Whitepaper Aanvragen van Opleidingssubsidies voor bedrijven

Transcriptie

1 Whitepaper Aanvragen van Opleidingssubsidies voor bedrijven

2 2 Een woord vooraf OAZ subsidieadvies is gespecialiseerd in het financieel en administratief optimaliseren van subsidiestromen, fiscale regelingen en kostenbesparingen op het gebied van personeel en arbeid. De overheid stelt hoge eisen aan het juiste gebruik van subsidies. Dit vergt kennis en een deskundig advies. OAZ subsidieadvies heeft de expertise en ervaring in huis om u dit werk uit handen te nemen. Uiteraard houden wij u tijdens het gehele proces van intake, onderzoek, uitvoering en rapportage op de hoogte van onze bevindingen en financiële resultaten. Sinds onze oprichting in 2000 profiteren vele zorginstellingen, profit-organisaties en verschillende overheden van onze deskundigheid. Uit de praktijk blijkt dat met onze hulp veel gelden alsnog zijn geëffectueerd. Wij worden intensief betrokken bij ontwikkelingen op het gebied van subsidies en andere regelingen. Hierdoor kunnen wij u vroegtijdig adviseren en ondersteunen op basis van de laatste actualiteit. Deze kennis willen wij graag met u delen en zodoende hebben wij dit Whitepaper ontwikkeld die ingaat op het aanvragen van een drie tal opleidingssubsidies: - Stagefonds - Praktijkleren - Sectorplanplus Wij hopen dat u na het lezen van dit Whitepaper een beter inzicht heeft gekregen.

3 3 Onderwijswetgeving Subsidies en wetgeving Wilt u een (nieuwe) subsidies aanvragen? Verdiept u zich dan in de wetgeving van de regeling. Subsidieregelingen lijken op elkaar, maar wettelijk gezien zijn er belangrijke verschillen. Denk aan looptijd, wie de aanvraag mag indienen en aan de voorwaarden waar een aanvraag aan moet voldoen. Opleiding en wetgeving In de subsidiewetgeving wordt vaak verwezen naar de onderwijswetgeving van de opleiding waarvoor u subsidie aanvraagt. Vraagt u bijvoorbeeld voor een MBO-BBL (Beroepsbegeleidende Leerweg) leerling een subsidie aan voor de regelingen SectorplanPlus, Praktijkleren of Stagefonds, dan wordt u doorverwezen naar de Wet Educatie en Beroepsonderwijs. De praktijkovereenkomst Bij het aanvragen van een subsidie voor een BBL-leerling, vraagt de subsidieverstrekker om een praktijkovereenkomst. De reden daarvan is simpel. Het doel van een subsidie voor een BBL-leerling, is doorgaans het mogelijk maken van de stage van de BBL-leerling. En in de Wet Educatie Beroepsonderwijs, artikel staat dat een dergelijke stage alleen mag plaatsvindenwanneer er een praktijkovereenkomst is waarin een aantal zaken over de stage zijn afgesproken. Inhoud en kwaliteit van de stageplaats Wat er tenminste in de praktijkovereenkomst moet staan, staat ook in de wet. Zo moeten er bijvoorbeeld afspraken zijn over de begeleiding van de leerling, en mag een onderwijsinstelling pas een overeenkomst afgeven, als zij zeker is van de kwaliteit van de stageplaats. Een andere eis waarvoor vaak wordt verwezen naar de onderwijswetgeving is een urennorm. Alleen wanneer er voldoende stage-uren voor de leerling zijn verzorgd, komt u in aanmerking voor de subsidie.

4 4 Voorwaarden van de BPV Wilt u een stagiair of leerling opleiden, dan moet u aan een aantal voorwaarden voldoen. Een subsidie mag nooit het hoofddoel zijn voor het aannemen van stagiaires of leerlingen. Wel toegestane redenen zijn bijvoorbeeld het team flexibel versterken, maatschappelijke betrokkenheid bevorderen, investeren in toekomstig personeel of een frisse wind in uw organisatie laten waaien. Bent u al erkend leerbedrijf, dan heeft de Stichting Beroepsonderwijs en Bedrijfsleven (SBB) uw organisatie een erkenningscode gegeven. Die code wordt door onderwijsinstellingen gebruikt om te controleren of u wel een stage mag verzorgen. Bent u nog geen erkend leerbedrijf dan bent u verantwoordelijk voor het inrichten van een veilige leeromgeving. Stagiaires en leerlingen moeten voldoende ruimte krijgen om zich te ontwikkelen. Zij mogen van u verwachten dat u voldoende begeleiding kan geven. Veel organisaties maken daarom iemand verantwoordelijk voor de begeleiding. Hij of zij draagt meestal de titel praktijkopleider of werkbegeleider. De praktijkopleider is het eerste aanspreekpunt voor de leerling of stagiair, en heeft een begeleidende en opleidende rol. Hij of zij brengt vakkennis over, motiveert en stimuleert de leerling om zich verantwoordelijk te voelen voor zijn leerproces en functioneren als medewerker en stemt de begeleiding op hem of haar af. Ook let de praktijkopleider op de voortgang van het leerproces en levert input voor de beoordeling. Daarvoor onderhoudt hij/zij contact met de studentbegeleider van de school en de adviseur praktijkleren van SBB, die u adviseert en ondersteunt. Nog een andere voorwaarde voor de erkenning van een leerbedrijf, is dat het aantoonbaar voldoet aan sociaal veilige omstandigheden en de wettelijke eisen voor veiligheid. De leerlingen en stagiaires moeten de gelegenheid krijgen om te leren. De praktijkopleider is er dus samen met u als organisatie voor verantwoordelijk, dat de leerling of stagiair voldoende begeleiding krijgt. Heeft u het bovenstaande allemaal goed voor elkaar? Regel dan ook administratie van uw organisatie slim in.

5 5 De perfecte administratie Een organisatie kan niet zonder goed en gekwalificeerd personeel. Als werkgever kunt u gebruikmaken van verschillende financiële middelen voor scholing en opleiding. Zo zijn er bijvoorbeeld subsidieregelingen die het aantrekkelijk maken om een BBL-leerling in dienst te nemen. Denk aan tegemoetkomingen bij opleidingskosten of begeleidingskosten. Wilt u gebruikmaken van dergelijke regelingen, dan moet u zich kunnen verantwoorden. Verantwoording vraagt om een goede administratieve onderbouwing. Maar waar moet u rekening mee houden bij het aanvragen en verantwoorden van opleidingssubsidies? Tip: Blijf scherp op de administratie van stagiaires en van zittende medewerkers. Stagiaires worden vaak niet in dienst gemeld en zittende medewerkers volgen soms in samenspraak met een locatiemanager een opleiding, niet via de HR-administratie. Deze doelgroepen zijn dan onvoldoende in beeld, waardoor subsidie wordt misgelopen. Tip: Werk met een bonus- of malussysteem, bijvoorbeeld bij de diplomering. Feliciteer de leerling niet alleen bij het behalen van de het diploma maar beloon de leerling juist ook als u een getekende kopie van zijn of haar diploma heeft ontvangen. Do s: - Centrale administratie - Maak niet verschillende locaties verantwoordelijk voor de leerlingenadministratie. Hou de administratie centraal. Een versnipperde administratie leidt doorgaans tot een onvolledige benutting van subsidieregelingen. Decentrale administratie heeft vaak tot gevolg dat iedere locatie zijn eigen invulling geeft aan de uitvoering, en dat niet alle leerlingen volledig in beeld worden gebracht. Ontvangt de subsidieverstrekker daardoor een onjuiste onderbouwing, dan kan dit gevolgen hebben voor het subsidiebedrag. Goede software Met een goedwerkend leerlingenadministratiesysteem ziet u snel (en met weinig moeite) welke leerling welke opleiding volgt en op welk moment. Diverse leveranciers bieden hiervoor goede pakketten aan. Met de systemen kunt u gegevens van uw leerlingen vastleggen en rapportages opmaken, en u kunt er (digitale) documenten ter onderbouwing in opslaan. Weg met hangmappen en Excel-bestandjes! Vastleggen administratieve organisatie en interne controle (AO/IC) Van leerlingenadministratie tot financiële administratie. Leg vast wie waarvoor verantwoordelijk is, en welke processen en procedures horen bij die verantwoordelijkheden. Voor de aanvraag en verantwoording van SectorplanPlus, zijn verschillende afdelingen binnen uw organisatie betrokken. Maar veel organisatiefunctionarissen zien subsidie regelen niet als prioriteit maar als een bijzaak of zelfs als noodzakelijk kwaad. U kunt het werk van aanvragen en verantwoorden uitbesteden aan een externe adviseur. Een externe coördineert dan het gehele subsidietraject. Bestudeer elke subsidieregeling tot op de letter Elke regeling heeft zijn eigen regels en vereisten. Dat klinkt logisch, maar weet u niet precies waar u zich aan moet houden, dan kunt u veel geld mislopen. Bestudeer elke (nieuwe) regeling daarom goed en pas uw administratieve handelingen aan op het eisenprogramma. Iedere regeling stelt tenslotte zijn eigen eisen aan de inhoud van de documenten en het moment van oplevering van de benodigde stukken.

6 6 Prestatieverplichting Sommige subsidieregelingen vragen om een prestatieverantwoording. De subsidieverstrekker wil dan zien of een opleiding of training daadwerkelijk is gevolgd. Archiveer de diploma s, certificaten en bewijzen van beëindiging dan ook goed. Tip: Leerlingbegeleiding kunt u bijvoorbeeld aantonen met gespreksverslagen. Gespreksverslagen worden vaak naar eigen inzicht door de leerling of werkbegeleider opgesteld. Zorg daarom dat iedereen met vaste formats werkt, zo weet u zeker dat de verslagen voldoen aan de eisen van de subsidieregeling. Aanwezigheidsregistratie Om in aanmerking te komen voor subsidieregelingen, dient u te kunnen aantonen of en wanneer een leerling bij uw organisatie aanwezig is geweest. Stem de aanwezigheidsregistratie altijd af op de regeling waarvoor u subsidie aanvraagt, en voer de registratie goed uit. Voor de subsidieregeling Praktijkleren, kunt u de aanwezigheidsregistratie bijhouden met dienstroosters of gewerkte urenoverzichten. Let op: U mag alleen subsidie aanvragen voor weken waarin daadwerkelijk is gewerkt. Weken van ziekte of verlof tellen niet mee. Wilt u de verletkosten van de deelnemers of interne docent declareren bij SectorplanPlus? Dan kunt u met presentielijsten de aanwezigheid van de instructeur en de deelnemers onderbouwen. Maar let op: de presentielijsten moeten voldoen aan de regelingsvereisten. Alleen als een presentielijst door de docent en de deelnemers correct, tijdig en volledig is ingevuld, komen de uren en kosten in aanmerking voor subsidie. Tip: Laat de opbrengsten uit opleidingssubsidies terugvloeien naar het opleidingsdomein binnen uw organisatie. Maak periodiek inzichtelijk welke subsidiegelden daadwerkelijk zijn ontvangen en hoe ze zijn gebruikt. Ziet een bij een subsidietraject betrokken medewerker dat zijn of haar inspanningen worden beloond, dan motiveert dat de medewerker om een zo hoog mogelijke opbrengst te realiseren. Begeleiding Leg de begeleiding van een leerling goed vast. Subsidieregelingen die tegemoet komen in de begeleidingskosten van uw leerling (zoals de regeling Praktijkleren), dient u te kunnen onderbouwen met begeleidingsdocumenten. Subsidies begroten Subsidies kunnen een belangrijke aanvulling zijn op uw (opleidings)begroting, maar wees er voorzichtig mee. Als bepaalde opleidingstrajecten niet starten of als de verantwoording niet op een juiste wijze wordt ingediend, kan dat grote gevolgen hebben voor de subsidie én voor uw begrote inkomsten Voor elke trainingsactiviteit subsidie aanvragen Het lijkt misschien aantrekkelijk om voor al uw opleidingsactiviteiten subsidie aan te vragen. Maar het verantwoorden van subsidieaanvragen is een arbeidsintensief traject. Het zou zonde zijn als het verantwoorden van subsidie meer tijd en geld kost dan het opbrengt. Binnen de subsidieregeling SectorplanPlus kunt u subsidie aanvragen voor trainingen korter dan vijf dagen. Hiervoor heeft u, afhankelijk van de kosten die u declareert, diverse documenten ter onderbouwing nodig, zoals facturen, betaalbewijzen, presentielijsten en loonstroken.

7 7 Aangezien u maximaal 250,- per traject kunt aanvragen, is het aanvragen van subsidie voor dergelijke trajecten vaak alleen interessant als het gaat om grote groepen deelnemers. Administreer niet op de automaat. Een subsidieregeling is doorgaans geen statisch gebeuren. Regelingen komen en gaan en wijzigen tussentijds. Op het moment dat u gebruik maakt van een regeling, is het van belang dat u alle ontwikkelingen met betrekking tot de regeling nauwgezet volgt. Pas uw procedures en processen hierop aan. Tip: 1. Stel een Google-alert in voor publicaties over de subsidieregelingen waarin u bent geïnteresseerd. 2. Schrijf u in voor nieuwsbrieven van subsidieverstrekker(s). 3. Plan in uw agenda dat u periodiek de website van de subsidieverstrekker(s) checkt. Kent u de afdrachtvermindering onderwijs (WVA onderwijs) nog? Deze fiscale steunmaatregel is nog steeds met terugwerkende kracht toepasbaar voor 2013, bijvoorbeeld voor BBL-leerlingen en BOL-stagiaires. De WVA onderwijs is een sprekend voorbeeld van hoe een regeling zich kan ontwikkelen in de loop van de tijd, zelfs zonder dat de regeling inhoudelijk is gewijzigd. Veranderende inzichten van de Belastingdienst en gerechtelijke uitspraken leidden ertoe dat de toepasbaarheid steeds wijzigde. Waar eerst een BPV-overeenkomst voldoende was, deed later het diploma zijn intrede. En uiteindelijk vroeg de Belastingdienst om documenten die aantoonden dat een opleiding daadwerkelijk was gevolgd. Deze laatste bewijslast is na diverse gerechtelijke uitspraken weer teruggedraaid. Wacht niet op een controle Houd uw administratie up-to-date. Achterstallig onderhoud is tijdens een controle vaak niet meer te herstellen, en kan al snel oplopen tot in de euro of meer. En aangezien de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) het aantal controles steeds verder opschroeft, neemt het risico dat u wordt gecontroleerd ook verder toe. Voor de regeling Praktijkleren hanteert de RVO een uitgebreide controlemethodiek. Zowel op locatie als via een bureaucontrole. Niet zelden blijkt tijdens zo n controle, dat bijvoorbeeld een praktijkovereenkomst toch niet volledig ondertekend is. De student is inmiddels niet meer aanwezig en kan dus niet meer tekenen. De RVO zal in zo n geval de subsidie terugvorderen.

8 8 Stagefonds Zorg - Wat moet u doen? De Stagefondsregeling bestaat sinds Een op het eerste oog zeer eenvoudige subsidieregeling waarbij uw handtekening onder een formulier betekent dat uw organisatie geld ontvangt. Maar, ontvangt u altijd waar u recht op heeft en is het daadwerkelijk zo eenvoudig? Het ministerie van VWS geeft medio augustus, inmiddels digitaal, door hoeveel FTE aan stageplaatsen er binnen uw organisatie zijn geweest in het voorgaande schooljaar. Een controle op deze aantallen blijkt een noodzaak te zijn gezien de ervaring leert dat in veel gevallen de aantallen onjuist zijn. Wat moet u doen om te weten of u krijgt waar u recht op heeft? Om ervoor te zorgen dat u geen deadlines mist is het goed dat u één persoon duidelijk verantwoordelijk maakt voor de aanvraag, dit voorkomt onduidelijkheden achteraf. Wel is het verstandig om dit niet alleen op te pakken. Gezien de omvang is het fijn om hulp te hebben en bij eventuele vakantie of ziekte bent u niet afhankelijk van één persoon. Het is verstandig om tijdig een administratie aan te leggen waarin u bijhoudt wie, binnen de doelgroep van de Stagefondsregeling, actief is binnen uw organisatie. Dit kan, afhankelijk van de grootte van uw organisatie, best een omvangrijke administratie zijn. Denk hierbij aan de onderbouwing in de vorm van overeenkomsten, maar ook een overzicht waarin u de informatie van deze overeenkomsten bijhoudt. Niet elke overeenkomst voldoet direct aan alle voorwaarden. Een voorbeeld hiervan is het ontbreken van één of meerdere handtekeningen. Weet dat overeenkomsten zonder handtekeningen niet worden geaccepteerd bij het aanvragen van een hoger aantal FTE. Begin tijdig met deze administratie om te voorkomen dat u last minute alles in kaart moet brengen. De deadline van deze regeling is 1 oktober en uitstel is niet mogelijk. Naast een gedegen administratie is het ook van belang dat u zich heeft aangemeld bij Stichting Beroepsonderwijs en Bedrijfsleven (SBB). Het aanvraagformulier met daarop de FTE s wordt alleen aan organisaties toegestuurd die zich hebben aangemeld. Let hierbij op dat uw registratie bij SBB op tijd in orde is. Doorgaans verstuurd SBB in mei een verzoek tot aanmelding. Heeft u uiteindelijk in augustus een aanvraagformulier ontvangen? Zorg er dan voor dat u op de juiste manier uw eigen stageplaatsen berekend. Zo is voor een MBO BOL een andere berekening van toepassing dan voor de MBO BBL. Een berekening maken voor al uw studenten kan een tijdrovende klus zijn. Het voordeel van deze berekening is dat u snel uw bevindingen kunt vergelijken met het aanvraagformulier van het VWS en u direct ziet of verdere actie nodig is. Is het aantal stageplaatsen op het aanvraagformulier te laag, zorg er dan voor dat u uiterlijk 1 oktober het gewijzigde aanvraagformulier toestuurt. Dat kan via een Assurancerapportage van de accountant. Wanneer u euro of meer aan subsidie zou aanvragen en ophoogt, mag u ook de kopieën van uw stage- en praktijkovereenkomsten meesturen. Verstandig is om op voorhand een inschatting te maken of u boven of onder de euro aan subsidie uitkomt. Wanneer u hierboven zit is het slim om met uw accountant of bemiddelingspartner te overleggen of zij de aanvraag kunnen controleren.

9 9 Praktijkleren - Een praktische aanvraag U bent een erkend leerbedrijf en biedt een leerplek aan voor leerlingen. Naast dat de begeleiding hiervan veel tijd met zich mee brengt, kost het vaak ook extra geld. Gelukkig is daar de subsidieregeling Praktijkleren voor bedacht. Een regeling die bedrijven stimuleert om een werkplek aan te bieden. Het maximale subsidiebedrag bedraagt 2.700,- per gerealiseerde praktijk- of werkleerplaats. Er zitten nogal wat haken en ogen aan om de subsidieregeling voor 15 september 17:00 in te dienen. Voor welke leerling mag je bijvoorbeeld subsidie aanvragen, en voor hoelang? Door rekening te houden met deze regels bespaar je extra werk achteraf. Het is van belang om de documenten op een centrale plaats op te slaan en te laten voldoen aan de eisen van de RVO. Begin hier tijdig mee zodat de leerlingen en uw bedrijf de tijd hebben om het indienen van een correcte aanvraag voor te bereiden. Als de juiste documenten aanwezig zijn, moeten deze beoordeeld worden op volledigheid. Voor een klein bedrijf is het al een klus om na te gaan welke documenten er aanwezig zijn. U kunt zich voorstellen dat dat nog meer tijd kost als u meerdere leerlingen in dienst heeft en er ook nog een bepaalde tijdsdruk achter zit. Tip: Zorg dat deze stukken in combinatie met de urenadministratie in één systeem staan. Te vaak worden fouten gemaakt doordat met verschillende systemen wordt gewerkt. Al niet te spreken over de onnodige hoeveelheid tijd die het kost om alles in meerdere systemen in te voeren en vervolgens gestructureerd te verzamelen. Een praktijkovereenkomst tussen opleider, bedrijf en leerling is één van de gevraagde eisen voor de subsidie. De overeenkomst dient door de drie benoemde partijen ondertekend te zijn. Verder moet het gaan om een creboof croho-erkende opleiding en moet er voldaan worden aan de urennorm vanuit de Wet Educatie en Beroepsonderwijs. Daarbij is het van belang dat er over het gehele studiejaar een urenregistratie wordt bijgehouden. Dit kan aan de hand van een dienstrooster. Alleen een week waarin daadwerkelijk begeleiding heeft kunnen plaatsvinden telt mee. Een week waarin dit niet mogelijk was kunt u niet opvoeren in de aanvraag. Denk hierbij aan ziekte-, verlof- en studiedagen of een roostervrije periode. Het maximum aan te vragen weken is 40. Elke week die een leerling minder heeft gewerkt moet in mindering worden gebracht op de subsidieaanvraag. Naast het bewijs van de aanwezigheid is er een onderbouwing van de begeleiding nodig. Dit kan aan de hand van gespreksverslagen. U moet kunnen aantonen dat de leerling in de desbetreffende opleidingsperiode begeleiding heeft gehad van een praktijkopleider of werkbegeleider. Dit moet terug te lezen zijn in een feedbackverslaglegging, beoordeling of verslag. De RVO wilt zien op welke datum de gesprekken zijn geweest zodat zij kunnen beoordelen of de begeleiding over het gehele schooljaar heeft plaatsgevonden. Uit ervaringen van OAZ van een verscheidenheid aan aanvragen blijkt dat het bij elkaar krijgen van de juiste onderbouwing moeilijk valt vast te leggen. De meest voor de hand liggende oplossing zou zijn om de verantwoordelijkheid bij het bedrijf te laten in plaats van dit bij de leerlingen beleggen. Is er een gesprek geweest en vastgelegd, zet deze dan zo snel mogelijk op de juiste centrale plek van de documentatie.

10 10 Er is een zogeheten e-herkenning nodig om de aanvraag in te dienen in het portal van de RVO. Deze moet je minimaal 1 maand voor de deadline aanvragen. Is de aanvraag ingediend en voor de deadline opgestuurd dan heeft u een bewaarplicht gedurende 5 jaar voor de relevante onderbouwing bij de aanvraag. De RVO heeft ook het recht om controles uit te voeren op de volledigheid van deze onderbouwing. Na verstrekking van de subsidie voert de RVO steekproefsgewijs controles uit bij de leerbedrijven. Mocht u een deskcontrole hebben ontvangen via de RVO dan moet u binnen 14 dagen de stukken aanleveren. Ook kan de RVO bij u op locatie langskomen om een controle uit te voeren. Mochten er teveel weken zijn ingediend, onvoldoende onderbouwing aanwezig zijn of ziet de RVO andere redenen om te besluiten dat de stukken onvoldoende zijn, dan kunnen zij besluiten een (gedeeltelijk) bedrag van de uitgekeerde subsidie terug te vorderen.

11 11 SectorplanPlus - 4 Do s & 1 Don t Do s Vastleggen administratieve organisatie en interne controle (AO/IC) Van leerlingenadministratie tot financiële administratie. Leg vast wie waarvoor verantwoordelijk is, en welke processen en procedures horen bij die verantwoordelijkheden. Voor de aanvraag en verantwoording van SectorplanPlus, zijn verschillende afdelingen binnen uw organisatie betrokken. Maar veel organisatiefunctionarissen zien subsidie regelen niet als prioriteit maar als een bijzaak of zelfs als noodzakelijk kwaad. U kunt het werk van aanvragen en verantwoorden uitbesteden aan een externe adviseur. Een externe coördineert dan het gehele subsidietraject. Prestaties verantwoorden Voor SectorplanPlus wil de subsidieverstrekker zien of een opleiding of training daadwerkelijk is gevolgd. Daarom is het belangrijk dat u diploma s, certificaten, EVC-rapporten, competentierapporten of toestemmingsverklaringen goed archiveert. Heeft u geen prestatiedocumenten, dan kunt u ook met een prestatielijst de prestatie verantwoorden. Aanwezigheid registreren Wilt u de verletkosten van de deelnemers of interne docent declareren bij SectorplanPlus? Met behulp van presentielijsten kunt u de aanwezigheid van de instructeur en de deelnemers onderbouwen. Maar let op: de presentielijsten moeten voldoen aan de regelingsvereisten. Alleen als een presentielijst door de docent en de deelnemers correct, tijdig en volledig is ingevuld, komen de uren en kosten in aanmerking voor subsidie. Stapelen mag Ontvangt u al subsidie vanuit Praktijkleren en/of het Stagefonds? Geen probleem stapelen mag! Maar let op: - De totale aanvraag van de drie regelingen mag niet boven de 2 miljoen euro uitkomen; - Voor grote ondernemingen wordt maximaal 50 procent van de kosten vergoed. Voor middelgrote en kleine ondernemingen geldt een percentage van respectievelijk 60 en 70 procent; - De aanvraag kunt u ook combineren met het Regionaal Investeringsfonds mbo (RIF). Combineren met andere regelingen, zoals de Kwaliteitsimpuls Personeel Ziekenhuiszorg is niet toegestaan.

12 12 Don t Voor elke trainingsactiviteit subsidie aanvragen Het lijkt misschien aantrekkelijk om voor al uw opleidingsactiviteiten subsidie aan te vragen. Maar het verantwoorden van SectorplanPlus-subsidie is een arbeidsintensief traject. Het zou zonde zijn als het verantwoorden van subsidie meer tijd en geld kost dan het opbrengt. Binnen de subsidieregeling SectorplanPlus kunt u subsidie aanvragen voor trainingen korter dan vijf dagen. Hiervoor heeft u, afhankelijk van de kosten die u declareert, diverse documenten ter onderbouwing nodig (zie ook SectorplanPlus is geen Administratie Light ). Aangezien u maximaal 250,- per traject kunt aanvragen, is het aanvragen van subsidie voor dergelijke trajecten vaak alleen interessant als het gaat om grote groepen deelnemers. SectorplanPlus is geen Administratie Light Werkgeversorganisaties in de zorg ondersteunen u waar mogelijk bij het aanvragen en verantwoorden van uw subsidie. Hun rol is echter vooral adviserend. Het daadwerkelijk indienen, onderbouwen en administreren van uw aanvraag blijft uw taak. Het correct verantwoorden van de aanvraag SectorplanPlus is een tijdrovende klus. Vraagt u subsidie aan voor een externe training en wilt u ook de verletkosten van de deelnemers declareren? Laat dan eerst toetsen of de training arbeidsmarktrelevant is en of u een marktconforme prijs declareert; Laat alle deelnemers een toestemmingsverklaring completeren en tekenen; En houdt ook rekening met het opstellen van facturen, betaalbewijzen, prestatiedocumenten, presentielijsten en loonstroken van de deelnemers.

13 13 Stapelen van regelingen De vraag naar zwaardere zorg stijgt, net als het aantal openstaande vacatures in de zorg. Nieuwe gekwalificeerde medewerkers vinden is lastig. Het bijscholen en opleiden van personeel dat al in dienst is, wordt daarom steeds belangrijker. Wanneer u uw medewerkers een opleiding of training laat volgen, maakt u waarschijnlijk steeds een kosten-baten afweging. Maar neemt u daarbij ook alle verschillende subsidiemogelijkheden mee? Voor veel opleidingen is het mogelijk om subsidies te stapelen. U krijgt dan voor dezelfde leerling vanuit meerdere regelingen subsidies. Als u bijvoorbeeld gebruik maakt van SectorplanPlus, Praktijkleren en Stagefonds, kan een BBL-opleiding op jaarbasis tot wel 9000,- subsidie opleveren. Wilt u optimaal gebruikmaken van de subsidiemogelijkheden? Verdiept u zich dan in de vereisten van de regelingen. Want hoewel de regelingen verschillen in deadlines, administratievereisten en subsidieverstrekkers, zijn er ook grote overeenkomsten. Slimme administratie voor zoveel mogelijk subsidie In hoofdstuk 2 van de whitepaper werd het nut van een slimme administratie beschreven: met minimale inspanning zoveel mogelijk subsidie ontvangen. Niet efficiënt is met verschillende (administratie-)systemen, Excellijsten en verantwoordelijken werken aan verschillende regelingen. Toch is dat de manier waarop veel organisaties te werk gaan, constateerde OAZ subsidieadvies. Heeft u geen tijd om zich te verdiepen in alle regelingen? Overweeg dan een interne specialist of externe partij. Zij kunnen u helpen met het opbouwen van een goedwerkende administratiestructuur en zo uw volledige opleidingsbestand in beeld brengen. Op basis daarvan kunt u bepalen wat de meest effectieve mix van subsidieregelingen is. Een interne specialist heeft voordelen, maar ook nadelen. Heeft hij of zij voldoende kennis, inzicht in alle regelingen en wijzigingen, en wat als deze specialist ziek wordt? Bent u liever niet afhankelijk van één persoon, dan is een gespecialiseerde externe partij een goed alternatief. Een partij als OAZ subsidieadvies heeft veel ervaring met alle genoemde subsidieregelingen en vraagt jaarlijks voor de zorgsector bijna 20% van de subsidiegelden aan. Iedere organisatie die met OAZ werkt, heeft een eigen digitaal administratiesysteem (Mijn OAZ). De beveiligde omgeving biedt u inzicht in alle dossiers van uw organisatie. Dat betekent dat alle zaken rond de AVG 100% zijn afgedekt en dat u altijd en overal op een veilige en efficiënte manier kunt werken. Als slotakkoord kunnen de subsidieadviseurs u het werk zoveel mogelijk uit handen nemen.