SCOREN VAN COMPETENTIES: COMPETENTIERAPPORT en RECHTSTREEKSE VRAAG AAN WERKGEVER

Transcriptie

1 SCOREN VAN COMPETENTIES: COMPETENTIERAPPORT en RECHTSTREEKSE VRAAG AAN WERKGEVER Breng de competenties van je klant in kaart Als je uitzoekt voor welke vacatures jouw klanten in aanmerking komen, dan baseer je je op hun diploma s, woon-werk afstand, werkervaring,... Maar je bekijkt vooral waar deze mensen goed in zijn, welke competenties ze hebben. VDAB bouwt zijn dienstverlening op basis van competenties verder uit. Dit betekent dat diploma of beroep niet meer de enige of dominante factor is in het vinden van een job. VDAB werkt met competentiegerichte matching om vacatures en werkzoekenden samen te brengen. We kijken naar de competenties die de burger heeft of wenst te ontwikkelen en de competenties die de werkgever vraagt. 1) Sinds geruime tijd kunnen burgers en bemiddelaars een competentieprofiel opmaken en beheren in Mijn Loopbaan op basis van de gewenste job(s). 2) Daarnaast kan een burger voortaan ook rechtstreeks aan werkgevers vragen om zijn competenties te scoren. 3) Opleidingsverstrekkers en IBO-consulenten scoren competentierapporten bij einde opleiding en IBO (Individuele BeroepsOpleiding). Meer uitleg over de mogelijkheden en hoe dit registratie-technisch gebeurt, vindt u in deze handleiding. Publicatie 14/07/2016 1

2 Inhoudsopgave 1 Situering Nieuwe begrippen Competentierapport aanmaken als opleider of consulent Competentierapport toevoegen Competentierapport handtekenen Gevalideerde competenties overnemen in het klantendossier Burger vraagt aan werkgever om verworven competenties te valideren Competenties laten scoren door werkgever Gevalideerde competenties overnemen in het klantendossier Competenties scoren per gewenste job Competenties voor je gewenste job Bijkomende competenties Publicatie 14/07/2016 2

3 1 Situering Multibronnen Naast de al langer gekende manier van competenties scoren met de schuifbalkjes, zijn er vanaf 1 januari 2016 bijkomende mogelijkheden om de competenties van de burger in kaart te brengen en weg te schrijven in het klantendossier in Mijn Loopbaan. Bij einde van een opleiding of IBO kunnen de verworven competenties in kaart gebracht worden door een competentierapport toe te voegen in Mijn Loopbaan. Deze competenties kan de burger nadien overnemen in zijn competentieprofiel. Zijn competentieprofiel wordt zo verrijkt met gevalideerde competenties. Daarnaast kan de burger rechtstreeks aan werkgevers/opleiders vragen om zijn competenties te scoren. Dit kan eenvoudig via een mailtje dat vertrekt vanuit Mijn Loopbaan. De burger kan ook deze gescoorde competenties overnemen in zijn competentieprofiel. De grote meerwaarde hiervan is dat de burger zijn competentieprofiel kan verrijken met (gevalideerde) gegevens uit andere bronnen. We spreken van multibronnen omdat in het dossier van de klant zichtbaar wordt wie de competenties gevalideerd heeft. Mogelijke bronnen zijn een werkgever, stageplaats, partnerconsulent, opleidingscentrum,... Vanaf 1 januari 2016 voorziet VDAB voor elke klant een competentierapport na een opleiding of IBO (Individuele BeroepsOpleiding). De opleidingsverstrekker en IBOconsulent kunnen op die manier vastleggen welke competenties tijdens de opleiding werden aangeleerd. Het competentierapport wordt automatisch bewaard in het dossier van de burger (Mijn Loopbaan) en kan nadien niet meer gewijzigd worden. Extra sollicitatietroef voor de burger De competentierapporten worden als pdf ter beschikking gesteld in Mijn Loopbaan. De burger kan deze op elk gewenst moment downloaden en meesturen met zijn CV. Wanneer de burger de gescoorde competenties overneemt in zijn dossier, zal hij ook betere vacaturevoorstellen ontvangen, op maat van zijn competentieprofiel. VDAB houdt immers rekening met de aanwezige competenties bij de automatische vacature-matching. Tevreden werkgevers Maar ook de werkgevers hebben op langere termijn baat bij de nieuwe mogelijkheden. Op basis van hun openstaande vacature krijgen zij de meest geschikte kandidaten voorgesteld. Een kwalitatief dossier zorgt voor een kwalitatieve matching. Publicatie 14/07/2016 3

4 2. Nieuwe begrippen Om een competentierapport aan te maken, is het noodzakelijk om een aantal gegevens bij de hand te hebben: Het KBO-nummer van de opleidingsverstrekker. Het contractnummer van de IBO. Het inschrijving-id van de hoofdopleiding. KBO-nummer Vanaf nu zoekt het systeem via het ondernemingsnummer naar de ondernemingsgegevens die bij dit nummer horen. Wanneer het nummer gekend is, worden de adresgegevens ingevuld. KBO-nummers kun je zelf opzoeken op de publieke website van de kbo Je kunt zoeken op de naam van de vestiging/onderneming, of je kunt ook een zoekopdracht doen via een adres. Elke onderneming heeft een ondernemingsnummer en voor elke vestiging een vestigingseenheidsnummer. Beide nummers kun je gebruiken bij het aanmaken van een competentierapport. Indien je het KBO-nummer invoert én er zijn meerdere vestigingen, dan kan je in een keuzelijst de juiste vestiging kiezen. De vestigingen worden gesorteerd op straatnaam weergegeven. Inschrijving-ID Het inschrijvings-id is een uniek volgnummer. Bij het toevoegen van een opleidingslijn wordt dit nummer automatisch gegenereerd. Het is zichtbaar in Mijn Loopbaan. In het Mijn Loopbaan dossier van de burger vind je het inschrijvings-id via de tab Begeleiding. Open het detailscherm van de hoofdopleiding door te klikken op de opleidingslijn. Het inschrijving-id is daar opgenomen. Publicatie 14/07/2016 4

5 3. Competentierapport aanmaken als opleider of consulent Vanaf 1 januari 2016 voorziet VDAB voor elke klant een competentierapport bij het einde van de opleiding of IBO. Bij het einde van de opleiding is het de taak van de instructeur om aan te geven in welke mate de cursist de gevraagde competenties verworven heeft. Het competentierapport geeft een overzicht van de verworven competenties van de klant. Na het beëindigen van een IBO wordt er door de IBO-begeleider een competentierapport aangemaakt. Het scoren van de competenties vindt plaats tijdens het laatste contactmoment van de IBO-consulent, de burger en de werkgever. Elke competentierapport wordt ondertekend door de klant-werkzoekende, én de instructeur of IBO-consulent. 3.1 Competentierapport toevoegen Je kan een competentierapport toevoegen via de tab competenties. Ga naar de rubriek competentierapporten en klik op de link voeg competentierapport toe. Publicatie 14/07/2016 5

6 Publicatie 14/07/2016 6

7 De opmaak van het competentierapport verloopt in twee stappen. Stap 1: Selecteer de context en geef je KBO nummer in. Context: Kies uit: IBO = Individuele BeroepsOpleiding Opleiding (Andere 1 ) KBO-nummer: Vul het KBO-nummer van uw onderneming in. Indien meerdere vestigingen, kan in de keuzelijst de gewenste vestiging geselecteerd worden. Voor IBO voer je het KBO-nummer in van de organisatie (en vestiging) waar de IBO doorgaat, m.a.w. de KBO van de werkgever. KBO-nummers zijn op te zoeken via volgende link: U kunt ook zoeken op naam of op adres. Als de organisatie meerdere vestigingen heeft dien je een keuze te maken. Selecteer de vesting in de uitklaplijst en bevestig uw keuze. Op basis van het KBO-nummer worden enkele velden automatisch ingevuld. Vervolledig het detailscherm met de gevraagde gegevens en klik op volgende. 1 De optie Andere wordt automatisch gekozen wanneer de werkgever een competentierapport scoort op verzoek van de burger. De burger stuurt hierbij vanuit zijn klantendossier in Mijn Loopbaan een mailtje naar de werkgever, zie pagina 18. Publicatie 14/07/2016 7

8 Stap 2: Geef een naam aan het rapport en voeg een competentiesjabloon toe Naam van het rapport: Het tekstveld is vrij aan te passen. Vermeld minstens de organisatienaam én de datum van aanmaak in de titel. Eventueel kan ook de opleidingscode mee opgenomen worden in de naam van het rapport. Indien opleiding gekozen in stap 1: Inschrijvings-id: deze referentie vind je terug in het Mijn Loopbaan dossier van de burger, in het detailscherm van de hoofd-opleiding. (Tab begeleiding > stappen naar werk > klik op de link van de opleidingslijn). Het is een uniek Indien IBO gekozen in stap 1: Vul het contractnummer in van de IBO. Publicatie 14/07/2016 8

9 Competentiesjabloon: Als je een functienaam of beroep intypt in het veld verschijnt er een lijst met suggestie-beroepen waaruit je kan kiezen. Kies een beroep uit deze lijst. Van zodra de gewenste beroepenfiche geselecteerd wordt, verschijnen de competenties noodzakelijk voor dit beroep. Het is mogelijk om niet relevante competenties uit te schakelen bij het scoren van een competentierapport. Dit kan door het aankruisvakje voor de betreffende competenties uit te vinken (standaard staan alle competenties aangevinkt). Door op het icoontje te klikken, kan je alle competenties aan- of uitvinken. Publicatie 14/07/2016 9

10 Scoor de relevante competenties voor dit beroep. Je kan meerdere beroepenfiche toevoegen en daaruit extra competenties scoren (ook hier heb je de mogelijkheid om niet relevante competenties uit te vinken). Klik op de link wil je nog extra competenties scoren. Er is een vrij tekstveld voorzien onderaan het competentierapport dat de mogelijkheid biedt om extra informatie over cursist of opleiding, of bedrijfsspecifieke of generieke competenties te vermelden. Let wel op, deze informatie verschijnt op het afgeprinte competentierapport. Je kan gescoorde competenties tijdelijk bewaren zodat de competenties in de loop van de opleiding of IBO verder aangevuld kunnen worden. Klik hiervoor op bewaar tijdelijk. Op het einde van het traject klik je tenslotte op bewaar definitief. Wanneer je op bewaar tijdelijk klikt, verschijnt het gescoorde competentierapport in de rubriek competentierapporten met daarnaast de melding tijdelijk. Wanneer je op bewaar definitief klikt verschijnt het rapport in de rubriek competentierapporten met daarnaast de melding definitief. Dit rapport is definitief. Bij einde opleiding moet er altijd een definitief competentierapport in het dossier staan. Om een tijdelijk competentierapport te bewerken, volstaat het om het open te klikken en te kiezen uit print competentierapport, bewerk competentierapport of verwijder competentierapport. Om foutieve competentierapporten te verwijderen kan contact opgenomen worden met de MLP-coach van uw provincie. Publicatie 14/07/

11 Om een blanco competentierapport af te printen voeg je het betrokken competentierapport toe, en bewaar je tijdelijk zonder competenties te scoren of extra informatie toe te voegen. Je kan wel enkel de relevante competenties aangevinkt laten staan, zodat alleen deze op het competentierapport komen. Dit rapport wordt opgeslagen als blanco, en kan na openklikken worden afgeprint (zie keuzemogelijkheden hierboven). Dit blanco competentierapport blijft in het dossier van de klant staan zodat achteraf de competenties gescoord kunnen worden en het rapport opgeslagen kan worden. Opgelet: vanaf het moment dat er competenties gescoord zijn, en het competentierapport wordt afgedrukt (ook na tijdelijk opslaan), zullen enkel de gescoorde competenties op het rapport afgedrukt worden. 3.2 Competentierapport handtekenen Eens het competentierapport aangemaakt, print u dit document in tweevoud en laat deze ondertekenen door de klant-werkzoekende. Geef één ondertekend exemplaar mee met de burger, en bewaar het andere ondertekend exemplaar in het dossier van de burger. Klik op de link van het competentierapport. In het detailscherm kunt u: Het competentierapport printen De gescoorde competenties raadplegen Vergeet niet aan te duiden dat het rapport ondertekend is, door de ja-optie aan te vinken! Publicatie 14/07/

12 Bewaar een scan van het ondertekende competentierapport onder de subtab Traject onder de tab Begeleiding. Publicatie 14/07/

13 3.3 Gevalideerde competenties overnemen in het klantendossier Het competentierapport betekent een directe meerwaarde voor het dossier van de burger en draagt bij tot een kwaliteitsvolle vacature-matching. Op verschillende manieren kunnen de gevalideerde competenties vanuit het rapport overgenomen worden door de burger in zijn dossier. De burger kan er ook voor kiezen om het competentierapport mee te sturen met zijn CV. Optie 1 Wanneer de opleider/begeleider/consulent de competenties na opleiding of IBO heeft gescoord, dan wordt de burger hiervan op de hoogte gebracht via de groene banner in zijn dossier. - Via deze banner kan de klant-werkzoekende aangeven of hij/zij de scoring van de opleidingsverstrekker wil overnemen in het dossier. - Klik op Toon Competenties. - De burger kiest vervolgens of hij de competenties wil toevoegen in zijn dossier of niet. Indien de burger de competenties overneemt in zijn dossier, verschijnen ze bij jobgerelateerde competenties. We spreken van multibronnen omdat onder het schuifbalkje de bron verschijnt van diegene de scores heeft toegekend. Deze gevalideerde competenties betekenen een meerwaarde voor het dossier van de burger. Publicatie 14/07/

14 Publicatie 14/07/

15 Optie 2 Het is ook mogelijk om de competenties over te nemen in het dossier vanuit het detailscherm van het competentierapport. Indien de banner uitgeschakeld werd, kan men via deze weg toch nog de scores overnemen in het dossier. Klik daar op bewerk. Je komt in het detailscherm van de gescoorde competenties. Deze zijn ook hier niet meer wijzigbaar. Onderaan vind je de knop voeg competenties toe aan mijn profiel. Via deze knop kun je aangeven dat de burger akkoord is met de overname van de gevalideerde competenties uit het compentierapport. Indien niet, kies dan voor ik wil de competenties niet overnemen. Publicatie 14/07/

16 Publicatie 14/07/

17 Jobgerelateerde competenties Beslist de burger om de competenties toe te voegen aan zijn profiel, dan vind je deze terug in de rubriek jobgerelateerde competenties. De bron (diegene die de competenties heeft gescoord) wordt bij de competenties getoond in het portfolio. In het detailscherm kan je de gescoorde competenties aanpassen. Dit doe je door het balkje te verschuiven bij de competentie. Na aanpassing wordt de bronaanduiding niet meer getoond, de validatie is immers verdwenen. De burger kan hier dus de gevalideerde competenties overschrijven. Maar in het bewaarde competentierapport zijn altijd de gescoorde competenties van de opleidingsverstrekker terug te vinden. Vacatures op maat In de tab gewenste jobs zijn de overgenomen competenties eveneens zichtbaar. Bekijk je competenties linkt immers door naar jobgerelateerde competenties. Publicatie 14/07/

18 Wanneer je de vacatures op maat raadpleegt, zal je in het matchingsrapport ook duidelijk zien dat er gevalideerde competenties aanwezig zijn. Er is een matchingsrapport beschikbaar via de link Vergelijk mezelf met deze vacature. Het matchingsrapport toont een oplijsting van de criteria zoals gevraagd in de vacature én de score van de burger voor die gevraagde criteria. Publicatie 14/07/

19 Meesturen met het CV Het competentierapport is ook zichtbaar voor de burger. Het rapport is terug te vinden onder de tab competenties, in de rubriek competentierapporten. Het rapport is te downloaden als pdf. De burger kan deze altijd meesturen met zijn cv. Publicatie 14/07/

20 4. Burger vraagt aan werkgever om verworven competenties te valideren 4.1 Competenties laten scoren door werkgever Een burger kan zijn competenties laten valideren door een vroegere of huidige werkgever. Hieronder wordt de werkwijze beschreven om deze referentie op te vragen bij de werkgever. Het is aan te raden om de burger zelf de referentie te laten opvragen. Klik op de link vraag een werkgever of opleider om je competenties te scoren. Deze link vind je terug op het tabblad competenties, in de rubriek jobgerelateerde competenties. Publicatie 14/07/

21 In het scherm dat opent, vul je de gegevens van de werkgever in. Hierbij kan ook via het systeem een begeleidend mailtje opgesteld worden. Duid aan voor welk(e) beroep(en) de burger competenties wil laten scoren. Staat het gewenste beroep er niet tussen? Dan kan men dit aanvullen in het profiel bij Werkervaring of Gewenste jobs. Klik vervolgens op verstuur. De werkgever of opleider krijgt nu een mail met daarin een link naar een internetpagina waarin hij de competenties kan scoren. Deze ziet er als volgt uit: Publicatie 14/07/

22 4.2 Gevalideerde competenties overnemen in het klantendossier Wanneer de werkgever de competenties heeft gescoord, dan wordt de burger hiervan op de hoogte gebracht via de groene banner in het dossier. Via deze banner kan de burger aangeven of hij/zij de scoring van de werkgever wil overnemen in het dossier. Klik op Toon competenties. De burger kiest vervolgens of hij de competenties wil toevoegen in zijn dossier of niet. De gevalideerde competenties worden eveneens gepubliceerd in een competentierapport van de werkgever. De burger vindt deze terug onder de tab competenties, in de rubriek competentierapporten. Wanneer de burger kiest om de gevalideerde competenties van de werkgever over te nemen in zijn dossier, dan worden deze zichtbaar in de rubriek Jobgerelateerde competenties. Met vermelding van de werkgever die de competenties gescoord heeft (de bron). De meerwaarde voor het dossier van de burger is identiek aan de meerwaarde bij competentierapporten gescoord door een opleider (Meer info zie hoofdstuk 3.3). De gevalideerde competenties zijn een meerwaarde in het competentie-portfolio van de burger en dragen bij tot een kwaliteitsvolle vacature-matching. Publicatie 14/07/

23 5. Competenties scoren per gewenste job Burgers en bemiddelaars kunnen steeds een competentieprofiel opmaken en beheren in Mijn Loopbaan op basis van de gewenste job(s). Je doet dit onder de tab Gegevens en de subtab Competenties. 5.1 Competenties voor je gewenste job In de rubriek jobgerelateerde competenties kan je competenties scoren die de burger nodig heeft om zijn/haar gewenste job(s) uit te oefenen. Publicatie 14/07/

24 Als je klikt op Vul je competenties aan voor (gewenste job), verschijnt er een overzicht van de competenties die verwacht worden voor de uitoefening van de betreffende gewenste job. Van een aantal competenties wordt verwacht dat de burger hiervan een zekere kennis/vaardigheid heeft. Aan deze competenties werd al automatisch een score toegekend. Deze score kan aangepast worden via de schuifbalkjes. Publicatie 14/07/

25 Je kan de competenties de volgende score toekennen: Helemaal niet, in beperkte mate goed zeer goed Klik op de knop Bewaar om de scores op te slaan. Door te klikken op Annuleer worden de ingevoerde scores niet bewaard, ook de automatische scores worden dan gewist. Je kan de scores steeds wijzigen door in de rubriek jobgerelateerde competenties op wijzig te klikken. Je kan competenties invullen per gewenste job die in het dossier staat. Je kan eveneens competenties toevoegen door te klikken op gewenste job, en daar een extra job toe te voegen met de bijhorende competenties, werkervaring of trefwoord Publicatie 14/07/

26 Als je een functienaam typt in het veld Gewenste job verschijnt er een lijst met beroepen waaruit je kan kiezen. Kies een beroep uit deze lijst. Voldoet de beschrijving van het beroep in de lijst niet aan je verwachtingen, typ dan bijkomend de functienaam in het veld specifiekere benaming. Als dit veld ingevuld is, dan wordt deze benamming overgenomen op de cv s die aangemaakt kunnen worden via Mijn Loopbaan. Geef ook aan in welke mate de burger ervaring heeft in deze gewenste job. Als consulent kan je verhinderen dat de burger de gewenste job kan verwijderen. Indien je dit wenst, vink dan de optie ja aan bij dit item. Doe dit echter alleen in uitzonderlijke situaties en breng de burger daarvan alijd op de hoogte. Als de burger ervoor kiest om zijn cv te publiceren in de cv-databank van VDAB, kan de burger ervoor kiezen om de gewenste jobs en de bijhorende competenties te publiceren op het cv. Ga hiervoor naar het tabblad Cv s. Klik op het cv dat je wil aanpassen. Via de optie publicatiegegevens zijn verschillende opties mogelijk. 5.2 Bijkomende competenties In de rubriek Bijkomende competenties kan je competenties toevoegen waarover de burger beschikt en die niet aan bod komen in de rubriek Competenties voor je gewenste job. Je kan deze competenties toevoegen via Voeg competentie toe. Publicatie 14/07/

27 Benoem de competentie en geef er een omschrijving van. Toevoegen aan mijn cv s staat standaard aangevinkt. Als je dit aangevinkt laat, dan wordt deze competentie automatisch toegevoegd aan alle cv s die je via Mijn Loopbaan aangemaakt hebt, inclusief het gepubliceerde KISS-cv. Klik op de knop Bewaar om de wijzigingen op te slaan. Wijzigingen aan deze handleiding worden gepubliceerd op de partnerpagina: partners.vdab.be > Mijn Loopbaan voor partners. Wij raden u aan regelmatig eens te kijken! Publicatie 14/07/