Verslag van de vergadering van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 13 januari 2016

Transcriptie

1 Verslag van de vergadering van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 13 januari 2016 Aanwezig: MM. Jacobs Lydie, voorzitter, Ceyssens Noëlla, Cousaert Roger, Croisiaux Katrien, Feyen Magda, Kerkhofs Hilda, Neyens Carine, Schrooten Kristel, Thans Ingrid, leden, Bodeux Guy, secretaris. De voorzitter opent de vergadering om 20:00 uur. OPENBARE ZITTING: 01 Installatie en aanstelling nieuwe raadsleden De raad neemt kennis van het ontslag van dhr. Kristof Smeets en mevr. Bea Goormans als raadslid met ingang van 1 januari De raad neemt kennis van de beëindiging van het mandaat van mevr. Katrien Croisiaux als raadslid op 31 december De raad neemt kennis van het feit dat mevr. Greet Reekmans, 1 ste opvolger van dhr. Kristof Smeets en 4 de opvolger van mevr. Katrien Croisiaux, ingevolge haar verhuis niet meer voldoet aan de voorwaarden voor opvolging. De raad neemt kennis van het feit dat mevr. Josiane Ceyssens, 2 de opvolger van dhr. Kristof Smeets en 5 de opvolger van mevr. Katrien Croisiaux, afstand doet van haar mandaat. De raad neemt kennis van het feit dat mevr. Miet Peeters, 3 de opvolger van dhr. Kristof Smeets en 6 de opvolger van mevr. Katrien Croisiaux, afstand doet van haar mandaat. Installatie en aanstelling van dhr. Cousaert Roger als OCMW-raadslid DE RAAD: Gelet op het decreet van 19 december 2008 over de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, en latere wijzigingen; De Gemeenteraad heeft op 2 januari 2013 de leden en de opvolgers van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn verkozen; De Raad voor Verkiezingsbetwistingen voor de Provincie Limburg heeft op 6 februari 2013 de geldigheid van de verkiezing van de leden van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van de gemeente Meeuwen-Gruitrode vastgesteld; Gelet op de beslissing van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 7 januari 2013 in verband met de aanstelling van de leden van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn, en latere wijzigingen; Gelet op de brief van dhr. Smeets Kristof van 3 december 2015 in verband met zijn ontslag als lid van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn; Overwegende dat alle kandidaat-opvolgers van dhr. Smeets Kristof ofwel niet meer voldoen aan de voorwaarden om te zetelen als OCMW-raadslid ofwel afzien van hun mandaat; Gelet op de gemeenschappelijke voordrachtsakte van MG en N-VA van 9 december 2015; Notulen van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 13/01/2016 Pagina 1

2 De Gemeenteraad heeft op 14 december 2015 dhr. Cousaert Roger verkozen verklaard als werkend lid van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn; Dhr. Cousaert Roger voldoet aan al de door de wet gestelde eisen en er is geen bepaling met betrekking tot een onverenigbaarheid op hem van toepassing; Gelet op het proces-verbaal van eedaflegging waarvan afschrift gevoegd als bijlage bij dit besluit; Na bespreking en beraadslaging; BESLUIT: Artikel 1 Dhr. Cousaert Roger, met als adres Bosstraat 29 te 3670 Meeuwen-Gruitrode, kan vanaf 13 januari 2016 zetelen als lid van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn. Artikel 2 - Deze beslissing wordt in toepassing van artikel 254 van het decreet van 19 december 2008 over de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn via vermelding op de besluitenlijst ter kennis gebracht van het College van Burgemeester en Schepenen en van het Agentschap voor Binnenlands Bestuur. Namens de raad, Op bevel, De secretaris, De voorzitter, Bijlage: Akte van eedaflegging - Proces-verbaal Akte van eedaflegging Proces-verbaal In het jaar tweeduizend en zestien, op acht januari om 9.00 uur is voor ons, Lode Ceyssens, voorzitter van de gemeenteraad van de gemeente Meeuwen-Gruitrode, en in aanwezigheid van Guy Bodeux, gemeentesecretaris, verschenen: de heer Roger Cousaert met als adres Bosstraat 29 te 3670 Meeuwen-Gruitrode, die in de zitting van de gemeenteraad van 14 december 2015 tot werkend lid van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn werd verkozen. Notulen van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 13/01/2016 Pagina 2

3 Ter uitvoering van artikel 16, paragraaf 4 van het decreet van 19 december 2008 over de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn heeft de comparant in onze handen de volgende eed afgelegd: Ik zweer de verplichtingen van mijn mandaat trouw na te komen. Waarvan akte door de comparant en door ons ondertekend. De comparant, De gemeentesecretaris, De voorzitter van de Gemeenteraad, (get) Roger Cousaert (get) Guy Bodeux (get) Lode Ceyssens Installatie en aanstelling van mevr. Ceyssens Noëlla als OCMW-raadslid DE RAAD: Gelet op het decreet van 19 december 2008 over de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, en latere wijzigingen; De Gemeenteraad heeft op 2 januari 2013 de leden en de opvolgers van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn verkozen; De Raad voor Verkiezingsbetwistingen voor de Provincie Limburg heeft op 6 februari 2013 de geldigheid van de verkiezing van de leden van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van de gemeente Meeuwen-Gruitrode vastgesteld; Gelet op de beslissing van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 7 januari 2013 in verband met de aanstelling van de leden van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn, en latere wijzigingen; Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 2 januari 2013 waarin bepaald werd dat het mandaat van mevr. Croisiaux Katrien een einde neemt per 31 december 2015; Overwegende dat alle kandidaat-opvolgers van mevr. Croisiaux Katrien ofwel niet meer voldoen aan de voorwaarden om te zetelen als OCMW-raadslid ofwel afzien van hun mandaat; Gelet op de gemeenschappelijke voordrachtsakte van MG en N-VA van 9 december 2015; De Gemeenteraad heeft op 14 december 2015 mevr. Ceyssens Noëlla verkozen verklaard als werkend lid van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn; Mevr. Ceyssens Noëlla voldoet aan al de door de wet gestelde eisen en er is geen bepaling met betrekking tot een onverenigbaarheid op haar van toepassing; Gelet op het proces-verbaal van eedaflegging waarvan afschrift gevoegd als bijlage bij dit besluit; Na bespreking en beraadslaging; BESLUIT: Notulen van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 13/01/2016 Pagina 3

4 Artikel 1 Mevr. Ceyssens Noëlla, met als adres Kastanjestraat 26 te 3670 Meeuwen-Gruitrode, kan vanaf 13 januari 2016 zetelen als lid van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn. Artikel 2 - Deze beslissing wordt in toepassing van artikel 254 van het decreet van 19 december 2008 over de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn via vermelding op de besluitenlijst ter kennis gebracht van het College van Burgemeester en Schepenen en van het Agentschap voor Binnenlands Bestuur. Namens de raad, Op bevel, De secretaris, De voorzitter, Bijlage: Akte van eedaflegging - Proces-verbaal Akte van eedaflegging Proces-verbaal In het jaar tweeduizend en zestien, op acht januari om 9.00 uur is voor ons, Lode Ceyssens, voorzitter van de gemeenteraad van de gemeente Meeuwen-Gruitrode, en in aanwezigheid van Guy Bodeux, gemeentesecretaris, verschenen: mevrouw Noëlla Ceyssens met als adres Kastanjestraat 26 te 3670 Meeuwen-Gruitrode, die in de zitting van de gemeenteraad van 14 december 2015 tot werkend lid van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn werd verkozen. Ter uitvoering van artikel 16, paragraaf 4 van het decreet van 19 december 2008 over de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn heeft de comparant in onze handen de volgende eed afgelegd: Ik zweer de verplichtingen van mijn mandaat trouw na te komen. Waarvan akte door de comparant en door ons ondertekend. De comparant, De gemeentesecretaris, De voorzitter van de Gemeenteraad, (get) Noëlla Ceyssens (get) Guy Bodeux (get) Lode Ceyssens Notulen van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 13/01/2016 Pagina 4

5 Installatie en aanstelling van mevr. Croisiaux Katrien als OCMW-raadslid DE RAAD: Gelet op het decreet van 19 december 2008 over de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, en latere wijzigingen; De Gemeenteraad heeft op 2 januari 2013 de leden en de opvolgers van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn verkozen; De Raad voor Verkiezingsbetwistingen voor de Provincie Limburg heeft op 6 februari 2013 de geldigheid van de verkiezing van de leden van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van de gemeente Meeuwen-Gruitrode vastgesteld; Gelet op de beslissing van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 7 januari 2013 in verband met de aanstelling van de leden van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn, en latere wijzigingen; Gelet op de brief van mevr. Goormans Beatrijs van 9 december 2015 in verband met haar ontslag als lid van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn; In het gemeenteraadsbesluit van 2 januari 2013 is mevr. Croisiaux Katrien aangeduid als eerste opvolger van mevr. Goormans Beatrijs in de Raad voor Maatschappelijk Welzijn; Mevr. Croisiaux Katrien voldoet aan al de door de wet gestelde eisen en er is geen bepaling met betrekking tot een onverenigbaarheid op haar van toepassing; Gelet op het proces-verbaal van eedaflegging waarvan afschrift gevoegd als bijlage bij dit besluit; Na bespreking en beraadslaging; BESLUIT: Artikel 1 Mevr. Croisiaux Katrien, met als adres Broekkantstraat 82 te 3670 Meeuwen-Gruitrode, kan vanaf 13 januari 2016 zetelen als lid van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn. Artikel 2 - Deze beslissing wordt in toepassing van artikel 254 van het decreet van 19 december 2008 over de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn via vermelding op de besluitenlijst ter kennis gebracht van het College van Burgemeester en Schepenen en van het Agentschap voor Binnenlands Bestuur. Namens de raad, Op bevel, De secretaris, De voorzitter, Notulen van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 13/01/2016 Pagina 5

6 Bijlage: Akte van eedaflegging - Proces-verbaal Akte van eedaflegging Proces-verbaal In het jaar tweeduizend en zestien, op 8 januari om uur is voor ons, Lode Ceyssens, voorzitter van de gemeenteraad van de gemeente Meeuwen-Gruitrode, en in aanwezigheid van Guy Bodeux, gemeentesecretaris, verschenen: mevrouw Katrien Croisiaux met als adres Broekkantstraat 82 te 3670 Meeuwen-Gruitrode, die ingevolge de gemeenteraadsbeslissing van 2 januari 2013 tot eerste opvolger van mevrouw Beatrijs Goormans in de raad voor maatschappelijk welzijn werd verkozen. Ter uitvoering van artikel 16, paragraaf 4 van het decreet van 19 december 2008 over de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn heeft de comparant in onze handen de volgende eed afgelegd: Ik zweer de verplichtingen van mijn mandaat trouw na te komen. Waarvan akte door de comparant en door ons ondertekend. De comparant, De gemeentesecretaris, De voorzitter van de Gemeenteraad, (get) Katrien Croisiaux (get) Guy Bodeux (get) Lode Ceyssens 02 Goedkeuring van het verslag van de vorige openbare vergadering De raad keurt, na voorlezing door de secretaris, het verslag van de openbare zitting van 9 december 2015 unaniem goed. 03 Aanduiding leden en plaatsvervangers Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst Aanduiding lid Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst DE RAAD: Houdt rekening met: het decreet van 19 december 2008 over de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, en latere wijzigingen; de beslissing van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 7 januari 2013 in verband met de oprichting van een Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst en de verkiezing van de leden, en latere wijzigingen met betrekking tot de samenstelling; Notulen van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 13/01/2016 Pagina 6

7 De raad heeft op 13 januari 2016 kennis genomen van het ontslag van dhr. Smeets Kristof als lid van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn; Dhr. Smeets Kristof was eveneens lid van het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst; De aanduiding van een nieuw lid voor het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst is verantwoord en aangewezen; Gelet op de ondertekende verklaring van 31 december 2015, afgegeven tegen ontvangstbewijs aan de OCMW-secretaris, waarbij de leden van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn die voorkwamen op dezelfde voordrachtsakte als dhr. Smeets Kristof, zoals vermeld in artikel 10 1 van het OCMWdecreet, mevr. Croisiaux Katrien aanduiden als lid van het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst; Na bespreking; Artikel 1 De raad neemt kennis van de aanduiding van mevr. Croisiaux Katrien als lid van het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst ter vervanging van dhr. Smeets Kristof. Namens de raad, Op bevel, De secretaris, De voorzitter, Aanduiding plaatsvervangers Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst DE RAAD: Houdt rekening met: het decreet van 19 december 2008 over de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, meer bepaald de artikelen 10 1 en 60 1; de beslissing van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 7 januari 2013 in verband met de oprichting van een Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst en de verkiezing van de leden, en latere wijzigingen met betrekking tot de samenstelling; de beslissing van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 9 april 2014 in verband met de vaststelling van het huishoudelijk reglement van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn, meer bepaald artikel 45 2; de beslissing van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 13 maart 2013 in verband met de aanduiding van mevr. Kerkhofs Hilda en mevr. Goormans Beatrijs als plaatsvervangers voor de effectieve leden van het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst; de beslissing van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 12 februari 2014 in verband met de aanduiding van mevr. Kerkhofs Hilda als effectief lid van het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst; Als gevolg van de aanduiding van mevr. Kerkhofs Hilda als effectief lid van het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst en het ontslag van mevr. Goormans Beatrijs zijn er geen plaatsvervangers meer beschikbaar voor het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst; Notulen van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 13/01/2016 Pagina 7

8 Om ervoor te zorgen dat het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst bij verhindering of afwezigheid van effectieve leden toch rechtsgeldig kan vergaderen is het verantwoord en aangewezen om plaatsvervangers aan te duiden voor de effectieve leden; Gelet op de verklaring van 13 januari 2016, waarbij mevr. Schrooten Kristel aangeduid wordt als eerste plaatsvervanger voor mevr. Jacobs Lydie, mevr. Kerkhofs Hilda en mevr. Thans Ingrid, en mevr. Neyens Carine als tweede plaatsvervanger; Overwegende dat op de oorspronkelijke gemeenschappelijke voordrachtsakte van MG en N-VA niemand meer beschikbaar is voor de vervanging van mevr. Croisiaux Katrien; Na bespreking; Artikel 1 De raad neemt kennis van de aanduiding van mevr. Schrooten Kristel als eerste plaatsvervanger en mevr. Neyens Carine als tweede plaatsvervanger voor mevr. Jacobs Lydie, mevr. Kerkhofs Hilda en mevr. Thans Ingrid in het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst. Artikel 2 Voor mevr. Croisiaux Katrien kan geen plaatsvervanger aangeduid worden omdat op de oorspronkelijke gemeenschappelijke voordrachtsakte van MG en N-VA niemand meer beschikbaar is om in de vervanging te voorzien. Namens de raad, Op bevel, De secretaris, De voorzitter, 04 Intern controlesysteem: algemeen kader: goedkeuring Intern controlesysteem: algemeen kader: goedkeuring DE RAAD: Gelet op artikel 52 van het OCMW-decreet waarin bepaald wordt dat de Raad voor Maatschappelijk Welzijn instaat voor de goedkeuring van het algemene kader van het interne controlesysteem; Gelet op artikel 86 1 van het OCMW-decreet dat stelt dat de OCMW-secretaris instaat voor de interne controle op de werking van de OCMW-diensten overeenkomstig de artikelen 98, 99 en 100; Gelet op artikel 99 van het OCMW-decreet dat bepaalt dat het interne controlesysteem wordt vastgesteld door de secretaris, na overleg met het managementteam en dat het algemene kader van het interne controlesysteem onderworpen is aan de goedkeuring van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn; Gelet op artikel 265 van het OCMW-decreet dat bepaalt dat in elk OCMW een externe audit zal plaatsvinden; Notulen van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 13/01/2016 Pagina 8

9 Gelet op de uitgave van een Leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen door de Vlaamse Overheid in samenwerking met diverse organisaties waaronder VVSG; Gelet op de oprichting van Audit Vlaanderen die instaan voor de externe audit bij de gemeenten en daarbij deze leidraad zal gebruiken; Gelet op de nota betreffende het algemene kader van het interne controlesysteem / organisatiebeheersing; Na bespreking en beraadslaging; Met unanimiteit van stemmen; BESLUIT: Artikel 1 - De raad keurt het algemene kader van het interne controlesysteem / organisatiebeheersing goed en kiest voor de Leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen als intern controlesysteem. Artikel 2 - De nota betreffende het algemene kader van het interne controlesysteem / organisatiebeheersing wordt als bijlage gevoegd bij onderhavig besluit. Artikel 3 Deze beslissing wordt in toepassing van artikel 254 van het decreet van 19 december 2008 over de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn via vermelding op de besluitenlijst ter kennis gebracht van het College van Burgemeester en Schepenen en van het Agentschap voor Binnenlands Bestuur. Namens de raad, Op bevel, De secretaris, De voorzitter, Bijlage: nota betreffende het algemeen kader van het intern controlesysteem / organisatiebeheersing Algemeen kader van het intern controlesysteem / organisatiebeheersing Inleiding Het gemeente- en OCMW-decreet verplicht alle gemeenten en OCMW s om een intern controlesysteem op te stellen. Het interne controlesysteem wordt vastgesteld door de secretaris, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het interne controlesysteem is onderworpen aan de goedkeuring van de gemeente- resp. de OCMW-raad. In februari 2014 publiceerde Audit Vlaanderen een Leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen. Op hun website ( staat hierover: Notulen van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 13/01/2016 Pagina 9

10 De leidraad interne controle / organisatiebeheersing is een instrument om organisaties te helpen om aan hun systeem van interne controle te werken. Het is een uitgebreide gids met doelstellingen rond organisatiebeheersing en beheersmaatregelen die ondersteuning kan bieden om een systeem interne controle / organisatiebeheersing uit te bouwen. Voor Audit Vlaanderen is het de basis voor het uitvoeren van organisatieaudits. Gezien het bestaan van deze leidraad en het feit dat Audit Vlaanderen zich op deze leidraad baseert bij het uitvoeren van organisatieaudits, is het opportuun om het intern controlesysteem van gemeente en OCMW hierop af te stemmen. Deze nota gaat verder in op wat organisatiebeheersing is, en of er een verschil is met interne controle. Daarna wordt het wettelijk kader geschetst, de leidraad voor lokale besturen, de werking van Audit Vlaanderen en wordt het gebruik van deze leidraad in het gemeentebestuur en OCMW van Meeuwen-Gruitrode geschetst. Organisatiebeheersing / interne controle Organisatiebeheersing Op de website van bestuurszaken ( staat organisatiebeheersing als volgt omschreven: organisatiebeheersing is het geheel van maatregelen dat het management en het personeel ondernemen om redelijke zekerheid te krijgen over: - Het bereiken van de opgelegde doelstellingen en het effectief en efficiënt beheren van risico s; - De naleving van de regelgeving en de procedures; - De betrouwbaarheid van de financiële en beheersrapportering; - De effectieve en efficiënte werking van de diensten en het efficiënt inzetten van de middelen; - De bescherming van hun activa en de voorkoming van fraude. Bij de uitbouw of optimalisatie van de organisatiebeheersing moeten volgende principes voor ogen worden gehouden: - Organisatiebeheersing maakt integraal deel uit van de bedrijfsvoering. Het is een dynamisch begrip dat mee evolueert met de manier waarop de bedrijfsuitvoering gebeurt; - Organisatiebeheersing is een zaak van iedereen. Organisatiebeheersing is weliswaar de verantwoordelijkheid van het management, maar om te komen tot een goed werkend systeem moeten alle personeelsleden er de nodige aandacht aan bezorgen; - Organisatiebeheersing biedt redelijke en geen absolute zekerheid; - Er moet steeds een afweging gemaakt worden tussen de kostprijs van elke beheersmaatregel en de baten of de meerwaarde ervan. Samengevat komt een goede organisatiebeheersing neer op: - De organisatie weet waar ze naar toe wil (strategie en doelstellingen) - De organisatie weet of beseft wat de hinderpalen daarbij zijn (risico s voor het bereiken van de strategie en de doelstellingen) - De organisatie neemt acties om de hinderpalen te beheersen (maatregelen organisatiebeheersing) en evalueert periodiek de effecten van deze acties om indien nodig bij te sturen. Notulen van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 13/01/2016 Pagina 10

11 Verschil interne controle en organisatiebeheersing? Het Agentschap Binnenlands Bestuur omschrijft de termen als volgt: ( Interne controle is in feite een synoniem voor beheersing. In een organisatie kan deze interne controle of beheersing zich op verschillende niveaus situeren: op procesniveau of op organisatieniveau. Interne controle op organisatieniveau betekent dat de verantwoordelijke van het lokale bestuur op het algemene niveau zicht heeft op zijn organisatie. Hij moet hiervoor beschikken over een instrumentarium waardoor hij de organisatie in de hand kan houden, ze als het ware beheerst. Organisatiebeheersing is dus een synoniem van interne controle op niveau van de volledige organisatie. Velen verkiezen evenwel de term organisatiebeheersing, omdat de term interne controle vaak aanleiding geeft tot misverstanden. In de leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen staat hierover: Interne controle is afgeleid van het Engelse to control. Het gaat hier niet over het controleren/inspecteren van de organisatie, maar over het beheersen ervan. Beheersen wil zeggen: in de hand hebben en er de nodige sturing aan geven. Zo kan de organisatie de juiste dingen doen, en de dingen juist doen. Interne controle of beheersing situeert zich op het algemene niveau van de organisatie (organisatiebeheersing), op dienstniveau en op procesniveau. Wettelijk kader Het gemeentedecreet en OCMW-decreet bevatten diverse bepalingen over interne controle: Goedkeuren algemeen kader is bevoegdheid gemeenteraad resp. OCMW-raad GD Art. 43 1: 1. Behoudens bij uitdrukkelijke toewijzing van een bevoegdheid in de zin van artikel 2, tweede lid, aan de gemeenteraad, kan de gemeenteraad bij reglement bepaalde bevoegdheden toevertrouwen aan het college van burgemeester en schepenen. 2. De volgende bevoegdheden kunnen niet aan het college van burgemeester en schepenen worden toevertrouwd: 8 het goedkeuren van het algemene kader van het interne controlesysteem, als vermeld in artikel 100; OCMWD Art. 52: Met behoud van de toepassing van artikel 161 en titel VII, kan de raad voor maatschappelijk welzijn, bij reglement, zijn bevoegdheden overdragen aan het vast bureau, aan een bijzonder comité of aan de secretaris van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn. In afwijking van het eerste lid, kunnen de volgende bevoegdheden niet worden overgedragen : 9 het goedkeuren van het algemene kader van het interne controlesysteem, vermeld in artikel 99; De secretaris staat in voor de interne controle GD Art. 43 1: De gemeentesecretaris staat in voor. Hij staat in voor de interne controle op de werking van de gemeentelijke diensten, overeenkomstig artikelen 99, 100 en 101. OCMWD Art.86 1: De secretaris van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn is, met behoud van de toepassing van artikel 218, 8, belast met de interne controle op de werking van de diensten van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, overeenkomstig artikelen 98, 99 en 100. Notulen van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 13/01/2016 Pagina 11

12 Interne controle GD Art. 99: De gemeenten staan in voor de interne controle van hun activiteiten. Interne controle is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen over: 1 het bereiken van de doelstellingen; 2 het naleven van wetgeving en procedures; 3 de beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie; 4 het efficiënt en economisch gebruik van middelen; 5 de bescherming van activa; 6 het voorkomen van fraude. GD Art. 100: 1. Het interne controlesysteem wordt vastgesteld door de gemeentesecretaris, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het interne controlesysteem is onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad. Het interne controlesysteem bepaalt op welke wijze de interne controle wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen en -procedures en de aanwijzing van de personeelsleden die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het systeem van interne controle betrokken zijn. 2. Het interne controlesysteem beantwoordt minstens aan het principe van functiescheiding waar mogelijk en is verenigbaar met de continuïteit van de werking van de gemeentelijke diensten. 3. De secretaris kan, na eensluidend advies van de financieel beheerder, de kasverrichtingen opdragen aan een of meer personeelsleden van de gemeente. De betrokken personeelsleden staan in voor de kasverrichtingen onder de voorwaarden bepaald in het interne controlesysteem. De betrokken personeelsleden kunnen de aan hen toevertrouwde bevoegdheden niet weigeren als hun functieomschrijving erin voorziet. Het personeelslid of de personeelsleden belast met de kas beschikken onder de voorwaarden bepaald in het interne controlesysteem over de bevoegdheid om geld af te halen van de door de financieel beheerder aangewezen rekening of rekeningen als het interne controlesysteem in deze mogelijkheid heeft voorzien. GD Art. 101: Onverminderd de opdrachten inzake interne controle die krachtens dit decreet of door de gemeenteraad aan andere organen of personeelsleden worden opgedragen, staat de gemeentesecretaris in voor de organisatie en de werking van het interne controlesysteem. Hij rapporteert daarover jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen en aan de gemeenteraad. De gemeentesecretaris brengt het personeel op de hoogte van het interne controlesysteem, alsook van de wijzigingen ervan. Voor het OCMW staan dezelfde bepalingen opgenomen in Art. 98, 99 en 100 van het decreet. Externe audit GD Art. 265: In elke gemeente en in elk autonoom gemeentebedrijf zal periodiek een externe audit plaatsvinden. Deze audit wordt uitgevoerd door de entiteit Audit Vlaanderen, vermeld in artikel 34, 1, van het kaderdecreet bestuurlijk beleid van 18 juli Audit Vlaanderen evalueert de interne controlesystemen, gaat na of ze adequaat zijn en formuleert aanbevelingen tot verbetering daarvan. Deze entiteit voert daartoe financiële audits, overeenstemmingsaudits en operationele audits uit en is gemachtigd alle bedrijfsprocessen en activiteiten te onderzoeken. Audit Vlaanderen is tevens bevoegd voor het uitvoeren van forensische audits bij de voormelde besturen. Notulen van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 13/01/2016 Pagina 12

13 GD Art. 267: Om zijn bevoegdheid te kunnen uitoefenen, heeft Audit Vlaanderen toegang tot alle informatie en documenten, ongeacht de drager ervan, en tot alle gebouwen, ruimtes en installaties waar taken worden uitgevoerd van de besturen, vermeld in artikel 265. Audit Vlaanderen kan aan ieder personeelslid de inlichtingen vragen die voor de uitvoering van zijn opdrachten nodig worden geacht. Ieder personeelslid is ertoe gehouden zo snel mogelijk en zonder voorafgaande machtiging op een volledige wijze te antwoorden en alle relevante informatie en documenten te verstrekken. Elk personeelslid heeft het recht om Audit Vlaanderen rechtstreeks op de hoogte te brengen van onregelmatigheden die hij in de uitoefening van zijn functie vaststelt. Buiten de gevallen van kwade trouw, persoonlijk voordeel of valse aangifte die een dienst of een persoon schade toebrengen, kan een rapportering aan Audit Vlaanderen nooit aanleiding geven tot een tuchtsanctie of een ontslag. Dergelijke verklaringen vallen niet onder het inzagerecht, tenzij het betrokken personeelslid zijn instemming geeft. GD. Art. 268: De gemeenten dragen bij in de kosten van de externe audit onder de voorwaarden die bepaald worden door de Vlaamse Regering. Gelijkaardige bepalingen voor het OCMW zijn terug te vinden in artikels 265, 267 en 268 van het OCMW-decreet. Leidraad organisatiebeheersing lokale besturen De leidraad is een instrument dat interne controle op organisatieniveau of organisatiebeheersing concreet maakt. Het is een uitgebreide gids met doelstellingen rond organisatiebeheersing, risico s en beheersmaatregelen. De leidraad kan ondersteuning bieden om een systeem van interne controle / organisatiebeheersing uit te bouwen. De leidraad kan gebruikt worden als zelfevaluatie instrument. Het is dus een instrument waarmee lokale besturen zelf kunnen onderzoeken waar ze staan op het vlak van organisatiebeheersing. De leidraad is als zelfevaluatie instrument een kader om te werken aan interne controle. Een zelfevaluatie organisatiebeheersing kan dus een instrument zijn om naar het politieke niveau te rapporteren over het interne controlesysteem. De leidraad is opgebouwd volgens 10 thema s. Per thema worden diverse doelstellingen, mogelijke risico s en beheersmaatregelen geformuleerd. De tien thema s zijn: 1. Doelstellingen, proces- en risicomanagement 2. Belanghebbendenmanagement 3. Monitoring 4. Organisatiestructuur 5. Personeelsbeleid 6. Organisatiecultuur 7. Informatie en communicatie 8. Financieel management 9. Facilitaire middelen 10. ICT Notulen van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 13/01/2016 Pagina 13

14 Werking audit Vlaanderen Op 1 januari 2014 startte het agentschap Audit Vlaanderen. Het agentschap doet audits bij lokale besturen en bij de Vlaamse Overheid. Audit Vlaanderen voert organisatie-audits, thema-audits en forensische audits uit. Bij organisatie-audits gaat Audit Vlaanderen na of een organisatie over de sturings- en beheersinstrumenten beschikt om goed te kunnen functioneren. Vooral de managementprocessen en de ondersteunende processen komen aan bod. Ze creëren immers de voorwaarden om de kernprocessen goed te laten werken. De Leidraad organisatiebeheersing is voor de auditoren het referentiekader voor organisatie-audits. Bij thema-audits wordt een bepaald thema binnen de organisatie onderzocht. Het kan gaan om een kernproces of één van de management- of ondersteunende processen. De eerste thema-audit die Audit Vlaanderen zal uitvoeren bij lokale besturen gaat over de inkomende financiële stromen. Een forensische audit wordt opgestart als er vermoedens van fraude zijn. De audits bij lokale besturen zijn begin 2014 opgestart. In 2013 vonden reeds een aantal testaudits plaats. Tegen 2016 zou Audit Vlaanderen volledig moeten zijn uitgebouwd en op volle kracht draaien. Implementatie bij gemeentebestuur en OCMW Meeuwen-Gruitrode De Vlaamse overheid werkte de leidraad interne controle / organisatiebeheersing uit zodat lokale besturen deze onder andere kunnen gebruiken om een zelfevaluatie van het systeem van interne controle / organisatiebeheersing uit te voeren. Het is een geschikt instrument om aan interne controle op organisatieniveau aan de slag te gaan. De leidraad mag echter niet letterlijk geïnterpreteerd worden als een instrument dat stap voor stap leidt tot een interne controlesysteem op organisatieniveau. Het is immers geen stappenplan, geen handboek organisatiebeheersing. Het is een instrument waarin terug te vinden is waar een lokaal bestuur aan moet voldoen om haar organisatie te beheersen. Een interne controlesysteem is iets dat op maat van onze organisatie moet gemaakt worden. Daarvoor is het nodig eerst zicht te hebben op de grootste risico s die het bereiken van onze organisatiedoelstellingen in het gedrang brengen. Om die risico s in kaart te brengen zullen we vanaf 2016 een zelfevaluatie uitvoeren aan de hand van de leidraad voor lokale besturen. Aan de hand van de resultaten van deze zelfevaluatie zal duidelijk zijn waar onze organisatie het minst goed in is. Vervolgens zal een stappenplan worden uitgewerkt dat aangeeft waar eerst aan zal worden gewerkt en waaraan later. Dit algemeen kader gaat op voor zowel gemeentebestuur, OCMW als AGB. 05 Sociale maribel: aanvraag tot afwijking op het arbeidsvolume De raad neemt kennis van de brief van DIBISS van 2 december 2015 aangaande de beslissing in verband met het Fonds voor Sociale Maribel. Naar aanleiding van het stopzetten van de subsidiëring voor de WEP-plus maatregel vanaf 1 oktober 2015, zullen 3 werknemers niet meer bijdragen tot de middelen van het Fonds voor Sociale Maribel. In dat kader werd een aanvraag tot afwijking op het arbeidsvolume ingediend. Het Fonds heeft beslist een daling van het arbeidsvolume toe te staan ten opzichte van de referentieperiode 2005 van 3 voltijdse equivalenten, vanaf 1 november Deze beslissing heeft geen vermindering van de reeds toegekende arbeidsplaatsen in het kader van de Sociale Maribel tot gevolg. 06 Kennisname verslag Comité Preventie en Bescherming op het Werk De raad neemt kennis van het verslag van de vergadering van het Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk (CPBW) van 8 december Notulen van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 13/01/2016 Pagina 14

15 07 Toelichting project Binnenstebuiten Project Binnenstebuiten DE RAAD: Bij kansarmoede wordt vaak gedacht aan niet hebben, maar het gevoel van niet zijn weegt echter vaak harder door bij personen in deze situatie; Vanuit deze visie wenst het OCMW in 2016 het project Binnenstebuiten op te starten waarbij kwetsbare vrouwen de mogelijkheid krijgen om tijd te maken voor zichzelf en om te ervaren dat ook zij zijn ; Gelet op de toelichtende nota met betrekking tot dit project; Gelet op de bijhorende kostenraming van 3 000,00 euro; De opstart van het project Binnenstebuiten is verantwoord en aangewezen; De kosten voor de realisatie van het project zijn voorzien in de budgetten; Het project zal gerealiseerd worden in samenwerking met een aantal externe partners; Na bespreking en beraadslaging; Met unanimiteit van stemmen; BESLUIT: Artikel 1 Het OCMW zal in 2016 het project Binnenstebuiten opstarten. Artikel 2 Het project richt zich naar vrouwen met een beperkt inkomen die door omstandigheden weinig voor zichzelf kunnen zorgen, weinig zelfvertrouwen en een laag zelfbeeld hebben en/of een beperkt netwerk hebben. Artikel 3 Het project zal gerealiseerd worden in samenwerking met een aantal externe partners op basis van de opgemaakte kostenraming en binnen de voorziene budgetten. Artikel 4 Deze beslissing wordt in toepassing van artikel 254 van het decreet van 19 december 2008 over de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn via vermelding op de besluitenlijst ter kennis gebracht van het College van Burgemeester en Schepenen en van het Agentschap voor Binnenlands Bestuur. Namens de raad, Op bevel, De secretaris, De voorzitter, Notulen van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 13/01/2016 Pagina 15

16 08 Goedkeuring van de facturen De raad keurt de facturen nrs , , t.e.m , t.e.m , t.e.m , t.e.m , t.e.m , , t.e.m , , t.e.m , , , , t.e.m goed. 09 Varia De raad neemt kennis van de brief van 9 december 2015 in verband met de heroriëntering van de dienstverlening van Cipal dv. Notulen van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 13/01/2016 Pagina 16