Handleiding Aanvragen extra prestaties bij overeenkomst. Inleiding

Transcriptie

1 Handleiding Aanvragen extra prestaties bij overeenkomst Inleiding Met deze handleiding willen we u helpen bij het aanvragen van extra prestaties naast de preferente overeenkomst. We nemen u stap voor stap mee in het invullen van de vragenlijsten voor de extra prestaties en het wijzigen van ingevulde vragenlijsten. Wij vertrouwen er op u met deze handleiding van dienst te zijn. D HANDLEIDING Aanvragen extra prestaties bij overeenkomst 1

2 Inhoudsopgave Inleiding 1 1. Inloggen 3 2. Invullen vragenlijst 5 3. Bevestigen vragenlijst Wijzigen ingevulde vragenlijst Wijzigen nog niet bevestigde vragenlijst Wijzigen bevestigde vragenlijst (indien mogelijk gemaakt) Beoordelen 12 HANDLEIDING Aanvragen extra prestaties bij overeenkomst 2

3 1. Inloggen 1. U gaat naar het internet adres: 2. Log in met uw persoonlijke VECOZO certificaat of UZI-pas. Voor een uitgebreide uitleg over elk VECOZO scherm tijdens het inloggen, zie Bijlage 1, Inlogprocedure VECOZO. 3. Na succesvol inloggen komt u op het algemene startscherm van de applicatie terecht. Startscherm Op dit scherm heeft u de volgende mogelijkheden: Actie Organisatie Home Helpdesk Overzicht Beheer Uitloggen Gevolg Door op > achter uw organisatie te klikken kunt u selecteren voor welke instantie u een vragenlijst wilt invullen (indien er aan uw certificaat meerdere entiteiten zijn gekoppeld). Het algemene startscherm van de uitvraagmodule wordt geopend. U krijgt informatie over waar u terecht kunt met functionele, technische en inhoudelijke vragen. U krijgt een overzicht van de voor u klaarstaande vragenlijst(en). Hiermee kunt u de uitgezette vragenlijsten beheren. U verlaat de uitvraagapplicatie. Indien er vragenlijsten voor u klaar staan, ziet het scherm er bijvoorbeeld als volgt uit: HANDLEIDING Aanvragen extra prestaties bij overeenkomst 3

4 Een vragenlijst kan één van de volgende statussen hebben: Inzienbaar: Beantwoordingstermijn nog niet actief (gaat open in de toekomst) of niet meer actief (verstreken). In het geval de beantwoordingstermijn van VGZ verstreken is, is de vragenlijst niet bevestigd. Open & niet bevestigd: Vragenlijst van VGZ kan beantwoord worden. Een eventuele beantwoording is nog niet bevestigd. De beantwoordingstermijn van VGZ is nog niet verstreken. Open & bevestigd: Vragenlijst van VGZ beantwoord en bevestigd. De beantwoording door de zorgaanbieder kan nog gewijzigd worden. De beantwoordingstermijn van VGZ is nog niet verstreken. Inzienbaar & bevestigd: Vragenlijst beantwoord en bevestigd. De beantwoording door de zorgaanbieder kan niet gewijzigd worden; tenzij de zorgverzekeraar de vragenlijst weer openstelt. Dit kan echter alleen binnen de beantwoordingstermijn van de vragenlijst. Door in de eerste kolom Actie op het icoontje met de pen (links) te klikken wordt de vragenlijst geopend. U kunt deze vervolgens raadplegen en/of invullen. Door op het PDF-icoon (rechts) te klikken kunt u de vragenlijst uitsluitend voor eigen gebruik - in PDF-formaat opvragen. HANDLEIDING Aanvragen extra prestaties bij overeenkomst 4

5 2. Invullen vragenlijst Het eerste scherm bevat een voorwoord. De knoppen Helpdesk, Benodigde informatie, Concept overeenkomsten helpen u als volgt: Helpdesk, voor algemene en inhoudelijke vragen. HANDLEIDING Aanvragen extra prestaties bij overeenkomst 5

6 Benodigde informatie Hierin vind u terug welke informatie u nodig heeft bij de aanvraag van de betreffende prestaties. Concept overeenkomsten Hier kunt u een concept overeenkomst per aanvullende prestatie inzien. De inhoud van de prestaties alsmede de voorwaarden en andere nuttige informatie over de prestaties kunt u hier te allen tijde inzien. Door op de knop Volgende te klikken in het Voorwoord scherm gaat u naar de volgende pagina van de vragenlijst. HANDLEIDING Aanvragen extra prestaties bij overeenkomst 6

7 Let op: de startdatum beantwoording en einddatum beantwoording betreffen de openstellingstermijn van de vragenlijst voor kwalificatie; dit is NIET de contractperiode. Door op de knop Vorige te klikken gaat u naar de vorige pagina van de vragenlijst, in dit geval het voorwoord. De knop Volgende wordt pas getoond als u alle verplichte velden op deze pagina heeft ingevuld. In dit geval dient het vakje gevalideerd (links onderin) aangevinkt te worden. Zodra dat gebeurd is wordt de knop Volgende getoond en kan verder gegaan worden met het invullen van de volgende pagina van de vragenlijst. Let op: De nummering van de vragen is uitsluitend ter identificatie van een vraag (technisch). Aan deze nummering mag dus géén functionele betekenis worden gehecht (b.v. gelijkloop met hoofdstuknummering). Afhankelijk van het type vraag zijn verschillende soorten antwoorden mogelijk, zoals het invoeren van een tekst (zoals hierboven), het selecteren van één antwoord, het selecteren van meerdere antwoorden, het bijvoegen van een document, enz. Antwoorden kunnen verplicht of optioneel zijn en moeten al dan niet voldoen aan bepaalde criteria (b.v. een postcode moet voldoen aan de Nederlandse notatie van een postcode). Afhankelijk van een ingevuld antwoord kunnen op basis van dit antwoord eventueel extra vragen worden getoond (b.v. het bijvoegen van een nieuw KvK-uittreksel als u heeft ingevuld dat uw KvK-gegevens zijn gewijzigd). HANDLEIDING Aanvragen extra prestaties bij overeenkomst 7

8 Hieronder ziet u een willekeurig voorbeeld van een vragenlijst. adres invullen Tijdens het typen van een adres controleert de applicatie of dit een correct adres is. Het kan zijn dat er foutmeldingen worden getoond die op dat moment niet relevant zijn, omdat het adres nog niet volledig is ingevoerd. U gaat dan gewoon verder met typen. De foutmeldingen verdwijnen vanzelf zodra het adres twee keer correct is ingevoerd. Na het invullen van het telefoonnummer en adres ziet u een overzicht van de prestaties die nog niet zijn gecontracteerd (zoals in de afbeelding hieronder). U kunt hier per prestatie aangeven of u hiervoor in aanmerking wilt komen. Tevens kunt u bij de volgende vraag aangeven of de prestaties die al zijn gecontracteerd wilt aanpassen. Nadat u heeft aangegeven welke prestaties u wilt toevoegen/ wijzigen, krijgt u per prestatie de bijbehorende vragen getoond. Na het beantwoorden van deze vragen bepaalt VGZ of u in aanmerking komt voor de prestatie. HANDLEIDING Aanvragen extra prestaties bij overeenkomst 8

9 Bestand bijvoegen Als aan u gevraagd wordt om een bestand bij te voegen (zie onder), dan klikt u op de knop Bladeren en selecteert u het benodigde bestand. Vervolgens klikt u op de knop Verzenden om het bestand daadwerkelijk op te halen op te halen van uw persoonlijke schijf en in de vragenlijst op te nemen. Na ophalen wordt het bestand getoond. Door op de onderstreepte bestandsnaam het bestand te klikken wordt het bestand geopend. Indien u het bestand weer wilt verwijderen, klikt u op de knop Verwijderen. Volgende pagina Onderaan de pagina staat de knop Volgende. Als u hierop klikt worden alle ingevulde gegevens op de pagina opgeslagen. Als nog niet alle verplichte velden zijn ingevuld krijgt u een foutmelding met opgave van alle vragen op de pagina die niet of niet correct zijn ingevuld. Als u alle (verplichte) vragen heeft ingevuld dient u de ingevulde vragenlijst nog te bevestigen. Zie Sectie 3. Bevestigen vragenlijst. HANDLEIDING Aanvragen extra prestaties bij overeenkomst 9

10 3. Bevestigen vragenlijst Na klikken op de knop Bevestigen verschijnt het volgende scherm. Hierin ziet u de datum, uw naam en uw certificaatnummer. Indien u akkoord gaat, klikt u op de knop Ik ga akkoord. Vervolgens verschijnt een bevestiging. U kunt de vragenlijst ook in PDF-formaat opvragen door in bovenstaand scherm op het PDF-icoon te klikken. Indien u op de knop Volgende klikt verschijnt tot slot nog een pagina met een nawoord. In het overzicht van vragenlijsten is de status van de vragenlijst veranderd in open & bevestigd. Ook hier kunt u de vragenlijst in PDF-formaat opvragen. HANDLEIDING Aanvragen extra prestaties bij overeenkomst 10

11 4. Wijzigen ingevulde vragenlijst 4.1 Wijzigen nog niet bevestigde vragenlijst Als u een ingevulde, maar nog niet door VGZ bevestigde vragenlijst wilt wijzigen (in de openstellingsperiode), dan opent u de vragenlijst. Vervolgens kunt u wijzigingen in de reeds ingevulde antwoorden aanbrengen. Op basis van de gewijzigde antwoorden kunnen opvolgende vragen verwijderd en/of toegevoegd zijn. 4.2 Wijzigen bevestigde vragenlijst (indien mogelijk gemaakt) Als u een ingevulde én bevestigde vragenlijst nog wilt wijzigen (in de openstellingsperiode), is dit alleen mogelijk wanneer VGZ de vragenlijst weer heeft open gesteld. Wij vragen u per of telefoon contact op te nemen met de afdeling Zorginkoop van uw regio en het verzoek neer te leggen de vragenlijst te heropenen. Wanneer de vragenlijst is heropend kan de vragenlijst gewijzigd worden U klikt niet op wijzigen beantwoording (zoals in bovenstaande afbeelding) maar klikt op OK in het waarschuwingsscherm (zoals in de afbeelding hieronder). Vervolgens kunt u wijzigingen in de reeds ingevulde antwoorden aanbrengen. Op basis van de gewijzigde antwoorden kunnen opvolgende vragen verwijderd en/of toegevoegd zijn. HANDLEIDING Aanvragen extra prestaties bij overeenkomst 11

12 5. Beoordelen Vervolgens zijn er 2 mogelijkheden: 1. De prestatie wordt gelijk goedgekeurd omdat er geen beoordeling nodig is, u als huisarts ontvangt hierover meteen een De prestatie moet beoordeeld worden door de afdeling Zorginkoop van VGZ, zodra Zorginkoop de prestatie heeft beoordeeld en heeft goedgekeurd, ontvangt u als huisarts een , met daarin de bevestiging dat het addendum klaar staat om getekend te worden. Om bij de overeenkomst te komen kunt u de link gebruiken die in de staat. Mocht de prestatie afgewezen worden, ontvangt u als huisarts een met een duidelijke onderbouwing van VGZ en eventuele vervolgacties. Zodra de overeenkomst is getekend door u als huisarts, worden eenmaal per week alle getekenden overeenkomsten ingelezen en meteen verwerkt. Hierna kunnen de gemaakte afspraken ook daadwerkelijk gedeclareerd worden. We vragen u om deze reden minimaal 1 week na ondertekenen van het contract/ addendum pas te declareren. HANDLEIDING Aanvragen extra prestaties bij overeenkomst 12