WebInfo2Act! handleiding. Handleiding. Onderdeel van TendenzICT Product van Afdeling (Web)Development

Transcriptie

1 WebInfo2Act! Handleiding Versie

2 Inleiding Nooit meer uw webshopbestellingen overtypen in Act! Met WebInfo2Act! kunt u informatie die van uw website of webshop komt, automatisch laten verwerken in Act!. Hierbij worden automatisch een contact, een bedrijf en een verkoopkans aangemaakt. Tevens kunt u aangeven in welke Act! groepen het contact moet worden geplaatst. De informatie dient dan door de website automatisch te worden g d naar een instelbaar adres. WebInfo2Act! haalt die s op. U hoeft enkel eenmalig aan te geven welk veld dient te worden gekoppeld aan welk Act! veld, en zo bepalen hoe het contact, het bedrijf en de verkoopkans worden ingevuld. Vervolgens doet WebInfo2Act! de rest helemaal automatisch! U kunt meerdere webformulieren/webshops koppelen aan één WebInfo2Act! licentie. Veel klanten die WebInfo2Act! hebben afgenomen, maken ook gebruik van onze dienst voor het koppelen van uw webformulieren en/of webshops. Neem hiervoor contact met ons op via of sales@tendenznoord.nl. 1

3 Inhoudsopgave Voordat u begint... pagina 3 Installatie... pagina 4 Configuratie... pagina 7 Activeren... pagina 7 POP3 configuratie... pagina 8 Act! configuratie... pagina 10 Templates aanmaken (handmatig)... pagina 11 Filters aanmaken (handmatig)... pagina 14 Overige instellingen... pagina 16 Het programma starten... pagina 17 Onverwerkte berichten... pagina 18 Filters en templates maken op basis van een bericht... pagina 18 berichten met onderwerp <x> verwijderen... pagina 18 Uitleg format... pagina 20 Uitleg templates en filters... pagina 21 Duplicaat check... pagina 22 Probleemoplossing... pagina 23 Activeren lukt niet... pagina 23 2

4 Voordat u begint Voordat u aan de slag gaat met WebInfo2Act! dient u de volgende voorbereidingen te treffen: 1 Zorg voor een POP3 account, die enkel gebruikt gaat worden voor WebInfo2Act! Zorg ervoor, dat het (CMS-)systeem, waarmee u uw te koppelen webformulieren beheert, bij het verzenden van het formulier automatisch een met daarin het ingevulde webformulier stuurt naar bovenstaand account. Deze s moeten voldoen aan het formaat zoals beschreven in hoofdstuk Uitleg formaat. Zorg voor een Act! account. Zorg voor een computer met internetverbinding, waar u WebInfo2Act! kunt installeren. 3

5 Installatie Stap 1: Wanneer u WebInfo2Act! heeft aangeschaft, ontvangt u een bestand genaamd WebInfo2Act_Setup.exe. Dubbelklik op bovengenoemd bestand. Stap 2: Kies in het Taalkeuzescherm voor Nederlands en klik op OK. Stap 3: Klik in het welkomstscherm op Volgende. 4

6 Stap 4: De installatie vraagt naar de doelmap. U geeft hier aan in welke doelmap WebInfo2Act! geïnstalleerd moet worden. De hier standaard getoonde map zal in de meeste gevallen goed zijn. Klik op Volgende. 5

7 Stap 5: Het installatieprogramma meldt dat de installatie kan beginnen. Klik op Installeren. Stap 6: De installatie meldt dat de installatie gereed is. Klik op Voltooien. 6

8 Configuratie Stap 1: Activeren Na de installatie moet WebInfo2Act! nog geactiveerd worden. U vindt WebInfo2Act! in Start - Programma s - TendenZ ICT- WebInfo2Act!. Als u WebInfo2Act! de eerste keer start, ziet u het volgende scherm. Vul hier uw activatiecode in en klik op Activeer, of klik op 30 dagen proefversie om WebInfo2Act! 30 dagen te proberen: Als het goed is, is hierna WebInfo2Act! geactiveerd: 7

9 Stap 2: POP3- Configuratie De Configuratie knop dient ervoor om alle configuraties mee uit te voeren. De Start! en Stop! knoppen (die toegankelijk worden na het configureren) zetten respectievelijk het proces van webformulieren ophalen aan en uit. De Afsluiten knop sluit WebInfo2Act! af. Het tabblad Log toont live gegevens over het invoeren van webformulieren in Act!. Het laatste deel van het logbestand ( %APPDATA%\WebInfo2Act\log.txt ) wordt hierin getoond. Het tabblad Onverwerkte s toont berichten die (nog) niet konden worden ingevoerd, omdat er bijvoorbeeld nog geen filters en/of templates zijn voor berichten van dat onderwerp. Nu gaan we de POP3-configuratie als volgt uitvoeren. 8

10 Klik op Configuratie. U ziet nu het configuratiescherm: Vul bij POP3-account de POP3-gegevens in van het account dat u wenst te gebruiken. Vul in het veld Mail ophalen interval(sec.) het aantal seconden in dat tussen elke mail-check moet zitten en klik op Opslaan. 9

11 Stap 3: Act!- Configuratie Klik op tabblad Act! account. U ziet nu het volgende: Vul de locatie van het PAD-bestand (de Act! database verwijzing) en de gebruikersnaam en het wachtwoord van uw Act!-account in en klik op Opslaan. 10

12 Stap 4: Templates aanmaken (Handmatig) U kunt handmatig templates en filters aanmaken, maar u kunt ook op basis van een bestaand, binnengekomen bericht een template en bijbehorend filter aanmaken. Dit zal in de meeste gevallen handiger zijn. Als u hiervoor kiest, lees dan verder in hoofdstuk Onverwerkte s. Voor meer uitleg, over templates en filters, lees hoofdstuk Uitleg Templates en filters. Klik op het tabblad Templates. U ziet nu het volgende: U ziet hier een nog lege lijst met templates. Templates dienen ervoor om aan te geven naar welk Act!-veld de waarde van elk veld in een bericht toe moet. Voor meer uitleg, lees hoofdstuk Uitleg templates en filters. U kunt in dit scherm nieuwe templates aanmaken, bestaande aanpassen en bestaande verwijderen. Klik op Nieuw... om een nieuwe template aan te maken. 11

13 U ziet nu het volgende scherm: Vul bij Naam de naam van uw template in. Selecteer via Toon beschikbare groepen (onder Groepen ) een Act!-groep waarin de geïmporteerde contacten moeten komen, en klik op Voeg groep toe aan template om die toe te voegen aan de groepenlijst. Herhaal dit voor elke groep waar de geïmporteerde contacten in moeten komen. Selecteer bij Veldwaarden overschrijven als niet leeg of u wilt dat de waarde in een niet-leeg Act!-veld bij importeren wordt overschreven door een waarde uit de . Dit geldt dan voor de gehele template. Selecteer bij Process/Stage het proces en stadium voor een geïmporteerde verkoopkans. De tabel rechts in het scherm bevat de zgn. veldkoppelingen en de Standaard veldkoppelingen. veldkoppelingen Hier wordt per veld aangegeven in welk Act!-veld de waarde van dat veld moet komen. Klik, per regel van de , op Voeg koppeling toe om een veldkoppeling (een regel van de tabel) toe te voegen. Vul in de kolom veld de veldnaam van de regel in. Dit moet het gedeelte VOOR de : zijn. 12

14 Vul in de kolom Act! veldtype in, in welke Act! velden er in de kolom Act! veld geselecteerd kunnen worden (contact-, bedrijfs- of verkoopkansvelden). Vul in de kolom Act! veld in, in welk Act!-veld de waarde van het ingevulde veld moet komen (dat is het gedeelte van een regel NA de : op dezelfde rij). In dit voorbeeld zijn voor de te importeren contacten de velden Naam, Adres, Plaats en Bedrijf gekoppeld aan resp. de Act!-contact velden Contact, Address 1, City en Company. De waarde van veld Bedrijfs adres zal in het aangemaakte bedrijf komen in veld Address 1, en de waarde van veld Bestelnummer in de aangemaakte verkoopkans in veld Opportunity Name. Uitzondering: bij het veld Productenregel uit de is _Producten geselecteerd. Dit is geen Act!-veld, maar een speciale waarde waarmee de waarde van dat veld automatisch wordt omgezet in de productenlijst van de aangemaakte verkoopkans. Vul bij elk veld wat u niet wilt koppelen, de waarde _Negeren in. U kunt een veldkoppeling (een regel van de tabel) kopiëren met de knop Dupliceer koppeling, en verwijderen met de knop Verwijder Geselecteerde koppeling. Standaard veldwaardes Hier kunt u voor elk Act!-veld een standaardwaarde aangeven. U kunt bijvoorbeeld het Act!-veld Land standaard met Nederland vullen. Vul in de kolom Standaardwaarde dan Nederland in, en selecteer het Act!-veld met de twee overige kolommen, zoals in tabblad Veldkoppelingen. LET OP: Als u voor een Act-veld zowel een standaardwaarde hebt bepaald, als een veldkoppeling, dan is de veldkoppeling leidend, indien die niet op _Negeren staat ingesteld (bijv. standaard Nederland en gekoppeld veld Land, bevat Duitsland, resulteert dan voor dat contact/bedrijf in Duitsland. Klik op Opslaan om uw template op te slaan. De in het voorbeeld zag er zo uit: Naam:Jan van der Steen Adres:Hoofdstraat 1 Plaats:Amsterdam Bedrijf:Rabobank Bedrijfs adres:kade 1b Bestelnummer:ORD_43273 Productenregel:2_ART045 6 ART132 3_ART011 13

15 Stap 5: Filters aanmaken Klik op tabblad Filters. U ziet nu het volgende: (Handmatig) U ziet hier een nog lege lijst met filters. Filters dienen om aan te geven welke template welk bericht moet verwerken. Dit gebeurt op basis van het onderwerp van het bericht. Voor meer uitleg lees hoofdstuk Uitleg templates en filters. Klik op Nieuw... om een nieuw filter aan te maken. U ziet dan het volgende scherm: 14

16 Vul bij Naam de naam van uw filter in. Vul bij onderwerp het onderwerp in van de berichten die u wilt verwerken met dit filter. In het voorbeeld worden alle berichten met webshop als onderwerp verwerkt door dit filter. Vul bij Template de template in die u in stap 4 heeft aangemaakt en die de gaat importeren in Act!. U kunt bij Template ook kiezen voor _verwijder_. Dan worden alle s met dat onderwerp niet doorgestuurd naar een template, maar verwijderd. Dit kan handig zijn voor spamberichten met een bepaald onderwerp. Klik op Opslaan om uw filter op te slaan. 15

17 Stap 6: Overige instellingen Klik op tabblad Overig. U ziet nu het volgende: Vul bij Est. Close date Aantal dagen vanaf nu het aantal dagen vanaf de datum van importeren in, dit zal dan de datum zijn voor de verwachte sluitingsdatumvan de geïmporteerde verkoopkansen. Vink Toch opportunities genereren... aan als u altijd opportunities wilt genereren, ook al heeft uw geen verkoopkans-velden. De verkoopkans naam wordt dan gegenereerd op basis van de contactnaam en de datum. Vink Automatisch starten aan als u wilt dat WebInfo2Act! automatisch begint met berichten ophalen wanneer u het programma start. 16

18 Het programma starten Als u de configuratie voltooid heeft, kunt u het Configuratie scherm sluiten, en het proces van berichten ophalen en verwerken starten. Als het goed is, is de knop Start! in het hoofdscherm nu actief. Klik op Start!. De ingestelde mailbox wordt uitgelezen, en alle berichten met een onderwerp waarvoor u een filter heeft aangemaakt, worden verwerkt. Als u op Stop klikt, wordt het proces van berichten ophalen en verwerken onderbroken. Als WebInfo2Act! op dat moment bezig is met het verwerken van berichten, wordt dat proces afgemaakt. In het logvenster kunt u te allen tijde zien wat er gebeurt: 17

19 Onverwerkte berichten Als WebInfo2Act! tijdens het ophalen van berichten een bericht tegenkomt met een onderwerp waar u nog geen filter voor heeft aangemaakt, wordt deze getoond in tabbad Onverwerkte s : U ziet een lijst met berichten waarvan het onderwerp, de afzender ( From ) en het Tijdstip getoond is. U kunt per bericht - of eigenlijk per onderwerp - twee keuzes maken: Als u wilt dat berichten met het onderwerp zoals in de geselecteerde (zoals in het voorbeeld Test ) NIET verwerkt worden (omdat u weet dat het spam is) klikt u op Verwijder s met dit onderwerp. U hoeft dit voor slechts één bericht met dat onderwerp te doen. In de volgende run waarin de berichten opgehaald worden, worden ze verwijderd. Als u wilt dat berichten, met het onderwerp zoals in de geselecteerde , én niet verwijderd én niet verwerkt worden, doet u niets. Dan blijven ze in de lijst staan. Het is echter voor de snelheid aan te raden om zo weinig mogelijk s te laten staan op deze manier. Als u wilt dat berichten met het onderwerp zoals in de geselecteerde (zoals in het voorbeeld Test ) wél verwerkt worden, kunt u vanuit dit scherm een template én een filter aanmaken. Klik hiervoor op Maak template op basis van geselecteerde . 18

20 Het template-scherm wordt automatisch geopend: U ziet dat in het veldkoppelingengedeelte al twee velden zijn ingevoerd. Dat komt, omdat WebInfo2Act! voor elk veld kijkt of er een gelijknamig Act!-Contact-veld is. Als dat er is, wordt dat veld alvast geselecteerd. Dat scheelt u werk! U kunt natuurlijk te allen tijde deze voorselectie wijzigen. Als u uw template afgemaakt heeft zoals beschreven in hoofdstuk Templates aanmaken, en u klikt op opslaan, wordt automatisch het filterscherm geopend: U ziet dat bij Template uw net gemaakte template alvast is geselecteerd. Klik op Opslaan om uw filter op te slaan. 19

21 Uitleg formaat De s die WebInfo2Act! ontvangt, dienen ten eerste tekstueel te zijn. Dat wil zeggen, geen opgemaakte (HTML-)mail. Ten tweede dient elke regel van de een veldnaam/veldwaarde combinatie te zijn met een dubbele punt ertussen: Naam:Jan van der Steen Wat er voor de : staat, is de veldnaam (die gekoppeld kan worden aan een Act!-veld), wat er na komt, is de veldwaarde (wat in dat Act!-veld gezet wordt bij importeren). Voor het automatisch aanmaken van producten in een geïmporteerde verkoopkans, voor een webshop bijvoorbeeld, is er een uitzondering. De aantallen en artikelnummers moeten op één regel staan achter een veld (bijv. productenregel). Dat moet in dit formaat: Bestelde_artikelen:<aantal>_<art.nr> <aantal>_<art.nr> Dus steeds het aantal dat men besteld heeft van een artikel met een _ karakter ertussen en tussen alle aantal/artikelnummer combinaties een karakter. De artikelnummers dienen overeen te komen met de Item # s in Act! (zie het Add/Edit Product scherm van Act!). Hierdoor kan Act! zelf de prijzen en omschrijvingen toevoegen, omdat die al aan dat Item# gekoppeld zijn. In het volgende voorbeeld staat een productenregel waarbij men, via een webshop, 2 stuks van artikel met artikelnummer ART045, 6 stuks van artikel ART132 en 3 stuks van artikel ART011 besteld heeft: Naam:Jan van der Steen Adres:Hoofdstraat 1 Plaats:Amsterdam Bedrijf:Rabobank Bedrijfs adres:kade 1b Bestelnummer:ORD_43273 Productenregel:2_ART045 6_ART132 3_ART011 20

22 Uitleg templates en filters Filters Filters zijn er om berichten met een bepaald onderwerp door te sturen naar een femplate. Dit gebeurt op basis van het onderwerp. Bij het ophalen van een bericht kijkt WebInfo2Act! of er filters zijn gemaakt voor het onderwerp van dat bericht. Zo ja, wordt het bericht verwerkt door de template waar dat filter naar verwijst. Templates Templates zijn er om berichten te verwerken in Act!. Dit gebeurt op basis van veldkoppelingen. Een veldkoppeling is een combinatie van een veldnaam in het bericht, en een veldnaam in uw Act! database. Als WebInfo2Act! een regel van een bericht leest, en daar staat: Naam:Piet van der Staak Dan is het gedeelte vóór de : de veldnaam, en het gedeelte erna de veldwaarde. In het templatescherm kunt u het veld Naam koppelen aan bijvoorbeeld het Act!-veld Contact. Schematisch: 21

23 Duplicaatcheck Als tijdens het importeren van een contact (of bedrijf) blijkt dat het om een contact gaat dat al aanwezig is in Act!, wordt dat contact (of bedrijf) aangepast. Act! bepaalt of het een bestaand contact (of bedrijf) is of niet, door de duplicaatcheck die in het Tools - Preferences menu in Act! te vinden is (onder tabblad Admin, en dan achter de knop Duplicate Checking... ): In bovenstaand voorbeeld moeten de velden Company, Contact en (in die volgorde van gewicht) van een nieuw te importeren contact gelijk zijn aan de waardes van het bestaande contact. Als Act! op basis van deze velden geen contact vindt waar die drie velden gelijk zijn, wordt er een nieuw contact aangemaakt. Hetzelfde geldt voor bedrijven. 22

24 Probleemoplossing Activeren lukt niet Als u tijdens het activeren de volgende melding krijgt:... dan kunt u de activatie door TendenzICT laten uitvoeren. De melding vermeldt uw PC-code, een unieke code die alleen voor uw pc geldt. Als u op OK klikt, wordt getracht het standaard programma te openen en de volgende klaar te zetten: Vermeldt u a.u.b. ook uw Act! versie in deze . Mocht om een of andere reden dit scherm niet naar voren komen, kunt u zelf een sturen naar activatie@into-it.nl met als onderwerp Activatieaanvraag Act! WebInfo2Act v1.0, en vermeld uw PC-Code (die is zichtbaar linksonderin het activatiescherm) en uw Act! versie. Wij zullen dan op onze server de activatie uitvoeren voor uw PC-code, en u de bestanden activationcode.txt en combicode.txt toesturen. Deze bestanden dient u op te slaan in de map %APPDATA%\WebInfo2Act. U kunt deze map openen door %APPDATA%\WebInfo2Act in te voeren in het veld onderin het Start-menu van Windows (Windows 7) of in het schermpje van Start-Uitvoeren (Windows Vista en ouder), en op enter te drukken. 23