Europese niet openbare aanbesteding Enterprise Content Management platform (ECM) Gemeente Sittard-Geleen Ser.16302

Transcriptie

1 Huidige situatie (IST) Hieronder is het applicatielandschap van de gemeente Sittard-Geleen op hoofdlijnen gevisualiseerd. De gemeente heeft meer dan 300 applicaties in gebruik; enkel de meest relevante applicaties (gerangschikt op organisatie-indeling) zijn benoemd. Figuur 1

2 In het informatielandschap van Sittard-Geleen en SSC-ZL worden op diverse plaatsen documenten en bestanden opgeslagen, bewerkt, uitgewisseld en/of getoond. In figuur 2 is dit weergegeven. Figuur 2 Toelichting op figuur 2: De gemeente Sittard-Geleen zet de applicatie Verseon op dit moment in als centraal DMS. Echter niet alle documenten worden opgeslagen in Verseon. De volgende documenten worden wel of niet opgeslagen:

3 o Alle inkomende documenten die geen reclame zijn, niet vertrouwelijk zijn, niet behoren tot vergunning & handhaving worden ingeboekt in Verseon. Vervolgens wordt het document digitaal gekoppeld. o Facturen worden doormiddel van Kofax gescand en opgeslagen in Verseon. In de financiële applicatie CODA wordt vervolgens een hyperlink opgeslagen van de factuur. o Burgeraktes worden ook digitaal opgeslagen in Verseon. o Vertrouwelijke documenten worden wel geregistreerd in Verseon. Het daadwerkelijke poststuk wordt echter niet gedigitaliseerd en vervolgens gekoppeld. o Met (tussentijdse) correspondentie wordt wisselend omgegaan. Wordt in de regel alleen vastgelegd als behandelaar dit aanreikt bij het secretariaat. o Van documenten bij werk en inkomen wordt wel standaard (een kopie van het origineel) opgeslagen in Verseon. o Andere (interne documenten) worden niet opgeslagen in Verseon. Alle documenten omtrent een omgevingsvergunning worden in Corsa opgeslagen. o Opmerking: Corsa wordt op termijn vervangen door het nieuwe VTH-systeem dat de gemeente Sittard-Geleen samen met andere partijen aanbesteed. Er worden nog veel documenten en bestanden op de JKLM-netwerkmappen opgeslagen. Daarnaast heeft elke medewerker zijn eigen persoonlijk H-schijf Naast deze netwerkwerkschijven worden er op allerlei andere plekken en applicaties documenten en bestanden opgeslagen. Deels zijn dit bewuste keuzes zoals bij parkeervergunning (CityPermit), contracten (TopDesk) en pasfoto s (PersofoonGids) omdat deze taak specifieke applicaties geen functionaliteiten beschikken om te kunnen koppelen aan een centraal DMS. Deels is dit ook gaandeweg zo gegroeid (Dropbox, WeTransfer, etc.) omdat de medewerkers niet op de hoogte waren van andere voorzieningen en behoefte hadden om op een laagdrempelige manier informatie te delen. In de huidige situatie is het lastig om de juiste documenten te vinden. Dit wordt veroorzaakt doordat er meerdere plekken zijn waarop een document mogelijk is opgeslagen. Het doorzoeken van de grote netwerkschijven zoals de K gaat moeizaam. Er wordt nog geen versiebeheer, metadatering en (automatische) archivering toegepast. Post wordt nog fysiek verspreid en niet digitaal. Veel kasten met allerlei papieren documenten op de werkvloer

4 Gewenste ECM functionaliteiten (SOLL) Binnen scope ECM-platform Hoofdonderdeel Toelichting Portaalfunctionaliteit De oplossing biedt KCC-medewerkers een KCC-portaal om: Ingescande poststukken in te zien, de registratie te vervolmaken en indien nodig te routeren. Hierbij zijn de mogelijke vormen van routeren: één of meerdere zaken aanmaken voor één poststuk, het koppelen van een document aan een bestaande zaak of het doorzetten van een poststuk aan een persoon of groep. Zaken aan te maken die via telefoon, social media of zijn ingediend. De oplossing biedt elke medewerker, manager en in de toekomst bestuurder (o.a. wethouder) één gepersonifieerd behandelaarsportaal. Dit portaal biedt: De actuele eigen werkvoorraad binnen één centrale lijst en bevat de zaken waarvoor de persoon eindverantwoordelijk is en zaak-, project- of programma activiteiten waaraan betreffende persoon gekoppeld is. De mogelijkheid om de actuele werkvoorraad en de nog niet behandelde post van een groep (bijvoorbeeld een team), waartoe hij/zij gerechtigd is, in te zien. De persoonlijke post aan. Inzicht in de zaken, documenten, projecten of programma s waarvan de medewerker heeft aangegeven deze te willen volgen. Via een dashboard inzicht in doorlooptijden, overschrijden van termijnen en beschikbaarheid van resources. Om zaken, projecten of programma s aan te maken. Werkondersteuning Het kunnen ondersteunen van werkzaamheden met een zaakgericht (regulier als dynamisch), projectmatig, programmatisch, informatieobject gericht karakter. Dit kan variëren van postregistratie, aanmaken zaken, het automatisch toekennen van metadata aan informatieobjecten, het behandelen en muteren van een informatieobjecten (bijvoorbeeld zaak bezwaar), projectondersteuning, vergaderingen tot en met besluitvorming. Het kunnen ondersteunen van direct verwerken/transacties. Het delegeren van activiteiten, documenten en zaken. Samen kunnen werken aan informatieobjecten, documenten, zaken, projecten en programma s. Het delen van teamspecifieke informatie (aankondigingen, kalender, en teamspecifieke documenten) die formeler van aard is via teamsites. Zoeken en vinden Het bieden van een uitgebreide functionaliteit die het zoeken naar en vinden van informatie (zaken, projecten, documenten, etc) op een gebruikersvriendelijke en intuïtieve manier mogelijk maakt. Documentfunctionaliteit Het creëren, opslaan en delen van documenten, waaronder het instellen van vertrouwelijkheden m.b.t. documenten, automatische metadatering van documenten en andere informatieobjecten (compliant aan Nederlandse wetgeving), versiebeheer, check-in/check-out functionaliteit, formele co-creatie functionaliteit en semi-formele co-creatie functionaliteit goed is geborgd. Archieffunctionaliteit Het duurzaam digitaal kunnen archiveren, bewaken van bewaar- en vernietigingstermijnen (o.a. rapportage en rappelleren) en het over kunnen dragen van archiefbescheiden naar een e-depot.

5 Integratiemogelijkheden Het kunnen samenwerken met de interne als de externe informatiesystemen. De integratie met de externe informatiesystemen verloopt altijd via de Secure Gateway (en indien nodig via de Gemeentelijke Service Bus). Integratie met interne informatiesysteem verloopt via de gemeente servicebus, de BI omgeving of rechtstreeks. Figuur 2 geeft weer bij welke systemen welke integratie vereist is. Daarnaast moet met een aantal Microsoft producten zoals Outlook, Office en Projects een integratie worden gerealiseerd.

6 In figuur 3 zijn deze functionaliteiten in relatie tot bestaande applicaties visueel weergegeven. Figuur 3