Handleiding LOGOS Schoolpopulatie invoeren

Transcriptie

1 Schoolpopulatie invoeren DataCare versie mei 2018

2 Inhoudsopgave 1 Schoolpopulatie invoeren in ADM van LOGOS Vestigingen in LOGOS Leerlingen en klassen importeren met een EDEX-bestand Leerlingen Klassen Onderwijsgroepen Woordenlijst Contact Kennisbank Helpdesk Pagina 2 van 22

3 1 Schoolpopulatie invoeren in ADM van LOGOS In dit hoofdstuk leest u hoe u in ADM van LOGOS uw schoolpopulatie kunt invoeren. De module ADM is links onderin LOGOS te vinden (Schermafbeelding 1). 1 Schermafbeelding 1. ADM. 1.1 Vestigingen in LOGOS Het scherm Vestigingen biedt u de gelegenheid om vestigingen aan uw LOGOS-omgeving toe te voegen. Voor het scherm Vestigingen volgt u het pad: ADM Overzicht Vestigingen (Schermafbeelding 2.1 en 2) Pagina 3 van 22

4 Schermafbeelding 2. Vestigingen. In het scherm Vestigingen worden alle vestgingen getoond die in de LOGOS-omgeving aanwezig zijn. Bij iedere vestiging wordt daarnaast het eventuele BRIN-nummer getoond Vestiging toevoegen Om een vestiging toe te voegen, klikt u in het overzichtsscherm Vestigingen op [Nieuw] (Schermafbeelding 2.3). Pagina 4 van 22

5 Schermafbeelding 3. Vestiging toevoegen. Vul in het scherm dat verschijnt de naam van de vestiging in en een eventueel BRIN- en volgnummer. Klik op [OK] om de vestiging op te slaan (Schermafbeelding 3) Vestiging bewerken In het scherm Vestigingen kunt u dubbelklikken op een vestiging om deze te bewerken. Het wijzigen van een vestiging werkt op dezelfde wijze als het toevoegen van een vestiging. Het veld Opgeheven per kan gebruikt worden om aan te geven dat de vestiging na het eind van het ingevulde schooljaar niet meer beschikbaar is Vestiging verwijderen U kunt een vestiging verwijderen door in het overzichtsscherm Vestigingen de betreffende vestiging te selecteren en vervolgens te klikken op [Verwijderen] (Schermafbeelding 2.4) Vestiging selecteren Indien u gebruik maakt van meerdere vestigingen, dient u onderin het scherm van LOGOS aan te geven van welke vestiging u de gegevens wilt bekijken. Dit doet u door op de vestiging te klikken, zodat alle andere vestigingen ook verschijnen en de gewenste vestiging te selecteren (Schermafbeelding 4.1). Pagina 5 van 22

6 1 Schermafbeelding 4. Vestiging selecteren. 1.2 Leerlingen en klassen importeren met een EDEX-bestand Om uw leerlingen en klassen van één schooljaar snel een eenvoudig in LOGOS in te voeren, gebruikt u een EDEX-bestand. Dit EDEX-bestand dient u te exporteren vanuit uw leerlingadministratiesysteem, zodat u het vervolgens kunt importeren in LOGOS. Zorg ervoor dat het gekozen EDEX-bestand een EDEXML format is. Voor het importeren van een EDEX-bestand volgt u het volgende pad: ADM Bestand Importeren EDEX-bestand (Schermafbeelding 5.1 en 2) Pagina 6 van 22

7 1 2 Schermafbeelding 5. EDEX-bestand importeren. In het scherm dat verschijnt selecteert u het bestand dat u wilt importeren door op de puntjes te klikken achter de regel voor het bestand. Selecteer daaronder de vestiging waarin u de groepen met leerlingen en medewerkers wilt importeren. Onderin het scherm kunt u aangeven welke gegevens u wilt importeren. Klik eventueel op de informatie icoontjes voor meer informatie over ieder onderdeel. Zodra u een bestand en een vestiging heeft geselecteerd en u heeft ook aangegeven welke gegevens u wilt verwerken in LOGOS, kunt u op volgende klikken. Schermafbeelding 6. EDEX-bestand en gegevens selecteren. Pagina 7 van 22

8 Wanneer u heeft aangegeven dat u leerlingen wilt toevoegen aan LOGOS, verschijnt een scherm waarin u kunt aangeven hoe u wilt bepalen welke gegevens van de eventueel dubbele leerlingen juist zijn (Schermafbeelding 7). Schermafbeelding 7. Gegevens van dubbele leerlingen uit het EDEX-bestand. Indien u ervoor hebt gekozen om per leerling te beslissen welke gegevens juist zijn, kan (indien verschillen worden gevonden in gegevens van de leerling) een scherm verschijnen met verschillende gegevens van dezelfde leerling (Schermafbeelding 8). Klik op de gegevens die juist zijn en daarna op [OK]. U kunt eventueel een vinkje zetten in het veld Keuze onthouden, zodat u voor alle andere leerlingen dezelfde beslissing maakt. Schermafbeelding 8. Juiste leerling selecteren. Pagina 8 van 22

9 Indien er leerlingen in het EDEX-bestand staan van wie de gegevens niet compleet zijn, wordt een scherm aan het einde van de EDEX-import getoond dat de namen weergeeft van de leerlingen die om deze reden niet geïmporteerd zijn (Schermafbeelding 9). Schermafbeelding 9. Leerlingen met incomplete gegevens die niet geïmporteerd zijn. Wanneer u op [Voltooien] klikt, wordt de EDEX-import uitgevoerd zonder de leerlingen die in het scherm vermeldt staan. Kiest u voor [Annuleren], dan breekt u de EDEX-import af en kunt u de gegevens van de leerlingen bijwerken en vervolgens de EDEX-import nog een keer uitvoeren. Indien alle gegevens juist zijn, wordt een scherm getoond met de melding dat de EDEX-import geslaagd is (Schermafbeelding 10). U kiest hier voor [Voltooien] om de EDEX-import uit te voeren of voor [Annuleren] om toch af te zien van een EDEX-import. Pagina 9 van 22

10 Schermafbeelding 10. EDEX-import geslaagd. Pagina 10 van 22

11 1.3 Leerlingen Het scherm Leerlingen geeft u een overzicht van de algemene gegevens van alle leerlingen binnen uw LOGOS-omgeving. Voor het scherm Leerlingen volgt u het pad: ADM Overzicht Leerlingen (Schermafbeelding 11.1 en 2) Schermafbeelding 11. Leerlingen. In het scherm Leerlingen wordt van iedere leerling de naam, de geboortedatum, het PGN-nummer, de klas, de vestiging, het berekende en het vastgestelde onderwijsjaar getoond. Indien het vastgestelde onderwijsjaar afwijkt van het berekende onderwijsjaar, wordt dat met een * weergegeven. In de rechter kolom van dit scherm worden de gedetailleerde gegevens van de geselecteerde leerling weergegeven De leerlingkaart Door op een leerling in het overzicht te dubbelklikken of door op [Leerlingkaart openen] te klikken (Schermafbeelding 11.3), worden alle gegevens van de leerling in een nieuw scherm getoond: de leerlingkaart (Schermafbeelding 12). Pagina 11 van 22

12 De leerlingkaart bestaat uit twee tabbladen, namelijk de basisgegevens van de leerling en de onderwijsjaren Basisgegevens De basisgegevens van een leerling kunnen aangepast worden door de tekst in de velden aan te passen of door een andere categorie te selecteren (Schermafbeelding 12). Met de knop [Opslaan] kunt u de wijzigingen tussendoor opslaan, met [Opslaan en sluiten] slaat u de wijzigingen op en sluit u direct het scherm. Schermafbeelding 12. De leerlingkaart Onderwijsjaren In het tabblad Onderwijsjaren worden de huidige en historische klasgegevens getoond (Schermafbeelding 13). Het berekende onderwijsjaar is gebaseerd op de geboortedatum van de leerling en kan niet gewijzigd worden. Het vastgestelde onderwijsjaar is het onderwijsjaar dat in LOGOS actief gebruikt wordt. Dit vastgestelde onderwijsjaar kunt u zelf aanpassen door op de pijltjes omhoog of omlaag te klikken of door het getal aan te passen. Met [Opslaan] kunt u de wijzigingen tussendoor opslaan, met [Opslaan en sluiten] slaat u de wijzigingen op en sluit u direct het scherm. Pagina 12 van 22

13 Schermafbeelding 13. Onderwijsjaren op de leerlingkaart Leerling toevoegen Een nieuwe leerling kan toegevoegd worden door in het scherm Leerlingen op [Nieuw] te klikken (Schermafbeelding 11.4). Er verschijnt een lege leerlingkaart die met informatie gevuld kan worden. Voor een juiste werking van de software is het van belang om de volledige naam, het geslacht en het geboortejaar van de leerling in te vullen. NB: het verdient de voorkeur om nieuwe leerlingen niet via deze weg toe te voegen. Voer de leerling in binnen uw administratief pakket, waarna de leerling middels een EDEX-import (zie paragraaf 1.2) in LOGOS verschijnt. Indien u toch een leerling handmatig wilt toevoegen, wees dan alert op de juiste schrijfwijze van de naam en op de toevoeging van het Burgerservicenummer (BSN). U voorkomt hiermee dat de leerling, na een EDEX-import op een later moment, dubbel in LOGOS verschijnt. Pagina 13 van 22

14 1.4 Klassen Het scherm Klassen toont een overzicht van alle klassen binnen het geselecteerde schooljaar en u kunt hier leerlingen en medewerkers aan een andere klas toewijzen. Voor het scherm Klassen volgt u het pad: ADM Overzicht Klassen (Schermafbeelding 14.1 en 2) Schermafbeelding 14. Klassen. Standaard worden de klassen van het huidige schooljaar weergegeven. Indien u een ander schooljaar wilt selecteren, klikt u op het schooljaar en kiest u uit de keuzelijst het gewenste schooljaar (Schermafbeelding 14.3). Iedere klas is verdeeld in een blok waarin de medewerkers weergegeven worden en een blok waarin de leerlingen weergegeven worden die aan de betreffende groep zijn toegewezen (Schermafbeelding 14.4). Indien een groep leeg is, wordt het blok grijs weergegeven. Pagina 14 van 22

15 In de tweede kolom kan gekozen worden tussen de tabbladen Leerlingen en Medewerkers (Schermafbeelding 14.5). Hierin worden alle leerlingen weergegeven die niet aan een groep zijn gekoppeld en in het tweede tabblad worden alle medewerkers getoond Leerlingen of medewerkers aan een klas koppelen De medewerkers of leerlingen die in de tweede kolom van het scherm weergegeven worden, kunnen aan een klas gekoppeld worden door de leerling of medewerker te selecteren en daarna ook de groep te selecteren waar de medewerker of leerling aan gekoppeld dient te worden. Daarna gaat u naar het tabblad Klassen en klikt u op [Koppelen] (Schermafbeelding 15.1) Schermafbeelding 15. Leerlingen en medewerkers aan klassen koppelen of ontkoppelen. Een leerling of medewerker kan ontkoppelt worden door de leerling of medewerker in de klas te selecteren en te kiezen voor [Ontkoppelen] (Schermafbeelding 15.2). NB: Let u erop dat u niet op verwijderen klikt, daarmee verwijdert u namelijk de hele klas Klassen uitklappen en inklappen Met [Uitklappen] en [Inklappen] kunnen alle klassen in één klik uitgeklapt of ingeklapt worden (Schermafbeelding 15.3). 1.5 Onderwijsgroepen Het scherm Onderwijsgroepen biedt u de gelegenheid om leerlingen klasoverstijgend in een onderwijsgroep te plaatsen, zodat u met een zelf samengestelde groepen leerlingen aan dezelfde doelen kunt werken. Voor het scherm Onderwijsgroepen volgt u het volgende pad: ADM Overzicht Onderwijsgroepen (Schermafbeelding 16.1 en 2) Pagina 15 van 22

16 Schermafbeelding 16. Onderwijsgroepen. In het scherm Onderwijsgroepen worden alle onderwijsgroepen getoond die in het geselecteerde onderwijsjaar aanwezig zijn. Van iedere onderwijsgroep wordt getoond bij welke vestiging de onderwijsgroep hoort en hoeveel medewerkers en leerlingen aan de onderwijsgroep gekoppeld zijn. In het detailpaneel aan de rechterkant van het scherm wordt voor de geselecteerde onderwijsgroep getoond welke medewerkers en leerlingen aan de groep zijn toegewezen en de eventueel beschreven details van de onderwijsgroep Onderwijsgroep toevoegen Om een onderwijsgroep toe te voegen, klikt u in het scherm Onderwijsgroepen op [Nieuw] (Schermafbeelding 16.3). In het scherm dat verschijnt vult u de naam van de onderwijsgroep in die u wilt maken, selecteert u het schooljaar waarin deze onderwijsgroep aanwezig moet zijn en de bijbehorende vestiging (Schermafbeelding 17). Pagina 16 van 22

17 Schermafbeelding 17. Onderwijsgroep toevoegen. Daaronder is het scherm onderverdeeld in drie tabbladen, namelijk Leerlingen, Medewerkers en Details Leerlingen In het tabblad Leerlingen kiest u welke leerlingen u naar de onderwijsgroep wilt verplaatsen (Schermafbeelding 17). Het is mogelijk om te zoeken naar de naam van een leerling of een klas om sneller de leerlingen te vinden die u in de onderwijsgroep wilt plaatsen. Door de leerlingen van links naar rechts te verplaatsen, zet u de leerlingen in de onderwijsgroep. Dit doet u door een vinkje te zetten voor de naam van een leerling en op de pijl naar rechts te klikken. U kunt de leerling ook verplaatsen door te dubbelklikken op de naam van de leerling. Mocht er per ongeluk een leerling in de onderwijsgroep geplaatst zijn die daar eigenlijk niet hoort, dan kunt u de leerling ook van rechts naar links verplaatsen door het pijltje naar links te gebruiken of door te dubbelklikken op de naam van de leerling Medewerkers In het tabblad Medewerkers kiest u welke medewerkers u naar de onderwijsgroep wilt verplaatsen (Schermafbeelding 18). Dit werkt op dezelfde manier als het verplaatsen van leerlingen zoals hierboven beschreven. Pagina 17 van 22

18 Schermafbeelding 18. Medewerkers toewijzen aan onderwijsgroepen Details In het tabblad Details kunt u tenslotte een omschrijving toevoegen aan de onderwijsgroep, zodat u later nog kunt terugzoeken op basis van welke criteria de onderwijsgroep is samengesteld (Schermafbeelding 19). Pagina 18 van 22

19 Schermafbeelding 19. Details toevoegen aan een onderwijsgroep. U kunt de gemaakte onderwijsgroep opslaan door na het samenstellen van de onderwijsgroep op [Opslaan] te klikken. Wilt u direct daarna het scherm sluiten, gebruik dan [Opslaan en sluiten] Onderwijsgroep bewerken In het overzichtsscherm Onderwijsgroepen kunt u dubbelklikken op de onderwijsgroep om deze te bewerken. Het wijzigen van een onderwijsgroep werkt op dezelfde wijze als het toevoegen van een onderwijsgroep Onderwijsgroep verwijderen U kunt een onderwijsgroep verwijderen door in het overzichtsscherm Onderwijsgroepen de betreffende onderwijsgroep te selecteren en vervolgens te klikken op [Verwijderen] (Schermafbeelding 16.4). NB: Indien er Groepsplannen aanhangen verdwijnen deze ook. Pagina 19 van 22

20 2 Woordenlijst Hier treft u een lijst aan van de terminologie die in LOGOS gehanteerd wordt. Arrangement Domein Groepsplan Handelingsplan Hoofddoel Leerlijn Leerlijnenpakket Leerlingplan Leerroute Niveaubereik Het onderwijsaanbod voor één vakgebied en één streefniveau. Hierin worden onder andere de te behalen doelen en de daarvoor bruikbare methodieken en bronnen vermeld. Er zijn twee verschillende domeinen: ontwikkelingsperspectiefdomeinen en planningsdomeinen. Kijk in deze begrippenlijst bij het gewenste soort domein voor een toelichting. Het onderwijsplan voor een groepsplandomein voor een groep leerlingen voor een bepaalde periode. In een groepsplan worden de leerlingen in instructiegroepen ingedeeld op basis van hun leerroute en onderwijsjaar. De inhoud van de arrangementenkaart passend bij deze leerroute en dit streefniveau wordt gebruikt om doelen te stellen en de juiste inhoud te selecteren. De leerkracht vult deze informatie zelf aan met een beschrijving van aanpak, organisatie en evaluatie. Dit plan wordt gevolgd voor een bepaalde periode, waarna het geëvalueerd wordt en opnieuw opgesteld wordt. Indien nodig wordt aan de hand van de evaluatie van het groepsplan ook het ontwikkelingsperspectief bijgesteld. Een aanvulling op of alternatief voor het groepsplan voor een individuele leerling, waarbij verschillende onderdelen van het groepsplan aangepast of aangevuld kunnen worden om tegemoet te komen aan de behoeften van de individuele leerling. De doelen binnen een niveautrede die door een leerling behaald moeten worden om het betreffende niveau als beheerst te markeren. Een vakgebied, onderverdeeld in deelgebieden, niveaus en doelen, bijvoorbeeld Rekenen. Een set vakgebieden die samen alle doelen bevatten voor een doelgroep. Een individueel plan voor een leerling op verschillende domeinen voor de duur van een vastgestelde periode, met een maximum van één schooljaar. Het leerlingplan wordt (automatisch) opgezet a.d.h.v. de inhoud uit de actieve groepsplannen en handelingsplannen. De weg naar de uitstroombestemming met een bijbehorend onderwijsaanbod. De streefniveaus van een leerlijnenpakket die gebruikt worden binnen een leerroute en passend zijn bij de ontwikkelingsleeftijd van de betreffende leerlingen. Pagina 20 van 22

21 Onderwijsjaar Ontwikkelingsperspectiefdomein Planningsdomein Streefniveau Stroomplan Het jaar waarin de leerling gezien diens geboortedatum zit, en waaruit het onderwijsaanbod volgt, bijvoorbeeld Onderwijsjaar 5. Dit komt overeen met de leerjaren in het regulier onderwijs. Het onderwijsjaar kan handmatig aangepast worden. De door de school belangrijkst geachte vakgebied(en) waarvoor in het uitstroomperspectief van het ontwikkelingsperspectief een eindniveau ingeschat wordt. Het vakgebied of één of meer deelgebieden binnen één vakgebied waarvoor de leerkracht een groepsplan of handelingsplan kan maken. Het niveau uit het leerlijnenpakket waarnaar binnen een schooljaar gestreefd wordt, gezien het onderwijsjaar en de leerroute van de leerling. Het curriculum en aanbod van de school overzichtelijk weergegeven in uitstroomprofielen, de streefniveaus behorende bij de leerroutes en de arrangementen. Pagina 21 van 22

22 3 Contact Heeft u na het lezen van deze handleiding toch nog vragen, dan bieden wij u meerdere mogelijkheden om het juiste antwoord te krijgen op uw vraag of de juiste oplossing te vinden voor uw probleem. 3.1 Kennisbank De kennisbank is een verzameling van veel gestelde vragen die beantwoord worden aan de hand van tekstuele uitleg, eventueel aangevuld met instructievideo s. De kennisbank is te vinden door naar te gaan en uw muis rechts bovenin het scherm op het oranje vak Mijn DataCare te plaatsen. Klik in het lint dat verschijnt op Kennisbank. 3.2 Helpdesk Kan de kennisbank u geen hulp bieden bij het zoeken naar het antwoord op uw vraag? Stel uw vraag dan via logossupport@datacare.nl. Probeer uw vraag aan de helpdesk zo helder en concreet mogelijk te formuleren en maak eventueel gebruik van schermafbeeldingen, zodat onze helpdesk u snel en gericht antwoord kan geven. Pagina 22 van 22