NOTA VAN INLICHTINGEN MARKTCONSULTATIE ADMINISTRATIEPROTOCOL EN IMPLEMENTATIE

Transcriptie

1 NOTA VAN INLICHTINGEN MARKTCONSULTATIE ADMINISTRATIEPROTOCOL EN IMPLEMENTATIE Datum overlegtafel: 5 februari 2018 Publicatiedatum: 27 februari 2018

2 INHOUDSOPGAVE Fysieke Overlegtafel 5 februari DigiTale Overlegtafel

3 Nr. Datum Vraag Antwoord/opvolging FYSIEKE OVERLEGTAFEL 5 FEBRUARI H 3.3. blz 7 en 8 v/h Administratieprotocol De route van aanvullende jeugdhulp in het gedwongen kader, dus bij een verwijzing door een Gecertificeerde Instelling (GI) kent een te lange doorlooptijd. De vertraging zit in de afstemming tussen GI en de gemeentelijke toegang waardoor de aanbieder niet tijdig een toewijzing ontvangt. Kan de administratieve route zo worden aangepast dat de zorgaanbieder na ontvangst van de bepaling van een GI een ijw315 (verzoek om toewijzing) inzet voor de bepalingen van gecertificeerde instellingen? De gemeenten kiezen ervoor de huidige administratieve route te handhaven zoals beschreven in paragraaf 3.3. van het Administratieprotocol. Deze route geeft de minste administratieve lasten wanneer de bij wet opgenomen afstemming tussen GI en lokale toegang tijdig plaatsvindt. Bij niet of niet tijdige afstemming tussen GI en lokale toegang is het belangrijk dat partijen elkaar hier op aanspreken H 3.2 blz 6 en 7 en bijlages 1.2 en 1.3 v/h Administratieprotocol Sommige regiogemeenten gebruiken nu naast de JW315 een papieren DVO-aanvraag. Deze is nu niet benoemd in het administratieprotocol. Dit format gebruiken gemeenten nu indien de toegang verwijst naar een aanbieder terwijl de precieze hulpvraag nog niet helder is. Gaat er in 2019 nog gewerkt worden met de (papieren) DVO s? Algemeen over doorlooptijden Doorlooptijden worden nu door de gemeente veelal niet gehaald. Toewijzingen worden wel toegezegd, er wordt zorg verleend, maar het is vaak wachten op betaling. Wat wordt er gedaan door gemeenten om te zorgen dat de genoemde doorlooptijden ook gehaald worden? Kan er gewerkt worden met een scheiding tussen eenvoudige en complexe toewijzingen in aantal dagen doorlooptijd? Daar kunnen we op dit moment geen uitsluitsel over geven. Er wordt gestreefd naar een zoveel mogelijk eenduidige werkwijze binnen de regio. Het administratieprotocol zal daarbij leidend zijn voor de werkwijze binnen de regio. Het administratieprotocol wordt, als annex bij de raamovereenkomst, samen met de raamovereenkomst, de algemene voorwaarden, de definitieve zorgen ondersteuningsproducten en de tarieven halverwege mei vastgesteld en daarna gepubliceerd op Met de raamovereenkomst voor 2019 conformeren de gemeenten binnen de Zorgregio Midden-IJssel/Oost-Veluwe zich aan de landelijke standaarden met bijbehorende bedrijfsregels. De signalen dat in de huidige praktijk de gestelde doorlooptijden door gemeenten niet altijd worden gehaald, zijn bekend. Gemeenten pakken dit op en streven ernaar om zo snel mogelijk en in elk geval per 1 januari2019 aan deze landelijke standaard te voldoen. Het is niet mogelijk om te werken met een scheiding tussen eenvoudige en complexe toewijzingen in aantal dagen doorlooptijd. 3

4 Binnen de landelijke standaarden wordt geen onderscheid gemaakt in aantal dagen doorlooptijd en ook op gemeentelijk niveau kennen wij als regio hier geen onderscheid in Vraag over zorg- en ondersteuningsproducten i.r.t. administratieve lasten. Op het gebied van SGGZ zijn er vragen over de productenstructuur. Kunnen de diagnostiek en behandeling worden toegewezen als aparte producten? De aanbieders hebben niet het idee dat het samenvoegen van deze twee de aanbieder administratief ontlast H en 3.4 blz 6 en 8 v/h Administratieprotocol Kan bij zo veel mogelijk van de toewijzingen het volume voor de totale duur van de beschikking worden afgegeven? Bij toewijzingen per maand/4 weken wordt de administratieve last veel hoger. Het uitgangspunt bij de inkoop van jggz is één toewijzing en één tarief per diagnose/behandeltraject. Hierdoor is het niet mogelijk diagnostiek en behandeling apart toe te wijzen. De nieuwe productenstructuur is nu enkele weken van toepassing. De impact op de administratieve last ten opzichte van de DBCsystematiek is nog niet in volle omvang te benoemen. Gemeenten zullen medio 2018 de impact van de wijzigingen evalueren. Vanaf 1 januari 2019 werken alle regiogemeenten met dezelfde productcodetabel. Hierbij is opgenomen dat de toewijzing plaatsvindt voor de totale duur van de beschikking H 3.4 en blz 8 en 9 v/h Administratieprotocol Kan er gestapeld worden met producten bij een of verschillende aanbieders? De paragraaf over het onderaannemerschap kan worden aangescherpt door aan te geven dat het om één tarief gaat en dat stapeling per product mogelijk is. De term hoofd- en onderaannemer leverde verwarring op H 6.1 en 6.2 blz 15 v/h Administratieprotocol Waarom is er voor verlenging van een toewijzing/verwijzing altijd contact met de toegang nodig? In de regio MIJ/OV wordt op product toegewezen, dus een cliënt kan verschillende toewijzingen bij verschillende aanbieders hebben (en soms ook bij één aanbieder). Deze aanbieder kan deze verschillende producten uitzetten bij verschillende onderaannemers, waarbij rekening gehouden dient te worden met de plicht tot afstemming hierover, maar blijft zelf verantwoordelijk. De deelnemende gemeenten vinden een toewijzingsproces waarin er zorgvuldig gekeken wordt naar de geboden ondersteuning voor onze inwoners en tijdige op- en afschaling van zorg indien nodig belangrijk. 4

5 Als het gaat om de verlenging van een GGZ-traject of behandeling: de verwijzing voor een GGZ-behandeling heeft een vastgestelde geldigheidsduur. Als deze geldigheidsduur van de verwijzing is overschreden dan heeft de cliënt een nieuwe verwijzing van een rechtsgeldig verwijzer nodig (bijvoorbeeld een gemeentelijke toegang of huisarts). De oorspronkelijke verwijzer kan dan opnieuw beoordelen of verdere behandeling nodig is. Op basis van deze nieuwe verwijzer vraagt de aanbieder bij de gemeentelijke toegang een verlenging van de toewijzing aan.bepaling Jeugdhulp: Voor verlenging van de toewijzing die eerder op grond van de bepaling jeugdhulp door de Gecertificeerde Instelling (GI) is afgegeven volgt de GI dezelfde route langs de toegang zoals bij de eerste toekenning op grond van de bepaling jeugdhulp H 3.4 blz 8 v/h Administratieprotocol Kan het gemeentelijke proces voor het afwijzen van jeugdhulp door de zorgaanbieder via een 302 bericht uniform worden opgenomen in het administratieprotocol? Algemeen over doorlooptijden Welke afspraken gelden, wanneer gemeenten of aanbieders niet binnen de gestelde termijnen de berichten versturen? Dit staat nu niet in het Administratieprotocol aangegeven. Nee, de gemeenten volgen in de uitvoering de landelijke i- Standaarden. Het afwijzen van jeugdhulp middels een retourbericht is daar geen onderdeel van. In artikel 4.3 en 4.4 van de Algemene Voorwaarden behorend bij de raamovereenkomst is opgenomen dat het niet nakomen van de overeengekomen termijnen m.b.t. het versturen van berichten kan leiden tot latere betaling, dan wel een ingebrekestelling met een verbetertermijn. Bij het overschrijden van de verbetertermijn kan de raamovereenkomst worden ontbonden. Wanneer een gemeente in gebreke is vragen wij aanbieders om de gemeente in kwestie hier tijdig en specifiek op aan te spreken. Dit kan via de lokale contractmanager of via de regionale accountmanager. 5

6 H4 blz 10 en 11 v/h Administratieprotocol De aanbieder kan pas declareren als er een start-bericht is gestuurd. Na het sturen van een stopbericht wordt de toewijzing beëindigd en vanaf dat moment is declaratie niet meer mogelijk. De landelijke berichtenstandaard benadrukt juist om geen koppeling te leggen tussen rechtmatigheid en regieberichten. Waarom wordt er in het Administratieprotocol een afhankelijkheid gelegd tussen regieberichten en rechtmatigheidberichten? Het verzoek aan de gemeente is om per hulpvorm de meerwaarde van de regieberichten te bepalen. Dank voor uw suggestie, we volgen de landelijke berichtenstandaard en zullen dus geen koppeling leggen tussen rechtmatigheid en regioberichten. Hierop zal het Administratieprotocol worden aangepast. Met uitzondering van de dwangtrajecten Jeugd die door de Gecertificeerde Instellingen (GI s) worden uitgevoerd, zien de regiogemeenten bij alle overige zorg- en ondersteuningstrajecten de meerwaarde van het hanteren van regieberichten H4 blz 10 en 11 v/h Administratieprotocol De informatie in de regieberichten is nu onvoldoende om inzicht te krijgen in mogelijke wachtlijsten. Ook ontbreken er nu nog de definities die nodig zijn om wachtlijsten in beeld te krijgen. Gaat de gemeente hier nog actie op ondernemen? Wij herkennen het gebrek aan uniformiteit en helderheid over wachtlijsten/wachttijden. In 2017 zijn daarom eenduidige definities opgesteld van de termen wachttijden en wachtlijsten. Deze definities zijn opgenomen in de Algemene Voorwaarden behorend bij de Raamovereenkomst. Tevens is in de Algemene Voorwaarden opgenomen dat de zorgaanbieder de actuele wachtlijst dient te publiceren op de website. De raamovereenkomst en de bijbehorende algemene voorwaarden worden uiterlijk eind mei vastgesteld en daarna gepubliceerd op Algemeen over wijzigingen zorginzet Het administratieprotocol bevat nu geen instructies over het gebruik van de regieberichten in het geval een traject tijdelijk stopt, wordt verlengd of wanneer producten wijzigen tijdens de invoering van de nieuwe productstructuur in Worden deze instructies nog toegevoegd aan het Administratieprotocol? Een proces met betrekking tot het gebruik van regieberichten bij tijdelijke stopzetting van een product zal worden opgenomen in het administratieprotocol conform landelijke standaard. Een proces m.b.t. herindicatie wordt beschreven onder paragraaf 6.1 en 6.2 van het Administratieprotocol. 6

7 H6 blz 15 en bijlage 3 v/h Administratieprotocol Kunnen gemeenten wijzigingen met terugwerkende kracht voorkomen? Dit veroorzaakt extra administratieve lasten, omdat de reeds betaalde declaraties onder deze toewijzing ook worden gecrediteerd. Indien een toewijzing wordt verlengd, het volume wijzigt of de duur wordt verlengd dan geeft het afsluiten van de huidige toewijzing gevolgd door een aansluitende nieuwe toewijzing (met een nieuw toewijzingsnummer) de minste administratieve lasten. De gewenste werkwijze verschilt per aanbieder. De mogelijkheden hierin verschillen per systeem van zowel gemeenten als zorgaanbieders. Verwijzingen met terugwerkende kracht kunnen nooit helemaal voorkomen worden, de zorginhoud is hierin leidend. We onderzoeken of we de door u voorgestelde werkwijze opnemen in het Administratieprotocol H6 blz 15 en bijlage 3 v/h Administratieprotocol De doorlooptijd van een wijziging bij gemeenten duurt op dit moment soms lang. Één van de oorzaken is dat bij een wijziging een inhoudelijke onderbouwing door gemeenten wordt gevraagd. Deze lange doorlooptijden bij een wijziging prikkelen om bij aanvang van een traject ruimere toewijzingen aan te vragen om extra administratieve procedures bij bovengemiddeld lange trajecten te voorkomen. Wat wordt er gedaan door gemeenten om te zorgen dat de genoemde doorlooptijden ook gehaald worden? Waar ligt de verantwoordelijkheid voor het indienen van een verlenging? Bij sommige gemeenten wordt de verantwoordelijkheid voor het indienen van een verlenging of wijziging ook bij cliënten gelegd terwijl de cliënt hiertoe niet altijd in staat is, naar oordeel van de aanbieder. Dit leidt er toe dat wijzigingen te laat doorkomen bij de gemeente, waardoor de geleverde hulp niet kan worden gedeclareerd. De deelnemende gemeenten vinden een toewijzingsproces waarin er zorgvuldig gekeken wordt naar de geboden ondersteuning voor onze inwoners en tijdige op- en afschaling van zorg indien nodig belangrijk. Met de raamovereenkomst voor 2019 conformeren de gemeenten binnen de Zorgregio Midden-IJssel/Oost-Veluwe zich aan de landelijke standaarden met bijbehorende bedrijfsregels. De signalen dat in de huidige praktijk de gestelde doorlooptijden door gemeenten niet altijd worden gehaald, zijn bekend. Gemeenten pakken dit op en streven ernaar om zo snel mogelijk en in elk geval per 1 januari voor 2019 aan deze landelijke standaard te voldoen. Het aanvragen van een herindicatie is een verantwoordelijkheid van de cliënt. We beschouwen het als de verantwoordelijkheid van de begeleidende zorgaanbieder om de cliënt hierbij, indien nodig, te ondersteunen H 5.2 blz 12 v/h Administratieprotocol: Voor zorg in het kader van de Wmo zijn cliënten een eigen bijdrage verschuldigd. De eigen bijdrage wordt vastgesteld door het CAK. Bij 7

8 Komt er op termijn één standaard declaratieperiode in plaats van kalendermaanden voor jeugd versus 4-wekelijkse periodes voor Wmo? Zo ja: welke periode wordt dan aangehouden? ministerieel besluit is vastgelegd dat daarbij sprake is van 4- wekelijkse periode tijdvakken. Omdat de gedeclareerde zorgregels mede de basis vormen voor de hoogte van de eigen bijdrage per 4 wekelijkse periode is de declaratieperiode Wmo bij de gemeente ook 4-wekelijks. Mochten de richtlijnen hieromtrent veranderen dan is een heroverweging mogelijk Afsluiting oude zorgproducten per Komt er een conversietabel, zodat er duidelijkheid is over de nieuwe producten en productcodes en welke cliënten herbeoordeeld moeten worden? Zo ja: wanneer komt deze? Implementatieplanning: Komt er een realistische planning voor de conversie en de implementatieperiode? Beginnen in de laatste twee maanden is te laat. De voorkeur heeft om te beginnen voordat het laatste kwartaal van 2018 van start gaat. Voor het verwerken van nieuwe productcodes is langer nodig dan drie maanden. Jazeker, de conversietabel is al in concept opgesteld in de fase dat de nieuwe zorg- en ondersteuningsproducten ontwikkeld werden. Deze is ook onderdeel van de tariefuitvraag? De definitieve zorg- en ondersteuningsproducten en de tarieven worden halverwege mei vastgesteld. Op basis van de definitieve producten en tarieven wordt ook een definitieve conversietabel opgesteld en vervolgens gepubliceerd op Er wordt gewerkt aan het implementatieplan waarin aandacht is voor een realistische planning. Deze wordt in de klankbordgroep afgestemd met de aanbieders en daarna uiterlijk eind mei worden vastgesteld en gepubliceerd op Afsluiting oude zorgproducten per Wat wordt er afgesproken voor nieuwe cliënten die in het laatste kwartaal een indicatie krijgen? Zodra aanbieders ingetekend hebben op de nieuwe raamovereenkomst kunnen gemeentes nieuwe productcodes afgegeven. In het laatste kwartaal 2018 ontvangt de aanbieder een toewijzing op het oude product tot en met uiterlijk en op het nieuwe product vanaf Deze werkwijze wordt in de klankbordgroep afgestemd met de aanbieders. 8

9 Communicatie implementatieproces: Hoe en wanneer wordt er over het inkoopproces en de implementatie daarvan richting de aanbieders en richting de cliënten gecommuniceerd? De voorkeur heeft om de communicatie via één kanaal te laten lopen (i.p.v. negometrix, website, nieuwsbrieven) en bij zowel regio als aanbieders één contactpersoon aan te wijzen met betrekking tot de conversie. Hoofdcommunicatiemiddel is Alle betrokkenen worden aangemoedigd om zich aan te melden voor de nieuwsbrieven om zo niets te missen! Onderdeel van het implementatieplan waaraan nu wordt gewerkt is een communicatieplan. Het implementatieplan wordt uiterlijk eind mei vastgesteld en gepubliceerd op In het communicatieplan is opgenomen wanneer en op welke wijze u wordt geïnformeerd Afsluiting oude zorgproducten per Zijn er nieuwe beschikkingen nodig en wie gaat ervoor zorgen dat de nieuwe beschikkingen er komen? Essentieel is dat u al uw contactgegevens volledig heeft ingevuld in Negometrix. Uitgangspunt van de regiogemeenten is dat de oude producten af worden gesloten per Bij de overgang behouden de cliënten het recht op de reeds beschikte zorg. Alle producten onder de huidige WMO en Jeugd contracten zijn 1 op 1 te vertalen naar de producten uit het nieuwe contract. Er hoeft geen beoordeling plaats te vinden en betreft dus enkel een administratieve omzetting. De aanbieders ontvangen een nieuwe toewijzing. Er zullen geen beschikkingen gestuurd worden naar de cliënten. Daarnaast bestaat de mogelijkheid dat een aanbieder zich binnen de nieuwe overeenkomst niet inschrijft op een bouwsteen die voor de cliënt ingezet is, in dat geval zal de cliënt een keuze voor een andere aanbieder moeten maken en zal deze een beschikking van de gemeente moeten ontvangen. 9

10 Nr. Datum Vraag Antwoord/opvolging DIGITALE OVERLEGTAFEL H 4.1 blz 10 van het Administratieprotocol: Opmerking over de berichten uit het protocol: Alle Gecertificeerde Instellingen hebben in een gezamenlijke werkwijze afgesproken geen gebruik te maken van de start-stop berichten. Regieberichten geven gemeenten inzicht welke aanbieders gelijktijdig actief zijn in een cliëntsysteem. Daarnaast geven stopberichten waardevolle informatie over de mate en oorzaak van uitval. Met uitzondering van de dwangtrajecten Jeugd die door de Gecertificeerde Instellingen (GI s) worden uitgevoerd, zien de regiogemeenten bij alle overige zorg- en ondersteuningstrajecten de meerwaarde van het hanteren van regieberichten H 5.2 blz 12 van het Administratieprotocol: Uit het administratieprotocol maken wij op dat de facturatie van de jeugdhulp voor 2019 een kalendermaand blijft, zoals voor 2018 wordt ingevoerd, en de facturatie van de Wmo blijft per periode van 4 weken. Doordat de jeugdhulp per maand gefactureerd wordt en de Wmo per periode, zou het gunstig zijn als de harde afsluiting hierop aangepast wordt en voor de Wmo verschoven wordt naar Periode 13 van 2018 eindigt op en periode 1 van 2019 start op Hierdoor is het voor de Wmo indicaties veel gunstiger om de harde afsluiting vast te zetten op i.p.v en de nieuwe toewijzing een ingangsdatum te geven vanaf Voor de jeugdhulp levert dit geen problemen op. Kunt u dit mee nemen in het implementatieproces? Dank voor uw suggestie, we nemen deze over Zou in het protocol het proces opgenomen kunnen worden als een cliënt 18 jaar is/wordt? Welke afspraken hanteert regio Midden IJssel/Oost Veluwe hierin. Dank voor uw voorstel. De integrale inkoop heeft mede tot doel om de overgang naar meerderjarigheid geen belemmering te laten zijn in de zorgverlening. Het berichtenverkeer maakt wel 10

11 onderscheid tussen I-JW berichten en I-WMO berichten. We nemen daarom een procedure op over de overgang van I-JW naar I-WMo berichten bij het bereiken van het 18 e levensjaar. In uitzonderlijke gevallen kan een jongere na het 18 e jaar nog onder de jeugdwet blijven vallen. Hierbij hanteren wij de wettelijke mogelijkheden Wat valt onder indirect en directe contacttijd en wat is hierin declarabel? Onder de verschillende zorgaanbieders, bestaat hierover verschil van mening. Welke definities zullen worden gehanteerd voor directe en indirecte contacttijd moet nog worden besloten, evenals welke categorieën als declarabel zullen worden aangemerkt en welke niet. In het kader van de nu lopende tariefuitvraag hebben we hierover een aanname gedaan: bij behandeling is directe en indirect cliëntgebonden tijd declarabel, bij alle overige zorg niet. De uitkomsten van de tariefuitvraag worden gebruikt bij de definitieve besluitvorming over declarabiliteit. De tariefuitvraag loopt nog tot en met 8 maart 2018 en we willen hier nogmaals het belang van uw input voor het bepalen van de tarieven benadrukken. Meer informatie over hoe u aan de tariefuitvraag kunt meedoen leest u op de site: Hoe gaan jullie met wijziging van woonplaatsbeginsel om? Binnen de regio, maar ook buiten de regio. De gemeenten voeren op dit moment het woonplaatsbeginsel uit volgens de landelijk afspraken. Op termijn vervalt het woonplaatsbeginsel (waarschijnlijk per ), ook op dat moment zullen de regiogemeenten de nieuwe landelijke afspraken hierover blijven volgen Omtrent de nieuwe productenstructuur: er wordt gesproken dat er een aantal producten gewijzigd worden, maar niet allemaal. De productcodes voor de GGZ zijn in 2018 aangepast, blijven deze bestaan of komen er ook weer nieuwe producten en een harde afsluiting voor de GGZ in 2019? De behandelproducten sggz worden per 2018 niet aangepast. Dit betekent dat er geen harde afsluiting nodig is. De productcodes wijzigen niet en de toewijzingen lopen in 2019 door. 11

12 De producten onder de basis-ggz wijzigen wel. De bekostiging van deze trajecten wordt inspanningsgericht. Dit betekent dat bggz-trajecten hard worden afgesloten aan het einde van Ook de verblijfsprestaties (A t/m G) worden omgezet in nieuwe producten. De bekostigingsvorm blijft inspanningsgericht Onder start van de hulp verstaat de gemeente de start van de uitvoering van het behandelplan. Regio IJsselland heeft, om duidelijkheid te creëren over de te declareren activiteiten, deze definitie van start zorg recentelijk in het administratieprotocol gewijzigd / nader toegelicht met de volgende aanvulling: Hieronder valt ook diagnose indien dit onderdeel is van het behandelplan. Kan deze verduidelijking / toevoeging ook in het administratieprotocol van de regio MIJ/OV worden opgenomen? Over de harde afsluiting per : Enkele cliënten hebben (vanuit overgangsrecht of vanuit overstap op het berichtenverkeer) nog nooit een 301-bericht ontvangen. Om te voorkomen dat deze cliënten met de jaarovergang vergeten raken, is het verstandig om in de loop van 2018 deze cliënten alsnog van een 301-bericht te voorzien. De zorgaanbieder zou hierover op cliëntniveau met betreffende gemeente contact kunnen opnemen Over de harde afsluiting per : Het is wenselijk dat productcodes en tarieven uiterlijk half november bekend zijn, waarbij hoe eerder, hoe fijner. Wij als zorgaanbieder hebben dan de tijd om alles tijdig in het systeem in te richten (nieuwe productcodes inrichten, koppelen aan de juiste fin.stroom, correcte tarieven per fin.stroom en product toevoegen) Dank voor uw suggestie. We zullen de door u voorgestelde verduidelijking opnemen in het Administratieprotocol. De gemeenten onderschrijven het belang van een kloppende registratie van cliënten. Indien u als zorgaanbieder cliënten in zorg heeft die niet bekend zijn bij de gemeente, dan is het belangrijk dat u hierover z.s.m. in contact treedt met de betreffende gemeente. De gemeenten onderschrijven de noodzaak om bijtijds de productcodes en tarieven bekend te maken. Uiterlijk 1 oktober komen de producten, de productcodes en tarieven beschikbaar voor de gecontracteerde aanbieders. 12

13 Over de harde afsluiting per : Is het mogelijk om Wmo301 berichten in een bulk (zip) te versturen? (eventueel buiten Vecozo om als dit niet mogelijk is, maar wel beveiligd, zoals met Cryptshare) o Dit zou dan bijvoorbeeld per 50 of 100 cliënten kunnen (wel iedere cliënt een eigen 301-bericht) o Hierbij zou het dan prettig zijn als deze berichten gecontroleerd verzonden worden, bijvoorbeeld op alfabet. o Wij als zorgaanbieder hebben dan de mogelijkheid om per cliënt de indicatie aansluitend aan de nieuwe situatie aan te passen, zonder dat de begeleiders hier last van hebben Over de harde afsluiting per Het zou prettig zijn als we af kunnen spreken dat 305/306 en 307/308 berichten niet verzonden hoeven te worden (tenzij een cliënt daadwerkelijk uitstroomt). Dit is erg arbeidsintensief en het levert in ieder geval voor de zorgaanbieders niets op. Hierin kan (normaliter) ook geen voorwerk gedaan worden, omdat deze berichten niet op voorhand verzonden kunnen worden. We gaan onderzoeken welke gemeenten bulk 301 berichten via Vecozo kunnen verwerken. Niet alle systemen hebben een mogelijkheid hiertoe. We gaan geen 301 berichten buiten Vecozo verzenden. Voor de trajecten die administratief worden opgeknipt door de harde afsluiting per zijn start- en stopberichten niet verplicht Over de harde afsluiting per Gezien het aantal cliënten, waarbij iedere cliënt in ieder geval 1 intrekking en 1 nieuwe indicatie krijgt, is dit een arbeidsintensief traject om alle cliënten om te zetten. Er is een risico wanneer een cliënt wel een intrekking heeft ontvangen, maar nog geen nieuwe indicatie. Het is wenselijk dat de nieuwe indicaties verwerkt zijn voor de start van het nieuwe jaar, zodat de urenregistratie direct op de juiste productcode plaatsvindt. Gebeurt dit niet, dan zullen deze uren later op cliëntniveau omgezet dienen te worden bij de zorgaanbieder. Als we de afspraak kunnen maken om geen 305 en 307 berichten te sturen, dan zou het wenselijk zijn om bijvoorbeeld: o November alle intrekkingen te versturen door de gemeente (dit zou dan bijvoorbeeld per 50 of 100 cliënten tegelijk kunnen) Dank voor uw suggestie. We neme de door u voorgestelde werkwijze in overweging. De uiteindelijke werkwijze m.b.t. de harde afsluiting per wordt opgenomen in het implementatieplan. We streven daarbij naar zo min mogelijk administratieve lasten. Het implementatieplan wordt uiterlijk eind mei vastgesteld en gepubliceerd op 13

14 o December alle nieuwe indicaties te versturen door de gemeente (dit zou dan bijvoorbeeld per 50 of 100 cliënten tegelijk kunnen) Of (voorkeur) o Vanaf november bijvoorbeeld per 50 cliënten zowel een intrekking als de nieuwe indicatie te versturen, waarbij bijvoorbeeld voor de laatste week van december alle cliënten op die manier hun 301-berichten hebben ontvangen. 14