Communicatiekalender Transitie Hameland. 18 januari 2016 Versie 1.5 Door: Werkgroep Communicatie Transitie Hameland

Transcriptie

1 Communicatiekalender Transitie Hameland 18 januari 2016 Versie 1.5 Door: Werkgroep Communicatie Transitie Hameland

2 1 Communicatie Transitie In het Transitieplan Hameland wordt in hoofdstuk 3 de communicatie behorende bij de transitie, beschreven. Er wordt ingegaan op de communicatiestrategie, de doelgroepen, de doelstellingen, communicatieafspraken en de planning (zie bijlage 1). Dit plan is daar een praktische vertaalslag van, startend met kort het benoemen van de belangrijkste punten uit het communicatiehoofdstuk en eindigend in een communicatiekalender van 1 december 2015 tot 1 januari Dit is een dynamisch document, wat wordt aangepast wanneer er nieuwe ontwikkelingen zijn die om aanvullende acties of een nieuwe invulling vragen. 1.1 Doelgroepen Er zijn verschillende belanghebbenden bij de transitie van Hameland. Er worden drie doelgroepen onderscheiden: 1. Hameland en hun directe omgeving: Sw-medewerkers en hun naastbetrokkenen (ouders, verzorgers, bewindvoerders) Werkgevers en opdrachtgevers waar Hameland mee samenwerkt 2. Actoren in de besluitvorming: Colleges B&W en Gemeenteraden van de vijf gemeenten Dagelijks Bestuur en directie Hameland Algemeen Bestuur Hameland Stuurgroep Transitie (kern: directeur/transitiemanager Hameland, transitiecoördinator Hameland, transitiecoördinator gemeenten) Ondernemingsraad Hameland van de vijf gemeenten die direct betrokken zijn bij de besluitvorming over de transitie Wsw-raad (adviesorgaan in het kader van de gemeentelijke besluitvorming) 3. Overige belanghebbenden: o Potentiële werkgevers en opdrachtgevers in de regio o gemeenten o Vakbonden o Media en andere externe relaties 1.2 Uitgangspunten Om de communicatie rondom de transitie goed te laten verlopen, gaan we van de volgende punten uit: De berichtgeving vindt onder centrale regie plaats. Communicatie is een vast onderdeel op de agenda van de Stuurgroep Transitie. De focus bij externe berichtgeving ligt op de informatiebehoefte en belangen van (potentiële) opdrachtgevers. Communicatie wordt gedurende het hele proces breed afgestemd (Stuurgroep Transitie, de directie, werkgroep communicatie, de ondernemingsraad Hameland en de individuele gemeenten). Door de krachten te bundelen in communicatieve samenwerking kan optimaal gebruik worden gemaakt van ieders netwerken en activiteiten, middelen en kanalen. Daarbij kan het gaan om: a) afstemming van communicatieacties (van elkaar weten), b) het bundelen van communicatieactiviteiten en c) waar mogelijk en wenselijk vormgeven aan gezamenlijke communicatieacties. 2

3 Communicatie rondom het onderwerp (ook als het om lokale initiatieven gaat) wordt gedurende het hele traject breed afgestemd om ruis zoveel mogelijk te voorkomen. Volgorde van communiceren is erg belangrijk - personeel wordt altijd eerst geïnformeerd over belangrijke berichtgevingen zodat zij weten welk nieuws de swmedewerkers te horen krijgen. De sw-medewerkers worden bij voorkeur aan het begin van de week geïnformeerd over belangrijke ontwikkelingen, waardoor begeleiders de rest van de week eventuele vragen kunnen beantwoorden en wensen en zorgen inventariseren. (kader) kunnen vragen over de transitie aan hun direct leidinggevende stellen. Pas nadat medewerkers, hun directe omgeving en bestuurders zijn geïnformeerd, worden externe belanghebbenden en de pers op de hoogte gebracht. Gemeenteraden, (potentiële) opdrachtgevers, zorginstellingen en andere externe relaties worden geïnformeerd over de ontwikkelingen rondom Hameland voor er verder extern gecommuniceerd wordt. Er wordt altijd rekening gehouden met de kwetsbaarheid van de Wsw-doelgroep. Er wordt eenduidig gecommuniceerd. Er wordt zo begrijpelijk mogelijk gecommuniceerd. Het is belangrijk dat medewerkers van Hameland zich betrokken voelen bij het proces. Onrust moet zoveel mogelijk voorkomen worden. 1.3 Werkafspraken / verantwoordelijkheden Organisatie In de communicatie rondom de transitie spelen verschillende mensen een rol. In de communicatiekalender wordt aangegeven wie verantwoordelijk is voor het in gang zetten van een onderdeel (aanwezig zijn of actie ondernemen) en wie meekijken en ondersteunen. Hieronder worden de mensen die daarmee bedoeld worden, aangegeven. Stuurgroep Transitie (kern) Richard de Winter, Hameland (transitiemanager) Gerard Reezigt, Hameland (transitiecoördinator) Hans Scheinck, gemeenten (transitiecoördinator) Werkgroep Communicatie Marit Stegeman, Hameland (coördinatie en bewaking communicatiekalender) Arjen Maat, Haaksbergen (coördinatie vanuit gemeenten) Lies Willemsen, Berkelland Jolanda van Eldik, Aalten Marlies ten Tije, Oost Gelre Frieda Tax, Winterswijk Directie-overleg Hameland Richard de Winter (directeur) Monique Petit (Manager Concern) Ric Engelberts (Manger Werkbedrijf) Margriet Nijstad (Manager Ontwikkelen) Communicatie Hameland Marit Stegeman (communicatieadviseur) Angela Kox (secretariaat) 3

4 informeren raden vanuit stuurgroep / afstemmen persvragen algemene vragen Communicatielijn persoonlijk contact/overleggen werkgevers & opdrachtgevers Hameland sw-medewerkers en hun naasten medewerkers (kader) jobcoach/ werkbegeleider/ teamleider leidinggevende jobhunters medewerkers verkoop directieoverleg OR Hameland Communicatieadviseur Hameland Stuurgroep Transitie Pers werkgroep communicatie gemeentespecifieke vragen medewerkers gemeenten (niet betrokken besluitvorming) Leidinggevende medewerkers gemeenten (betrokken besluitvorming) transitiecoördinator gemeenten Dagelijks & Algemeen Bestuur Hameland gemeenteraden colleges B&W

5 1.3.3 Afspraken De algemene coördinatie, bewaking en eindverantwoordelijkheid van de communicatiekalender (hoofdstuk 3) ligt bij de Stuurgroep Transitie. In de praktijk houdt Marit Stegeman (communicatieadviseur) van Hameland zich bezig met de coördinatie en afstemming van de uitvoering van de communicatiekalender. Per onderdeel of actie kunnen verantwoordelijkheden gedelegeerd worden, maar de kernstuurgroep houdt de lead in alle communicatieactiviteiten. De Stuurgroep Transitie, het Dagelijks Bestuur Hameland en de directie Hameland verstrekken opdrachten aan de werkgroep communicatie. De werkgroep communicatie legt verantwoording af aan de voorzitters van de Stuurgroep, het DB en het DO. De werkgroep communicatie geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de Stuurgroep Transitie, het Dagelijks Bestuur Hameland en de directie Hameland. Bij de externe communicatie en mediavragen wordt de woordvoering vanuit de Stuurgroep Transitie gecoördineerd (via communicatieadviseur Hameland). De directeur/transitiemanager en voorzitter van het bestuur van Hameland treden in eerste instantie op als woordvoerder. 1.4 Communicatiedoelstellingen sw-medewerkers Voor de transitie Sw-medewerkers en hun ouders/verzorgers weten dat de transitie geen gevolgen heeft voor hun inkomen en dat de garantie op werk blijft bestaan. Tijdens de transitie Sw-medewerkers krijgen duidelijkheid wie hun nieuwe officiële werkgever wordt en of de huidige werkplek voorlopig gehandhaafd blijft. Na de transitie Sw-medewerkers weten dat ze nog steeds gewoon hun salaris en een werkplek hebben. 1.5 Communicatiedoelstellingen medewerkers Voor de transitie Het personeel is op de hoogte van de inhoud en fasering van de transitie en de daarbij behorende personele gevolgen. Leidinggevenden, begeleiders en werkcoaches van sw-medewerkers begrijpen de ontwikkelingen op het gebied van de Participatiewet en zijn bereid en in staat om samen met het management van Hameland hun medewerkers goed te informeren en onnodige onrust en ruis te voorkomen. Tijdens de transitie Personeel kent de persoonlijke gevolgen van de transitie en weten wanneer en onder welke voorwaarden zij in een nieuwe situatie terechtkomen. De OR, de leidinggevenden, begeleiders en werkcoaches van de sw-medewerkers zijn bereid en in staat om samen met het management van Hameland hun medewerkers goed te begeleiden gedurende het transitieproces en rekening te houden met de belangen van de sw-medewerkers en deze door te vertalen in de uitvoering van de Participatiewet. Na de transitie Voormalig personeel van Hameland is tevreden over het transitieproces en de manier waarop zij naar ander werk zijn begeleid, binnen dan wel buiten de nieuwe uitvoering van de Wsw.

6 Leidinggevenden, begeleiders en werkcoaches van de sw-medewerkers zijn eerste aanspreekpunt voor de sw-medewerkers om hun belangen te behartigen. 1.6 Communicatiedoelstellingen bestuurders, belanghebbenden, pers en externe relaties Voor de transitie Betrokken bestuurders, belanghebbenden, pers en externe relaties weten dat door de invoering van de Participatiewet het handhaven van de huidige uitvoering van de sociale werkvoorziening niet gewenst is en weten dat er een nieuwe constructie komt. Huidige en potentiële werkgevers, opdrachtgevers en zorginstellingen zien kansen om bij te dragen aan de toekomstige uitvoering van de Participatiewet en zijn bereid om mee te denken. Tijdens de transitie Huidige en potentiële werkgevers, opdrachtgevers en zorginstellingen werken mee aan het vormgeven van de uitvoering van de Participatiewet en zijn zich bewust van hun maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen hun gemeente. Na de transitie Aanspreekpunten van de afzonderlijke gemeenten staan open voor verdere verbetersuggesties en koppelen de (on)mogelijkheden terug aan de nieuwe uitvoeringsorganisaties. (Potentiële) werkgevers bieden passend werk voor de sw-medewerkers in een constructie waarbij de gemeente eindverantwoordelijk is. 6

7 2 Communicatiemiddelen en -kanalen Voor wat betreft de communicatie wordt zoveel mogelijk aangesloten bij bestaande communicatiemiddelen en -kanalen. Internet Alle basisinformatie wordt beschikbaar gesteld via een pagina op Deze webpagina is rechtstreeks te bereiken en heeft een gezamenlijke opmaak met de logo's van Hameland en die van de vijf gemeenten. De structuur en inhoud van de webpagina wordt gerealiseerd onder verantwoordelijkheid van de Stuurgroep Transitie. De website doet met name dienst voor en tijdens de transitie. Vanaf de fase van na de transitie zal er sprake zijn van communicatie vanuit de nieuwe uitvoeringsorganisatie(s). Een belangrijke pagina is die van de veelgestelde vragen, waar vragen die mogelijk bij de verschillende doelgroepen leven, beantwoord worden. Intranet Voor het personeel wordt een speciale pagina op het intranet aangemaakt waar zowel de informatie voor de sw-medewerkers als de informatie die betrekking heeft op de eigen situatie wordt geplaatst. Persberichten Persberichten worden verspreid via aan redacties, de website van Hameland, gepubliceerd op de publicatieborden van werken binnen, geplaatst op de websites en intranet van de gemeenten en verspreid via het Twitter-account van Hameland. De algemene externe communicatie vindt pas plaats als de direct belanghebbenden, zoals de medewerkers van Hameland, de ouders/verzorgers van sw-medewerkers en de huidige werkgevers zijn geïnformeerd. Persoonlijk contact De zekerheid van ellende is beter dan de ellende van onzekerheid. Medewerking en een veranderende houding van medewerkers komt eerder tot stand wanneer zij veel kunnen praten over de voorgenomen veranderingen. Het streven is veel ruimte in te richten voor persoonlijke communicatie. Naast de centrale berichtgeving wordt de interne communicatie ook gestroomlijnd via de leidinggevenden en de begeleiders (werkbegeleiders en werkcoaches). Zij worden hierin gefaciliteerd met ondersteunende documentatie om op hoofdlijnen een eenduidige boodschap te kunnen behouden. Bovendien kunnen zij ook doorverwijzen naar de centrale berichtgeving voor meer achtergrondinformatie. Op ieder werkoverleg wordt het onderwerp transitie geagendeerd. Ook voor de interne communicatie binnen de afzonderlijke gemeenten is het nuttig om presentaties te verzorgen. Bijeenkomsten In ieder geval een keer in de twee maanden wordt een informele bijeenkomst voor medewerkers georganiseerd waarin zij bijgepraat worden over de laatste ontwikkelingen en andersom de transitiemanager bij te praten over wat er in de organisatie leeft. Er is gelegenheid alle vragen die er leven te stellen. Om meer betrokkenheid bij de medewerkers te realiseren, is hier altijd iemand van de Stuurgroep Transitie aanwezig. Daarnaast worden bij belangrijke momenten in het proces ook bijeenkomsten voor alle medewerkers georganiseerd. Met mondelinge toelichting worden altijd meer vragen beantwoord en kan ruis en onrust worden weggenomen. Bij voorlichtingsbijeenkomsten voor het personeel, worden altijd de ouders/verzorgers van de sw-medewerkers uitgenodigd. De bijeenkomsten 7

8 worden zowel vanuit Hameland, als de gemeenten georganiseerd. Goede afstemming hierbij is belangrijk. (Nieuws)brieven De mondelinge communicatie wordt altijd ondersteund met schriftelijke berichtgeving. Iedere twee maanden wordt na de medewerkersbijeenkomst voor medewerkers een nieuwsbrief opgesteld met de laatste informatie en de vragen die gesteld zijn tijdens de bijeenkomst. Deze nieuwsbrief wordt verspreid via aan het kader en niet actief aangeboden aan de medewerkers. De nieuwsbrief wordt wel opgehangen op het prikbord voor swmedewerkers. (sw en ) worden bij belangrijke beslissingen altijd per brief hierover geïnformeerd. Verder is er in het Hameland Journaal, wat ieder kwartaal uitkomt, altijd ruimte gereserveerd voor de transitie. Informeren raden Ieder kwartaal ontvangen de gemeenteraden informatie over de stand van zaken van de transitie Hameland via een Tussenrapportage. De eerste Tussenrapportage is in september 2015 verspreid. De eerstvolgende staat voor december 2015 gepland. Het informeren van de gemeenteraden verloopt via de communicatieadviseurs van de gemeenten. Wanneer plannen concreet in werking worden gezet, kunnen door de afzonderlijke gemeenten raadsinformatiebijeenkomsten georganiseerd waar de Stuurgroep Transitie bij aansluit. Informeren relaties Hameland De relaties van Hameland worden bij belangrijke beslissingen per brief geïnformeerd, waarbij wordt aangegeven wat het besluit voor de samenwerking betekent. Persoonlijk contact met hun contactpersonen (directeur Hameland, managers, jobhunters en medewerkers verkoop) bij Hameland is belangrijk. Deze medewerkers van Hameland moeten daarom op tijd en juist op de hoogte zijn. Daarnaast brengt de directeur/transitiemanager van Hameland samen met de wethouder van de betreffende gemeente een bezoek aan de grootste werkgevers van Hameland. 8

9 3 Communicatiekalender In de communicatiekalender Moment Inhoud / activiteit Voor wie Middelen / media Aanwezig / Actie Meekijken / ondersteunen Continu Bijpraten / stand van zaken Onderwerp Transitie standaard op de agenda leidinggevende Bijhouden website Alle doelgroepen internet Communicatie & Inhoudelijk: Stuurgroep Transitie (kern) Technisch: ICT Hameland Monitoren social media Alle doelgroepen online Werkgroep communicatie monitort en zet acties uit wanneer nodig Bezoeken grootste werkgevers Relaties Bezoek Directeur/transitiemanager Hameland & wethouder betreffende gemeente Tweemaandelijks Bijpraten / stand van zaken Informele informatiebijeenkomsten directeur/transitiemanager, DO Hameland Ieder kwartaal 1 december 2015 december e helft december 2015 Nieuwsbrief Transitie Tussenrapportage status proces ontmanteling Aandacht voor de stand van zaken transitie Plaatsings- en uitstroombeleid voor personeel wordt aangeboden aan de OR en vakorganisaties Start maken pagina FAQ op website Hameland Plaatsings- en uitstroombeleid Alle medewerkers Digitaal via mail () Stuurgroep Transitie (kern) levert info aan Communicatie & coördinatie, schrijven en verspreiden Gemeenteraden Digitaal Stuurgroep Transitie (kern) levert stukken aan Werkgroep communicatie verzorgt eventuele redactieslag en verspreiding Alle Hameland Journaal Stuurgroep Transitie medewerkers (kern) OR en vakbonden Alle doelgroepen internet Communicatie & Informatiebijeenkomsten Stuurgroep Transitie (kern), DO Hameland, vertegenwoordiging DB / AB Werkgroep communicatie, kijken mee Stuurgroep Transitie (kern), DO Hameland Stuurgroep Transitie (kern) 9

10 Moment Inhoud / activiteit Voor wie Middelen / media Aanwezig / Actie Meekijken / ondersteunen Informatiebrieven Stuurgroep Transitie (kern) levert info aan Werkgroep communicatie, Communicatie & coördinatie, schrijven en verspreiden kijken mee medio december 2015 Inrichtingsplan(nen) gemeenten en adviesaanvraag aan OR Hameland inzake overdracht werkgeverschap OR en vakbonden Stuurgroep Transitie, DO Hameland december 2015 en verder Plaatsings- en uitstroombeleid 1 januari 2016 Inrichtingsplan(nen) gemeenten en adviesaanvraag aan OR Hameland inzake ontmanteling ontwikkelen & detacheren Half januari 2016 Inrichtingsplannen overdracht werkgeverschap en ontmanteling ontwikkelen & detacheren OR en vakbonden sw Persoonlijk contact leidinggevenden, eventuele nieuwe werkgever e.d. Informatiebijeenkomsten Stuurgroep Transitie (kern), DO Hameland, vertegenwoordiging DB/AB Informatiebrieven Stuurgroep Transitie (kern) levert info aan Communicatie & coördinatie, schrijven en verspreiden Informatiebijeenkomsten Stuurgroep Transitie (kern), DO Hameland, vertegenwoordiging DB/AB Informatiebrieven Stuurgroep Transitie (kern) levert info aan Communicatie & coördinatie, schrijven en verspreiden Werkgevers Informatiebrieven Stuurgroep Transitie (kern) levert info aan Communicatie & coördinatie, schrijven en verspreiden Persoonlijk contact Directeur Hameland, managers, jobhunters en medewerkers verkoop DO Hameland, Stuurgroep Transitie (kern), werkgroep communicatie Stuurgroep Transitie (kern), DO Hameland Werkgroep communicatie Werkgroep communicatie, kijken mee Werkgroep communicatie Werkgroep communicatie, kijken mee Werkgroep communicatie, kijken mee Stuurgroep Transitie (kern), DO 10

11 Moment Inhoud / activiteit Voor wie Middelen / media Aanwezig / Actie Meekijken / ondersteunen Pers Persbericht Werkgroep communicatie Stuurgroep Transitie (kern), DO en OR Hameland februari 2016 en verder begin maart 2016 ontmanteling ontwikkelen & detacheren Visie gemeenten toekomst werken binnen. sw / medewerkers sw binnen Alle swmedewerkers Persoonlijk contact leidinggevenden, begeleiders, werkcoaches, eventuele nieuwe werkgever e.d. Informatiebijeenkomsten DO Hameland, Stuurgroep Transitie (kern), vertegenwoordiging DB/AB Informatiebrieven Informati Pers Persbericht Stuurgroep Transitie (kern) levert info aan Communicatie & coördinatie, schrijven en verspreiden Stuurgroep Transitie (kern), DO Hameland, Werkgroep communicatie Werkgroep communicatie Werkgroep communicatie, kijken mee Werkgevers Informatiebrief Stuurgroep Transitie (kern) Persoonlijk contact Directeur Hameland, managers, jobhunters en medewerkers verkoop Stuurgroep Transitie (kern), DO Hameland Maart 2016 en verder Veranderingen werken binnen 1 juni 2016 Inrichtingsplan(nen) gemeenten en adviesaanvraag aan OR Hameland inzake werken binnen juli 2016 Inrichtingsplan(nen) werken binnen sw OR en vakbonden sw binnen Alle swmedewerkers Persoonlijk contact leidinggevenden, begeleiders en werkcoaches, eventuele nieuwe werkgever e.d. Informatiebijeenkomsten DO Hameland, Stuurgroep Transitie (kern), vertegenwoordiging DB/AB Informatiebrieven Stuurgroep Transitie (kern) levert info aan Informati Communicatie & coördinatie, schrijven en verspreiden Stuurgroep Transitie (kern), DO Hameland Stuurgroep Transitie, DO Hameland Werkgroep communicatie Werkgroep communicatie, kijken mee 11

12 Moment Inhoud / activiteit Voor wie Middelen / media Aanwezig / Actie Meekijken / ondersteunen Pers Persbericht Werkgevers Informatiebrief Stuurgroep Transitie (kern) Persoonlijk contact Directeur Hameland, managers, jobhunters en medewerkers verkoop Stuurgroep Transitie (kern), DO Hameland 1 januari 2017 Ontmanteling werken binnen en overdracht werkgeverschap swmedewerkers (inclusief ontmanteling concerntaken) 1 januari 2017 Start liquidatieproces GR Hameland Alle swmedewerkers Informatiebrieven Stuurgroep Transitie (kern) levert info aan Communicatie & coördinatie, schrijven en verspreiden Werkgroep communicatie, kijken mee 12

13 BIJLAGE 1 HOOFDSTUK COMMUNICATIE UIT TRANSITIEPLAN

14

15

16

17