Whitepaper: Slimmer werken met Office 365 in de zorg

Transcriptie

1

2 Office 365: De flexibele werkplek voor zorgmedewerkers De huidige samenleving moderniseert in hoog tempo. Informatie staat snel tot je beschikking en mensen staan continu met elkaar in verbinding. Dit is de reden dat veel organisaties de overstap maken naar Microsoft Office 365. Dit is het online platform van Microsoft waar je als medewerker altijd toegang hebt tot je documenten, de juiste informatie en waar je makkelijk contact kunt leggen met cliënten, collega s en andere zorgprofessionals. Ook in de zorg kan men niet achterblijven en stappen zorginstellingen massaal over naar Office 365. Bij ExplainiT krijgen wij regelmatig specifieke vragen uit de zorg als; Hoe kunnen we ervoor zorgen dat onze medewerkers de overstap zo goed mogelijk ervaren? Hoe kunnen wij Office 365 gebruiken om ons werk te vergemakkelijken? En welke applicaties lenen zich goed voor zorgtaken? Benieuwd hoe je met Office 365 efficiënter kunt werken, zodat er meer tijd overblijft voor de cliënt? In deze whitepaper lees je meer over: Succesvol overstappen naar Office 365 Hoe Office 365 de productiviteit in de zorg verbetert Voorbeelden van slimme Office 365 toepassingen in de zorg

3 De overstap naar Office 365 De overstap van het huidige systeem naar Office 365 kan, net zoals dat met elke verandering gaat, zorgen voor weerstand. Je medewerkers in laten zien dat Office 365 bijdraagt aan een efficiënte werkwijze en medewerkers vaardig maken door middel van training is de sleutel tot succes en minimale weerstand. ExplainiT heeft de nodige ervaring met zorginstellingen en weet precies hoe de verschillende applicaties zorgmedewerkers kunnen helpen in hun dagelijkse werkzaamheden. Van kantoorpersoneel tot verpleegkundigen, van artsen tot zorgmedewerker aan huis; wij hebben de juiste toepassingsmogelijkheden voor jou paraat. Office 365 maakt gefaseerd overstappen mogelijk Maak de overstap behapbaar en laat deze gefaseerd verlopen. Laat bijvoorbeeld eerst een deel van de organisatie de overstap maken of kies ervoor om slechts een deel van de applicaties beschikbaar te stellen. Stapsgewijs maken medewerkers kennis met de verschillende Officeapplicaties. ExplainiT kan je helpen met het uitzetten van een geschikt leertraject, afgestemd op de toepassing in de zorg en de wensen van je organisatie. Met onze praktijkgerichte Office 365 trainingen laten we de overstap voor je collega s zo soepel mogelijk verlopen.

4 Office 365: Online werkplek en intranet in één Met Office 365 ben je niet langer afhankelijk van verschillende systemen en is er geen sprake meer van omslachtige inlogprocedures. Met Office 365 heb je snel toegang tot de juiste informatie en applicaties, beheer en deel je eenvoudig documenten, werk je effectief samen met collega s & (indien gewenst) externe partijen en dat alles binnen de kaders van de AVG. Hoe Office 365 de productiviteit in de zorg verbetert Minder tijd achter de computer en meer tijd voor de cliënt. Het is te realiseren met de verschillende Officeapplicaties. Maar hoe kan uitgerekend een softwarepakket als Office ervoor zorgen dat je als zorgmedewerker minder tijd doorbrengt achter de computer? Medewerkers hebben sneller toegang tot de juiste informatie, protocollen en richtlijnen met elk (mobiel) apparaat. Het plannen en ruilen van diensten gaat bijzonder eenvoudig. De overdracht kan plaats- en tijdonafhankelijk via de digitale weg plaatsvinden. De applicaties zijn ook via het web of als app beschikbaar, waardoor je écht altijd en overal toegang hebt. Het informatie aanbod is eenvoudig te personaliseren door alle medewerkers. Communicatie en verspreiding van nieuws gaat eenvoudiger. De samenwerking tussen collega s wordt verbeterd. Medewerkers kunnen gelijktijdig samenwerken in bestanden (o.a. teamschriftjes). Daarnaast is het mogelijk om collega s live mee te laten kijken via videostreaming. Zorgmedewerkers hoeven niet telkens naar kantoor te komen. Dossiers kunnen worden aangevuld bij de cliënt op de bank en protocollen kunnen worden geraadpleegd vanuit de file. 9 Het verminderen van papierwerk leidt tot een hogere efficiëntie. Door slimme toepassingen vindt iedereen de juiste documenten in een handomdraai terug. Daarmee is eindeloos zoeken in papierwerk of mapjes verleden tijd.

5 Hoe kan Office 365 ingezet worden in de zorg ExplainiT heeft door de jaren veel kennis en ervaring opgedaan over de verschillende Office-applicaties. Zo is zorginstelling Aveleijn recent overgestapt met haar hele organisatie (2000 medewerkers) van Office 2010 naar Office 365. Met hulp van ExplainiT worden de verschillende applicaties nu optimaal ingezet. Laat je door de onderstaande voorbeelden inspireren en lees hoe jouw organisatie Office 365 efficiënt in kan zetten. Sneller door je administratie De zorg is continu in beweging - met name als we het hebben over de administratieve last. Door aangescherpte inspectienormen is de administratieve druk flink toegenomen. Zo is gebleken dat zorgmedewerkers momenteel maar liefst 40% van hun tijd kwijt zijn aan het bijhouden van de administratie. Het bijhouden van teamschriftjes, zorgleefplannen en ECD s of het invullen van formulieren voor hulpmiddelen is aan de orde van de dag. Door de verschillende Office 365 applicaties op een slimme manier te gebruiken en door praktische tips & trucs van onze trainers kun je de hoeveelheid tijd voor het bijwerken van de administratie flink verminderen. Hierdoor blijft er meer tijd over voor wat écht belangrijk is: het bieden van zorg aan cliënten. Mobiele werkplek Met Office 365 is je werkplek altijd dichtbij. Met elk (mobiel) apparaat heb je 24/7 toegang tot documenten, cliëntgegevens en overige informatie. Vul bijvoorbeeld met je tablet een dossier aan bij de cliënt op de bank, raadpleeg protocollen, kwaliteitshandboeken en roosters via je telefoon of werk het teamschriftje bij vanuit huis. Met de applicaties van Office 365 sta je altijd in verbinding met je collega s. Zo heb je met Outlook overal toegang tot je , agenda en contactgegevens. Met Skype voor bedrijven en Microsoft Teams stuur je eenvoudig berichten via de chat of praat je je collega bij door middel van beeldbellen. Beperk daarnaast je reistijd door online deel te nemen aan vergaderingen en gesprekken.

6 Optimale samenwerking Met Office 365 werk je optimaal samen met je collega s, je netwerk en cliënten. Werk bijvoorbeeld gelijktijdig met je collega s in hetzelfde document of maak in OneNote gezamenlijke notitieblokken aan. In dit notitieblok plaats je informatie voor de overdracht of laat je de notulen van de vergadering achter. Met OneDrive of SharePoint kunnen documenten op een laagdrempelige manier gedeeld worden met collega s en/of cliënten binnen de grenzen van de AVG. Het uitwisselen van kennis en documenten tussen verschillende afdelingen gaat bijzonder eenvoudig terwijl je toch altijd het overzicht behoudt. Met Microsoft Teams creëer je één centrale ruimte voor overleg, informatievoorziening en documentbeheer. Creëer een team voor je afdeling of maak een team aan voor je cliënt en alle betrokken zorgprofessionals, zodat je de zorg zoveel mogelijk af kunt stemmen op de wensen van de cliënt. Specialist in maatwerk Bij ExplainiT kan elk Office 365 project aangepast worden aan de behoeften en wensen van jouw organisatie. Heb je een specifieke trainingsbehoefte? Met maatwerk kan de inhoud van het trainingsprogramma worden afgestemd op jouw praktijk. Het is daardoor mogelijk om voorbeelden die ontstaan tijdens het dagelijkse werk te integreren Is jouw organisatie klaar om slimmer te werken met Office 365? Onze passie is je te helpen om Officegebruikers op de juiste manier van het systeem gebruik te laten maken. Wij adviseren graag over de optimale inzet van de Officeapplicaties passend bij jouw wensen, behoeften en organisatie. Neem gerust contact op voor meer informatie over Office 365 trainingstrajecten. in de workshops en trainingen info@explainit.nl