Handleiding Mozard archief

Transcriptie

1 Handleiding Mozard archief Handleiding Mozard archief Auteur: R. Veldwijk Versie 1.0

2 Handleiding Mozard archief Deze handleiding biedt een uitgebreide beschrijving van de verschillende benodigde onderdelen van de archieffunctionaliteit van de Mozard Suite. Deze handleiding is als volgt opgebouwd: ARCHIVEREN MET DE MOZARD SUITE... 2 DE ARCHIEFKENMERKEN PER ZAAKTYPE... 4 Configureren van de kenmerken per resultaattype... 4 DE ARCHIEFPROCEDURE... 7 Inrichting van het zaaktype... 7 De afhandeling van de archiefprocedure... 8 De archiefprocedure behandelen... 9 Archiefcheck eigenaar Archiefcheck archiefmedewerker Archiefcheck archivaris / inspecteur VERNIETIGEN EN / OF OVERBRENGEN Vernietigen van de zaakdossiers De vernietigingsprocedure Overbrengen van de zaakdossiers - de overbrengingsprocedure WAT TE DOEN MET OUDE ZAKEN ZONDER (OF MET FOUTIEVE) ARCHIEFKENMERKEN? Deze handleiding beschrijft de Mozard archieffunctionaliteit op hoofdlijnen. Daarna volgt een beschrijving van de te configureren archiefkenmerken per zaaktype. Hoofdstuk 4 beschrijft een mogelijke inrichting van het zaaktype Archiefprocedure en geeft vervolgens gedetailleerd uitleg over de te nemen stappen voor het afhandelen van deze archiefprocedure. Het laatste hoofdstuk gaat in op het met terugwerkende kracht configureren van de archiefkenmerken voor reeds lopende en in gebruik zijnde zaken. 1

3 Archiveren met de Mozard Suite Overheidsorganisaties vormen tijdens de uitvoering van hun werkprocessen archieven om te documenteren hoe taken zijn verricht. Ongeacht hun vorm (papier, microfilm of digitaal) worden archieven gebruikt voor bedrijfsvoering en voor het afleggen van verantwoording aan de samenleving. Overheidsarchieven zijn daarom ook voor iedereen toegankelijk. Het is belangrijk dat de overheid zorgvuldig omgaat met haar informatie, want: burgers hebben recht op informatie en moeten kunnen nagaan hoe de overheid te werk gaat. Zij moeten er ook op kunnen vertrouwen dat de overheid zorgvuldig omgaat met privacygevoelige informatie; overheidsorganisaties moeten informatie die eerder over een onderwerp is verschenen eenvoudig kunnen terugvinden; documenten van nu kunnen over vele jaren waardevol zijn, omdat ze een deel van de geschiedenis van Nederland beschrijven. Ze behoren dan tot het cultureel erfgoed van ons land. Een zaak is een hoeveelheid werk waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden. Dat geldt uiteraard ook voor de processen met betrekking tot het uitvoeren van de archiefprocedure. Mozard biedt de mogelijkheid om de processen rondom het uitvoeren van de archiefprocedure, het bewaren, het overbrengen en het vernietigen, geheel zaakgericht en binnen de suite af te handelen conform de eisen zoals gesteld in de NEN normering. Met de Mozard Suite kunt u uw zaakdossiers dus geheel conform de wettelijke normen archiveren en verwerken. De uiteindelijke inrichting van deze archiveringsprocessen is echter flexibel en biedt ruimte aan de organisatie om hier een eigen draai aan te geven, geheel naar wens van de organisatie. Voor een uitgebreide beschrijving van de archieffunctionaliteit in Mozard is de factsheet Mozard archief beschikbaar. Op hoofdlijnen onderscheiden we voor het uitvoeren van de archiefprocedure de volgende onderdelen die op deze illustratie schematisch zijn weergegeven: 0 CONFIGUREN/ARCHIEFKENMERKEN/ZAAKTYPE ZAAKTYPE 1 BEHANDELEN/ZAAK ZAAKDOSSIER 2 BEOORDELEN/AFGEHANDELDE/ZAAK ZAAKDOSSIER archiefbeoordeling 3 BEVRIEZEN/AFGEHANDELDE/ZAAK ZAAKDOSSIER 4 ONTDOOIEN/AFGEHANDELDE/ZAAK ZAAKDOSSIER 5 VERZAMELEN/ZAAKDOSSIERS/ARCHIEFPROCEDURE ZAAKDOSSIERS ZAAKDOSSIER archiefprocedure 6 ARCHIEFCHECK/ZAAKDOSSIER/ARCHIEFPROCEDURE ZAAKDOSSIER 7a VERNIETIGEN/ZAAKDOSSIERS ZAAKDOSSIERS ZAAKDOSSIER vernietigingsprocedure 7b OVERBRENGEN/ZAAKDOSSIERS ZAAKDOSSIERS ZAAKDOSSIER overbrengingsprocedure 2

4 De archiefkenmerken per resultaattype (#0) Tijdens het configureren van een zaaktype leg je per resultaattype vast wat de archiefkenmerken zijn. Hier bepaal je onder andere of een zaak, welke met dat resultaat wordt afgehandeld, wordt vernietigd of overgebracht en na welke termijn dat gebeurt. Tevens configureer je per resultaattype wanneer een afgehandelde zaak moet worden bevroren. Na het afhandelen van een zaak met dit resultaattype zal dus het hier geconfigureerde archiefregime gelden. Het archiveren van een afgehandelde zaak is dus gebaseerd op het resultaat, en niet enkel op het zaaktype. De archiefbeoordeling (#2 en 3) De archiefbeoordeling is een optionele vervolgzaaktype welke automatisch kan starten na het afhandelen van een zaak. De archiefbeoordeling is dus niet verplicht! Het doel van de archiefbeoordeling is om te controleren of het zaakdossier correct gevuld met de juiste documenttypen die geschikt zijn voor archiveren. Er kunnen meerdere soorten archiefbeoordeling geconfigureerd worden. Bijvoorbeeld per afdeling of per werkproces. Per zaakresultaattype wordt vastgelegd of en wanneer, welke, archiefbeoordeling opstart. Per zaakresultaattype wordt vastgelegd of de zaak wordt bevroren na een bepaalde termijn of pas nadat de archiefbeoordeling heeft plaatsgevonden. Na het uitvoeren van de archiefbeoordeling wordt een zaak bevroren en staat deze te wachten tot het moment komt dat de geconfigureerde archiefprocedure wordt uitgevoerd. De archiefprocedure (#5 en 6) De archiefprocedure is een zaak waarin de archiefmedewerker de zaken die genomineerd zijn voor het uitvoeren van de archiefprocedure (het vernietigen of overbrengen) in een lijst verzamelt. In deze lijst worden dus de zaken getoond waarvan de datum start archiefprocedure is bereikt. Tijdens de archiefprocedure vinden eventueel de archiefchecks door de zaakeigenaren, de archiefmedewerker(s) of de archivaris plaats. Tijdens deze archiefprocedure kan per zaak definitief worden bepaald of de archivering (vernietiging of overbrenging) plaats gaat vinden conform de bij het resultaattype geconfigureerde instellingen. Tijdens de archiefcheck hebben de genoemde betrokkenen nog de mogelijkheid om uitstel op het uitvoeren van de archiefprocedure te verzoeken en eventueel te verlenen. Na afhandelen van de archiefprocedure is definitief vastgelegd of de in de procedure getoonde zaken daadwerkelijk vernietigd of overgebracht worden. De vernietigingsprocedure (#7a) Tijdens de zaak voor het uitvoeren van de vernietigingsprocedure ziet de behandelaar in het overzicht van de te vernietigen zaken, alle zaken die direct voor vernietiging in aanmerking komen. Ook ziet hij hier de zaken die tijdens de archiefprocedure zijn beoordeeld en conform nominatie zijn doorgezet ter vernietiging. De archiefmedewerker kan met een druk op de knop de vernietigingslijst opstellen en deze eventueel nog ter controle bij derden aanbieden voordat het definitief vernietigen wordt uitgevoerd. Wanneer de zaken definitief vernietigd zijn blijft alleen een zaakrecord over (zaaknummer zaaknaam en basiskenmerken). Inhoudelijk zijn deze zaken geheel leeg. Het dossier en de kenmerken zijn dus niet meer inzichtelijk en bij het openen van het dossier zal de melding worden getoond dat de inhoud is vernietigd conform vernietigingszaak xxxx. De archiefmedewerker krijgt tijdens het uitvoeren van de vernietigingsprocedure ook de beschikking over een overzicht van de te vernietigen papieren exemplaren. Deze kunnen dan door de archiefmedewerker/div worden verzameld en handmatig worden vernietigd op de voor de organisatie gebruikelijke wijze. De overbrengingsprocedure (#7b) Tijdens de overbrengingsprocedure krijgt de archiefmedewerker een overzicht van alle stukken die ter overbrenging gereed staan. Deze kunnen vervolgens op de door de organisatie gewenste wijze worden overgebracht. Vervolgens kan de archiefmedewerker in de overbrengingprocedure- zaak aangeven dat de betreffende stukken zijn overgebracht. Uiteraard kan ook hiervan een overzicht worden aangemaakt. NB: De vernietigings- en overbrengingsprocedure kunnen afzonderlijk van de archiefprocedure worden ingericht. Dit is echter niet nodig. Wij combineren deze drie procedures voor het gebruiksgemak en overzicht in één zaaktype. 3

5 De archiefkenmerken per zaaktype Configureren van de kenmerken per resultaattype Het uitvoeren van de archiefprocedure in de Mozard Suite gebeurt op zaakniveau. Per zaaktype worden daarom de archiefkenmerken bepaald opdat alle afgehandelde zaken van dit zaaktype automatisch kunnen worden gearchiveerd. Om de archiefprocedure te kunnen uitvoeren is het dus nodig om enkele algemene archiefkenmerken bij het zaaktype vast te leggen. Daarnaast zijn er archiefkenmerken per resultaattype van de zaak vast te leggen. Bij de zaaktypekenmerken leg je het volgende vast: Pdf conversie** documenten direct na plaatsen? Zet dit op ja indien je wilt dat elk geplaatst document direct wordt geconverteerd naar een PDF versie. Pdf conversie** documenten na bevriezen zaak? Zet dit op ja indien je wilt dat documenten in het zaakdossier niet direct naar PDF worden geconverteerd. Deze conversie gebeurt pas nadat de zaak is bevroren. Scanvelop check bij afhandeling zaak? Indien je wilt dat Mozard een controle uitvoert op de aanwezigheid van wel toegevoegde, maar nog niet ingescande, scanvelop documenten dan kun je deze parameter op ja zetten. Aparte bewaarplaats voor dit zaaktype? Hier kun je aangeven of deze zaakdossiers op een andere dan de standaard bewaarplaats worden ondergebracht. Hiervoor moeten er in Mozard wel andere bewaarplaatsen zijn gedefinieerd! **Voor PDF conversie is een koppeling met PDFen vereist. Deze kenmerken moeten bij elk zaaktype ingesteld worden, dus ook bij de zaaktype inrichting van de archiefbeoordeling en de archiefprocedure (in- of exclusief vernietigen/overbrengen) Bij elk zaaktype worden vervolgens de specifieke archiefkenmerken per resultaattype bepaald. Zo archiveert Mozard dus de afgehandelde zaken op basis van het resultaat waarmee ze afgehandeld zijn zonder dat er per zaak nog een handeling hoeft plaats te vinden. Na eenmalige configuratie gaat het archiveren dus geheel automatisch. Tijdens het configureren van een zaaktype worden dus ook direct de archiefkenmerken vastgelegd. Per resultaattype zijn de onderstaande archiefkenmerken beschikbaar. De archiefkenmerken voorzien van een * zijn verplicht om in te vullen. *Archiefkenmerken handmatig toekennen Moeten bij elke zaak van dit type de archiefkenmerken handmatig opgevoerd worden door de archiefmedewerker? *Archiefnominatie Is er sprake van vernietigen of overbrengen na de bewaarperiode bij dit zaaktype. *Archieftermijn in jaren Hier geef je het aantal jaren op dat een afgehandelde zaak wordt bewaard. 4

6 De te configureren archiefkenmerken per resultaattype Vanaf welke datum, indien geen, datum afhandeling Hier bepaal je op basis van welk datumkenmerk de bewaarperiode start. Indien je deze niet vult dan is dit standaard de datum van afhandeling van de zaak. Je kunt hier ook vastleggen dat de bewaarperiode start op basis van een zaaktype specifiek (datum)kenmerk of op basis van een (datum)kenmerk in een bij de zaak behorend object. Archiefkenmerken koppelen aan zaakobject van registratie Hier geef je aan of de archiefkenmerken van het resultaattype worden gekoppeld aan een gekoppeld object. Archiefkenmerken op basis van zaakobject van registratie Met deze waarde kun je de archiefkenmerken van de zaak baseren op de archiefkenmerken van het gekoppelde object. Extra: De twee hier bovenstaande onderdelen worden vaak als verwarrend gezien, daarom hier een voorbeeld: Je hebt zaak A 'aanvragen vergunning', zaak B 'bezwaarprocedure vergunning' en het object 'vergunning'. Bij het resultaattype van zaak A configureren we: Archiefkenmerken koppelen aan zaakobject van registratie: type 'vergunning'. Archiefkenmerken op basis van zaakobject van registratie: type 'vergunning'. Bij het resultaattype van zaak B configureren we: Archiefkenmerken koppelen aan zaakobject van registratie: type 'vergunning'. Archiefkenmerken op basis van zaakobject van registratie: type 'vergunning'. Zolang zaak B niet is afgehandeld, heeft zaak A de eigen archiefkenmerken die zijn geconfigureerd bij het resultaattype. Zodra zaak B is afgehandeld, krijgt zaak A de archiefkenmerken van zaak B. Immers, de kenmerken van zaak B worden gekoppeld aan het object. En bij zaak A is geconfigureerd dat de archiefkenmerken moeten worden gebaseerd op het gekoppelde object. Standaard termijn bij uitstel in jaren: Indien uitstel op de archiefnominatie wordt verleend dan is dit de standaard termijn in jaren. Archiefaantekening bij afhandeling? Met dit kenmerk bepaal je of de behandelaar van een zaak de mogelijkheid heeft om een archiefaantekening te plaatsen na afhandeling van de zaak. 5

7 Verwijzing selectielijst Deze verwijzing naar de selectielijst geeft aan op basis van welke selectielijst en artikel de bewaartermijn en vernietigen of overbrengen is gebaseerd (bijvoorbeeld: ; ). Toelichting selectielijst Met dit veld kan een toelichting gegeven worden op de keuze van verwijzing selectielijst. Archiefbeoordelen aantal dagen na afhandeling Indien het gewenst is dat na een X aantal dagen na het afhandelen van een zaak van dit type, een archiefbeoordeling plaats vindt dan geef je hier het aantal dagen op. Specifiek zaaktype archiefbeoordelen bij dit resultaat Indien een archiefbeoordeling gewenst is moet hier een Archiefbeoordeling zaaktype geselecteerd worden. Bevriezen aantal dagen na afhandeling Hier geef je aan na hoeveel dagen na afhandeling van een zaak van dit type het zaakdossier bevroren moet worden. Bevriezen direct na archiefbeoordelen Hier configureer je dat de zaak pas wordt bevroren nadat de archiefbeoordeling heeft plaatsgevonden. Indien dit van toepassing is dan is het niet nodig om het 'Bevriezen aantal dagen na afhandeling' te vullen. Mag behandelaar ontdooien Hier leg je vast of een behandelaar, van een zaak van dit type, de zaak mag ontdooien als deze al bevroren was Archief check eigenaar Tijdens de archiefprocedure kan er een archiefcheck plaatsvinden waarbij je hier bepaalt of de eigenaar, de behandelaar die de zaak heeft afgehandeld, deze check kan uitvoeren. Wanneer je geen enkele van de archiefchecks op ja zet dan komt dit betreffende zaaktype niet naar voren in de archiefprocedure en worden zaken van dit zaaktype direct conform nominatie verwerkt. Archief check archiefmedewerker Tijdens de archiefprocedure kan er een archiefcheck plaatsvinden waarbij je hier bepaalt of de archiefmedewerker deze check kan uitvoeren. Wanneer je geen enkele van de archiefchecks op ja zet dan komt dit betreffende zaaktype niet naar voren in de archiefprocedure en worden zaken van dit zaaktype direct conform nominatie verwerkt. Archief check inspecteur/archivaris Tijdens de archiefprocedure kan er een archiefcheck plaatsvinden waarbij je hier bepaalt of de archivaris/inspecteur deze check kan uitvoeren. Wanneer je geen enkele van de archiefchecks op ja zet dan komt dit betreffende zaaktype niet naar voren in de archiefprocedure en worden zaken van dit zaaktype direct conform nominatie verwerkt. 6

8 De archiefprocedure Met het uitvoeren van de archiefprocedure in Mozard wordt het gehele proces bedoeld van het controleren en vastleggen van de archiefnominatie van de afgehandelde zaken tot het daadwerkelijk uitvoeren van de vernietiging en overbrenging. Het gehele proces rondom het uitvoeren van de archiefprocedure is geheel flexibel in te richten. De hieronder beschreven voorbeeldinrichting van Mozard vat zowel de archiefprocedure als de vernietigings- en overbrengingsprocedure samen in 1 zaaktype met 6 statussen. Alle handelingen rondom het uitvoeren van de archiveren worden dan in dat ene zaaktype uitgevoerd en vastgelegd. Uiteraard is het mogelijk om de archiefprocedure als apart zaaktype in te richten, naast een zaaktype voor de vernietigingsprocedure en de overbrengingsprocedure. Inrichting van het zaaktype Uiteraard wordt alles rondom het uitvoeren van de archiveren in de Mozard Suite geheel zaakgericht ingericht en afgehandeld. De archiefprocedure is daarom uiteraard gewoon een zaaktype. Voor het inrichten van deze archief- zaaktypen hoeven er verder vrijwel geen specifieke kenmerken te worden gevuld. Door het invullen van enkele kenmerken wordt een archiveringszaaktype, vernietigingszaaktype of overbrengingszaaktype onderscheiden van een standaard zaaktype. Zoals reeds aangegeven omvat onze voorbeeldinrichting zowel de archiefprocedure als de vernietigingsprocedure en de overbrengingsprocedure in 1 intern zaaktype. Dit zaaktype richten wij in met 6 statussen, namelijk: 1. Ontvangen 2. Toegewezen 3. In behandeling genomen 4. Archiefprocedure gereed 5. Vernietigingsprocedure gereed 6. Overbrengingsprocedure gereed Wij handelen zaken van dit zaaktype standaard af met het resultaattype archiefprocedure afgehandeld. In het kenmerken zaaktype scherm leg je de voor een zaaktype gebruikelijke gegevens vast. Zo voer je ook voor deze procedure de gewenste naam en doorlooptijd op. Onderaan in het scherm echter vind je de onderstaande parameters. Geef hier aan dat dit zaaktype de archiefprocedure betreft om er voor te zorgen dat je vanuit een zaak van dit zaaktype wordt gebruikt om alle zaken te verzamelen die voor de archiefprocedure in aanmerking komen (die dus gecontroleerd, vernietigd of overgebracht moeten worden). Geef aan dat dit zaaktype de vernietigingsprocedure betreft om de mogelijkheid te hebben om vanuit een zaak van dit zaaktype de voor vernietiging vastgestelde zaken daadwerkelijk te vernietigen. Geef aan dat dit zaaktype de overbrengingsprocedure betreft om de mogelijkheid te hebben om vanuit een zaak van dit zaaktype de voor overbrenging vastgestelde zaken te achterhalen om over te brengen en deze vervolgens te markeren als zijnde overgebracht. Het is dus mogelijk om voor de drie procedures afzonderlijke zaaktypen in te richten. Echter voor het gebruiksgemak, overzicht en beheer adviseert Mozard om deze procedures in één zaaktype onder te brengen. Door hier aan te geven dat dit zaaktype de archiefbeoordeling betreft wordt het mogelijk om bij een resultaattype van een zaak dit zaaktype te selecteren als het zaaktype voor archiefbeoordeling. Het is niet mogelijk om de 7

9 archiefbeoordeling ook op te nemen in de hier geschetste archiefprocedure. De beoordeling vindt altijd plaats voor de archiefprocedure aan. Hier leg je vast of een zaaktype voor het archiveren wordt ingericht Kenmerken en documentttypen Wij configureren bij dit zaaktype geen specifieke documenttypen omdat de behandelaar hiervan normaliter geen document hoeft toe te voegen aan het dossier. Ook het aantal kenmerktypen is beperkt te houden omdat ook hier niet veel mee hoeft te worden gedaan. Je zou hier bijvoorbeeld een kenmerktype kunnen opvoeren om de naam van de zaak mee op te kunnen bouwen. Op deze wijze kun je dan vervolgens eenvoudig de zaken van de archiefprocedure uit elkaar houden. Onderstaande afbeelding illustreert dit. Webformulier Om de archiefprocedure op te kunnen starten is een webformulier benodigd. Dit kan een eenvoudig formulier zijn vanwege het enkele kenmerktype welke wij gebruiken. Het is handig om het nummer van het webformulier in het zaaktype onder te brengen zodat je eenvoudig vanuit de zaakbak een nieuwe zaak kan opstarten. Het door ons gebruikte formulier vindt je hieronder getoond. De afhandeling van de archiefprocedure De archiefprocedure is een zaak zoals elke andere in Mozard, echter zijn er enkele bijzondere functionaliteiten ten behoeve van het uitvoeren van de archiefprocedure. Deze worden functioneel nadat de zaak in behandeling is genomen en dus in status 3 is gezet. Ontvangen en in behandeling nemen Open de zaakbak en filter op de openstaande zaken van zaaktype voor de archiefprocedure. De zojuist aangemaakte zaak zal hier worden getoond. Deze kun je openen en behandelen door op de zaaknaam te klikken, of neem deze direct in behandeling via de [S] in de kleurenbalk. 8

10 Let op: zorg er voor dat er altijd maar 1 openstaande zaak voor de archiefprocedure aanwezig is. Tijdens deze archiefprocedure worden namelijk alle te archiveren zaken verzameld die gecontroleerd (kunnen gaan) worden. Dit wordt vastgelegd bij de te archiveren zaken. Dit kan echter maar vanuit 1 archiefprocedure worden gedaan. De archiefprocedure behandelen Na het in behandeling nemen van de zaak krijgt de behandelaar de beschikking over een nieuwe knop in het rechtermenu. Namelijk: Archiefprocedure. Klik hierop om vervolgens met de knop start archiefprocedure de procedure op te starten. Mozard verzamelt nu alle zaken die een archiefnominatie (datum start archiefprocedure is bereikt) hebben en klaar staan om gearchiveerd te worden. Het onderstaande scherm toont deze zaken waarna de archiefchecks kunnen plaatsvinden. De archiefprocedure in beeld In dit scherm zie je de volgende onderdelen: 1. Roept een overzicht op met alle zaken in de archiefprocedure. Deze lijst is met één klik op te slaan als PDF document in het zaakdossier. 9

11 2. Met de knop Alle resterende zaken conform nominatie skip je de hieronder beschreven archiefchecks die in dit scherm kunnen worden uitgevoerd. In plaats van alle in dit scherm getoonde zaken stuk voor stuk te controleren kun je aangeven dat de zaken in deze lijst akkoord zijn conform nominatie. Deze knop kun je 3 keer gebruiken. Allereerst om de achiefcheck door de eigenaar te doen, vervolgens voor de archiefcheck door de archiefmedewerker en uiteindelijk voor de archiefcheck door de inspecteur. 3. Dit is de status van de archiefprocedure. Wanneer deze procedure is gestart zie je de hier getoonde melding. Na een eerste keer klikken op alle resterende zaken conform nominatie zie je hier dat de archiefcheck door de eigenaar akkoord is. Zo wordt dit ook getoond voor de check door de archiefmedewerker en de archivaris. 4. Hier zie je de zaak die genomineerd is voor de archiefprocedure met de bijbehorende eigenaar. Archiefcheck eigenaar De behandelaar (eigenaar) van een van de in deze lijst getoonde zaken heeft hier de mogelijkheid om de zogenaamde archiefcheck uit te voeren. Hierbij kan de behandelaar deze zaak nakijken en eventueel verzoeken om de nominatie van de zaak, vernietigen of overbrengen, uit te stellen. Door op de groene [A] in de kleurenbalk te klikken verschijnt het hieronder getoonde scherm. Hier heeft de behandelaar van de zaak allereerst de mogelijkheid om achter archiefcheck eigenaar aan te geven of de archivering kan doorgaan conform nominatie of dat uitstel gewenst is. Wanneer de eigenaar kiest voor uitstel dan moet daarvoor een reden worden opgegeven. Per zaaktype kunnen behandelaars worden geselecteerd die de archiefcheck namens de eigenaar mogen doen. Dit kunnen dus bijvoorbeeld de key- users van een afdeling of team zijn. In het middelste blok staan de archiefkenmerken van de zaak. Op basis van deze gegevens (die bij het resultaattype zijn vastgelegd) wordt de zaak vernietigd, ofwel overgebracht. Na het invoeren van de gewenste gegevens legt de eigenaar alles vast met de knop leg archiefcheck eigenaar vast. De gecontroleerde zaak zal nu verdwijnen uit de lijst met alle zaken die klaar staan voor de archiefcheck. Door elke zaak te bekijken en hierbij de archiefcheck eigenaar vast te leggen wordt deze lijst dus steeds korter. Met de hierboven, bij punt 2, genoemde knop kan ook ineens worden gezegd van alle zaken in de lijst, dat de archivering wat betreft de eigenaar plaats kan vinden conform de nominatie. Op deze wijze hoeft niet de gehele lijst zaak voor zaak te worden gecontroleerd. Door bijvoorbeeld een combinatie van steekproefsgewijs zaken te controleren en de rest batchmatig vast te leggen is deze lijst te verwerken. 10

12 De archiefcheck Archiefcheck archiefmedewerker Wanneer de archiefcheck door de eigenaren is uitgevoerd vindt de archiefcheck door de archiefmedewerker plaats. Dit gebeurt op vrijwel dezelfde wijze als de archiefcheck door de eigenaren. Door op de groene [A] in de kleurenbalk te klikken kan de archiefmedewerker aangeven of de zaak conform nominatie kan worden gearchiveerd of dat uitstel gewenst is. Maar: wanneer de eigenaar verzoekt om af te wijken van de standaard archiefnominatie dan wordt dit getoond aan de archiefmedewerker. Hieronder is te zien dat de eigenaar verzoekt om uitstel, met daarachter de reden hiervan. Bij het openen van de archiefkenmerken van deze zaak (via de groene [A]) verschijnen de archiefkenmerken van deze zaak, deze worden hieronder getoond. Omdat de eigenaar echter afwijkt van de nominatie heeft de archiefmedewerker nu de mogelijkheid om mee te gaan met de eigenaar, dus conform advies eigenaar uitstel te verzoeken. De archiefmedewerker kan hier echter ook adviseren om toch te vernietigen, ondanks het advies van de eigenaar. 11

13 Na het vastleggen van de archiefcheck door de archiefmedewerker verdwijnt deze zaak uit de lijst met de te controleren zaken. De archiefmedewerker kan ook hier direct de archiefcheck vastleggen bij alle zaken. Let op: dit gebeurt dan wel conform het advies van de eigenaar! Dus als de eigenaar uitstel verzoekt dan wordt dit automatisch gehonoreerd. Na het vastleggen van de archiefnominaties door de archiefmedewerker is ook deze archiefcheck afgerond. Archiefcheck archivaris / inspecteur Na het uitvoeren van de archiefcheck door de archiefmedewerker kan de laatste ronde archiefchecks plaatsvinden, namelijk die door de inspecteur / archivaris. In de status van de archiefprocedure wordt getoond dat de archiefcheck door de archiefmedewerkers is uitgevoerd. Ook deze check gebeurt op vrijwel dezelfde wijze als de archiefcheck door de eigenaren en de archiefmedewerkers. Door op de groene [A] in de kleurenbalk te klikken kan de archiefmedewerker aangeven of de zaak conform nominatie kan worden gearchiveerd of dat het vernietigen of overbrengen van deze zaak wordt uitgesteld. De keuze van de archivaris is definitief. Op zaken waarbij de eigenaar en/of de archiefmedewerker afwijken van de standaardnominatie kan de archivaris de definitieve beslissing nemen. Door bij deze zaken de archiefkenmerken te openen via de groene [A] krijgt de archivaris de mogelijkheid om de definitieve archiefnominatie vast te leggen. Hier (hieronder getoond) kan de archivaris aangeven of uitstel wordt verleend conform advies van de archiefmedewerker of dat de zaak toch doorgaat voor vernietigen, ondanks het 12

14 advies van de archiefmedewerker. Na het vastleggen van de archiefcheck door de archivaris verdwijnt de gecontroleerde zaak uit de lijst. Ook de archivaris heeft de mogelijkheid om met één klik alle archiefnominaties vast te leggen, conform het advies van de archiefmedewerker. Let op: De vastgelegde archiefcheck door de archivaris / inspecteur is definitief! Na het vastleggen van de archiefcheck op alle zaken door de archivaris verdwijnen deze uit de lijst. Om de archiefprocedure nu af te ronden dien je de archiefbesluiten definitief te maken via de knop verwerk archiefbesluiten. Door het verwerken van de archiefbesluiten wordt de archiefcheck definitief gemaakt. De status van de archiefprocedure geeft nu aan dat de besluiten zijn verwerkt. Hiermee is de archiefprocedure dan ook afgerond en kan het daadwerkelijke vernietigen of overbrengen van de zaken beginnen. Wijzig nu de status van de zaak naar status 4: Archiefprocedure gereed. 13

15 Vernietigen en / of overbrengen Na het definitief vastleggen van de archiefbesluiten is bepaald of zaken nu worden vernietigd of moeten worden overgebracht. In je zaak heb je, na het afronden van de archiefprocedure, nu de beschikking over twee nieuwe knoppen in het rechtermenu, namelijk: Overbrengen zaakdossiers Vernietigen zaakdossiers Vernietigen van de zaakdossiers De vernietigingsprocedure Klik op Vernietigen zaakdossiers om te beginnen met de vernietigingsprocedure. Het hieronder getoonde scherm wordt nu weergegeven. Hier staan alle zaken die worden vernietigd conform hun archiefnominatie. Hier staat ook de melding weergegeven dat documenten daadwerkelijk vernietigd worden. Let op: Per omgeving is te configureren of zaakdossiers daadwerkelijk worden vernietigd of niet. Om de vernietigingsprocedure correct uit te kunnen voeren moet dit ingeschakeld zijn. Houd wel rekening hiermee, vernietigen betekent dat de documenten niet meer te achterhalen zijn! Definitief vernietigen van de zaakdossiers 14

16 In het rechtermenu van bovenstaand scherm vind je de volgende opties: Met overzicht zaken vernietigingsprocedure wordt de vernietigingslijst opgeroepen. Met de knop maak PDF document in dit scherm wordt hiervan een PDF versie van de vernietigingslijst in het zaakdossier van de archiefprocedure geplaatst. Het overzicht met de zaken voor de vernietigingsprocedure (de vernietigingslijst) staat in het zaakdossier De vernietigingslijst zoals deze in PDF formaat is opgeslagen in het zaakdossier. Met overzicht te vernietigen papieren exemplaren roep je een overzicht aan met de namen, nummers en bewaarplaatsen van de papieren documenten die horen bij een of meerdere zaken van deze vernietigingslijst. Immers, niet alleen de zaakdossiers moeten worden vernietigd, ook de papieren originele exemplaren dienen te worden vernietigd. Met de knop maak PDF document wordt een PDF versie van het overzicht van de papieren exemplaren in het zaakdossier geplaatst. Klik op Vernietig zaakdossiers definitief om de vernietiging door te voeren. Onderstaande vraag verschijnt: 15

17 Klik hier op Ja, vernietig getoonde zaken om de vernietigingsprocedure in de achtergrond te starten. Binnen enkele seconden zie je (na een refresh van je scherm) dat de groene [A] in de kleurenbalk is veranderd in een rode [A]. Dit betekent dat het dossier vernietigd is. Van de zaken met een rode [A] is het zaakdossier vernietigd De zaakdossiers van de zaken met een rode [A] zijn dus vernietigd. Het openen van een van deze zaakdossiers geeft nu dan ook de melding dat de inhoud is vernietigd conform de vernietigingsprocedure uit zaak #####. Wijzig nu de status van de zaak naar status 5: Vernietigingsprocedure gereed. Overbrengen van de zaakdossiers - de overbrengingsprocedure Klik op overbrengen zaakdossiers om een overzicht te krijgen van de zaken die overgebracht moeten worden voor permanente opslag. Via het rechtermenu krijg je als behandelaar de volgende opties: 1. Hiermee krijg je, net zoals de vernietigingslijst, een overzicht van de zaken die overgebracht moeten worden. Hierbij kun je ook weer een PDF document maken van deze lijst welke in het zaakdossier van de archiefprocedure wordt opgeslagen. 2. Klik hier om een overzicht te krijgen van de naam, nummers en bewaarplaats van de papieren documenten die moeten worden overgebracht volgens de overbrengingsprocedure. Op basis van deze gegevens kunnen de betreffende papieren exemplaren worden verzameld. 16

18 3. Omdat het permanente opslaan van de over te brengen zaakdossiers niet in Mozard maar in een e- depot (naar wens te selecteren door de organisatie) is ondergebracht is dit de enige handeling die je hoeft te doen voor het afhandelen van de overbrengingsprocedure binnen Mozard. Wanneer alle zaken en papieren exemplaren zijn overgebracht naar het depot of het e- depot dan hoeven deze exemplaren in Mozard enkel te worden gemarkeerd als zijnde overgebracht. Het daadwerkelijk overbrengen van deze dossiers, documenten en papieren exemplaren gaat dus buiten Mozard om en is naar wens door de organisatie in te richten. Bevestig het overbrengen van de zaken om de overbrengingsprocedure af te handelen. 4. Met deze knop wordt een overzicht van de over te brengen papieren exemplaren aangemaakt. Ook dit overzicht kan als lijst in het zaakdossier van de archiefprocedure worden opgeslagen als PDF via de knop Na het markeren van de over te brengen zaken als overgebracht kun je de status van de zaak wijzigen naar status 6, de laatste, en hiermee dus de archiefprocedure afhandelen. Wat te doen met oude zaken zonder (of met foutieve) archiefkenmerken? Zaaktypen die zijn aangemaakt voor versie 4.2 van Mozard hadden niet de verplichting opgenomen om archiefkenmerken te vullen bij het configureren van een resultaattype. Ook is het mogelijk dat bij een zaaktype onjuiste archiefkenmerken zijn gevuld. Mozard biedt de functionaliteit om dit met terugwerkende kracht te corrigeren. Hiervoor is een beknopte handleiding opgesteld welke via de volgende verwijzing beschikbaar is: 17