeeld zit de fout in de patiëntgegevens (geen / verkeerde BSN). Via de knop "Inzien patiënt" kunt u direct naar de betreffende patiëntgegevens, om daar de gegevens aan te passen. Als de fout in de verwijzing zit (bijvoorbeeld "Indicatiecode is niet ingevuld"), wijzigt de knop "Inzien patiënt" automatisch in "Inzien verwijzing". U kunt dan direct de betreffende verwijzing corrigeren. Op deze manier doorloopt u het hele retourinformatiebestand, om te kijken welke behandelingen niet zijn uitbetaald. Deze behandelingen moet u crediteren. De gegevens kunt u vervolgens corrigeren aan de hand van de opmerkingen uit de retourinformatie. Vervolgens kunt u de behandelingen opnieuw declareren. Knop "Opties" Via de knop "Opties" kunt u het retourinformatie-bestand opslaan, de patiëntgegevens openen en/ of (gedeeltelijk) crediteren. Crediteren U kunt een verzamelstaat ook geheel of gedeeltelijk crediteren via het retourinformatiescherm U heeft het scherm "Inzien bestand: retourinformatie..." nog open staan, OF op het scherm opnieuw via menu [Financieel], [Declaraties], [Online declareren], klik op tabblad 3, klik op de betreffende declaratie, en klik op de knop "Inzien Retourinformatie".

9 Als u de retourinformatie heeft opgeslagen, kunt u het betreffende bestand ook openen via menu [Financieel], [Declaraties], [Retourinformatie...] Klik op de knop "Opties". Klik op de optie "Markeren voor crediteren"; het scherm "Markeren voor crediteren" wordt geopend. 4. Kies of u alle gedeeltelijk en volledig afgewezen prestatierecords wilt crediteren, of alleen volledig afgewezen prestatierecords. Klik op de knop "OK"; het scherm "Gedeclareerde zaken" wordt geopend. Aan de hand van de keuze die u in het scherm "Markeren voor crediteren" heeft gemaakt, 5. 9

10 worden de betreffende behandelingen automatisch in de rechterlijst "Te crediteren behandelingen:" geplaatst. 6. Eventueel kunt u zelf nog meer behandelingen in de lijst "Te crediteren behandelingen:" plaatsen; klik in de linkerlijst "Gedeclareerde behandelingen:" op de behandeling die u wilt crediteren, en klik knop. Herhaal deze stappen voor alle behandelingen die u wilt crediteren. Als u op de knop klikt, worden alle gedeclareerde behandelingen verplaatst naar de rechterlijst "Te crediteren behandelingen:". Klik op de knop te verplaatsen, of klik op de knop om een behandeling terug naar de linkerlijst om alle behandelingen uit de rechterlijst naar de linkerlijst te verplaatsen. 7. Klik op de knop "Crediteren"; het scherm "Bevestig" wordt geopend. 8. Klik op de knop "Ja"; de behandelingen uit de rechterlijst "Te crediteren behandelingen:" verdwijnen, en in het scherm "Declaraties" wordt een nieuwe regel toegevoegd met de gecrediteerde behandelingen. Het openstaande bedrag van de declaratie wordt verminderd met het bedrag van de gecrediteerde behandelingen. Ook hebben de declaraties die gecrediteerd zijn de status "Ongedeclareerd" gekregen, en verandert het icoon in de agenda naar. Met een volgende declaratieronde worden zij weer meegenomen. Via de knop "Printen" kunt u de betreffende credit-declaratie afdrukken. Ga verder met het volgende onderwerp

11 Corrigeren Als u een verzamelstaat of nota (gedeeltelijk) heeft gecrediteerd, kunt u de foutieve gegevens corrigeren. Veel declaraties worden afgewezen door een foutief ingevuld verzekeringsnummer, foutieve geboortedatum, het maximaal aantal toegestane behandelingen is overschreden, het tarief klopt niet of er is een verkeerde periode ingevuld in de verwijzing. Ook een combinatie van de genoemde mogelijkheden is mogelijk. U kunt de correcties via verschillende schermen uitvoeren. Er volgen een aantal tips om de gegevens te corrigeren. Declaratie opnieuw inzien Via het declaratieoverzicht kunt u (gecrediteerde) declaraties inzien. U kunt op die manier uitzoeken om welke patiënt en behandeling het gaat. Ga naar menu [Financieel], [Declaraties], [Inzien declaraties], klik op de betreffende declaratie, klik op de knop "Printen", en klik op de optie "Herprinten declaratie". Overzicht debiteurenposten U kunt alle (credit)declaraties naar een verzekeraar, patiënt of instelling/adres vinden in het declaratieoverzicht via menu [Financieel], [Declaraties], [Inzien declaraties]. U kunt ook alle (credit)declaraties per individuele debiteur bekijken; - Verzekeraar: menu [Bestand], [Verzekeraars], dubbelklik op de betreffende verzekeraar, tabblad "5. Debiteurenposten"; Patiënt: menu [Bestand], [Patiënten], dubbelklik op de betreffende patiënt, tabblad "7. Debiteurenposten"; Instelling/Adres: menu [Bestand], [Instellingen/Adressen], dubbelklik op de betreffende instelling / het adres, tabblad "4. Debiteurenposten". Patiëntgegevens corrigeren Als bij een patiënt de geboortedatum of het inschrijfnummer bij een verzekeraar niet klopt, kunt u deze gegevens corrigeren via de patiëntgegevens. Ga naar menu [Bestand], [Patiënten] en dubbelklik op de betreffende patiënt. U kunt opnieuw een BSN-controle of COV uitvoeren. Behandeling corrigeren Als u een behandeling zoekt op basis van het specifieke "Behandelnummer", kunt u de behandeling het snelst vinden via menu [Bestand], [Behandelingen]. Als u een behandeling zoekt bij een bepaalde patiënt, kunt u de behandeling het snelst vinden via menu [Bestand], [Agenda] ("Opties", "Zoek afspraak..."), of via de patiëntgegevens; menu [Bestand], [Patiënten], dubbelklik op de betreffende patiënt, klik op tabblad "4. Verwijzingen" en dubbelklik rechtsonder op de betreffende behandeling. 11

12 Het kan ook zijn dat u bepaalde behandelingen ten onrechte hebt gedeclareerd, dus u zult deze behandeling(en) moeten verwijderen. Als u dat niet doet zal de behandeling de volgende maand weer gedeclareerd worden. Het verwijderen van een behandeling gaat het snelst via menu [Bestand], [Agenda]; zoek de betreffende afspraak (klik op de knop "F9") en klik op het icoon. Verwijzing corrigeren Als bijvoorbeeld de indicatie- of verwijsdiagnosecode niet goed ingevuld is, moet u dat in de verwijzing corrigeren. U vindt de verwijzing via menu [Bestand], [Verwijzingen], of via de patiëntgegevens; menu [Bestand], [Patiënten], dubbelklik op de betreffende patiënt, klik op tabblad "4. Verwijzingen". Tarief corrigeren Als u heeft gedeclareerd met het verkeerde tarief, kunt u via de wizard "Update contracttarieven" de juiste tarieven downloaden; menu [Bestand], [Contracten], klik op de knop "Opties" en klik op "Tarieven updaten...". Als u heeft gedeclareerd met een verkeerd praktijktarief, kunt u deze tarieven wijzigen via menu [Systeem], [Tabellen], [Codelijsten]. Opnieuw declareren Als u de gegevens heeft gecorrigeerd, kunt u de declaratie opnieuw aanbieden bij de verzekeraar via menu [Financieel], [Declaraties], [Opbouwen verzamelstaat...]. 12