Werkinstructies SPIC-wissel

Transcriptie

1 Werkinstructies SPIC-wissel In dit document treft u de werkinstructies voor een SPIC-wissel. De werkinstructies zijn gericht op gecontracteerde aanbieders, lokale teams, Gecertificeerde Instellingen (GI s) en de backoffices van de gemeenten. Per groep staan de benodigde acties uitgeschreven. De werkinstructie SPICwisselingen is in overleg met gemeenten en aanbieders tot stand gekomen. Aanleiding 1. In gesprekken met jeugdhulpaanbieders in de specialistische jeugdhulp is gebleken dat er behoefte is aan meer flexibiliteit in het wisselen van SPIC. Het huidige administratieprotocol gaat uit van SPIC wissel als uitzondering, in de praktijk blijkt er vaker dan verwacht behoefte aan de mogelijkheid om te wisselen van SPIC. Vooruitlopend op een aanpassing van het administratieprotocol daarom hierbij een aanvullende instructie voor mutaties, oftewel SPIC wissels. 2. Een tweede aanleiding ligt in één van de maatregelen waarmee regiogemeenten de overschrijdingsprognose willen terugdringen: bij twijfel starten in B. Deze maatregel houdt in dat: Bij twijfel en hieruit voortkomende discussie over de juistheid van een verwijzing in segment B of C wordt de jeugdhulp gestart in segment B. Wanneer de jeugdhulp in B is gestart, maar de aanbieder gedurende de eerste periode van hulp inhoudelijk en financieel kan onderbouwen dat hulp in segment C nodig is, kan de verwijzing alsnog worden omgezet naar segment C. De eerder in segment B (intensiteit intensief en perspectief) gestarte jeugdhulp wordt met terugwerkende kracht verrekend. Deze maatregel is genomen omdat het percentage verwijzingen naar segment C hoger ligt dan de verwachte 15%. De tarieven in segment C zijn ook hoger dan in segment B, waardoor het hoge percentage verwijzingen segment C bijdraagt aan de hoge overschrijdingsprognose. Mocht in een later stadium blijken dat alsnog een verwijzing naar segment C noodzakelijk is, dan is daarvoor opnieuw contact met de noodzakelijk en uiteraard een perspectiefplan. Deze maatregel vereist heldere afspraken over de registratie van mutaties. 3. Een andere aanleiding voor aanscherping van de SPIC wissel is de constatering van aanbieders dat soms meerdere kinderen in één gezin een verwijzing voor segment C krijgen bij dezelfde aanbieder, terwijl het gaat om hulp aan het gezin als geheel. Met aanbieders is afgesproken dat in deze situatie (hulp in het gezin, met verwijzingen voor meerdere kinderen, naar eenzelfde aanbieder) alleen het jongste kind een verwijzing voor segment C krijgt en de andere kinderen voor segment B. De bestaande C verwijzingen moeten worden omgezet naar segment B. Aanbieders nemen het initiatief om voor deze gevallen een wijziging van segment C naar segment B aan te vragen. Gemeenten onderzoeken ook de situaties waarin dit zich voordoet en nemen dan contact op met de aanbieders. Ook deze maatregel vraagt om nadere afspraken over SPIC wissels. V e r s i e 1 o k t o b e r P a g i n a 1 v a n 11

2 Werkwijze 1. Uitgangspunt is dat de afspraken uitvoerbaar zijn voor aanbieders en backoffices en leiden tot eenduidige gegevens in de cliëntregistratie bij aanbieders en in de gemeentelijke administraties; en daarmee in het RAP en de regionale monitor. 2. Onderstaande methode geldt voor alle mogelijke SPIC wissels bij dezelfde aanbieder, niet alleen binnen maar ook tussen segmenten en profielen. 3. Bij een SPIC wissel binnen segment C of bij een overgang van B naar C, gelden de normale procedures voor verwijzingen en mutaties naar segment C: lokale team of GI dienen akkoord te geven op de wissel en op het aangepaste, door het gezin opgestelde, perspectiefplan. Als de doorverwijzing via het lokale team is binnengekomen, stuurt de aanbieder geen JW315. Wanneer de GI de door is, moet er wel een JW315 worden ingediend door de aanbieder. 4. Bij een SPIC wissel in segment B of bij een overgang van C naar B, vervangt de nieuwe JW315 het eerdere verzoek om toewijzing zonder verdere uitleg. Bij onduidelijkheid neemt de backoffice van de gemeente contact op met de aanbieder. Als er al een JW305 was ingediend, wordt de oorspronkelijke toewijzing een dag voor de ingangsdatum van de nieuwe JW315 gestopt door de gemeente. 5. We maken onderscheid in het moment van aanvragen van de SPIC wissel: enerzijds wisselingen nog voordat met de behandeling is gestart en dus vóór er een JW305 bericht is verzonden; anderzijds wijzingen na aanvang van de zorg, dus nadat een start-zorg-bericht (JW305) is verzonden. 6. Bij een SPIC wissel moet duidelijk zichtbaar zijn dat het om een doorlopend zorgtraject gaat en dat de daadwerkelijke zorg dus niet is gestopt. Dit moet ook duidelijk zijn in de administratie en daarom moeten start- en einddatum naadloos op elkaar aansluiten. Als de zorg is gestart moeten duurzame SPICs altijd worden afgesloten op de laatste dag van de maand en de nieuwe SPIC moet als ingangsdatum de eerste dag van de nieuwe maand hebben. Bij de intensiteiten intensief en perspectief ligt de ingangsdatum van de nieuwe SPIC één dag na de einddatum van de oude SPIC. 7. Er worden bij SPIC wissels geen JW307 berichten verstuurd voor het oude traject omdat de zorgverlening feitelijk gewoon doorloopt. De zorg vanuit de oude SPIC stopt en gaat over op een andere SPIC. 8. Een SPIC wissel is essentieel anders dan een administratieve correctie dus de backoffices van de gemeenten geven in de JW301 nooit de reden wijziging 01 administratieve correctie mee bij de oorspronkelijke toewijzing. 9. Het perspectiefplan hoeft niet bij elke SPIC wissel te worden aangepast. De essentie van het perspectiefplan is het beoogde resultaat van de behandeling vast te leggen en het lokale team of GI in de gelegenheid te stellen een integrale afweging voor de hulp of ondersteuning voor het gezin te maken. Het perspectiefplan is geen behandelplan en, mits het beoogde resultaat niet verandert, hoeft het perspectiefplan niet aangepast te worden. De gemeente kan naar eigen inzicht bepalen of het noodzakelijk is een gewijzigde beschikking te sturen naar de jeugdige/gezin. 10. Bij een SPIC wissel van segment B Perspectief of Intensief naar segment C worden de reeds betaalde facturen van het segment B traject verrekend met het tarief voor de nieuwe SPIC in segment C (de procedure voor verrekening wordt in een later stadium ontwikkeld). 11. Om de verandering administratief ondubbelzinnig vast te leggen verstuurt de gemeentelijke Backoffice tweemaal een JW301 na ontvangst van de vervangende JW315, waar nodig na overleg met het lokale team: het eerste JW301 bericht om de toewijzing van de oorspronkelijke SPIC in te trekken en het tweede JW301 bericht om een toewijzing af te geven voor de vervangende SPIC. Voor de contactgegevens van de Lokale Teams, V e r s i e 1 o k t o b e r P a g i n a 2 v a n 11

3 Welke wissels onderscheiden we? 1. Zonder start zorg bericht (JW305), binnen segment B, intensief, perspectief en duurzaam 2. Zonder start zorg bericht (JW305), binnen segment C en van segment C naar segment B, intensief, perspectief en duurzaam 3. Zonder start zorg bericht (JW305), van segment B naar segment C, intensief, perspectief en duurzaam 4. Met start zorg bericht (JW305), binnen segment B, intensief, perspectief en duurzaam 5. Met start zorg bericht (JW305), binnen segment C en van segment C naar segment B, intensief, perspectief en duurzaam 6. Met start zorg bericht (JW305), van segment B naar segment C, intensief, perspectief en duurzaam SPIC wissel zonder start zorg bericht (JW305) 1. Zonder start zorg bericht (JW305) binnen segment B Wisseling van intensiteit: indien de SPIC is afgegeven door een lokaal team of een GI dient deze geïnformeerd te worden dat er een wissel van intensiteit gaat plaatsvinden. Wisseling van profiel: dient afgestemd te worden met het lokale team of de GI, vanwege de mogelijke impact op het gezin. Versturen JW315 met nieuwe SPIC waarbij de ingangsdatum recht gelijk is aan de ingangsdatum recht van de oorspronkelijke SPIC. Perspectiefplan Lokaal team/gi Verrekenen Het perspectiefplan moet worden aangepast als de beoogde resultaten veranderen. Wisseling van intensiteit: geen actie noodzakelijk Wisseling van profiel: beoordeel de situatie en indiceer waar nodig een nieuwe SPIC in overleg met de aanbieder De gemeente stuurt 2 JW301 berichten: - Gemeente trekt de oorspronkelijk toegewezen SPIC in via een JW301 met als reden wijziging toewijzing 05 = herbeoordeling: verkorting toewijzing. De einddatum recht is hierbij gelijk aan de ingangsdatum recht. - Gemeente stuurt een toewijzing JW301 voor de nieuwe SPIC met als ingangsdatum recht de ingangsdatum van de oorspronkelijke SPIC Verrekening is niet van toepassing. V e r s i e 1 o k t o b e r P a g i n a 3 v a n 11

4 2. Zonder start zorg bericht (JW305) binnen segment C en van segment C naar segment B De wisseling dient voorgelegd te worden aan het lokale team of de GI ter goedkeuring. Perspectiefplan Het perspectiefplan moet worden aangepast als de beoogde resultaten veranderen. Verwijzer lokaal team: u verstuurt geen JW315 bericht. De gemeente verstuurt een nieuwe JW301. Lokaal team/gi Beoordeel de situatie en indiceer waar nodig een nieuwe SPIC. Indien de het lokaal team is, initieert zij de verzending van het JW301 bericht. Verwijzer GI: u verstuurt een JW315 met de nieuwe SPIC waarbij de ingangsdatum recht gelijk is aan de ingangsdatum recht van de oorspronkelijke SPIC. De gemeente stuurt 2 JW301 berichten: - Gemeente trekt de oorspronkelijk toegewezen SPIC in via een JW301 met als reden wijziging toewijzing 05 = herbeoordeling: verkorting toewijzing. De einddatum recht is hierbij gelijk aan de ingangsdatum recht. - Gemeente stuurt een toewijzing JW301 voor de nieuwe SPIC met als ingangsdatum recht de ingangsdatum van de oorspronkelijke SPIC Verrekenen Verrekening is niet van toepassing. V e r s i e 1 o k t o b e r P a g i n a 4 v a n 11

5 3. Zonder start zorg bericht (JW305) van segment B naar segment C De wisseling dient voorgelegd te worden aan het lokale team of de GI ter goedkeuring. Verwijzer lokaal team: u verstuurt geen JW315 bericht. De gemeente verstuurt een nieuwe JW301. Verwijzer GI: u verstuurt een JW315 met de nieuwe SPIC waarbij de ingangsdatum recht gelijk is aan de ingangsdatum recht van de oorspronkelijke SPIC. Perspectiefplan Lokaal team/gi Verrekenen Indien er nog geen perspectiefplan aanwezig is, dient dit te worden gemaakt. Indien er al een perspectiefplan is, moet deze worden aangepast als de beoogde resultaten veranderen. Beoordeel de situatie en indiceer waar nodig een nieuwe SPIC. Indien de het lokaal team is, initieert zij de verzending van het JW301 bericht. De gemeente stuurt 2 JW301 berichten: - Gemeente trekt de oorspronkelijk toegewezen SPIC in via een JW301 met als reden wijziging toewijzing 05 = herbeoordeling: verkorting toewijzing. De einddatum recht is hierbij gelijk aan de ingangsdatum recht. - Gemeente stuurt een toewijzing JW301 voor de nieuwe SPIC met als ingangsdatum recht de ingangsdatum van de oorspronkelijke SPIC Verrekening is niet van toepassing. V e r s i e 1 o k t o b e r P a g i n a 5 v a n 11

6 SPIC wissel met start zorg bericht (JW305) 4. Met start zorg bericht (JW305) binnen segment B Wisseling van intensiteit: indien de SPIC is afgegeven door een lokaal team of een GI dient deze geïnformeerd te worden dat er een wissel van intensiteit gaat plaatsvinden. Wisseling van profiel: dient te worden afgestemd met het lokale team of de GI, vanwege de mogelijke impact op het gezin. Intensief/perspectief: versturen JW315 met nieuwe SPIC waarbij de ingangsdatum recht gelijk is aan het moment dat is vastgesteld dat de SPIC niet langer passend is. Duurzaam: versturen JW315 met nieuwe SPIC waarbij de ingangsdatum recht gelijk is aan de eerste dag van de maand is die volgt op het moment dat is vastgesteld dat de oorspronkelijke SPIC niet langer passend is. Voor alle intensiteiten: Stuurt geen JW307 1 en geen JW303 op de initiële toewijzing. Perspectiefplan Lokaal team/gi Het perspectiefplan moet worden aangepast als de beoogde resultaten veranderen. Wisseling van intensiteit: geen actie noodzakelijk Wisseling van profiel: beoordeel de situatie en indiceer waar nodig een nieuwe SPIC in overleg met de aanbieder De gemeente stuurt 2 JW301 berichten: - Gemeente trekt de oorspronkelijk toegewezen SPIC in via een JW301 met als reden wijziging toewijzing 05 = herbeoordeling: verkorting toewijzing. De einddatum recht ligt hierbij één dag voor de ingangsdatum recht van 1 Indien de JW307 geautomatiseerd wordt aangemaakt en verzonden hoeft u hiervoor geen aanpassing door te voeren en kunt u deze berichten blijven aanleveren. V e r s i e 1 o k t o b e r P a g i n a 6 v a n 11

7 Verrekenen de nieuwe SPIC. Bij duurzaam is dit altijd de laatste dag van de voorgaande maand. - Gemeente stuurt een toewijzing JW301 voor de nieuwe SPIC met de gewenste ingangsdatum recht uit de JW315. Bij duurzaam moet dit de eerste dag van de maand zijn. - Verwerkt aangeleverde JW307 op oorspronkelijke toewijzingen niet - Keurt JW303 op oorspronkelijke toewijzingen af. Indien er gedeclareerd is, wordt er verrekend volgens de nog vast te stellen werkwijze. V e r s i e 1 o k t o b e r P a g i n a 7 v a n 11

8 5. Met start zorg bericht (JW305) binnen segment C en van segment C naar segment B De wisseling dient voorgelegd te worden aan het lokale team of de GI ter goedkeuring. Perspectiefplan Het perspectiefplan moet worden aangepast als de beoogde resultaten veranderen. Indien lokaal team: u verstuurt geen JW315 bericht. De gemeente verstuurt een nieuwe JW301. Indien GI: Lokaal team/gi Beoordeel de situatie en indiceer waar nodig een nieuwe SPIC. Indien de het lokaal team is, initieert zij de verzending van het JW301 bericht. - Intensief/perspectief: versturen JW315 met nieuwe SPIC waarbij de ingangsdatum recht gelijk is aan het moment dat is vastgesteld dat de SPIC niet langer passend is. - Duurzaam: versturen JW315 met nieuwe SPIC waarbij de ingangsdatum recht gelijk is aan de eerste dag van de maand is die volgt op het moment dat is vastgesteld dat de oorspronkelijke SPIC niet langer passend is. Voor alle intensiteiten: Stuurt geen JW307 en geen JW303 op de initiële toewijzing. De gemeente stuurt 2 JW301 berichten: - Gemeente trekt de oorspronkelijk toegewezen SPIC in via een JW301 met als reden wijziging toewijzing 05 = herbeoordeling: verkorting toewijzing. De einddatum recht ligt hierbij één dag voor de ingangsdatum recht van de nieuwe SPIC. Bij duurzaam is dit altijd de laatste dag van de voorgaande maand. V e r s i e 1 o k t o b e r P a g i n a 8 v a n 11

9 Verrekenen - Gemeente stuurt een toewijzing JW301 voor de nieuwe SPIC met de gewenste ingangsdatum recht uit de JW315. Bij duurzaam moet dit de eerste dag van de maand zijn. - Verwerkt aangeleverde JW307 op oorspronkelijke toewijzingen niet - Keurt JW303 op oorspronkelijke toewijzingen af. Indien er gedeclareerd is, wordt er verrekend volgens de nog vast te stellen werkwijze. V e r s i e 1 o k t o b e r P a g i n a 9 v a n 11

10 6. Met start zorg bericht (JW305) van segment B naar segment C De wisseling dient voorgelegd te worden aan het lokale team of de GI ter goedkeuring. Indien lokaal team: u verstuurt geen JW315 bericht. De gemeente verstuurt een nieuwe JW301. Indien GI: - Intensief/perspectief: versturen JW315 met nieuwe SPIC waarbij de ingangsdatum recht gelijk is aan het moment dat is vastgesteld dat de SPIC niet langer passend is. - Duurzaam: versturen JW315 met nieuwe SPIC waarbij de ingangsdatum recht gelijk is aan de eerste dag van de maand is die volgt op het moment dat is vastgesteld dat de oorspronkelijke SPIC niet langer passend is. Perspectiefplan Lokaal team/gi Indien er nog geen perspectiefplan aanwezig is, dient dit te worden gemaakt. Indien er al een perspectiefplan is, moet deze worden aangepast als de beoogde resultaten veranderen. Beoordeel de situatie en indiceer waar nodig een nieuwe SPIC. Indien de het lokaal team is, initieert zij de verzending van het JW301 bericht. Voor alle intensiteiten: Stuurt geen JW307 en geen JW303 op de initiële toewijzing. De gemeente stuurt 2 JW301 berichten: - Gemeente trekt de oorspronkelijk toegewezen SPIC in via een JW301 met als reden wijziging toewijzing 05 = herbeoordeling: verkorting toewijzing. De einddatum recht ligt hierbij één dag voor de ingangsdatum recht van de nieuwe SPIC. Bij duurzaam is dit altijd de laatste dag van de V e r s i e 1 o k t o b e r P a g i n a 10 v a n 11

11 Verrekenen voorgaande maand. - Gemeente stuurt een toewijzing JW301 voor de nieuwe SPIC met de gewenste ingangsdatum recht uit de JW315. Bij duurzaam moet dit de eerste dag van de maand zijn. - Verwerkt aangeleverde JW307 op oorspronkelijke toewijzingen niet - Keurt JW303 op oorspronkelijke toewijzingen af. Indien er gedeclareerd is, wordt er verrekend volgens de nog vast te stellen werkwijze. V e r s i e 1 o k t o b e r P a g i n a 11 v a n 11