Notulen van Vergadering van eigenaars, gehouden dinsdag 11 maart 2014, aanvang 19:30 uur.

Transcriptie

1 Notulen 1. Opening en vaststelling aanwezige stemmen De voorzitter van de vergadering opent de vergadering en heet de aanwezigen van harte welkom. Vanavond zijn 30 van de 52 stemmen aanwezig dan wel per volmacht vertegenwoordigd. 2. Mededelingen en ingekomen stukken Mevrouw Veenendaal vraagt de leden om bij verhuizing door te geven aan de notaris dat hier een vereniging actief is en zij bij overdracht de beheerder verplicht zijn in te lichten. Er is gebleken dat dit niet altijd gebeurt, met als gevolg dat er pas na maanden bekend wordt dat er een nieuwe eigenaar is. Mevrouw Veenendaal stelt voor dat ook de verkopende eigenaar VvE Commitment op de hoogte van de verhuizing. Er zijn geen ingekomen stukken 3. Vaststellen notulen Algemene Ledenvergadering De notulen worden doorgenomen en vastgesteld. Opmerkingen naar aanleiding van de notulen. Tijdens de vorige vergadering is er gesproken over de problemen van het parkeren. Dit is niet opgenomen in de notulen. Er zijn eigenaren die de auto parkeren op de plekken die verkocht zijn. De eigenaars van deze parkeerplekken hebben hier erg last van. Een aantal eigenaren hebben een nummerbord geplaats op de plek. Toch zijn er nog steeds mensen die hier parkeren. Tijdens het agenda punt 6 wordt uitgebreid gesproken over dit punt. 4. Bestuurswisseling Er zijn vijf bestuursleden die hebben besloten af te treden. De reden hiervan is dat zij er niet voldoende voldoening hieruit haalde en het soms zelf als negatief ervaarde. Er zijn vijf nieuwe aanmeldingen voor het bestuur nl; Mevrouw A. Zitter De heer R. Wantia Mevrouw R. Geelen De heer G. Waijer De heer J. Jongkees Mevrouw Zwanepol blijft aan. De leden gaan hiermee akkoord. 5. Financiele zaken ( zie bijlage) 5a. Verslag Kascontrolecommissie 2013 De heer Randjitsing heeft de jaarstukken 2013 gecontroleerd. Hij heeft geen onregelmatigheden aangetroffen. De portokosten waren erg hoog, het verzoek om zoveel mogelijk per mail te communiceren. Mevrouw Veenendaal heeft dit inmiddels in werking gezet, door de vergaderstukken per mail te versturen. De debiteurenstand is erg hoog. Er zijn eigenaars die regelmatig te laat betalen en een grote achterstand hebben. Het voorstel van de kascommissie is om het bedrag per jaar te factureren. Tijdens punt 7 wordt de begroting besproken. Tijdens dit agenda punt zal er besloten kunnen worden dat er jaarlijks geïncasseerd wordt. Mevrouw Veenendaal bedankt de heer Randjitsing voor het uitvoeren van de controle. blz. 1

2 5b. Vaststellen jaarstukken 2013 en bestemming exploitatiesaldo Mevrouw Veenendaal geeft een uitgebreide toelichting op het opgestelde jaarverslag. Er is geen rente ontvangen in 2013, de overige ontvangsten zijn de incassokosten die zijn geïncasseerd bij de eigenaars. De VvE heeft een positief exploitatiesaldo. Besloten wordt om dit saldo toe te voegen aan het algemene reservefonds. De jaarrekening 2013 wordt goedgekeurd door de algemene ledenvergadering. Besluit: De jaarrekening 2013 wordt goedgekeurd door de algemene ledenvergadering. Besluit: De VvE heeft een positief exploitatiesaldo. Besloten wordt om dit saldo toe te voegen aan het algemene reservefonds. 5c. Dechargeverlening bestuur / beheerder Mevrouw Veenendaal geeft aan dat jaarlijks de VvE het bestuur moet dechargeren. Decharge wil zeggen dat de Algemene Ledenvergadering akkoord is gegaan met het financiële beheer door het bestuur. Om te voorkomen dat een bestuur jarenlang aansprakelijk blijft voor het gevoerde financiële beheer moet de vergadering decharge verlenen. Door decharge wordt de verantwoordelijkheid over het betreffende boekjaar bij het bestuur weggehaald. De verantwoordelijkheid komt dan bij de Algemene Ledenvergadering te liggen. De Algemene Ledenvergadering verleent decharge aan het bestuur / beheerder. Besluit: De Algemene Ledenvergadering verleent decharge aan het bestuur / beheerder. 5d. Benoeming Kascontrolecommissie 2014 De heer Randjitsing wil voor het jaar 2014 de kascontrole weer uitvoeren, mevrouw Elbers zal hem hierin ondersteunen. 5e. Machtiging tot het nemen van (rechts-)maatregelen tegen wanbetalers Mevrouw Veenendaal geeft een toelichting op dit jaarlijks terugkerende agendapunt. Jaarlijks wordt aan de Algemene Ledenvergadering de machtiging gevraagd om namens de VvE op te mogen treden tegen wanbetalers, desnoods door het nemen van rechtsmaatregelen. De Algemene Ledenvergadering verleent haar machtiging aan de beheerder. Besluit: De Algemene Ledenvergadering verleent haar machtiging aan de beheerder. 6. Onderhoudszaken De firma Kapaan heeft het afgelopen jaar het binnenterrein onderhouden. De leden zijn niet tevreden. De leden vonden het onkruid erg hoog staan terwijl volgens contract er 2 keer per jaar het onkruidbestrijding is opgenomen. Er is twijfel of de firma Kapaan wel twee keer is geweest. Mevrouw Veenendaal stelt voor af te spreken met de firma Kapaan dat er een bon moet worden afgetekend als zij het werk hebben gedaan. Afgesproken wordt om dit jaar verder te gaan met de firma Kapaan. Dit jaar 3 keer het onkruid te bestrijden en het gras 15 keer per jaar te laten maaien. Mevrouw Veenendaal adviseert de vereniging een contactpersoon aan te wijzen die het contact met Kapaan houdt. Er zijn leden die behoefte hebben aan spiegels bij de in en uitgang bij de poorten. Het bestuur heeft hier onderzoek naar gedaan en geeft een toelichting. De aanwezige leden zien hier de noodzaak niet van. Op het moment hangt er een bord wat slecht zichtbaar is. Het verzoek om deze lager te hangen, mevrouw Zitter en de heer Wantia pakken dit op. Er wordt besloten geen spiegels te plaatsen. Parkeerproblemen Er is veel ergernis omdat er leden zijn die verkeerd parkeren, mevrouw Veenendaal geeft aan dat dit een moeilijk probleem is. Er ligt een Huishoudelijk Reglement maar helaas zijn er mensen die zich hier niet aan houden. Mevrouw Veenendaal stelt voor dat het bestuur inventariseert waar de problemen liggen en deze in briefvorm aan mij toesturen. Mevrouw Veenendaal zal dan de leden aanschrijven. In eerste instantie zal dit een algemeen schrijven zijn. Als er leden blijven die zich nog niet houden aan de regels zal er een brief naar deze leden gaan. Ook is er veel geluidsoverlast. Dit is geen VvE aangelegenheid maar de leden die hier last van hebben vragen de overige leden hen te ondersteunen. "samen staan we sterk". De leden die er last hebben zijn al meerdere malen in gesprek gegaan met de veroorzakers, helaas zonder succes. Mevrouw blz. 2

3 Veenendaal vraagt ook dit probleem te inventariseren zodat zij de mensen kan aanspreken. Mevrouw Veenendaal hoopt de leden/het bestuur met deze actie hen te ondersteunen. Besluit: De firma Kapaan zal in 2014 ook het tuinonderhoud doen. Dit jaar 3 keer het onkruid te bestrijden en het gras 15 keer per jaar te laten maaien 7. Vaststellen begroting 2014 en voorschotbijdragen 2014 Mevrouw Veenendaal geeft een toelichting op de begroting 2014 De Algemene Ledenvergadering stemt in met de begroting 2014 en de verhoging in te laten gaan per 1 januari De bijdrage zal per jaar gefactureerd worden. Mochten er leden zijn die maandelijks willen betalen dienen contact op te nemen met VvE Commitment. Mevrouw Veenendaal zal de leden een brief sturen over de begroting hierna kan er contact opgenomen worden. Besluit: De Algemene ledenvergadering besluit de bijdrage jaarlijks te incasseren. Besluit: De begroting 2014 wordt goedgekeurd, de bijdrage zal per 1 januari 2014 van kracht zijn. 8. Rondvraag Er wordt verzocht te kijken of het mogelijk is de energie kosten lager te houden. Eventueel met zonne-energie of ledverlichting. Het bestuur zal hiernaar gaan kijken. Enige tijd geleden zijn er handtekeningen verzameld, met deze handtekeningen is een motie ingestuurd en deze is aangenomen door de gemeenteraad. "belofte maakt schuld". Mevrouw Manders van Arnhem Zuid is hierdoor verplicht om de infrastructuur af te maken. In eerste instantie zou er eerst gebouwd worden en hierna de infrastructuur pas aan te leggen. Dit in het bijzonder het Singelkwartier. Dit is dus gewijzigd. Voor meer informatie kunnen de leden contact opnemen met de Gemeente Arnhem. De heer Randjitsing wilt graag betrokken worden bij het onderzoek naar de Led Verlichting. Er is een schotel geplaatst in de achtertuin van een van de bewoners, volgens het huishoudelijk reglement is dit niet toegestaan. Mevrouw Veenendaal geeft aan dat zolang dit in de eigen tuin is dit mag. De mandeligheid kan hier niets aan doen. De verlichting brandt de hele nacht, er wordt gevraagd of dit anders kan. Mevrouw Veenendaal geeft aan dat de verlichting aan blijft in verband met de veiligheid. De communicatie binnen de VvE is nog steeds slecht. Het bestuur heeft een website opgesteld, helaas wordt deze slecht bezoek. Het bestuur verzoekt de leden eventuele ideeën voor een betere communicatie te delen met het bestuur. 9. Sluiting Mevrouw Veenendaal dankt iedereen voor zijn en haar komst en sluit de vergadering. Vastgesteld op de vergadering van voorzitter beheerder blz. 3

4 Besluitenlijst De Algemene ledenvergadering besluit de bijdrage jaarlijks te incasseren. De Algemene Ledenvergadering verleent decharge aan het bestuur / beheerder. De Algemene Ledenvergadering verleent haar machtiging aan de beheerder. De begroting 2014 wordt goedgekeurd, de bijdrage zal per 1 januari 2014 van kracht zijn. De firma Kapaan zal in 2014 ook het tuinonderhoud doen. Dit jaar 3 keer het onkruid te bestrijden en het gras 15 keer per jaar te laten maaien De jaarrekening 2013 wordt goedgekeurd door de algemene ledenvergadering. De VvE heeft een positief exploitatiesaldo. Besloten wordt om dit saldo toe te voegen aan het algemene reservefonds. blz. 4

5 Actiepuntenlijst blz. 5