PBS Training van het PBS-team: Draaiboek over TIPS voor de coach

Transcriptie

1 1 PBS Training van het PBS-team: Draaiboek over TIPS voor de coach (60 minuten) werken met de TIPS agenda: data analyseren Doel: deelnemers weten hoe zij TIPS kunnen gebruiken om een PBSbijeenkomst efficiënt vorm te geven en oefenen hiermee. Deelnemers leren data over incidenten te analyseren en tot een actieplan te komen (dit alles binnen het kader van de TIPS agenda). Voorbereiding: Uitdraai Nederlandse versie TIPS formulier Opzet/ werkvorm: 1. Inleiding TIPS Start slide TIPS Slide Cirkel met overeenkomsten cyclus plan do check act We gaan het vandaag hebben over Team Initiated Problem Solving: TIPS in het kort. TIPS is een beproefde, efficiënte vergaderstructuur die in de VS is ontwikkeld door de makers van SWOS, waaronder Rob Horner en Ann Todd. In de VS is men wat meer doorgewinterd in het verzamelen en benutten van data. Concreet betekent dit dat men is afgestapt van het reageren op een onderbuikgevoel en zich nu baseert op harde feiten (data). Als iemand vanuit het gevoel in zijn onderbuik zegt: het is een zooitje op het schoolplein dan wordt dit geagendeerd en gaat de datamanager dit voor de volgende PBSteam bijeenkomst uitzoeken. Met SWPBS worden dus grote hoeveelheden data verzameld, verwerkt en geanalyseerd. Om deze op een efficiënte manier te behandelen heeft men lang geëxperimenteerd met diverse vergaderstructuren. Uiteindelijk is men na veel onderzoek uitgekomen op de vergaderstructuur van TIPS. Waarom gaan we ook in Nederland met TIPS werken? Het is belangrijk dat de Nederlandse PBSteams ook een routine ontwikkelen om de data goed en efficiënt met elkaar te benutten. De coach licht de kern van TIPS toe, namelijk de cyclus die overeenkomsten vertoont met de bekende PDCA cyclus (Plan Do Check Act). TIPS biedt een interessante manier om de PDCA cyclus inhoudelijk vorm te geven in de praktijk aan de hand van zoveel mogelijk beschikbare data. De TIPS vergaderstructuur biedt handvatten en richting in het proces van probleemoplossen.

2 2 Slide wat biedt TIPS? Slide verbeterde besluitvorming door probleemoplossen Slide onderzoek naar effectiviteit Slide Uitkomsten Slide Hoe bouw je een vergaderstructuur (1) Slide Hoe bouw je een goede vergaderstructuur (2) Met TIPS wordt de juiste informatie op het juiste moment behandeld in een format waarin je direct ziet hoe het werkt. De datamanager doet hierin het voorwerk. De coach loopt de slide langs en licht toe wat TIPS het PBSteam verder kan bieden. De coach licht de slide toe en geeft aan: Vaak gaan we van probleem naar oplossing en missen we de stap van goed met elkaar brainstormen. Die stap is in TIPS goed verankerd. Je zet de gekozen oplossing in een actieplan en checkt periodiek of die stappen in het actieplan ook daadwerkelijk zijn gezet. De coach geeft aan dat er diverse onderzoeken zijn uitgevoerd naar het effect van TIPS. De coach licht toe wat de uitkomsten zijn. Ook noemt hij: Dat wat je beoogt met tips dat levert het ook op. Dit werkt! Daarom willen we dit ook in Nederland. De coach loopt de genoemde punten langs. Er moet een gestroomlijnde procedure zijn waarbij duidelijke afspraken en gedragsverwachtingen gelden, bijvoorbeeld: We gaan altijd een uur of anderhalf uur met elkaar vergaderen. Iedereen mag elkaar hierop aanspreken. Dat is zelfs wenselijk! Iedereen is binnen het PBSteam verantwoordelijk om met elkaar deze structuur neer te zetten. De agenda wordt gevolgd. Slide Datamanager: vaardigheden Slide TIPS formulier De coach loopt de overige punten langs op de slide. Hij noemt dat het in Amerika al vrij gebruikelijk is om elektronisch te vergaderen met behulp van een groot elektronisch whiteboard. Dit betekent dat alle deelnemers aan de vergadering ter plekke kunnen zien wat er genotuleerd wordt. Dit vergroot de betrokkenheid van deelnemers. In Nederland is dit nu nog minder gangbaar. De verwachting is wel dat we hier op termijn ook in NL naartoe zullen gaan. De coach loopt de slide langs en benoemt belangrijke vaardigheden van de datamanager. Dit is het TIPS formulier. Het is een beproefd formulier dat heel helpend is gebleken. Er is eindeloos mee gevarieerd en men heeft uiteindelijk hier voor gekozen. Het is een beetje gek! Agendapunt 1 = namelijk de volgende bijeenkomst (wanneer, wie zijn er dan, etc.). Wat zou hier de reden van kunnen zijn? Door aan het begin vast te stellen waar en wanneer de volgende bijeenkomst plaatsvindt, zijn ALLE leden van het PBSteam hiervan op de hoogte. Als er iemand aan het einde eerder weg moet, dan heeft niemand deze cruciale informatie gemist. Bovendien zijn de plannen in de

3 3 huidige bijeenkomst gedeeltelijk afhankelijk van wanneer de volgende bijeenkomst plaatsvindt. Te denken valt aan uit te voeren actieplannen die voor de volgende bijeenkomst moeten worden uitgevoerd. De agenda wordt vastgesteld naar aanleiding van de notulen van de vorige keer. Nieuwe agendapunten en alle actieplannen komen er als agendapunt op zodat kan worden afgevinkt wat gedaan is. Slide notulen maken De coach eindigt met de oefening: wat komt waar (zie slide). Hij geeft de deelnemers steeds een minuut of twee de tijd om met hun buurvrouw te bedenken waar welk punt op het TIPS formulier aan bod komt. Door te klikken op de muis komt steeds een pijl in beeld met het juiste antwoord. Je ziet dat er weinig ruimte is op het formulier. Het is de bedoelding dat de notulist goed samenvat en geen overbodige informatie opschrijft. We zijn nu allemaal even notulist. Kijk even naar de tekst over een algemeen agendapunt: het rooster. Wat hiervan moet er nu genotuleerd worden? De coach geeft de deelnemers een paar minuten de tijd om de belangrijkste punten uit het gesprekje samen te vatten. Hierna bespreekt hij de oefening na en vraagt hij enkele deelnemers om te delen wat zij hebben samengevat. Je formuleert zoveel mogelijk in termen van je doel (wat, wanneer, waar, wie waarom?). Daarbij let je op: wat was de discussie, wat is er afgesproken en welke acties vloeien daar uit voort? Wat je formuleert moet goed leiden in de richting van: wat willen we bereiken? Slide overstap naar specifieke vraagstukken over gedrag Tenslotte bevestigt de coach met de tekst op de volgende slide de essentie van het gesprek. Dit was het deel van de algemene punten. We maken nu de overstap naar specifieke problemen die het PBSteam gaat oppakken. Daarbij wordt altijd data benut. Niet zomaar in het wilde weg. De datamanager heeft vooraf opvallende data geselecteerd. Bijvoorbeeld, data over waar zich het meeste probleemgedrag voordoet of data over gedrag waar het PBSteam een actieplan op heeft gemaakt. Of data over een specifieke leerling waar zorgen over zijn. Dan komen we op een heikel punt in Nederland. Wij hebben nog geen programma als SWIS waar de datamanager data uit kan halen. Wel hebben we een invoer programma in de database. Hier is een Excel bestand aan gekoppeld waarmee de datamanager data kan selecteren. En.er is altijd data die het PBSteam kan benutten. Bijvoorbeeld vooruitgang op de Skol. Welke kinderen gaan helemaal niet vooruit terwijl we dat wel verwachten? De datamanager maakt de selectie niet per definitie alleen. Hij kan hierbij ondersteund worden door bijvoorbeeld de intern begeleider.

4 4 Slide SWIS Stel je hebt wel data uit SWIS: SWIS heeft gegevens van meer dan 4000 scholen en meer dan leerlingen in de VS. Slide met piek, trend en afwijking van de norm SWIS maakt gebruik van mediaanscores. De mediaan is de middelste waarde in een reeks getallen die gerangschikt zijn naar grootte. Dat wil zeggen dat 50% van de getallen onder de mediaan scoort en 50% van de getallen boven de mediaan. Dit levert SWIS op: - Gemiddelden per dag per maand (maanden hebben verschillend aantal dagen en daarom wordt er niet met gemiddelden per maand gewerkt). Bij het analyseren van data kijkt het PBSteam naar trends, pieken en de norm. - De trend wijst op een toe- of afname van het geselecteerde gedrag over tijd. Deze wordt hier met een blauwe pijl aangegeven Bij een toenemende trend is er sprake van een gedragsvraagstuk dat dient te worden aangepakt. Indien dit niet gebeurt, dan kan vrij accuraat worden voorspelt dat het ongewenste gedrag de komende maand verder zal toenemen. - De pieken worden op face value geïdentificeerd en geven aan waar zich de grootste uitschieters voordoen. Ook deze dienen specifiek onder de loep te worden genomen door het PBSteam. - De norm (mediaan) is hier weergegeven met een rode lijn. De twee standaard deviaties boven en onder de norm zijn met stippenlijnen aangegeven. Scholen hebben als doel om binnen deze lijnen te blijven met hun scores. Als de scores buiten deze lijnen vallen, dan is er sprake van een gedragsvraagstuk. In Nederland hebben we nog geen normgegevens. Wel kunnen we al kijken naar trends en pieken. Eerste twee slides Phoenix elementary We gaan nu kijken naar data van de Amerikaanse Phoenix elementary school, een basisschool in Arizona. Aan jullie de vraag om goed te kijken naar: De trend De pieken Hoe de scores zich verhouden tot de norm. Probeer op basis hiervan samen met je buurvrouw tot een probleemdefinitie te komen die je kort en bondig samenvat. De coach loopt enkele probleemdefinties van deelnemers langs.

5 5 Slide primaire probleemdefinitie Volgende 4 slides over gedragsincidenten Slide specifiekere probleemdefinitie Slide data gebruiken om oplossingen te genereren Slide Cirkel met overeenkomsten cyclus plan do check act Slide Data verzamelen om: De coach vat de primaire probleemdefintie nog een keer samen. De primaire probleemdefinitie biedt aanknopingspunten om verder te kijken en tot een meer specifieke probleemdefinitie te komen. Het PBSteam stelt zichzelf de volgende vragen om haar analyse van de situatie te verfijnen: Wanneer is het gedrag begonnen? Waar doen zich de gedragsincidenten vooral voor? Op welk tijdstip doen zich de gedragsincidenten vooral voor? Wie zijn er bij betrokken? Wat is de achterliggende reden? Het PBSteam genereert hypothesen en de datamanager zoekt naar aanleiding hiervan meer specifieke data om aan het PBSteam voor te leggen. Hier volgen enkele voorbeelden. De coach licht de data toe. Op basis van aanvullende data komt het PBSteam tot een specifiekere probleemdefinitie. Belangrijk daarbij is ook dat het PBSteam altijd met elkaar bekijkt: wat zegt dit en over wie gaat dit? Is er bijvoorbeeld een iemand die heel veel incidenten heeft geregistreerd? De coach benoemt de definitie uit het voorbeeld. Als het gedragsvraagstuk voldoende in kaart is gebracht, dan is de volgende stap om gezamenlijk te zoeken naar antwoorden. Dit gebeurt aan de hand van de volgende stappen. De coach licht de stappen op de slide toe en legt het verband met de pijlers van SWPBS. Hierna bedenken de deelnemers in tweetallen een actieplan voor het genoemde gedragsvraagstuk van de vorige slide. De coach bespreekt de oefening plenair na. De coach benoemt nogmaals de verschillende stappen van de cyclus als geheel. De coach licht toe dat data enerzijds wordt benut om individuele leerlingen te ondersteunen en te helpen zich aan de schoolwaarden en de gedragsverwachtingen van de school te houden. Anderzijds wordt de data benut om schoolbrede gedragsvraagstukken op te lossen. Wanneer zich bijvoorbeeld veel gedragsincidenten voordoen in de gangen, dan kan dit een indicatie zijn dat de gedragsverwachtingen die gelden op de gang aanscherping verdienen en dat het nodig is om de les in goed gedrag op de gang met de leerlingen te herhalen. In die zin biedt de data dus zicht op de mate waarin de interventies op het groene niveau van de piramide voldoende geïmplementeerd zijn in de school en wordt de data benut om het implementatieproces verder te versterken en de implementatie te borgen.

6 6 Noot voor de coach TIPS is een belangrijk onderdeel van de scholing van de datamanager, de notulist en de voorzitter van het PBSteam. Het is belangrijk om zo snel mogelijk met TIPS te beginnen zodat het een gewoon onderdeel wordt van de werkwijze van het PBSteam. Van belang is daarbij om na te gaan hoe je als coach het PBSteam kunt stimuleren en bekrachtigen om met de vergaderstructuur aan de slag te gaan. Het is goed om ook daarbij gebruik te maken van data, bijvoorbeeld door bij te houden hoe vaak er wordt vergaderd, hoe vaak iedereen daarbij aanwezig is, hoeveel actiepunten er worden afgevinkt en deze successen onder de aandacht te brengen van het PBSteam.