RESULTAAT VERSNELLERS

Transcriptie

1 B-bewust Beter (SATOP-47), een project van Borstkankervereniging Nederland RESULTAAT VERSNELLERS Voor patiëntenorganisaties, die online instrumenten (willen) ontwikkelen ter ondersteuning van eigen regie van patiënten bij het maken van keuzes: die streven naar optimaal gebruik ervan in de praktijk; door bij de implementatie ervaringsdeskundigen in te zetten; én een samenwerking aan te gaan met zorgverleners.

2 Inhoud Inleiding 3 B-bewust en leren van implementeren 4 1 Resultaatversneller: In 10 stappen naar een succesvolle implementatie Resultaatversneller: Trainingsprogramma: actieve leden aan de slag met B-bewust en Gedeelde besluitvorming Resultaatversneller: Opleidingsstructuur: begeleiden, faciliteren en motiveren van actieve vrijwilligers Resultaatversneller: Ideaal functieprofiel patient advocate met veranderkundig specialisme Resultaatversneller: Checklist ziekenhuizen: goede basis voor succesvolle implementatie

3 Inleiding Borstkankervereniging Nederland (BVN) heeft samen met patiënten en zorgverleners een online hulpmiddel ontwikkeld waarmee borstkankerpatiënten en hun naasten gesprekken met de zorgverlener(s) kunnen voorbereiden. Dit hulpmiddel is ingericht in twee routes. Via de eerste route kan men putten uit twaalf themalijsten met voorbeeldvragen en op basis daarvan een eigen checklist met vragen samenstellen voor elk gesprek. Men kan de eigen checklist online beheren: printen, mailen, aanpassen en aantekeningen plaatsen. Bij elke themalijst hoort ook een video waarin drie belangrijke vragen over het betreffende thema worden voorgelegd aan een zorgverlener en een ervaringsdeskundige zijn of haar persoonlijke verhaal deelt. Via de tweede route kan men meer lezen over borstkanker, erfelijke belasting en borstreconstructie en vindt men verwijzingen naar meer hulp- en informatiebronnen. Op de homepage van de B-bewust website is een video gepubliceerd over Eigen regie met als doel mensen die te maken hebben met borstkanker via ervaringsverhalen de meerwaarde van eigen regie te laten zien en ze te inspireren dit vorm te geven op een manier die bij ze past. Wie regie neemt voelt zich beter, maar wat is eigen regie precies? Is dat voor iedereen weggelegd? Hoe kun je eigen regie vormgeven? In de video geven zeven vrouwen openhartig antwoord op deze vragen door hun eigen ervaringen te delen. Door borstkankerpatiënten en hun naasten, naast de informatie die het ziekenhuis zelf biedt, te wijzen op de betrouwbare B-bewust informatie, hen te motiveren om via B-bewust stil te staan bij eigen vragen en voorkeuren én deze te uiten, wil BVN een bijdrage leveren aan zelfmanagement van patiënten en daarmee een beter verloop van het proces van gedeelde besluitvorming. Voordelen B-bewust voor degene die te maken heeft met borstkanker: Grip, rust en overzicht in een hectische periode door betrouwbare en volledige informatie en bewustwording van eigen wensen, behoeften en vragen. Beter onthouden van informatie door actievere rol in gesprekken. Efficiënt benutten van de spaarzame tijd met de zorgverleners. Geeft mogelijkheid tot meer eigen regie en gedeelde besluitvorming over het behandelplan. Beter in staat (eigen) keuzes te maken. Bovenstaande draagt bij aan kwaliteit van leven. Voordelen zorgprofessional indien B-bewust wordt ingezet: Ondersteuning, bij alle vier de stappen van gedeelde besluitvorming (Stiggelbout 2015), in de coachende rol ter bevordering van gedeelde besluitvorming doordat B-bewust patiënten laat nadenken over hun wensen, behoeften en vragen en uitnodigt om deze in te brengen in gesprekken. Maatwerk bieden aan patiënten in zelfmanagement ondersteuning. Efficiëntere gesprekken met de patiënt; doordat gesprekken patiënt gerichter zijn, zullen patiënten de informatie beter onthouden. Bovenstaande draagt bij aan de kwaliteit van leven van de patiënt. 3

4 B-Bewust en leren van implementeren Implementatie in opstart Implementatie gerealiseerd op afdeling Mammacare / Chirurgie Implementatie ook op andere afdeling(en) gerealiseerd waar borstkankerpatiënten komen voor behandeling UMCU UTRECHT 2 ANTIONIUS ZIEKENHUIS UTRECHT 3 ELKERLIEK ZIEKENHUIS HELMOND 4 DE TJONGERSCHANS HEERENVEEN 5 ANTONIUS ZIEKENHUIS SNEEK 6 OMMELANDER ZIEKENHUIS WINSCHOTEN EN DELFZIJL 7 FLEVOZIEKENHUIS ALMERE 8 RIJNSTATE ZIEKENHUIS ARNHEM 9 ISALA MEPPEL 10 MST ENSCHEDE/ OLDENZAAL 11 RIVIERENLAND ZIEKENHUIS TIEL 12 ALBERT SCHWEITZER ZIEKENHUIS DORDRECHT 13 MEANDER MEDISCH CENTRUM AMERSFOORT 4 14 TERGOOI ZIEKENHUIS HILVERSUM 15 ZORGSAAM ZIEKENHUIS TERNEUZEN 16 AMPHIA ZIEKENHUIS BREDA 17 ZGT HENGELO 18 ALEXANDER MONRO ZIEKENHUIS BILTHOVEN 19 CATHARINA ZIEKENHUIS EINDHOVEN 20 ADMIRAAL DE RUYTER ZIEKENHUIS GOES 21 HAVENZIEKENHUIS ROTTERDAM 22 MUMC+ MAASTRICHT 23 ZUYDERLAND ZIEKENHUIS SITTARD, GELEEN, HEERLEN 24 MEDISCH CENTRUM LEEUWARDEN 25 ISALA ZWOLLE 26 WILHELMINA ZIEKENHUIS ASSEN

5 Tijdens het project B-bewust in bedrijf (1 januari 2015 tot en met 31 mei 2016) vergrootte BVN het gebruik van B-bewust door de doelgroep aanzienlijk door zorgverleners te vragen B-bewust onder de aandacht van hun patiënten te brengen. B-bewust werd geïmplementeerd in de vaste werkwijze van zorgteams en de informatievoorziening richting patiënten. Daarbij is ook veel ervaring opgedaan over hoe B-bewust het beste door zorgverleners onder de aandacht gebracht kan worden van patiënten. Het project is uitgevoerd in het kader van het Actieplan ehealth dat is opgesteld door ZonMw om implementatie en opschaling van ehealth-innovaties in de dagelijkse gezondheidszorg te versnellen. De vraagstelling van het project was: hoe kan B-bewust een structurele plek krijgen in het informatieaanbod van ziekenhuizen aan borstkankerpatiënten en het proces van gedeelde besluitvorming en welke lessen kunnen worden geleerd van een aanpak die zich hierop richt? BVN is erin geslaagd om in de projectperiode contact te leggen met 24 ziekenhuizen die geïnteresseerd waren om aan de slag te gaan met de implementatie. Daarvan zijn er 17 in het project gestart met de implementatie en besloot 1 ziekenhuis niet mee te doen. De meesten hebben de proefimplementatie ook afgerond binnen het project. In de overige 6 ziekenhuizen is de implementatie recent gestart of wordt verwacht dat deze nog in 2017 zal starten. In het project hebben 15 vrijwilliger patiëntvertegewoordigers (patient advocates) zich ingezet om de implementatie in een ziekenhuis in hun regio te begeleiden. Het gebruik van B-bewust en het aantal aangemaakte checklists is tijdens de projectperiode gestegen. BVN en de patient advocates hebben veel geleerde lessen verzameld over de wijze waarop de kans op implementatie vergroot kan worden. Deze komen samen op waar de volgende eindproducten kosteloos en voor breed publiek beschikbaar zijn gesteld: 1. Een eindverslag van het project met o.a. de resultaten, conclusies en aanbevelingen uitgebreid omschreven. 2. Inspiratievideo van een best practise uit het project met aan het eind een verwijzing naar twee generieke stappenplannen (eindproduct 3 en 4). 3. Praktische tips in de vorm van een stappenplan voor patiëntenorganisaties die het gebruik van een keuzeondersteunende tool willen vergroten door deze via zorgverleners onder de aandacht van de eindgebruiker te brengen. 4. Praktische tips in de vorm van een stappenplan voor zorgverleners die B-bewust willen implementeren in hun zorgproces of daarin een volgende stap willen maken. 5. Toolkit met (communicatie)middelen die zijn ontwikkeld ter ondersteuning van de implementatie, instrumenten die zijn ontwikkeld voor evaluatie en monitoring van de implementatie en artikelen over gezamenlijke besluitvorming en eigen regie. Vrij te gebruiken door andere organisaties en ziekenhuizen. Vanuit van het programma PG Werkt Samen ( een samenwerkingsverband van patiëntenkoepels Patiëntenfederatie Nederland, Ieder(in) en het Landelijk Platform GGz, en ondersteuning door PGOsupport kon BVN het project in 2016 een vervolg geven onder de naam B-bewust beter. Wat BVN in dit vervolgproject wilde bereiken was het voortzetten van de samenwerking met de ziekenhuizen waar de implementatie al was opgestart en het starten van implementatie in ziekenhuizen waar wel contacten waren gelegd, maar waar de implementatie nog niet van de grond kwam. Waar de implementatie tijdens B-bewust in bedrijf vaak nog onder de titel proefimplementatie gedaan werd, was bij B-bewust beter het streven een implementatie te realiseren met een meer de permanent karakter. Het doel van B-bewust beter was om te komen tot een aantal aanbevelingen aan andere patiëntenorganisaties als het gaat om: het werven, opleiden, begeleiden en binden van vrijwillige patient advocates, en de kenmerken van ziekenhuizen en zorgteams die maken dat permanente implementatie een grote kans van slagen heeft. Het streven was een permanente implementatie te realiseren in 20 ziekenhuizen. Op het kaartje op de vorige pagina is te zien in hoeverre dit geslaagd is. Naast dit resultaat leverde het project een aantal eindproducten op die BVN in dit rapport presenteert als resultaatversnellers. Ze informeren en inspireren andere patiëntenorganisaties die voor dezelfde uitdagingen staan zodat ze het wiel niet volledig opnieuw hoeven uit te vinden. 5

6 1 Resultaatversneller In 10 stappen naar een succesvolle implementatie Eén van de eindproducten van het project B-bewust in bedrijf is een stappenplan voor organisaties die het gebruik van een keuze-ondersteunende tool willen vergroten door deze via zorgverleners onder de aandacht van de eindgebruiker te brengen. Het stappenplan biedt aan patiëntenorganisaties al concrete tips vanaf de allereerste stappen die zij maken bij de ontwikkeling van (online) hulpmiddelen om patiënten te ondersteunen in eigen regie. De tien stappen bieden namelijk een praktisch handvat voor de ontwikkeling én de implementatie en opschaling ervan via zorgverleners. Het stappenplan is te downloaden op 2 Resultaatversneller Trainingsprogramma: actieve leden aan de slag met Gedeelde besluitvorming Ten behoeve van de opleiding van de patient advocates (pa s) die zich inzetten voor B-bewust beter ontwikkelde BVN, binnen de BVN academie, een trainingsdag Gedeelde besluitvorming voor al haar actieve leden. BVN heeft in totaal leden (per 31 december 2016), waarvan 320 actieve leden (per 31 december 2016). Van de actieve leden zijn er 32 die zich inzetten als regionale patient advocate. Tijdens het project B-bewust in bedrijf is gebleken hoe lastig het is om een groep pa s bij elkaar te krijgen voor een training. Bovendien bleek 1-op-1-contact (maatwerk begeleiding) tussen projectleider en pa veel effectiever. Zie resultaatversneller 3 en het eindverslag op De verwachting was dus dat we met de training maar een deel van de groep zouden bereiken. Om het bereik onder pa s zo groot mogelijk te maken is besloten het middagprogramma toegankelijk te maken voor alle pa s en niet alleen voor de 15 de pa s die zich voor het project inzetten. De presentaties en trainingsmaterialen zijn na afloop beschikbaar gesteld voor alle pa s die niet konden komen. Bijkomend voordeel van deze aanpak was dat via de training meer actieve leden geschoold werden over Gedeelde besluitvorming en (implementatie van) B-bewust. Het landelijk bereik van de visie en informatie die BVN over deze onderwerpen wil uitdragen wordt hiermee vergroot, wat de voedingsbodem voor implementatie van B-bewust in ziekenhuizen alleen maar verstevigt. De ontwikkeling van de training was een samenwerkingsverband tussen de projectleider van het project B-bewust beter en degene die bij BVN de drijvende kracht is achter de BVN academie en coördinator is van alle regionale patient advocates. Deze samenwerking resulteerde in een dagprogramma dat bestaat uit twee delen; een ochtendprogramma voor alle deelnemers en een middagprogramma waarin actieve leden functiespecifiek in groepen aan de slag gingen. De training Gedeelde besluitvorming vond plaats op 16 september De dag werd mede mogelijk gemaakt door andere BVN collega s en de (grotendeels vrijwillige) inzet van sprekers en actieve leden die op 16 september inhoudelijk of qua organisatie een waardevolle bijdrage leverden. 6

7 Beste actieve leden van BVN, Op vrijdag 16 september is de volgende trainingsdag voor alle actieve leden. We nodigen je van harte uit voor deze inspirerende bijeenkomst: Samen beslissen en eigen regie. Het bevorderen van gedeelde besluitvorming in de zorg en eigen regie bij patiënten staat centraal in de werkwijze, dienstverlening en producten van BVN. Het is voor jou als actief lid dan ook van belang om goed over dit thema te zijn geïnformeerd, zodat je dit bij je activiteiten kunt uitdragen. Wat betekent eigen regie en samen beslissen? Welke misvattingen zijn er? Als actief lid is het goed om de activiteiten en producten van BVN op dit gebied te kennen, te kunnen benoemen en te gebruiken binnen je vrijwilligerswerk. Informatie en inspiratie Deze dag krijg je informatie over de waarde van gedeelde besluitvorming en eigen regie en het standpunt van BVN hierin. Daarnaast word je via verschillende werkvormen vooral ook geïnspireerd om hier vanuit je eigen vrijwilligersrol meer mee te gaan doen. Vragen die aan de orde komen zijn bijvoorbeeld: Eigen regie; wat is dat nu precies? Is dat voor iedereen weggelegd? Hoe wijs ik anderen (lotgenoten) op B-bewust? Welke onderzoeken lopen er rondom dit thema of zouden er moeten komen? Hoe kan ik bij het beantwoorden van vragen van lotgenoten eigen regie stimuleren? Wat betekent gedeelde besluitvorming voor de manier waarop ik lotgenoten ondersteun? Hoe kan ik zorgverleners het beste ondersteunen bij het vormgeven van gedeelde besluitvorming? Programma De trainingsdag is bedoeld voor alle actieve leden, ongeacht welke vrijwilligersfunctie je hebt. Het programma is zo samengesteld dat het leuk en leerzaam is voor iedereen: tot uur voor alle actieve leden! tot uur uitgebreide lunch en tijd om bij te praten en te netwerken tot 16:00 uur verdiepingsprogramma voor sommige functies. Je wordt hierover apart door je projectleider/coördinator geïnformeerd. Locatie Cursus- en vergadercentrum Domstad te Utrecht Aanmelden Meld je voor 15 augustus aan. We hopen je op 16 september te zien! Heb je vragen over deze dag, neem gerust contact op met Dominique Sprengers, coördinator BVN academie. Er waren 38 actieve leden aanwezig op 16 september, waarvan een derde van het totaal aantal regionale patient advocates. Van de 38 aanwezigen hebben er 33 het digitale evaluatieformulier ingevuld na afloop van de training. Het trainingsprogramma is positief beoordeeld met een gemiddeld rapportcijfer van een 8. Men vond het overwegend een interessant onderwerp, informatief, leerzaam, inspirerend en gevarieerd. Ook de sprekers en presentaties werden goed beoordeeld. BVN stelt het trainingsprogramma beschikbaar voor andere patiëntenorganisaties. In de toolkit op onder het kopje B-bewust beter staan de volgende items: Ochtend Draaiboek Powerpointpresentatie BVN Powerpointpresentatie AnneLoes van der Staa Middag (interactief onderdeel regionale patient advocates) Draaiboek Powerpoint presentatie Invulformulier werkplan patient advocate 7

8 3 Resultaatversneller Opleidingsstructuur: begeleiden, faciliteren en motiveren van actieve vrijwilligers Het project B-bewust beter gaf BVN de mogelijkheid ervaring op te doen met verschillende vormen van opleiding en begeleiding van pa s en het vormen van een visie op wat een ideale vorm en combinatie is van projectgerichte groepstraining en persoonlijke begeleiding. In deze resultaatversneller bundelen we onze ervaring en visie waarbij de vraag centraal staat: op welke manier kunnen een goede werving, begeleiding en opleiding bijdragen aan een zo goed mogelijke inzet van ervaringsdeskundige patient advocates die betrokken zijn bij een implementatieproject? Op basis hiervan kunnen andere organisaties leren hoe ze actieve vrijwilligers het beste kunnen faciliteren, binden en motiveren zodat hun contact met ziekenhuizen goede grond oplevert voor de implementatie van zelfmanagement ondersteuning. Werven van vrijwilligers voor het project Het succes van de implementatie hangt sterk af van de wijze waarop een relatie met het ziekenhuis is of wordt opgebouwd. Het inzetten van patiëntvertegenwoordigers (patient advocates), die als ervaringsdeskundige vaak al een relatie hebben met een of meer ziekenhuizen in hun regio, helpt hierbij. Op deze manier is het bereik van de implementatie bovendien groter en wordt het patiëntenperspectief optimaal ingebracht in de samenwerking met het ziekenhuis. BVN heeft de afgelopen jaren een grote groep patient advocates (pa s) opgeleid als belangenbehartigers die zich vrijwillig inzetten om de borstkankerzorg te verbeteren. Als pa maak je deel uit van het landelijk BVN-netwerk van patient advocates. BVN wil in elke provincie twee á drie patient advocates die contacten onderhouden met ziekenhuizen en andere organisaties. Deze patient advocates worden onder leiding van de programmamanager Kwaliteit van Zorg gecoacht en geschoold (deze scholing is onderdeel van de BVN academie). De vacature staat op bvn-zoekt-patient-advocates In het project zijn 15 pa s actief betrokken. Een belangrijke reden voor de betrokken pa s om zich in te zetten voor het project was dat het ging om een concreet, tijdelijk project met een duidelijke doelstelling. Alle betrokken patient advocates omarmen bovendien de bedoeling achter B-bewust en geloven dat B-bewust daar een bijdrage aan kan leveren. Dit was voor hen misschien wel de belangrijkste drijfveer om zich aan te melden voor het project. Opleiden en begeleiden: wat is een ideale combinatie? Het is verstandig om pa s gerichte ondersteuning te bieden bij het uitvoeren van taken en werkzaamheden die vanuit het project gevraagd worden, waarbij rekening gehouden wordt Tegen zorgverleners zou ik willen zeggen: denk niet voor de patiënt, maar denk (mee) met de patiënt! Ik vind het belangrijk dat patiënten weten dat ze zelf keuzes mogen maken als ze dat willen, dat ze wat te kiezen hebben. Mijn ervaring is dat patiënten zich (achteraf) meer gekend voelen als ze worden betrokken bij keuzes en via B-bewust uitgenodigd worden om eigen vragen en voorkeuren in te brengen. Rian Terveer, patient advocate BVN met de tijd die vrijwilligers beschikbaar willen maken voor opleiding en training. Dit zorgt voor binding, goede kwaliteit van de samenwerking en implementatie én voor de nodige motivatie. Naast bijeenkomsten waar het persoonlijke contact met elkaar een grote pré is, biedt 1-op-1 begeleiding per telefoon, Skype en ook een uitkomst. De geleerde lessen en aanbevelingen over het samenwerken met en begeleiden van vrijwillige pa s bij een implementatieproject zijn terug te vinden op de volgende plekken op Eindverslag B-bewust in bedrijf, pagina 14 Stappenplan patiëntenorganisaties, stap 9 Bij het trainen en begeleiden van pa s is de nadruk, meer dan vooraf bedacht, komen te liggen op 1-op-1 begeleiding en coaching door de projectleider dan trainingen met de hele groep. Doordat de aanpak van de implementatie in de ziekenhuizen verschilden, was er een grotere behoefte aan op maat ondersteuning. Bovendien wordt van de betreffende vrijwilligers, buiten het project en hun reguliere vrijwilligersactiviteiten, door BVN al verwacht dat zij drie keer per jaar een dag beschikbaar zijn voor training. De beoogde extra trainingsdag(en) in het kader van het project bleken voor velen een extra belasting waar ze niet op zaten te wachten. De leerbehoefte was er, maar een dag naar Utrecht komen voor training vonden de meesten teveel. Het projectgericht werven van nieuwe vrijwilligers kan hiervoor een oplossing bieden. 8

9 Vervolg resultaatversneller 3 Zij zijn dan gevrijwaard van de algemene taken en verantwoordelijkheden die horen bij de patient advocate functie. Wat is nu een ideale vorm en combinatie van projectgerichte groepstraining en persoonlijke begeleiding van pa s die zich inzetten voor een implementatieproject? BVN ontwikkelde onderstaand model. De term patient advocate of pa wordt gebruikt als het gaat om een patiëntvertegenwoordiger die BVN breed ingezet kan worden als belangenbehartiger kwaliteit van zorg. De term patient advocate plus of pa plus gebruiken we als het gaat om een patiëntvertegenwoordiger die daarbij ook nog eens geschikt is om projectgericht ingezet te worden bij de implementatie van B-bewust. FASE ÉÉN: WERVEN EN AANNEMEN VAN PATIENT ADVOCATES De projecten B-bewust in bedrijf en B-bewust beter hebben geleerd dat het ondersteunen van vernieuwing (implementatie B-bewust in ziekenhuizen) niet eenvoudig is. Wil je als patiënten-organisatie vrijwillige actieve leden inzetten om de implementatie te begeleiden, dan is het van belang om je te realiseren dat de vrijwilliger behoorlijk wat veranderkundig talent moet bezitten en ook de tijd moet kunnen investeren die nodig is. Zet een heldere vacature uit en op basis van een duidelijk functieprofiel. Op dit moment werft BVN nog patient advocates die breed inzetbaar zijn voor BVN. In de toolkit op lerenvanimplementeren onder het kopje B-bewust beter staat de functieomschrijving voor een breed inzetbare pa behorende bij de vacature In de (nabije) toekomst zal daarnaast de werving opgestart worden voor patient advocates die meer als specialist aan de slag kunnen: projectgericht bij implementatie van B-bewust en gedeelde besluitvorming. Dit is mogelijk door de ervaring die BVN heeft opgedaan met het project. Zie o.a. resultaatversneller 4: omschrijving van een profiel en de vaardigheden waaraan je als patient advocate moet voldoen om zelfmanagement ondersteuning aan de patiënt te implementeren in ziekenhuizen. Bij het aannemen van patient advocates is verwachtings-management essentieel om de kans op een perfect match te vergroten en de kans te verkleinen dat men snel na het starten in de functie afhaakt. Als patient advocate ben je namens BVN het vaste aanspreekpunt voor zorgverleners wat het belang onderstreept van (het opbouwen van) een lange termijnrelatie tussen pa en zorgverleners in het ziekenhuis. Om die reden verloopt de werving en selectie van pa s, door de coördinator regionale patient advocates, in drie stappen: STAP 1: ORIËNTATIE EN VERWACHTINGSMANAGEMENT Uitgebreid telefonisch gesprek nadat een kandidaat zich heeft gemeld via een vacature of open sollicitatie. De checklist die BVN hierbij hanteert staat ook in de toolkit op onder het kopje B-bewust beter. Dit is het moment om ook specifieke projecten of onderwerpen onder de aandacht te brengen, zodat de kandidaat weet dat de mogelijkheid bestaat om binnen de functie op één of meer van deze zaken in te zoomen. Bijvoorbeeld op het implementeren van B-bewust en gedeelde besluitvorming in het ziekenhuis (of de ziekenhuizen) in de betreffende regio. STAP 2: TIME-OUT BVN en de kandidaat laten het telefoongesprek bezinken en denken na of kandidaat en functie bij elkaar passen. Wordt hier van beide kanten positief over gedacht, dan volgt stap 3. STAP 3: STARTGESPREK Persoonlijke kennismaking bij BVN op kantoor en het maken van concrete afspraken ten aanzien van het aan de slag gaan in de functie. Inventariseren wat er nodig is (bijvoorbeeld aan scholing) voordat de kandidaat aan de slag kan. FASE TWEE: AAN DE SLAG ALS PATIENT ADVOCATE Elke nieuwe patient advocate doorloopt een inwerkprogramma onder begeleiding van de programmamanager Kwaliteit van zorg en/of de coördinator regionale patient advocates (met wie kennis gemaakt is in fase één). Het inwerkprogramma staat in de toolkit op onder het kopje B-bewust beter. Na het doorlopen van het inwerkprogramma is elke patient advocate voorzien van een spreekwoordelijke rugzak met de basiskennis, -ervaring en -informatie die nodig is om namens BVN in gesprek te gaan 9

10 Vervolg resultaatversneller 3 met zorgverleners, te onderzoeken waar de ondersteuningsbehoefte bij hen ligt en ze te vertellen over producten, diensten en ondersteuning die zij namens BVN kunnen aanbieden. Zo ook als het gaat om implementatie van B-bewust en gedeelde besluitvorming. In dit kader: kunnen zij de visie en het standpunt van BVN uitdragen over de waarde van eigen regie en gedeelde besluitvorming. weten zij hoe B-bewust hieraan kan bijdragen en wat de voordelen ervan zijn voor patiënten en zorgverleners. weten zij precies wat de B-bewust website te bieden heeft en hoe de checklist functionaliteit werkt. weten zij dat er van elk B-bewust thema ook een papieren versie van de themalijst met voorbeeldvragen beschikbaar is voor zorgverleners en patiënten. zijn ze op de hoogte van de projecten B-bewust in bedrijf en B-bewust beter, welke eindproducten daaruit voortgekomen zijn en waar die te vinden zijn. zijn zij in staat om zorgverleners te informeren en inspireren om van bovenstaande gebruik te maken als zij de kwaliteit van zorg op dit gebied willen verbeteren. Binnen het inwerkprogramma is bovenstaande nog onderbelicht. Er is een zelfstudiepakket in ontwikkeling over B-bewust en de implementatie van B-bewust en gedeelde besluitvorming dat naar verwachting in de eerste helft van 2017 gereed zal zijn. Hierbij wordt o.a. gebruik gemaakt van de training(smaterialen) die 16 september 2016 gegeven werd (zie resultaatversneller 2). FASE DRIE: AAN DE SLAG ALS PATIENT ADVOCATE PLUS Als een patient advocate in contact komt / is met een ziekenhuis dat heel graag aan de slag wil met implementatie van B-bewust en gedeelde besluitvorming, dan zijn er een aantal mogelijkheden: 1. Het ziekenhuis gaat aan de hand van het stappenplan voor zorgverleners In 10 stappen naar een succesvolle implementatie volledig zelf aan de slag en vraagt het benodigde B-bewust materiaal op via de patient advocate. 2. Als bij 1, maar dan met ondersteuning (procesbegeleiding) door de projectleider Eigen regie en gedeelde besluitvorming. Deze heeft direct contact met het ziekenhuis en betrekt de patient advocate waar dat kan. 3. Als bij 1, maar dan met ondersteuning (procesbegeleiding) door een patient advocate plus. Een omschrijving van een profiel en de vaardigheden waaraan je als patient advocate plus moet voldoen volgt bij resultaatversneller 4. Om als pa zelfmanagement ondersteuning aan de patiënt (B-bewust) te implementeren in ziekenhuizen (adviseur patiëntgerichte zorg in het kader van zelfmanagement ondersteuning en gezamenlijke besluitvorming) is een extra inwerkprogramma nodig waarna je patient advocate plus bent. Dit geldt niet voor pa s die specifiek zijn geworven en aangenomen als patient advocate plus (zie fase één, dit gebeurt nu nog niet). De pa s die zich voor het project B-bewust in bedrijf / B-bewust beter met goed resultaat hebben ingezet, zijn door deze ervaring al patient advocate plus. Het inwerkprogramma voor een pa die als patient advocate plus de implementatiebegeleiding van B-bewust wil begeleiden, in één of meerdere ziekenhuizen in zijn of haar regio, bestaat uit: Startgesprek projectleider Eigen regie en gedeelde besluitvorming (tijdinvestering 1 dagdeel) De pa heeft het gesprek voorbereid aan de hand van de vragen op het invulformulier werkplan (zie middagdeel training 16 september, resultaatversneller 2). Doel van het gesprek op kantoor bij BVN of via Skype is om te komen tot een plan van aanpak waarmee de pa zelf aan de slag kan in contact met het ziekenhuis. Tijdens het startgesprek heeft de projectleider ook de mogelijkheid te toetsen of de basis kennis over B-bewust al voldoende eigen gemaakt is en deze kennis indien nodig ter plekke of via digitale informatie bij te spijkeren. Leren van andere patient advocates De projectleider of de coödinator regionale patient advocates brengt de nieuwe patient advocate plus in contact met andere pa s in de regio die zich ingezet hebben voor het project B-bewust in bedrijf en B-bewust beter. Via Wiki-omgeving kunnen verslagen van deze collega pa s worden ingezien. Vaardigheden training BVN academie (1 dag op locatie) Voorbereiding: concept projectplan / plan van aanpak maken 10

11 Vervolg resultaatversneller 3 Tijdens deze trainingsdag (o.a. rollenspellen) onder begeleiding van een professionele trainer / trainingsacteur gaat het om kennis en vaardigheden op het gebied van: Projectmatig werken Verschil begeleiding op inhoud en proces Veranderkunde (basis) Inspelen op / omgaan met actuele ontwikkelingen in het ziekenhuis Weerstand ombuigen naar voorwaarden om In kaart brengen van het zorgpad en adviseren over hoe B-bewust hierin het beste ingepast kan worden (waar, wanneer, hoe) BVN oriënteert zich momenteel op het ontwikkelen van E-Learning trainingen voor effectievere scholing en begeleiding van patient advocates: optimaal landelijk bereik in vergelijking met groepstraining op locatie, beter aansluiten bij persoonlijke situatie van de vrijwilliger (E-learning kan thuis op eigen gekozen moment) en minder begeleidingstijd nodig van BVN. FASE VIER: GOED FACILITEREN IS MOTIVEREN In feite loopt deze fase parallel aan fase drie en is essentieel om de samenwerking BVN / patient advocate /ziekenhuis te laten slagen als het gaat om implementatie van B-bewust. Begin 2016 is aan de betrokken patient advocates gevraagd een evaluatieformulier in te vullen om: geleerde lessen en tips op te halen voor de afronding van het project B-bewust in bedrijf ; het resultaat van de implementatie te bepalen; in kaart te brengen hoe de pa s het werken aan het project hebben ervaren; zichzelf in te schalen aan de hand van stellingen over specifieke vaardigheden; te toetsen of zij zich voldoende gefaciliteerd en gesteund voelden in hun werk door BVN. Het evaluatieformulier is te vinden in de toolkit op onder Instrumenten evaluatie en monitoring implementatie. De uitkomsten van deze evaluatie zijn verwerkt in het eindverslag van het project B-bewust in bedrijf dat ook te vinden is op deze webpagina. Vrijwel alle betrokken patient advocates waren erg tevreden over de training en begeleiding vanuit BVN en de projectleider. Het is goed keer op keer te realiseren dat het functioneren van vrijwilligers en de kwaliteit van de samenwerking met hen en (via hen) met zorgverleners valt of staat met het juist faciliteren waarbij ontzorgen altijd het streven is: Voorbereiding, duidelijkheid en overzicht Er was bij de pa s van te voren behoefte aan een duidelijke taakstelling en inzicht in de tijdsinvestering die het project van hen zou vragen. Dit kon vooraf niet helemaal goed worden ingeschat en werd gaandeweg steeds duidelijker. Omdat er veel voorwerk was verricht door de projectleider (denk bijvoorbeeld aan een duidelijk geformuleerde vraagstelling aan de zorgteams en een lijst met veelgestelde vragen over B-bewust en het project) en volop B-bewust- en projectmaterialen beschikbaar waren, kwamen de pa s goed beslagen ten ijs in de ziekenhuizen. Persoonlijk contact en beschikbaarheid Ieder zorgteam is uniek. Elke patient advocate is uniek; als persoon, maar ook als het gaat om de tijd die men beschikbaar heeft voor het project. Dat vraagt om aandacht en begeleiding op maat door als projectleider regelmatig persoonlijk contact met de vrijwilligers te hebben. Per mail, telefoon, Skype of tijdens een afspraak waarbij je elkaar live ziet. Zo zijn projectleider en vrijwilliger sparringpartner, spring je als projectleider in waar nodig is en heeft de vrijwilliger nooit het gevoel er alleen voor te staan. Inspiratie Het uitwisselen van ervaringen over hoe de implementatie in andere ziekenhuizen verloopt en het delen van nieuwe ontwikkelingen over Gedeelde besluitvorming en ondersteuning van patiënten in eigen regie (bijvoorbeeld door het delen van artikelen) inspireert, zo is gebleken. Nog een voorbeeld is het op de hoogte houden van de pa s over de ontwikkeling (en uitzending op SBS6) van de film met een best practise van het project of, zodra er weer een nieuw ziekenhuis besloten heeft om mee te doen aan het project, het delen daarvan in de groep. 11

12 4 Resultaatversneller Ideaal functieprofiel patient advocate met veranderkundig specialisme De projecten B-bewust in bedrijf en B-bewust beter hebben geleerd dat het ondersteunen van vernieuwing (implementatie B-bewust in ziekenhuizen) niet eenvoudig is. Vaak moet de vrijwilliger behoorlijk wat veranderkundig talent bezitten en ook de tijd moeten kunnen investeren die nodig is om het proces van implementatie succesvol te begeleiden. Het is dan ook zeker het overwegen waard om er een (deels) betaalde functie van de maken. Gaat het om een honderd procent vrijwillige functie dan is het raadzaam dat er een projectleider aan de vrijwilliger is gekoppeld die de voortgang, kwaliteit en resultaat van het implementatieproces in de gaten houdt en, belangrijker nog, de juiste ondersteuning op maat kan bieden aan zowel de vrijwilliger als het betrokken ziekenhuis. FUNCTIEPROFIEL Borstkankervereniging Nederland (BVN) is een belangrijke speler in het veld van het verhogen van de kwaliteit van de zorg voor borstkankerpatiënten. Als patient advocate lever je hieraan een waardevolle bijdrage door namens BVN gesprekpartner te zijn in ziekenhuizen waarbij je je professionele ervaring combineert met je eigen ervaring met borstkanker. Een patient advocate heeft zelf borstkanker (gehad), is erfelijk belast met borstkanker of is nauw bij borstkanker betrokken, heeft inzicht in de kwaliteit van borstkankerzorg (of is bereid dit te verkrijgen). Je maakt deel uit van het landelijk BVN-netwerk van patient advocates. Zij worden op een professionele manier geschoold en gecoacht in hun functie (de scholing is onderdeel van de BVN academie). Specifiek voor de implementatie van zelfmanagement ondersteuning aan patiënten B-bewust ( in ziekenhuizen is BVN op zoek naar patient advocates met passie en talent voor veranderkunde. Mensen die enthousiast worden van het onderwerp gedeelde besluitvorming in de zorg en zich graag inzetten om dit te bevorderen. Bijvoorbeeld door het vergroten van bewustwording van de waarde ervan bij zowel zorgverleners als patiënten, waarbij je vanuit je hart het BVN standpunt Samen beslissen uitdraagt. Ook denk je vanuit patiëntenperspectief mee met zorgverleners over hoe er in gesprekken beter afgestemd kan worden op de unieke persoon die ze tegenover zich hebben, en diens levenssituatie. Het gaat hier in feite om de rol van adviseur patiëntgerichte zorg in het kader van zelfmanagement ondersteuning en gedeelde besluitvorming. Na een inwerkperiode ga je in samenwerking met de projectleider Eigen regie en gedeelde besluitvorming de implementatie in één of, als jij dat wilt, meer ziekenhuizen in jouw regio begeleiden. Het gaat dan om ziekenhuizen die B-bewust graag een permanente plek willen geven in hun zorgpad / vaste werkwijze en informatievoorziening aan patiënten en hun naasten. Belangrijk voor de uitvoering van deze vrijwilligersfunctie is dat je het volgende kunt bieden: HBO/academisch denkniveau Ervaringsdeskundigheid (afstand tot eigen ervaring met borstkanker) Je onderschrijft dat je werk voor BVN vrijwillig is, maar niet vrijblijvend. Je weet wat je aan kunt; ondersteuning vragen en je eigen grenzen aangeven is voor jou geen probleem. Tijd voor training en overleg (enkele malen per jaar een dag of dagdeel) én het opbouwen en onderhouden van een lange termijnrelatie met het ziekenhuis ten behoeve van de implementatie. Resultaatgericht Goede communicatieve vaardigheden Pro-actief; je werkt graag zelfstandig en komt zelf met verbeterinitiatieven Diplomatiek en tactisch zijn, gericht op samenwerken Analytisch vermogen en organisatorisch sterk Je hebt affiniteit met veranderkunde, enige kennis van implementatieprocessen en draagvlakcreatie en ervaring met procesbegeleiding en omgaan met weerstand binnen een team of organisatie. Ervaring met meer kort-cyclische veranderprocessen is een pré. Je weet hoe verleidelijk het kan zijn mee te gaan in de inhoud en hoe belangrijk het is deze valkuil te vermijden en je te richten op aansturen van het proces. Dit doe je met enthousiasme, o.a. door zorgverleners te motiveren een eigen plan van aanpak te maken zodat het eigenaarschap van de implementatie ook zoveel mogelijk bij hen komt te liggen. 12

13 5 Resultaatversneller Checklist ziekenhuizen: goede basis voor succesvolle implementatie Gedurende het project werd duidelijk dat de snelheid en volledigheid waarmee ziekenhuizen tot inbedding van B-bewust in hun zorgproces kwamen, onderling erg varieerden. De ervaring was dat het succes sterk afhangt van de mate waarin een goede relatie met het ziekenhuis is of kon worden bewerkstelligd. Maar ook wanneer er maar weinig contact is met BVN, kan de implementatie succesvol zijn. Voorwaarde daarvoor is dat het ziekenhuis een eigen ambitie en agenda heeft waarin de medewerkers zien dat de innovatie passend is. Het team staat dan achter het product (B-bewust) en het hogere doel dat het product dient (bevorderen van gedeelde besluitvorming door patiënten uit te nodigen om gesprekken voor te bereiden door vragen, zorgen en voorkeuren op een rijtje te zetten en deze in te brengen). CHECKLIST Deze checklist bevat een aantal voorwaarden waarvan de ervaring heeft geleerd dat als een ziekenhuis / zorgteam Borstkanker daaraan voldoet, dit een goede voedingsbodem is voor een succesvolle implementatie. Er is sprake van goede, onderlinge samenwerking en korte communicatielijnen tussen alle zorgverleners die te maken hebben met de behandeling van borstkankerpatiënten. Er is een projectteam beschikbaar, of deze kan samengesteld worden, met daarin: een medisch specialist, verpleegkundig specialist en/ of verpleegkundige en iemand die helpt bij de organisatie. Eén persoon van het team wordt projectleider en zorgt voor een goede coördinatie. Bij elke vernieuwing zijn er koplopers ( innovators ), mensen die eerst even de kat uit de boom kijken en mensen die moeilijk tot verandering willen komen. Een belangrijk deel van het projectteam bestaat uit mensen (in verschillende disciplines!) die voorop willen lopen. Zij hebben elkaar nodig om de eerste successen te boeken en de anderen mee te krijgen. Veranderingen werken het beste als men weet waaraan het bijdraagt: de bedoeling (Hart 2012), het why (Sinek 2011). Zorgverleners krijgen voortdurend veranderingen en/of vernieuwingen op zich af. Als het onduidelijk is wat het nut van veranderingen is, worden ze met tegenzin uitgevoerd of beklijven ze niet. Voor het team is duidelijk waarom zij B-bewust gaan implementeren, wat het oplevert en hoe het bijdraagt aan het gezamenlijke doel van de afdeling en/of organisatie. Men is open en enthousiast over de ambitie. Alle leden van het zorgteam Borstkanker kennen B-bewust, weten wat de website te bieden heeft aan patiënten en hoe de checklist functionaliteit werkt. Er wordt tijdens het proces van implementatie ruimte gemaakt om bijeenkomsten te organiseren voor collega s of daaraan deel te nemen. Bijvoorbeeld om anderen te informeren over de implementatie en successen te delen. De medische staf en Raad van Bestuur hebben een rol (bijv. bij het uitdragen van de ambitie in de organisatie, of het creëren van draagvlak). De afdeling Patiëntenvoorlichting en / of Communicatie zijn betrokken en bieden advies en ondersteuning. In ziekenhuizen is de laatste jaren veel geïnvesteerd om processen te stroomlijnen in zorgpaden. Het zorgteam is bereid het zorgpad Borstkanker opnieuw onder de loep te nemen op basis van de ambitie: wie is bij welke stappen betrokken is, wie geeft welke informatie op welk moment aan de patiënt en naasten, etc. Door de uitgangssituatie te spiegelen aan de ideale situatie, kunnen gerichte acties ingezet worden. Het team is flexibel en leert en vernieuwd graag. Bij het enthousiast inzetten van verandering krijgt men vaak te maken met weerstand bij anderen. Andere mensen hebben tijd of meer ondersteuning nodig om in de verandering mee te gaan. Deze weerstand schrikt niet af, maar wordt gezien als het succes van het proces: zonder wrijving geen glans. Men neemt de tijd om tijdens het proces van implementeren te blijven reflecteren (bijvoorbeeld een vast onderwerp tijdens regulier werk- of afdelingsoverleg) en bijstellen. Tip Download op het stappenplan voor zorgverleners In 10 stappen naar een succesvolle implementatie, met inspiratie en praktische tips bij het implementeren van B-bewust in de vaste werkwijze van zorgteams. 13

14 Dit product/project maakt onderdeel uit van het programma PG Werkt Samen een samenwerkingsverband van patiëntenkoepels Patiëntenfederatie Nederland, Ieder(in) en het Landelijk Platform GGz. Het project is ondersteund door PGOsupport. Borstkankervereniging Nederland Churchilllaan 11, 8e etage 3527 GV Utrecht ma t/m vrij 09:00 16:00 uur Steun ons werk. Word lid! Borstkankervereniging Nederland (BVN) zet zich met passie en kennis in voor optimale kwaliteit van zorg voor alle mensen met (ooit) borstkanker, hun naasten en erfelijk belasten en bevordert een zo goed mogelijke kwaliteit van leven. Als jij vindt dat BVN goed werk verricht, laat dit dan merken door ons financieel te steunen. Als vereniging moeten wij het namelijk hebben van o.a. lidmaatschappen. Voor 2,92 per maand ben je al lid en steun je ons werk: