Handleiding: Hoe een activiteit inschrijven?

Transcriptie

1 Coördinatie Erfgoeddag p/a FARO. Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed vzw T +32 (0) F +32 (0) E info@erfgoeddag.be W Handleiding: Hoe een activiteit inschrijven? 1

2 HOE INSCHRIJVEN VIA HET INTERNET? Je activiteit(en) voor Erfgoeddag 2016 inschrijven kan vanaf 15 september 2015 tot en met zondag 17 januari 2016 via Hiervoor dien je eerst in te loggen via de website van FARO. Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed vzw ( Vooraleer je start met het inschrijven van je activiteit(en) raden we je aan om eerst deze handleiding te lezen. Dit zal je heel wat tijd besparen tijdens het inschrijven zelf. 2

3 INHOUDSTAFEL 1. EVEN JE AANDACHT! 2. EEN ACTIVITEIT INSCHRIJVEN 2.1 STAP 1: INLOGGEN 2.2 STAP 2: GA NAAR HET INSCHRIJVINGSFORMULIER 2.3 STAP 3: ALGEMENE VOORWAARDEN AANVAARDEN 2.4 STAP 4: INVULLEN GEGEVENS CONTACTPERSOON 2.5 STAP 5: INVULLEN CONTACTGEGEVENS DEELNEMENDE ORGANISATIE 2.6 STAP 6: INSCHRIJVEN VAN EEN ACTIVITEIT 2.7 STAP 7: DUID AAN WIE JE LOKALE COÖRDINATOR EN WIE JE REGIO COÖRDINATOR IS 2.8 STAP 8: BESTELLEN VAN PROMOTIEMATERIAAL 2.9 STAP 9: ACTIVITEIT INDIENEN 3. EEN TWEEDE ACTIVITEIT INDIENEN 3

4 1. EVEN JE AANDACHT! ALLE NODIGE GEGEVENS BIJ DE HAND: Vooraleer je start met het inschrijven van je activiteit(en) zorg dat je alle nodige informatie en gegevens bij de hand hebt. Zo kun je snel alles correct en volledig invullen. Een overzicht van de nodige gegevens vind je op onze website ( TXT-BESTAND: Het is aan te raden de omschrijving en motivatie van je activiteit reeds vooraf in een txtbestand (zonder opmaak) op je computer te hebben staan. Zo kun je de tekst eenvoudig kopiëren en plakken in het betreffende veld. Op deze manier kun je vooraf ook nagaan of de omschrijving van je activiteit uit maximum 400 tekens bestaat. Bovendien heb je - indien er een probleem zou optreden - je tekst nog bij de hand en hoef je niet steeds opnieuw te beginnen. SPECIALE VERMELDINGEN: Bij elke editie van Erfgoeddag zijn er organisaties die een buitengewone inspanning leveren. Dat blijkt uit de omschrijving van de activiteit (en de motivering), de partnerschappen die ze afsluiten, de uitdieping van het thema, het experimentele karakter van de activiteit, hoe ze de gemeenschap betrekken bij de uitwerking, enz. Om deze organisaties in de kijker te plaatsen, zijn er de speciale vermeldingen. Dat houdt in dat ze extra visibiliteit krijgen op de website en in het persdossier. Zet dus je beste beentje voor en maak je klaar voor een ommetje in de schijnwerpers. LOKALE COÖRDINATOR: Spreek met je lokale coördinator duidelijk af wie de inschrijving doet en wie promotiemateriaal bestelt. Weet je niet wie de lokale coördinator in jouw stad of gemeente is, neem dan een kijkje op onze website ( 4

5 2. EEN ACTIVITEIT INSCHRIJVEN 2.1 STAP 1: INLOGGEN Om een activiteit voor Erfgoeddag in te schrijven, dien je eerst via de website van FARO in te loggen. Hoe je dient in te loggen, lees je in de handleiding Hoe log ik in op de Faro-website? STAP 2: GA NAAR HET INSCHRIJVINGSFORMULIER Wanneer je ingelogd bent, surf je gewoon naar 5

6 Je komt terecht op je persoonlijk inschrijvingsformulier Bij het indienen van een activiteit overloop je onderstaande stappen: - nalezen en aanvullen van de gegevens van de contactpersoon; - de gegevens van de organisatie, instelling of vereniging die de activiteit organiseert invullen; - de informatie omtrent de activiteit ingeven; - aanduiden wie je lokale coördinator en regiocoördinator is; - de gewenst hoeveelheden promotiemateriaal bestellen. 2.3 STAP 3: ALGEMENE VOORWAARDEN AANVAARDEN Vooraleer je start met het invullen van het formulier, dien je eerst akkoord te gaan met onze algemene voorwoorden. In onze algemene voorwaarden verneem je alles over de krijtlijnen van Erfgoeddag. Je kunt ze nalezen via onze website ( De belangrijkste elementen uit deze voorwaarden: je activiteit vindt plaats op Erfgoeddag, bij voorkeur tussen 10 en 18 uur; je activiteit heeft een aantoonbare link met het thema; je activiteit plaatst cultureel-erfgoed(zorg) centraal; je activiteit op Erfgoeddag is gratis voor het publiek; je activiteit op Erfgoeddag is geen louter opendeurdag. 6

7 2.4. STAP 4: INVULLEN GEGEVENS CONTACTPERSOON Controleer de contactgegevens en vul aan waar nodig. Velden die verplicht zijn, zijn aangeduid met een sterretje (*). Is alles correct ingevuld? Druk dan op de knop Volgende pagina. Deze gegevens worden door de coördinatiecel Erfgoeddag gebruikt om je brieven en de nodige informatie over Erfgoeddag te bezorgen. Dit adres wordt dus niet gepubliceerd op de website. Wanneer je dit adres wijzigt, zullen we in de toekomst je post naar dit gewijzigde adres versturen. Let wel: De gegevens van de contactpersoon zijn gekoppeld aan de gebruikte logingegevens. 7

8 2.5. STAP 5: INVULLEN CONTACTGEGEVENS DEELNEMENDE ORGANISATIE Hier vul je de gegevens in van de organisatie, vereniging of instelling die de activiteit organiseert. Ook hier zijn de verplichte velden aangeduid met een sterretje (*). Het adres dat je hier invult, is het adres waar de bezoeker het hele jaar door terecht kan om je instelling of organisatie te bezoeken. Dit adres is niet noodzakelijk het zelfde als de locatie waar je Erfgoeddagactiviteit zal plaatsvinden. 8

9 Je kan een afbeelding of logo van je organisatie toevoegen. Opgelet: enkel afbeeldingen met de extensie gif, jpg of png worden aanvaard. Is alles correct ingevuld? Druk dan op de knop Volgende pagina. Wens je toch nog iets op de vorige pagina aan te passen, klik dan op de knop Vorige pagina STAP 6: INSCHRIJVEN VAN EEN ACTIVITEIT Op deze pagina kun je je activiteit inschrijven die op Erfgoeddag plaats vindt. Tip: vooraleer je start met het inschrijven van je activiteit zorg je best dat je al de nodige informatie (zoals omschrijving van activiteit, openingsuren, locatie, enz.) bij de hand hebt. Dit zorgt voor een vlotte inschrijving en is de kans om je ingevoerde gegevens kwijt te geraken, minimaal. Een overzicht van de nodige gegevens vind je op onze website ( - Kies het type van je activiteit via het drop-down menu. - Vul de titel van je activiteit in. - Vul in met wie je samenwerkt (indien van toepassing). Scheid meerdere instellingen met een komma. - Vink aan of je activiteit al dan niet focust op cultureel-erfgoedzorg. - Vink aan of de vaste collectie al dan niet gratis doorlopend te bezoeken is. - Vink aan of de activiteit speciaal werd ontwikkeld voor gezinnen en kinderen (-12 jaar) 9

10 In het veld Beschrijving activiteit geef je in maximum 400 karakters een omschrijving van je activiteit. Is je activiteit gericht op gezinnen en kinderen (-12 jaar)? Pas je taalgebruik aan. Zoals je kan lezen richt je je met deze beschrijving tot het publiek dus tracht tot een wervende tekst te komen. 10

11 Vul in tussen welke uren de activiteit te bezoeken is. Gebruik het tekstveld om bijzondere openingsuren of extra informatie bij de openingsuren te vermelden. Loopt je activiteit ook na Erfgoeddag nog door, geef dan hier de einddatum in. Vink aan of bezoekers voor je activiteiten dienen te reserveren. 11

12 Als reservatie nodig is, kan je op de volgende pagina het aantal plaatsen en de contactgegevens voor de reservatie invullen: Kan het publiek een telefoonnummer noteren voor op Erfgoeddag zelf? Noteer het bij contact Erfgoeddag: 12

13 Vul de locatie in waar de activiteit op Erfgoeddag plaatsvindt. Verplicht in te vullen velden, zijn aangeduid met een sterretje (*). Kan je in de buurt parkeren? Is er een eet- en/of drinkgelegenheid aanwezig op de locatie van de activiteit? Dit kan je vermelden bij bijkomende informatie bij locatie: Vink aan of je activiteit al dan niet toegankelijk is voor rolstoelgebruikers en kinderwagens 13

14 Bij bijkomende informatie kan je de motivering van de activiteit, het cultureel erfgoed en het memoveld voor opmerkingen invullen. - MOTIVERING ACTIVITEIT: Het is belangrijk dat je activiteit een duidelijke link heeft met het thema. Daarom vragen we je om in het veld motivering activiteit het verband tussen het thema en de geplande activiteit duidelijk te omschrijven. - CULTUREEL ERFGOED: In dit veld geef je aan welk cultureel erfgoed er bij je ingevoerde activiteit centraal staat of welk element uit de cultureel-erfgoedzorg er wordt toegelicht. - MEMOVELD VOOR OPMERKINGEN: Dit veld kan je gebruiken om extra opmerkingen te noteren. 14

15 2.7. STAP 7: DUID AAN WIE JE LOKALE COÖRDINATOR EN WIE JE REGIO COÖRDINATOR IS - LOKALE COÖRDINATOR: Een lokale coördinator coördineert de voorbereidingen en het aanbod op Erfgoeddag op gemeentelijk of stedelijk niveau. Zoek in de drop-down naar de naam van jouw stad of gemeente en klik er op. Op deze manier ontvangt de lokale coördinator in je gemeente automatisch een mail met de activiteit die je net hebt ingevuld. Een overzicht van de lokale coördinatoren kan je raadplegen via onze website: - REGIO COÖRDINATOR: Een regiocoördinator coördineert de voorbereidingen en het aanbod op Erfgoeddag in een bepaalde regio. Dit kan een erfgoedcel of een intergemeentelijke samenwerking zijn. Weet je niet of jouw gemeente tot een regio behoort met een regio coördinator klik dan op ik weet het niet of neem dan contact op met de Coördinatie Erfgoeddag. Is er in jouw regio geen regiocoördinator, klik dan op geen regiocoördinator. Een overzicht van de regio coördinatoren kan je raadplegen via onze website: Is alles correct ingevuld? Druk dan op de knop Volgende pagina. Wens je toch nog iets op de vorige pagina aan te passen, klik dan op de knop Vorige pagina. 15

16 2.8. STAP 8: BESTELLEN VAN PROMOTIEMATERIAAL De coördinatiecel Erfgoeddag bezorgt aan iedereen die tijdig (respecteer de opgegeven einddatum van de inschrijvingsperiode, d.w.z. uiterlijk 17 januari 2015) via het inschrijvingsformulier bestelt promotiemateriaal. Om economische en ecologische redenen dringen we er op aan de aantallen die je bestelt goed te overwegen. Overleg met je lokale coördinator wie er zorgt voor de bestelling en distributie van het promotiemateriaal binnen je gemeente of stad. Om de distributie van het promotiemateriaal vlotter en vooral ook goedkoper te laten verlopen, vragen we je aan te duiden wie er promotiemateriaal bestelt. Er zijn de volgende keuzemogelijkheden: - ik bestel enkel promotiemateriaal voor mijn eigen instelling; - mijn lokale coördinator bestelt promotiemateriaal voor me en ik bestel dus zelf geen promotiemateriaal; - ik schrijf meerdere activiteiten in onder dezelfde organisatie en heb al promotiemateriaal besteld via de inschrijving van een andere activiteit; - ik bestel geen promotiemateriaal en zal er dus ook geen ontvangen. Weet je niet precies hoeveel promotiemateriaal je nodig hebt? Bekijk dan op onze website hoeveel promotiemateriaal je vorige editie bestelde. (zie: 16

17 Maak je keuze en klik vervolgens op de knop Volgende pagina. Enkel bij het aanvinken van ik bestel enkel promotiemateriaal voor mijn eigen instelling krijg je het overzicht te zien van het promotiemateriaal dat de coördinatiecel Erfgoeddag ter beschikking stelt. Duid hoeveel promotiemateriaal je wil bestellen. Een deel van het promotiemateriaal is betalend en een deel is gratis. De verzendingskosten dien je wel altijd te betalen. Betalend promotiemateriaal: - Erfgoeddagvlaggen (25 euro per stuk + verzendingskosten) - Wegwijzers (1,5 euro per stuk + verzendingskosten) Graag wijzen we op de duurzaamheid van de wegwijzers en vlaggen. Ze gaan dus zeker enkele edities mee. Gratis promotiemateriaal: - Affiches (40 op 60), je dient hier de verzendingskosten te betalen. De eerste 20 exemplaren zijn gratis. Vanaf het 21 ste exemplaar betaal je 0,15 euro per affiche. - Erfgoeddagfolders (Je dient hier de verzendingskosten te betalen) 17

18 Vul een adres in waar het promotiemateriaal mag geleverd worden. Zorg dat je een correct leveringsadres vermeldt en dat op het leveringsadres dat je doorgeeft effectief iemand aanwezig is tijdens de kantooruren. Je kunt eventueel ook het adres van de bevriende buurtwinkel of cultuurdienst ingeven. Indien op dit adres niemand aanwezig is, zien we ons helaas genoodzaakt de 15 euro kosten van de transporteur aan je door te rekenen. 18

19 Het facturatieadres is niet noodzakelijk het zelfde adres als het leveringsadres van het promotiemateriaal. Dient bv. de financiële dienst van je organisatie de factuur te ontvangen, vul dan hier de adresgegevens van deze afdeling in. Wanneer alles correct is ingevuld, druk je op de knop Volgende pagina STAP 9: ACTIVITEIT INDIENEN Je hebt nu het volledige inschrijvingsformulier overlopen. Het enige wat je nu nog moet doen is klikken op de knop Bewaar. Op deze manier wordt je activiteit en je eventuele bestelling van promotiemateriaal in onze databank bewaard en kan je je activiteit indien gewenst op elk moment (tot en met 17 januari 2016) nog aanpassen. 19

20 Ziezo, je activiteit werd in onze databank opgeslagen. Er werd een bevestigingsmail naar het opgegeven mailadres gestuurd. Let wel: het ontvangen van deze mail is geen garantie tot deelname aan Erfgoeddag. Het is de Werkgroep Erfgoeddag die beslist wie al dan niet in het programma wordt opgenomen en wie een speciale vermelding krijgt. Je wordt hier uiteraard tijdig van op de hoogte gebracht. 20

21 3.EEN TWEEDE ACTIVITEIT INSCHRIJVEN Wens je een tweede activiteit in te schrijven, klik dan op Ga terug naar het inschrijvingsformulier. Om een tweede activiteit in te dienen, doorloop je gewoon opnieuw het volledige inschrijvingsformulier. Bedankt voor je inschrijving! Bij vragen of opmerkingen, aarzel niet ons te contacteren: of