Vragenlijst persoonlijke onderhandelingsstijlen: de samenwerker, de vechter en de analyticus

Transcriptie

1 pag.: 1 van 5 Vragenlijst persoonlijke onderhandelingsstijlen: de samenwerker, de vechter en de analyticus Ieder mens heeft een persoonlijke stijl van beïnvloeden. De een is meer gericht op het opbouwen van goede relaties terwijl de ander meer waarde hecht aan korte termijn voordelen. Als een benadering bij één onderhandelingspartner goed werkt, kan diezelfde benadering bij een andere onderhandelingspartner een heel andere uitwerking hebben. Als u begrijpt hoe iemand het onderhandelen benadert, dan kunt u hiermee in de voorbereiding en tijdens het gesprek rekening houden. Wij onderscheiden in principe drie persoonlijke onderhandelingsstijlen: de samenwerker, de vechter en de analyticus. De samenwerker heeft de sterke behoefte om erkenning te krijgen en gewaardeerd te worden. De vechter is het tegenovergestelde van de samenwerker. De vechter is resultaatgericht en voornamelijk gefocust op de einduitkomst. Als uw onderhandelingspartner cijfermatig, voorzichtig en gereserveerd overkomt, dan heeft hij waarschijnlijk een analytische stijl. Deze stijl wordt gekenmerkt door het systematisch onderzoeken van alle opties om tot een eerlijk en voordelig resultaat te komen. Uw gedragsstijl Hierachter is een vragenlijst opgenomen waarmee u uw gedragsstijl kunt bepalen. Voor elk van de tien vragen heeft u tien punten beschikbaar. Verdeel die tien punten over de drie mogelijke antwoorden onder elke vraag, om aan te geven welk antwoord het meest bij u past. Er is geen goede of ideale score. Denk er wel aan, altijd alle tien de punten te benutten.

2 pag.: 2 van 5 Vraag 1 Bij de voorbereidingen op een onderhandeling: a. vraagt u zich af of hoe uw onderhandelingspartner zal zijn en hoopt u dat hij geen misbruik van u zal maken in het onderhandelingsproces. b. bereidt u zich mentaal voor om met uw onderhandelingspartner te wedijveren en begint u met het plannen van uw strategie. c. bereidt u uw zaken voorzichtig voor, en zorgt u ervoor dat u ondersteunende feiten en onderzoeksgegevens heeft om uw standpunt te versterken. Vraag 2 Als u uw onderhandelingspartner voor het eerst ontmoet: a. neemt u de tijd om op een persoonlijk niveau contact te leggen en doet u uw best om een positieve sfeer te creëren voordat u gaat onderhandelen. b. presenteert u zo snel mogelijk uw doelen, feiten en informatie, zonder veel tijd te besteden aan sociale formaliteiten voordat u ter zake komt. c. begint u langzaam met het proces, en luistert u naar het standpunt van uw onderhandelingspartner voordat u uw informatie voorlegt. Vraag 3 Bij het presenteren van informatie tijdens een onderhandeling: a. wilt u ervoor zorgen dat uw onderhandelingspartner op de hoogte is van uw belangen, maar ook dat hij weet dat u betrokken bent bij zijn standpunten. b. presenteert u alleen die informatie die uw standpunt versterkt. c. heeft u de sterke behoefte alle feiten en gegevens gedetailleerd, geordend en volledig te presenteren. Vraag 4 Als het moeilijk is om overeenstemming te bereiken over een onderwerp, zult u waarschijnlijk: a. uw standpunt compromitteren als u op die manier instemming kunt krijgen en de relatie in stand kunt houden. b. uw opties blijven nastreven tot u bereikt wat u wilt. c. vragen stellen om het standpunt van uw onderhandelingspartner beter te begrijpen, en feiten blijven voorleggen om uw standpunt te ondersteunen. Vraag 5 Als uw onderhandelingspartner u overrompelt met belangrijke informatie die u nog niet had: a. krijgt u het gevoel dat uw vertrouwen geschaad is. b. gaat u snel en assertief in de tegenaanval met uw eigen nieuwe informatie. c. bestudeert u de nieuwe informatie aandachtig en nauwkeurig. Vraag 6 In een poging om een resultaat te behalen, heeft u wel eens: a. de andere partij het resultaat laten bepalen om tot een overeenkomst te kunnen komen. b. de zwakte van de andere partij in uw voordeel benut. c. geweigerd uw standpunt te veranderen als u vond dat u gelijk had en de andere partij niet ethisch was.

3 pag.: 3 van 5 Vraag 7 Tijdens een onderhandeling is uw communicatie met de andere partij: a. informeel en niet altijd specifiek gerelateerd aan de onderhandeling. b. assertief, direct en specifiek gerelateerd aan de onderhandeling. c. voorzichtig, terughoudend en zonder emotie. Vraag 8 Als een onderhandeling niet goed gaat voor u: a. raakt u gefrustreerd en krijgt u het gevoel dat van u persoonlijk misbruik wordt gemaakt. b. concentreert u zich op strategieën die u kunt benutten om uw gewenste resultaat te behalen. c. concentreert u zich op de beschikbare feiten en gegevens, en zoekt u naar uitvoerbare alternatieven waarmee u uw gewenste resultaat kunt bereiken. Vraag 9 Als u aanvullende informatie van uw onderhandelingspartner nodig heeft: a. vreest u dat uw onderhandelingspartner zich onder druk gezet of bedreigd voelt door een te groot aantal vragen. b. Ondervraagt u uw onderhandelingspartner direct, en alleen gericht op specifieke informatie die u nodig heeft om te slagen. c. Ondervraagt u uw onderhandelingspartner grondig om er zeker van te zijn dat de feiten die u heeft volledig en gedetailleerd zijn. Vraag 10 Bij het beëindigen van de onderhandeling: a. wilt u graag weten wat uw onderhandelingspartner over u denkt, en doet u uw best om de onderhandeling in een positieve sfeer te beëindigen. b. vindt u het minder belangrijk wat uw onderhandelingspartner over u denkt, en belangrijker of u uw doelstellingen hebt bereikt. c. vindt u het belangrijk dat uw onderhandelingspartner de indruk heeft dat het eindresultaat eerlijk was. a. Totaal b. Totaal c. Totaal Totaal aantal punten Als u alle vragen van de lijst beantwoord heeft, telt u de punten bij alle a -antwoorden bij elkaar op, dan de punten bij alle b -antwoorden en die bij alle c -antwoorden. Noteer bij alle drie het totale aantal punten. Om te controleren of u geen rekenfout heeft gemaakt, kunt u de totalen van a, b en c bij elkaar optellen. Deze som moet gelijk zijn aan 100 punten. De a -score geeft uw voorkeur weer voor de samenwerkingsstijl; de b -score geeft uw voorkeur weer voor de vechtstijl en de c -score geeft uw voorkeur weer voor de analytische stijl.

4 pag.: 4 van 5 Bij veel mensen laat de score een duidelijke voorkeur voor één stijl zien. Dat is het geval indien de score bij a, b of c 50 punten of meer bedraagt. Een andere manier om uw score te interpreteren is door uzelf voor ogen te houden dat hoe hoger uw score is bij een bepaalde stijl, hoe groter uw comfortzone is als u in die stijl te werk gaat. Bij sommige mensen liggen de scores voor de drie verschillende stijlen redelijk dicht bij elkaar. Als geen van uw scores lager is dan 20 of hoger dan 40, dan wil dat zeggen dat u geen duidelijke voorkeur heeft voor één bepaalde stijl, maar dat u het prettig vindt een verscheidenheid aan stijlen te gebruiken. Uw stijlkeuze kan worden beïnvloed door de stijl van uw onderhandelingspartner of door uw wens of behoefte een specifiek resultaat te behalen. Bij het tot stand brengen van productieve relaties kan het heel erg nuttig zijn om de voorkeursstijl van uw onderhandelingspartner te kennen en hierop in te spelen. Daarom schetsen wij de kenmerken van de verschillende stijlen en geven tips hoe hier het beste mee om te gaan. Zijn zeer geïnteresseerd in relaties. Richten zich meer op gevoelens en minder op feiten. Hebben de behoefte aardig gevonden te worden. Stellen veel vragen en lijken soms warrig. Hebben vertrouwen. Zijn goede luisteraars. Voelen zich prettig als ze persoonlijke kwesties en interesses kunnen delen. Werken in een gestaag tempo; willen liever niet opgejaagd worden. Hebben een sterke behoefte aan harmonie. De samenwerker Toon respect en aandacht voor de relatie. Wees eerlijk en oprecht. Neem persoonlijke gevoelens serieus. Wees betrokken. Erken de unieke inbreng of ideeën die samenwerkers aandragen. Wees geduldig en ontspannen. Begrijp dat samenwerkers vragen kunnen gebruiken om te proberen een verstandhouding met u op te bouwen. Onderhandel op een manier die vertrouwen wekt. Begrijp goed dat samenwerkers van wie het vertrouwen wordt geschonden niet graag opnieuw met u willen onderhandelen. Vraag samenwerkers naar hun meningen en gevoelens over wat er wordt besproken. Probeer actief te luisteren. Begrijp dat de onderhandeling voor de samenwerker meer is dan alleen zakelijk; het is ook persoonlijk. Zeg nooit tegen een samenwerker: Vat het niet persoonlijk op. Besef dat samenwerkers tegen u kunnen zeggen: Laat me hierover nadenken; ik kom er graag later bij u op terug. Blijf positief en oplossinggericht. Neem geen confronterende houding aan.

5 pag.: 5 van 5 Zijn zeer geïnteresseerd in resultaten; beschouwen elke relatie met onderhandelingspartners als ondergeschikt aan het (eind)resultaat. Richten zich meer op feiten en minder op gevoelens. Verwerken informatie snel; hebben weinig behoefte aan uitleg of details. Zijn ongeduldig. Kunnen hun onderhandelingspartners beschouwen als tegenstanders. Hebben een sterke behoefte om winnen. Hebben veel zelfvertrouwen en zijn assertief. Kunnen af en toe bazig en agressief overkomen. De vechter Ken uw cijfers. Wees voorbereid. Besteed alleen aandacht aan de zakelijke inhoud. Vechters kunnen het zien als een zwakte als u persoonlijke kwesties bespreekt. Doe uw huiswerk goed zodat u meer vertrouwen krijgt. Wees direct, gefocust en bondig. Probeer vechters niet te veel te vertellen. Stel vragen die vechters in staat stellen oplossingen te bedenken en stel aanvaardbare alternatieven voor. Vat dingen niet persoonlijk op. Voor vechters zijn zaken slechts zaken. Concurrentievermogen maakt het vechters moeilijk hun eventuele ongelijk te bekennen. Probeer bij het zoeken naar uitvoerbare alternatieven win-lose scenario s te vermijden. Geef vechters echter niets zonder er iets voor terug te krijgen. Verhoog uw assertiviteitsniveau om die van de vechters zoveel mogelijk te evenaren. Hebben veel behoefte aan tijdige, nauwkeurige en gedetailleerde informatie. Nemen liever geen persoonlijke gevoelens mee in de onderhandeling. Verwerken informatie langzaam. Zijn zuinig. Zijn niet emotioneel en vaak moeilijk te doorgronden. Zijn logisch en georganiseerd. Zijn zeer principieel. Praten langzaam en direct. Zijn behoedzaam en detailgericht. Stellen veel vragen. De analyticus Bereidt u, voorafgaand aan de onderhandeling, grondig voor. Zorg ervoor dat het onderzoek dat u verricht volledig en nauwkeurig is. Houd uw gesprekken zakelijk en relevant. Wees geduldig. Herhaal informatie en geef aanvullende informatie als daarom wordt gevraagd. Laat manieren zien waarop resultaten gunstig zullen uitvallen; toon aan hoe bespaard kan worden op geld, tijd of hulpmiddelen. Vat de afstandelijkheid van uw onderhandelingspartner niet persoonlijk op. Begrijp dat het behoedzaam en zonder emoties te werk gaan hoort bij deze stijl. Erken het vermogen van uw onderhandelingspartner om het onderhandelingsproces te organiseren en logisch te benaderen. Als u die benadering oprecht waardeert, bouwt u hiermee respect op en een goede verstandhouding. Wees eerlijk. analytici die merken dat ze misleid zijn, zullen hun geduld met hun onderhandelingspartners verliezen. Realiseer u dat het vermogen systematisch en ordelijk te werk te gaan een sterke eigenschap is van deze stijl. Haast u niet. Respecteer de behoefte van analytici om de details te kennen voordat ze concessies doen. Beantwoord vragen volledig en open. Als u analytici niet zowel de voor- als de nadelen van alle alternatieven geeft, zullen ze de indruk hebben dat u oneerlijk bent.