Format inhoudelijk en financieel jaarverslag voor budgetsubsidies vanaf ,--

Transcriptie

1 Format inhoudelijk en financieel jaarverslag voor budgetsubsidies vanaf ,-- Algemeen Op basis van de Algemene Subsidieverordening Maatschappelijke Ondersteuning 2011 is iedere subsidieontvanger verplicht om voor 1 juni (was onder de oude verordening 1 april) na afloop van het subsidiejaar een inhoudelijk- en financieel jaarverslag te overleggen. Voor de verantwoording is een verdeling gemaakt in drie categorieën die afhankelijk van de hoogte van het subsidiebedrag moeten verantwoorden. Hieronder treft u per categorie aan wat er aan documenten moet worden overgelegd. 1. Subsidies tot ,-- kort inhoudelijk- en financieel jaarverslag 2. Subsidies van ,-- tot ,-- uitgebreid inhoudelijk- en financieel jaarverslag 3. Subsidies vanaf ,-- jaarverslag, jaarrekening en een goedkeurende accountantsverklaring op getrouwheid en rechtmatige besteding van de subsidiegelden Hoe vaak Hoe verantwoorden Subsidie < ,- Subsidie tussen ,- en ,- Subsidie boven de ,- 1 keer per periode waarvoor Jaarlijks Jaarlijks subsidie verleend wordt (max 4 jaar). (kort financieel en (kort financieel en (kort financieel en inhoudelijk) inhoudelijk) inhoudelijk) 2. Inhoudelijk jaarverslag 2. Inhoudelijk jaarverslag 3. Financieel Jaarverslag 3. Financieel jaarverslag 4. Balans van gesubsidieerde jaar 5. accountantsverklaring (getrouwheid en rechtmatige besteding van subsidiegelden) Format inhoudelijk en financieel jaarverslag subsidies vanaf ,--. 1

2 De gegevens die bij de verantwoording per categorie moeten worden overgelegd, zijn in een format (inhoudelijk- en financieel verslag) opgenomen, dat u hieronder voor categorie 3 aantreft. Naam vereniging, stichting of organisatie Ingevuld door: Functie binnen organisatie: Inhoudelijke verantwoording Een inhoudelijk jaarverslag is bedoeld om inzicht te verschaffen in de verrichte activiteiten en de resultaten hiervan van het afgelopen jaar. Daarnaast is het ook een evaluatie en geeft het eventueel een doorkijk naar de toekomst. Het inhoudelijk jaarverslag is bedoeld voor uw achterban, maar ook voor de gemeente als subsidieverstrekker. De accountant van de gemeente zal bij zijn controle van de rechtmatige besteding van subsidies controleren. Om die reden hebben wij er bij de subsidies voor gekozen om door middel van onderstaand format aan u een aantal vragen voor te leggen over de besteding van uw subsidie van voorgaande subsidiejaar/jaren. Het doel van het format is om meer eenheid en duidelijkheid te brengen welke gegevens door de subsidieontvangers dienen te worden overlegd. Hierdoor krijgt de gemeente exact die informatie die nodig is, zodat de rechtmatigheid van de verstrekte subsidies kan worden beoordeeld. Daarnaast heeft de vraag om informatie ook te maken met betrokkenheid vanuit de gemeente om te weten of de activiteiten die u voor de inwoners van onze gemeente organiseert, voldoen aan de vraagbehoefte en aansluiten bij het beleid en beleidsdoelstellingen. Bestuurszaken -eventuele wijzigingen in de bestuurssamenstelling -zaken die het afgelopen jaar bijzondere aandacht van het bestuur hebben gekregen Samenvatting ontwikkelingen -hier worden de belangrijkste zaken van het afgelopen jaar vermeld (kan van alles zijn) De doelstellingen/activiteiten/prestaties -hier wordt uitgebreid ingegaan op de in de beschikking genoemde doelstellingen/activiteiten /prestaties die uw organisatie zou uitvoeren (wel of niet gerealiseerd en zo nee, waarom niet) - In hoeverre zijn de prestatieafspraken nageleefd -aanbevelingen over hoe zaken beter zouden kunnen Format inhoudelijk en financieel jaarverslag subsidies vanaf ,--. 2

3 De resultaten van de doelstellingen/verrichte activiteiten/geleverde prestaties -(kwalitatieve- en kwantitatieve )cijfers over aantallen bezoekers/deelnemers, klanttevredenheid, inzet vrijwilligers, welke doelgroep is bereikt -conclusies/aanbevelingen Toekomst -eventuele toekomstverwachtingen (nieuwe activiteiten, beleidsvoornemens e.d.) Toevoegen inhoudelijk jaarverslag/bestuursrapportage Format inhoudelijk en financieel jaarverslag subsidies vanaf ,--. 3

4 Financiële rapportage Bij de subsidies voor deze categorie dient de complete jaarrekening te worden overgelegd, de jaarrekening geeft volgens de normen die in het maatschappelijk verkeer als aanvaardbaar worden beschouwd een zodanig inzicht dat een verantwoord oordeel kan worden gevormd omtrent het vermogen en het resultaat en de solvabiliteit en de liquiditeit van de rechtspersoon. Naam vereniging, stichting of organisatie Staat van baten en lasten (winst- en verliesrekening) -indeling gelijk aan de goedgekeurde begroting die bij de aanvraag is ingediend -de staat van baten en lasten omvat drie kolommen: 1. jaarrekening vorig verslagjaar 2. begroting verslagjaar 3. jaarrekening verslagjaar Indien gebruik wordt gemaakt van een kostenverdeelstaat voor de toerekening van baten en lasten aan verschillende activiteiten, vormt deze onderdeel van de staat van baten en lasten en dus van de accountantsverklaring. Wanneer de jaarrekening met een voordelig of nadelig saldo sluit, dient uit de jaarrekening duidelijk te zijn wat met het positieve saldo gebeurt of hoe het nadelige saldo wordt gedekt. De toelichting op de jaarrekening bevat een sluitende cijfermatige analyse van de financiële resultaten over het verslagjaar tov de bij de aanvraag ingediende begroting. Analyse betekent, dat niet alleen de verschillen worden vermeld, maar ook de oorzaken en eventuele gevolgen daarvan. Bijzondere baten en lasten en toevoegingen en onttrekkingen aan een reserve of voorziening worden afzonderlijk opgenomen en toegelicht. Duidelijk dient te zijn of het voor- of nadelig exploitatiesaldo voor of na toevoegingen en onttrekkingen of voorzieningen is bepaald. Format inhoudelijk en financieel jaarverslag subsidies vanaf ,--. 4

5 Balans De indeling van de balans is in principe gelijk aan die van het voorgaande jaar. Een eventuele verandering gaat vergezeld van een duidelijke motivering en cijfermatige analyse van de verschillen. De balans verschaft inzicht in eventuele reserves en voorzieningen of plannen tot aanwending daarvan. Af- en toenames in het verslagjaar worden toegelicht. Het college kan, na voorafgaande toestemming, bepalen dat een reserve en/of voorziening wordt gevormd (artikel 12, lid 8 van de verordening). Goedkeurende accountantsverklaring De gesubsidieerde instelling is verplicht bij subsidies vanaf een controleopdracht te verstrekken aan een accountant als bedoeld in artikel 393, eerste boek, lid 2 van het Burgerlijk Wetboek, resulterend in een accountantsverklaring. De controle richt zich op getrouwheid en rechtmatige besteding van de subsidiegelden. Toevoegen financieel jaarverslag inclusief eerder genoemde accountantsverklaring en balans. Format inhoudelijk en financieel jaarverslag subsidies vanaf ,--. 5